Tin học hóa thư viện là xu thế phát triển tất yếu và với tốc độ ngày càng nhanh. Việc tự động hóa quy trình công nghệ được tiến hành bắt đầu tại TVQGVN năm 1986 với một số máy tính đơn lẻ và xử lí tài liệu trên phần mềm CDS/ ISIS do Unesco cung cấp, TVQG đã chú trọng đến việc tăng cường các CSDL thư mục bằng các đợt hồi cố sách Việt và sách hệ ngôn ngữ Latinh. Từ đó việc in phích mục lục và biên soạn thư mục quốc gia (TMQG)
hàng tháng, hàng năm cũng như việc quản lý dữ liệu đều đã được thực hiện trên máy tính, vừa chính xác, vừa đẹp, vừa nhanh và lại giảm đáng kể sức lao động của cán bộ tại một số bộ phận của TVQG và được triển khai đến thư viện tỉnh, thành phố năm 1991.
Các nguồn tin điện tử của TVQG rất đa dạng bao gồm các CSDL (CSDL thư mục, CSDL toàn văn), các sách điện tử (E-Book), tạp chí điện tử (E- Journal), các phim ảnh được số hoá…được xây dựng dưới nhiều dạng khác nhau. Các tài liệu điện tử có thể bổ sung bằng nhiều phương thức khác nhau nhưng xét theo khía cạnh nguồn bổ sung thì có thể phân chia thành các tài liệu tự xây dựng, các tài liệu thu được qua mua, trao đổi, biếu tặng và các tài liệu truy cập từ xa.
Mặt khác, việc nghiên cứu xây dựng CSDL (CSDL) là một việc làm cơ bản của quá trình tự động hóa thư viện. Các CSDL phản ánh toàn bộ vốn tài liệu của thư viện. TVQG đã nghiên cứu và quyết định các CSDL được phân chia theo loại hình tài liệu chứ không phải theo nội dung.
Trước hết, TVQG đã tiến hành số hoá nguồn tư liệu trên giấy của Thư viện (tức là chuyển tài liệu sang dạng số): bao gồm CSDL thư mục và CSDL toàn văn, CSDL quản lý nhân vật.
+ CSDL thƣ mục
Đây là loại CSDL rất quan trọng phản ánh nguồn lực thông tin truyền thống của các thư viện làm cơ sở cho một số hoạt động nghiệp vụ như xử lý tài liệu, tạo lập và bổ sung mục lục, biên soạn thư mục, phục vụ tra cứu tìm tin, trao đổi thông tin thư mục.
CSDL sách của TVQG: 300.000 biểu ghi (sách tiếng Việt xuất bản từ 1954 đến nay, sách hệ chữ Latinh từ 1982-nay, sách tiếng Pháp kho Đông Dương..)
CSDL Luận án tiến sĩ: 12.000 biểu ghi
CSDL báo, tạp chí: 7.990 tên báo/ tạp chí các ngôn ngữ
CSDL bài trích tạp chí: hơn 40.000 bài trích từ 61 tên tạp chí chính của TVQG.
+ CSDL toàn văn: bao gồm
Là loại hình CSDL rất được chú ý trên thế giới nhưng mới chỉ xuất hiện trong hệ thống thư viện công cộng trong những năm gần đây với số lượng không nhiều. Hiện tại TVQG đã tiến hành xây dựng CSDL toàn văn luận án tiến sĩ:
Luận án tiến sĩ: Thư viện Quốc gia là cơ quan duy nhất thu nhận các bản luận án tiến sĩ trực tiếp từ các tác giả Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước và của các tác giả nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Đây là kho tài liệu quý và đặc biệt của TVQG. Nguồn tài liệu số nội sinh đầu tiên là Luận án tiến sĩ, và ưu tiên số hóa trước các bản Luận án tiếng Việt. Hiện tại đã số hóa xong 6.400 bản tóm tắt tiếng Việt và 7.000 bản toàn văn (1.000.000 trang).
* Sách Đông Dương: Sách tiếng Pháp và tiếng Việt xuất bản ở Đông Dương, viết về Đông Dương và Việt Nam. Đây là hợp đồng giữa TVQG và Chính phủ Pháp từ dự án Valease: “Tổ chức và thực hiện chương trình số hóa tài liệu tiếng Pháp thuộc vốn di sản cổ đã được công nhận ở VN và Đông Dương”. TVQG đã tạo lập Ebook các tài liệu viết về Việt Nam trước năm 1932. CSDL hiện có 89.500 trang (758 cuốn).
* Sách Tiếng Anh viết về Việt Nam: (Dự án Consal): 92.520 trang (338 cuốn)
- Bổ sung (tích hợp) nguồn tin điện tử thông qua việc mua. Mua nguồn tin điện tử trên mạng thực chất là việc thuê mua các nguồn tin điện tử online theo
các hợp đồng thuê mua và tính giá cả của các nguồn tin điện tử theo địa chỉ IP, số người dùng đồng thời…
Năm 2004, TVQG đã mua CSDL toàn văn (tiếng Anh) Wilson Ommitfile Full Text trên đĩa CD – Rom với 10 chủ đề cơ bản như: Khoa học thông tin thư viện, Khoa học kỹ thuật ứng dụng, Nghệ thuật, Khoa học xã hội...Đây là một hệ CSDL đa cấu trúc cung cấp cho người sử dụng nội dung hoàn chỉnh về các chỉ số, bản tóm tắt và đầy đủ các tài liệu, văn bản. Tuy nhiên, trên thực tế chỉ có 24% số lượng bạn đọc biết đến nguồn tài liệu này, cho thấy TVQG cần phải có biện pháp giới thiệu, tuyên truyền nguồn tài liệu này đến với bạn đọc một cách sâu rộng hơn nữa trong thời gian tới.
Nguồn thông tin toàn văn trực tuyến
* Nguồn tài liệu điện tử trong Chương trình PERI Việt Nam: Cùng với các thư viện và các trung tâm thông tin lớn trong nước, thông qua sự hỗ trợ của Tổ chức INASP, một tổ chức phi chính phủ của Anh có mục đích hỗ trợ các thư viện các nước đang phát triển tiếp cận tới các nguồn thông tin khoa học, giáo dục, một Consortium các thư viện Việt Nam gọi tắt là PERI Việt Nam đã được thành lập bao gồm 25 đơn vị thành viên là thư viện các trường đại học, trung tâm thông tin lớn và một số viện nghiên cứu trọng điểm trong cả nước. Đây là chương trình tăng cường nguồn thông tin điện tử cho nghiên cứu khoa học do INASP (Mạng lưới quốc tế các ấn phẩm khoa học) nhằm mục đích cho phép các quốc gia truy cập với giá rẻ tới các nguồn thông tin trực tuyến tiếng Anh có trong mạng lưới của INASP. Hiện tại bạn đọc của TVQG có thể truy cập vào CSDL ProQuest và CSDL Synergy của Blackwell.
a) Blackwell Synergy: Bao gồm hơn 800 tạp chí toàn văn thuộc các lĩnh vực khoa học sự sống, sinh thái học, y học, thú y, kinh tế, kế toán đặc biệt về Đông Nam Á, Châu Úc nghiên cứu quốc tế, lịch sử, luật pháp, xã hội…
b) Thư viện Quốc gia tham gia mua quyền truy cập vào CSDL Proquest nhằm tăng cường nhận thức về việc phối hợp bổ sung các nguồn tin điện tử: xây dựng website Liên hợp thư viện để quảng bá và thúc đẩy hoạt động của Liên hợp (tháng 4/2009 đã tổ chức lớp đào tạo Videoconference sử dụng CSDL Proquest Central tại 6 điểm đầu cầu: NACESTI, Đại học Cần Thơ, Đại học Huế, Đại học Thái Nguyên, Đại học Quốc gia T.p HCM, Đại học Đà Nẵng. Tham dự có 450 học viên…). Hiện tại TVQGVN đang khai thác 2 nguồn tin CSDL trực tuyến toàn văn: Proquest và Blackwell.
Bảng 2.1: Liên hợp Thư viện đã thống kê chi phí một bài tạp chí như sau
Đơn vị: USD Databases 2006 2007 2008 2009 Blackwells 1,96 0,918 2,9 EBSCO/ 2009Proquest 2,18 3,53 5,3 1,80
- Xây dựng các liên kết (tạo khả năng truy cập) đến các nguồn tài liệu trên Internet. TVQG cập nhật thường xuyên thông tin cho bạn đọc về CSDL toàn văn miễn phí trên mạng do các nhà cung cấp gửi tới và đưa ra hai sản phẩm là Tạp chí Thư viện Việt Nam và Thông tin văn hoá nghệ thuật lên mạng để khai thác trực tuyến.
- Tạo lập và phát triển kho tư liệu số của TVQGVN là vấn đề lớn nhất trong xây dựng Thư viện điện tử, TVQGVN đã tạo lập các nguồn tài liệu điện tử như đã nói ở trên.
- Lập kế hoạch sát sao và ưu tiên đầu tư cho việc thu thập, xử lý và số hoá nguồn tin cơ bản, nguồn tin tiềm năng của TVQGVN
- TVQG đã triển khai kế hoạch đầu tư CNTT thông qua một số dự án từ 1994 – 2000: Tháng 5/ 1994 TVQG được Bộ VHTT đầu tư và trang bị để trở thành Trung tâm TT-TV của cả nước gồm 1 mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng WAN. Mạng diện rộng: Tại 53 thư viện tỉnh, thành phố đều được lắp đặt 1 máy tính 386 hoặc 486 và modem tốc độ 2400bit/s.
Từ 2001 – 2007: TVQG triển khai dự án “xây dựng hệ thống thông tin TVĐT/ TVS”:
Các dự án CNTT (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* 2001: Xây dựng hệ thống thông tin TVĐT/ TVS tại TVQG
* 2003: Nâng cao hệ thống thông tin TVĐT/ TVS tại TVQG và 61 tỉnh thành phố
* 2005: Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin TVĐT/TVS tại TVQGVN và hệ thống TVCC
* 2006: Mở rộng và nâng cấp hệ thống TVĐT/ TVS tại TVQG và hệ thống TVCC
* 2007: Tăng cường năng lực tự động hoá tại TVQGVN.
- Phần mềm quản lý tài liệu số: Phần mềm nguồn mở Greenstone và một số phần mềm do các công ty và cá nhân xây dựng: Libol, Ilib...Qua tham khảo các thư viện trên thế giới và căn cứ vào việc đáp ứng các tiêu chí của phần mềm tích hợp, TVQG đã quyết định lựa chọn phần mềm Ilib là phần mềm hỗ trợ tương tác nghiệp vụ thư viện ở tất cả các khâu công việc tại TVQG: công tác bổ sung và lưu chiểu; công tác biên mục và quản trị dữ liệu số bằng phần mềm Dlib:
Cán bộ TVQG có thể tạo các đơn đặt và đơn nhận để kiểm soát việc thu nhận lưu chiểu và bổ sung tài liệu, có thể tự tạo các worsheet riêng cho từng bộ phận, có thể tự định nghiã loại tài liệu mới và thiết lập các thuộc tính cho nó. Thể hiện được nhiều trạng thái biên mục như: chờ biên mục, đang biên mục, đã duyệt, không duyệt, thuận tiện cho việc thông báo các công việc tiếp theo. Chức năng này cũng cung cấp nhiều điểm tìm kiếm, dễ dàng cho cán bộ tìm chính xác tới một biểu ghi cần thiết.
Những tài liệu mới nhập về thư viện qua đường lưu chiểu, hay bổ sung, trao đổi đều được xử lý các thông tin hình thức theo mẫu MARC 21. Từ chức năng này có thể kiểm soát được lượng tài liệu về thư viện, loại trùng việc bổ sung thừa hoặc nộp lưu chiểu thiếu và in các báo cáo theo yêu cầu.
* Module biên mục
Khả năng tìm kiếm theo nhiều tiêu chí đã trợ giúp việc nhập thông tin tiếp tục từ biểu ghi từ phòng Lưu chiểu và Bổ sung, thêm các thông tin phản ánh nội dung của tài liệu như: từ khoá, phân loại, tóm tắt (những thông tin này sẽ giúp NDT nhanh chóng tìm được tài liệu theo một chủ đề nhât định, nhanh chóng xác định được nội dung phù hợp hay không.
Chương trình tự phát sinh mã cutter thuận tiện cho việc in nhãn kho mở; Module tra cứu trực tuyến OPAC;
OPAC đã được tích hợp vào trang web của TVQG (www.nlv.gov.vn) với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, có nhiều điểm truy cập và nhiều mức tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm đã thể hiện thông tin chi tiết về tài liệu, chỉ chỗ phòng phục vụ và đặc biệt thông tin về tình trạng mượn trả (tài liệu đã sẵn sàng cho mượn chưa hay đang có người mượn)…
Bạn đọc có thể tra cứu đến vốn tài liệu của TVQG từ bất cứ đâu và bất cứ thời điểm nào. Ngoài ra, qua cổng Z39.50, bạn đọc có thể tra cứu đến các thư viện khác trên thế giới;
* Module quản lý bạn đọc
Quản lý các thông tin cá nhân và ảnh của bạn đọc. Từ đó có thể in ra các thống kê theo yêu cầu;
Thẻ đọc mã vạch thuận tiện cho việc quản lý lưu thông tài liệu; * Module lưu thông tài liệu (mượn trả)
Quá trình lưu thông tài liệu giữa thư viện và bạn đọc được thực hiện trên 2 CSDL là CSDL bạn đọc và CSDL thư mục. Chương trình đã quản lý việc mượn đọc tại chỗ theo quy định của TVQG;
Với mã vạch thẻ đọc và mã vạch tài liệu, máy quét mã vạch đã giúp thủ thư nhanh chóng ghi lại những thông tin liên quan về bạn đọc và tài liệu. Những thông tin này sẽ thể hiện trên chức năng Tra cứu trực tuyến để bạn đọc dễ dàng xác định sự sẵn sàng của tài liệu hay chưa;
Lịch sử mượn tài liệu của từng bạn đọc đã được lưu lại, cùng với việc thống kê những tài liệu bị từ chối (như thiếu bản, hay thất lạc..) đã giúp thư viện xác định chủ đề tài liệu bạn đọc quan tâm, từ đó có chiến lược bổ sung phù hợp;
- Module quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ: Theo dõi việc nhận lưu chiểu hay đặt mua, thu nhận ấn phẩm định kì theo từng số, theo ngày, tháng, năm. Quản lý các ấn phẩm định kì hoặc không định kì;
Hỗ trợ nghiệp vụ đóng tập. Quy định số đăng ký cá biệt cho tập; Thống kê ấn phẩm nhận về là từ bổ sung hay lưu chiểu;
Từ việc xây dựng mẫu phát hành, chương trình đã tự sinh số phát hành giúp cán bộ thư viện giảm thời gian lao động;
Quản lý các số thiếu không về thư viện, từ đó có thể đòi lưu chiểu hoặc bổ sung cho đầy đủ.
* Module quản lý kho
Quy định các cấp cho kho tài liệu, có thể chuyển đổi tài liệu giữa các kho; Có thể thống kê, thanh lí tài liệu hết nội dung phục vụ;
Khi tài liệu được xếp lên kho và ở chế độ sẵn sàng thì thông tin về tài liệu mới xuất hiện trên chức năng Tra cứu trực tuyến OPAC;
Quản lý lượng tài liệu ra vào kho. In các báo cáo theo yêu cầu. * Module tra cứu liên thư viện qua cổng Z39.50
Bạn đọc hoặc cán bộ thư viện có thể tra cứu tài liệu tại các thư viện khác trên thế giới;
Giúp cán bộ thư viện giảm thời gian biên mục và thống nhất biểu ghi, đặc biệt tài liệu ngoại. Những sách ngoại được lấy theo định dạng biểu ghi MARC 21 từ các thư viện lớn trên thế giới như thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện Quốc gia Anh hay Pháp…
* Module quản trị hệ thống (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chương trình quản trị người dùng, phân quyền, bảo mật và thực hiện các chức năng sao lưu, hồi phục tài liệu…
Có thể nói, hoạt động của các dự án xây dựng TVĐT/ TVS sẽ đánh dấu một bước tiến quan trọng, làm điểm xuất phát ban đầu cho các hoạt động tiếp theo của TVQGVN. Nâng cao hơn nữa tầm hoạt động của TVQG, xứng đáng
với vị thế là thư viện trung tâm của cả nước trong giai đoạn mới – giai đạon hội nhập và phát triển.
2.1.1 Các nguyên tắc và tiêu chí liên quan đến số hoá tài liệu + Các nguyên tắc số hoá tài liệu
- Tính phù hợp
Tài liệu số hoá phải phù hợp về tầm nhìn và định hướng phát triển của TVQGVN.
Phù hợp với chiến lược phát triển của TVQGVN và với vai trò, nhiệm vụ mà Bộ văn hoá thể thao du lịch quy định.
- Tính hệ thống
Kết quả của dự án xây dựng TVS/ TVĐT của TVQG nằm trong thiết kế tổng thể không tách rời và là bước phát triển kế tiếp trong quá trình hiện đại hoá các hoạt động phục vụ bạn đọc. Hoạt động này nằm trong mục tiêu chiến lược và kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt của TVQG từ 2001-2007.
- Tính chuẩn và tính mở
Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về tạo lập, lưu trữ và phân phối các tài liệu điện tử. TVQG tuân thủ khổ mẫu trao đổi ISO 2709, cho phép trao đổi với CSD/ ISIS và khổ mẫu MARC 21
Hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2…
Hỗ trợ đa ngôn ngữ, chuẩn Unicode…
Tài liệu số phải hoàn toàn tương thích, sẵn sàng cho việc mở rộng kết nối với các nguồn tài nguyên cũng như kết nối với các kênh.
Để xây dựng TVS, cần những điều kiện sau:
- Cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia
Cơ sở hạ tầng thông tin quốc gia là tổ hợp công nghệ thông tin (công nghệ máy tính, công nghệ đa phương tiện, công nghệ truyền thông) để các thư viện, người dùng truyền, nhận và khai thác thông tin có hiệu quả.
- Cơ sở hạ tầng thông tin của thư viện bao gồm:
TVQG đã có hệ thống mạng Intranet được kết nối Internet với đường