Việc thực hiện hoạt động khắc phục, phòng ngừa hoàn toàn dựa vào mức độ phân loại Sự không phù hợp, việc kiểm tra đưa ra nguyên nhân của Sự không phù hợp là cơ sở cho khắc phục, phòng ngừa.
Các hoạt động khắc phục, phòng ngừa thường được đưa ra bởi các đơn vị chức năng chịu trách nhiệm hoặc phụ trách đơn vị có sự không phù hợp. Các hành động này có thể được ghi trực tiếp vào các biên bản kiểm tra kiểm soát của quá trình hoạt động hoặc được lập thành hồ sơ riêng.
Với mức độ sự không phù hợp thuộc loại 1 hoặc 3, phụ trách đơn vị có Sự không phù hợp cần cho tiến hành kiểm tra lại 100% hành động này bởi nhân viên kiểm tra chịu trách nhiệm của thủ tục tương ứng. Kết quả kiểm tra được ghi vào biểu mẫu kiểm tra ban đầu nếu Sự không phù hợp được phát
hiện bởi nhân viên kiểm tra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và phải báo cáo lại phụ trách đơn vị kết quả.
Với mức độ loại 3 hoặc loại 5, phụ trách đơn vị có Sự không phù hợp cần lập báo cáo hoạt động khắc phục, phòng ngừa.
Với mức độ loại 2 phụ trách đơn vị có Sự không phù hợp cần loại bỏ sự không phù hợp hoặc thông báo cho bộ phận liên quan để thương lượng (nếu có thể) và ghi nhận vào hồ sơ để theo dõi mức độ lặp lại.
Với mức độ loại 5 và 6, phụ trách đơn vị có Sự không phù hợp cần được lập báo cáo hoạt động khắc phục, phòng ngừa gửi đại diện lao động để phối hợp giữa các đơn vị để phân tích nguyên nhân, đề ra các biện pháp hoạt động khắc phục, phòng ngừa cần thiết. Nếu các hành động này không được thực hiện đúng thời hạn thì nó được coi là một Sự không phù hợp mới.
Đối với các Sự không phù hợp tiềm ẩn, phụ trách đơn vị bắt buộc phảI thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn ngừa, cũng như thông báo cho đại diện lao động để cảnh báo cho toàn hệ thống. Để hiểu rõ tình trạng trên chúng ta xét ví dụ sau:
Biểu mẫu kiểm tra TP may đầu truyền.