THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THUẾ GTGT TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ P
2.2.1. Chứng từ sử dụng
*Quy trinh in ấn , phát hành và sử dụng hóa đơn tại công ty
*In ấn hóa đơn , ấn chỉ:
1.1. Tổng công ty thống nhất việc in hóa đơn, ấn chỉ cho các đơn vị . Mẫu hóa đơn là mẫu thống nhất và được đăng kí sử dụng với cơ quan thuế có thẩm quyền. Mẫu ấn chỉ được thiết kế, in ấn tập trung do ban chức năng thuộc tổng công ty đảm nhiệm .
1.2. 1 quyển hóa đơn gồm 50 bộ, 1 bộ hóa đơn gồm 3 liên -Liên 1: Lưu tại gốc
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ TRỢ GIÚP Kế toán thu- chi và Kiêm thủ quỹ Kế toán ấn chỉ- hóa đơn Kế toán công nợ toán Kế tổng hợp
NHÂN VIÊN KẾ TOÁN CÁC ĐỘI
Kế toán doanh
-Liên 2: Giao khách hàng
-Liên 3: Lưu tại chứng từ thanh toán
1.3. Các loại ấn chỉ bảo hiểm được in cố định, năm phát hành và sử dụng
1.4. Ban quản lý nghiệp vụ bảo hiểm chịu trách nhiêm về nội dung và thiết kế mẫu ấn chỉ bảo hiểm.
1.5. Văn phòng tổng công ty chịu trách nhiệm đặt in các loại ấn chỉ trên cơ sở đề nghị của ban quản lý nghiệp vụ bảo hiểm và được sự đồng ý của lãnh đạo tổng công ty.
* Quản lý , cấp phát hóa đơn. ấn chỉ cho đơn vị thành viên
2.1. Văn phòng tổng công ty chịu trách nhiệm kiểm tra về số lượng , chất lượng và số seri của ấn chỉ theo hợp đồng.
2.2. Tất cả các đơn vị cá nhân trực tiếp thực hiện việc in ấn , lưu giữ, cấp phát và sử dụng hóa đơn ấn chỉ phải có trách nhiệm bảo quản cẩn thận các loại hoa đơn.
2.3. Tổng công ty nghiêm cấm việc vay mượn hóa đơn , ấn chỉ giữa các đơn vị , các phòng kinh doanh và các cá nhân được giao sử dụng.
2.4. Việc giao nhận hóa đơn , ấn chỉ được thực hiên trên nguyên tắc cấp phát theo số thứ tự, số quyển và số seri tăng dần.
2.5. Giao nhận được thể hiện bằng phiếu xuất hóa đơn / ấn chỉ (BMQĐ.02.5a TCKT).
* Quản lý cấp phát hóa đơn, ấn chỉ tại đơn vị thành viên: 1.1. Nguyên tắc chung:
-Khi cấp hóa đơn , ấn chỉ cho đối tượng sử dụng trực tiếp , người phê duyệt cấp phát phải chịu trách nhiệm về quyết định cấp phát và tuân thủ nguyên tắc sau :
+ Đối tượng xem xét phải là người có khả năng quản lý và có ý thức tốt trong việc bảo quản , sử dụng ấn chỉ .
+ Cấp phát phải theo đúng quy trình , định mức , tránh cấp quá nhiều hơn nhu cầu sử dụng tàm tồn đọng gây khoa khăn trong quản lý.
+ Khi phát hiện ra sai sót yếu kém , tùy theo tình hình , giám đóc các đơn vị xem xét tạm thời ngừng cấp hóa đơn ấn chỉ và thực hiện biện pháp thu hồi.
1.2. Định mức cấp phát hóa đơn cho phòng kinh doanh:
+ Nếu phòng kinh doanh tại các đơn vị thành viên được giám đốc ủy quyền ký phát hành hóa đơn, định mức cấp phát là 1 quyển/phòng/mỗi lần cấp.
+Trường hợp đặc biệt, phòng kinh doanh có doanh thu phát sinh lớn , địa bàn kinh doanh rộng thì có thể xem xét tối đa 2 quyển/phòng/mỗi lần cấp.
1.3. Định mức cấp phát ấn chỉ:
1. Cấp phát cho cá nhân : Xe máy ,con người , ấn chỉ oto : 1 quyển/ mỗi lần cấp. 2. Trường hợp cán bộ kinh doanh và đại lý cá nhân có doanh thu cao: 3 quyển/ người/mỗi lần cấp< xem xét>
3. Phòng kinh doanh: mỗi nhân viên được phát 1 ấn chỉ < lượng dự phòng 20%> 4. Cấp phát cho Tổng đại lý : -Ấn chỉ cho xe máy , con người
- Ấn chi ô tô
- Ấn chỉ BH tín dụng cá nhân: không cấp phát cho đại lý . * Sử dụng hoá đơn, ấn chỉ:
1. Đăng ký sử dụng và phát hành hóa đơn:
+Văn phòng Tổng công ty và các công ty trực thuộc phải thực hiện viecj đăng ký sử dụng hóa đơn và thực hiện chế độ theo pháp luật.
+Hóa đơn được quản lý và phát hành tập trung tại Ban TCKT
+ Giám đốc công ty có thể ủy quyền phát hành hóa đơn cho bộ phận kinh doanh +Phải tuân thủ các quy định về quản lý hóa đơn và đúng mục đích .
2. Sử dụng hóa đơn :
+ Việc lập hóa đơn phải được thực hiện trên chương trình phần mềm kế toán theo thứ tự số seri tăng dần và không được cách số.
+ Trường hợp Giám đốc công ty thành viên ủy quyền ký , phát hóa đơn cho Trưởng các bộ phận kinh doanh thì cán bộ được ủy quyên quản lý phải có trách nhiệm phát hành hóa đơn theo thứ tự tăng dần số seri và số quyển.
+ Sau khi phát hóa đơn cho khách hàng , cán bộ quản lý phải nộp ngay hóa đơn đính kèm các chứng từ khác về bộ phận kế toán <phải cập nhật đầy đủ>.
+ Nội dung trên hóa đơn phải được thể hiện rõ rang, chính xác thống nhất các liên . +Nghiêm cấm các hành vi cấp hóa đơn không đúng đối tượng, không đúng số tiền cho khách.
3. Giao hóa đơn (liên 2) cho khách hàng:
+ Bộ phận trực tiếp khai thác đề nghị phát hóa đơn cho khách hàng phải nhận hóa đơn từ bộ phạn kế toán hoăc người ủy quyền phát hành hóa đơn để giao trực tiếp khách hàng.
+ Việc giao cho khách hàng phải kịp thời, đúng đối tượng và có ký xác nhận <khi giao trực tiếp>.
4. Hủy hóa đơn:
+ Hóa đơn do nhầm lẫn về nội dung khi lập cần hủy bỏ phải gạch chéo và lưu đủ cả 3 liên.
+Đối với hóa đơn đã phát hành cho khách hàng sau đó phát hiện sai sót thong tin hoăc điều chỉnh nội dung cần hủy bỏ thì phải lập biên bản hủy hóa đơn với khách hàng , có chữ ký, đóng dấu của khách hàng<KH không khai khấu trừ thuế đầu vào và lưu đầy đủ 3 liên tại quyển gốc> (BMQĐ.02.07.TCKT)
5. Xử lý hóa đơn bị mất , rách nát.
+ Khi hóa đơn đã cấp cho khách hàng(liên 2) bị mất,rách,nát .Đơn vị thực hiện sao lưu y bản chính liên lưu tại cuống(liên 1) ,giao lại cho khách hàng,nghiêm cấm phát lại hóa đơn mới.
+ Trường hợp người cấp hóa đơn làm mất,rách,nát liên 1 hoặc mất cả 3 liên , mất bản tường trình ,báo cáo Cục thuế địa phương và thực hiện theo hướng dẫn.
+ Hóa đơn đã mất nhưng tìm lại được phải làm văn bản báo cáo và nộp lại hóa đơn cho cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hóa đơn.
6. Lưu giữu cuống hóa đơn.