III. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán cho Công Ty
3. Tổ chức công tác kế toán cho phần hành theo dõi cổ phiếu và nguồn vốn:
a) Tổ chức chứng từ kế toán:đối với Công Ty cổ phần việc theo dõi phát hành cổ phiếu thông qua 2 mẫu chứng từ là bảng kê mua lại cổ phiếu và bảng kê bán cổ phiếu, đây cũng là chứng từ để kế toán dùng để ghi tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, ngoài hai chứng từ trên thì kế toán còn căn cứ vào các biên bản góp vốn của các bên góp vốn để ghi nhận vào nguồn vốn của mình.
b) Tổ chức vận dụng hệ thống TK: trước đây Công Ty chưa có TK nào phản ánh nguồn vốn kinh doanh, chỉ sử dụng TK 33634’phải trả về cấp vốn đầu tư’ để theo dõi các khoản mà Bưu Điện thành phố cấp cho Công Ty để thực hiện các công trình, do đó khi sang cổ phần hóa thì Công Ty cần thiết phải có TK theo dõi riêng phần hành này. Công Ty tuân theo qui định của bộ tài chính là mở TK 411để theo dõinguồn vốn kinh doanh, trong đó theo em TK 411sẽ được mở chi tiết như sau: TK 411với mã thống kê 01dùng để theo dõi vốn theo mệnh giá, TK 411với mã thống kê 02a dùng để theo dõi vốn trên mệnh giá, mã 02b theo dõi vốn dưới mệnh gia, mã 03dùng để theo dõi vốn của cổ đông thường, mã 04 dùng để quản lý vốn của cổ đông ưu tiên, mã 05dùng để theo dõi vốn bổ sung từ các quỹ hoặc từ lãi để lại. Vì là đơn vị với quy mô nhỏ nên quỹ của doanh nghiệp chỉ tổ chức thành hai quỹ là 4151’quỹ trợ cấp mất việc làm’ và 4158 ’quỹ khen thưởng phúc lợi’.
Công Ty khi sang cổ phần hóa thì thay đổi lớn nhất tại Công Ty là việc thu hút vốn bằng cách phát hành trái phiếu. Trong hoạt động cổ phiếu này Công Ty còn có hoạt động là mua lại chính cổ phiếu của Công Ty mình để có thể tái phát hành ra thị trường, chia cổ tức cho cổ động hoặc huỷ bỏ nhằm làm giảm nguồn vốn góp. Trường hợp này kế toán sử dụng TK 419’cổ phiếu mua lại’ được mở chi tiết thành TK 4191’cổ phiếu tự do chuyển nhượng được mua lại’ và TK 4192’cổ phiếu chuyển nhượng có điều kiện được mua lại’.
Sổ sách kế toán: khi Công Ty thực hiện huy động vốn bằng phát hành cổ phiếu, căn cứ vào phiếu thu, giấy xác nhận công nợ của cổ đông thì kế toán tiền mặt ghi vào bảng kê bán cổ phiếu , sau đó ghi vào sổ chi tiết phát hành cổ phiếu, sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh, đồng thời ghi vào Sổ cái TK 411 tuỳ theo loại cổ phiếu mà phản ánh theo mã thống kê cho phù hợp.
BẢNG KÊ BÁN CỔ PHIẾU Ngày 02 tháng 02 năm 2004
Loại cổ phiếu: cổ phiếu chuyển nhượng không điều kiện
Số ctừ Tên người mua Slg Mệnh giá Giá ttế
mua lại Giá ttế bán Thành tiềnMệnh giá giá bán ttế 000100 000101 000120 ... Nguyến thị thọ Trần thuý diễm Nguyễn văn hải Cty phát triểntin học 100 100 100 1.500 100.000 100.000 100.000 100.000 98.640 98.000 98.000 98.000 10.000.000 10.000.000 10.000.000 9.800.000 9.800.000 9.800.000
Cộng 2.000.000.000 1.960.000
Từ bảng kê đó lên sổ chi tiết phát hành cổ phiếu như sau
SỔ CHI TIẾT PHÁT HÀNH CỔ PHIẾU
Chứng từ
Số Ngày
Loại cổ phiếu Số lượng Giá trị theo
mệnh giá Giát hực tế phát hành Thành tiền 00010 0 00011 0 00012 0 00012 1 02/02/04 02/02/04 02/03/04 02/03/04 ... Cphiếu thường Cphiếu ưu đãi Cphiếu thường Cphiều ưu đẫi
200100 100 180 50 20.000.000 10.000.000 18.000.000 5.000.000 98.000 99.500 98.000 99.500 19.600.000 9.950.000 17.640.000 4.975.000 cộng 4.000.000.000 3.560.600.000
Đối với trường hợp doanh nghiệp mua lại cổ phiếu của chính Công Ty mình phát hành thì căn cứ vào phiếu chi kế toán tiền mặt ghi vào bảng kê mua lại cổ phiếu
BẢNG KÊ MUA LẠI CỔ PHIẾU Ngày 12 tháng 02 năm 2004 Số Tên, ký hiệu mã cổ phiếu Số lượng Mệnh giá Giá thực tế mua Số tiền
Theo mệnh giá Theo giá tté mua 1
2 Cổ phiếu thườngCổ phiếu ưu đãi 1.500500 100.000100.000 98.64099.000 150.000.00050.000.000 147.960.00049.500.000
Cộng 2.000 200.000.000 197.460.000
Tổng số tiền thực tế mua: một trăm chín mươi bảy triệu bốn trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn.
Từ bảng kê đó kế toán phản ánh vào sổ chi tiết cổ phiếu mua lại như sau:
SỔ CHI TIẾT CỔ PHIẾU MUA LẠI
Ngày Loại cphiếu TK Giá ttế tái phát hành
Giá trị Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm
Slg Giá theo MG Giá mua ttế Slg MG ttế
Cổ phiếu
thường
Cổ phiếu ưu đãi 111 112 r 148.500.000 49.850.000 1.500 500 150.000.000 50.000.000 147.960.000 49.500.000 Cộng 198.350.000 2.000 200.000.000 197.460.000
Từ sổ chi tiết bán cổ phiếu và sổ chi tiết cổ phần mua lại kế toán tiền hành ghi vào sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh như sau:
Ngày Diễn giải TK Số phát sinh tăng Số phát sinh giảm Vốn góp Tdư vốn Vốn # Vốn góp Thặngdư vốn Vốn khác Cổ phiếu phát hành Cổ phần mua lại 111 111 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000 Cộng 4.000.000.000 890.000 200.000.000 439.400.000
5. Tổ chức công tác kế toán cho phần hành TSCĐ
a) Tổ chức chứng từ kế toán: với hệ thống chứng từ kế toán dùng cho phần hành TSCĐ thì theo em tuân theo các chứng từ đã có trong qui định, bộ chứng từ sử dụng cho phần hành này đã hoàn chỉnh.
b) Tổ chức vận dụng hệ thống TK và sổ sách kế toán:trước đây Công Ty cũng đã phản ánh việc theo dõi TK TSCĐ vào TK 211, và nay vẫn giữ nguyên như vậy, chỉ có thể chi tiết TK 211 này theo yêu cầu quản lý như sau: đối với TSCĐ dùng cho bộ phận văn phòng được phản ánh vào TK 2111, TSCĐ dùng cho các đội được ghi vào TK 2112, đồng thời TSCĐ dùng cho đội xây dựng được mang mã thống kê 01, đội cáp với mã thông kê 02, đội xây lắp với mã thống kê 03, TSCĐ dùng cho các cửa hàng được ghi vào TK 2113. Ngoài ra việc phản ánh giá trị khấu hao của từng TSCĐ của từng bộ phận được phản ánh vào mỗi TK khác nhau. TK 2141dùng ghi giá trị khấu hao tại văn phòng, TK 2142 phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ tại các đội, trong đó với mã thống kê 01được theo dõi cho đội xây dựng, mã thống kê 02 được theo dõi cho đội cáp, ma 03dùng theo dõi TSCĐ cho đội xây lắp, TK 2143dùng để phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ tại các cửa hàng. Đối với bộ phận xây lắp không cần thiết phải tổ chức bộ máy thi công, nên máy thi công được thuê từ bên ngoài được phản ánh tại TK 2112 cùng với mã thống kê 02a, trong trường tại đội này có tổ chức cho thuê TSCĐ thì được phản ánh vào mã tkê 02b.
- Sổ sách kế toán: ngoài việc phải mở các Sổ cái cho từng TK theo từng mã thống kê thì tại Công Ty còn phải tổ chức sổ theo dõi chi tiết TSCĐ , ít nhất doanh nghiệp phải mở hai sổ đó là sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp và sổ TSCĐ dùng tại từng bộ phận. Sổ TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp được mở căn cứ vào cách thức phân loại tài sản theo đặc trưng kỹ thuật và cách xác định đối tượng ghi TSCĐ. chẳng hạn như đối với máy móc thiết bị thì tổ chức riệng cho
nó một sổ theo dõi, còn đối với nhà xưởng, văn phòng thì tổ chưc riêng cho nó một sổ. Sổ TSCĐ theo dõi máy móc thiết bị được xây dựng với các chỉ tiêu như:số
thẻ, tên tài sản,nước sản xuất,cống suất,thời gian sản xuất, nguyên giá, mức khấu hao đăng ký, giá trị hao mòn đến 31/12, giá trị còn lại đến 31/12. Đối với sổ chi
tiết theo dõi nhà cửa vật liến trúc thì được xây dựng với các chỉ tiêu như: số thẻ, tên tài sản,đơn vị xây dựng, loại nhà, thời gian xây dựng, nguyên giá, giá trị hao
mòn, giá trị hao mòn và giá trị còn lại đến 31/12.
- Đối với sổ chi tiết theo dõi tại các đội,các cửa hàng, cũng như tại văn phòng thì kế toán mở sổ chi tiết theo dõi như sau:
SỔ TÀI SẢN THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Năm 20 . . .
Tên đơn vị ( phòng , ban hoặc người sử dụng ) :. . .
Ghi tăng tài sản và công cụ lao động Ghi giảm tài sản và công cụ lao động Chứng từ
SH NT
Tên , nhãn
hiệu Đơn vị tính lượngSố Đơn giá tiềnSố SHChứng từNT
Lý do lượngSố Số tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Ngày . . .tháng . . năm20 . . .
Người ghi sổ Kế toán trưởng
( Ký , họ tên ) ( Ký , họ tên )
Còn lại trường hợp Công Ty sửa chữa TSCĐ thì chứng từ, sổ sách cũng như TK vận dụng đều được áp dụng theo qui định của bộ tài chính.
Khi Công Ty sang cổ phần hóa tức là đã trở thành một đơn vị riêng lẻ, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng Công Ty phải được hạch toán riêng lẻ, trước kia tất cả các chi phí phát sinh trong toàn đơn vị đề được tập trungvào TK 627’chi phí sản xuất chung’, nay theo yêu cầu quản lý thì TK 627 chỉ dùng để theo dõicác khoản chi phí xảy ra tại các phân xưởng như đã trình bày, còn các khoản chi phí phát sinh tại đơn vị thì tổ chức ghi chép vào TK 642’chi phí quản lý doanh nghiệp ’, theo yêu cầu của quản ly thì TK 642 được chi tiết tương tự với các khoản mục chi phí giống như TK 627 trước kia. Đồng thời mở sổ cái theo dõi TK 642 theo từng khoản mục chi phí, cuối kỳ
tiến hành lập báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp nhắm theo dõi hiệu quả hoạt động tại văn phòng Công Ty để có phương pháp hoạt động trong các kỳ tới.
Sau khi sang cổ phần hóa thì các hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công Ty được thể hiện tổng quát trên sơ đồ như sau:
111,112,131... 152,153 621 154 155 632 911 511 111,112 mua VL xuất Vl K/c cpnvl tphẩm giá vốn TP k/c giá vốn 521, 531..
gtrừ dthu
627 k/c chi phí sx k/c dthu thuần
nvl dùng px K/c cpscx
111,112 419 411 421 421 411 các dịch vụ mua ngoài
334,338 622 mua lại cpiếu tái phành k/c lãi k/c lỗ phành lương và các k/c cpnctt
khoản trích 641
k/c chi phí bán hàng 642
5. Lập phương án sắp xếp lao động cho bộ máy kế toán:
a. Phương án sắp xếp lại lao động do cơ cấu lại doanh nghiệp.
• Phân loại lao động trước khi sắp xếp lại: hiện nay tại Công Ty nhân viên kế toán bao gồm 8 người đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Trong tổng số lao động có tên trong bộ máy kế toán thì có 2 nhân viên kế toán mới vừa mới tốt nghiệp ra trường vừa mới thực hiện ký kết hợp đồng, còn 5 nhân viên cũ đã vào biên chế của Nhà Nước, chỉ có một người chưa thực hiện ký kết hợp đồng lao động.
• Khi Công Ty cổ phần hóa với mô hình hoạt động qui mô nhỏ, nguồn vốn kinh doanh chủ yếu từ đi vay, do đó Công Ty phải biết sử dụng nhân công tiết kiệm và hiệu quả, với tình hình tài chính cũng như trình độ của nhân viên kế toán, nhu cầu thông tin cần cung cấp thì theo em chỉ nên giữ lại 5nhân viên cho phòng kế toán, trong đó mỗi một người có thể đảm nhiệm nhiều chức năng nhưng vẫn bảo đảm hoạt động công tác kế toán có hiệu quả và vẫn giữ được tính trung thực cho các chứng từ kế toán.
b. Danh sách lao động hiện có:
Qua thời gian tìm hiểu tại Công Ty, em thấy có một số phần hành kế toán hoạt động chống chéo với nhau, đồng thời qui mô hoạt động của đơn vị nhỏ, trình độ của nhân viên kế toán cao do đó không cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán như trước nữa, mỗi một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm được 2 phần hành trở lên,do đó em đã tổ chức lại bộ máy kế toán cho Công Ty theo tính chất của các phần hành như sau:
- với qui mô nhỏ, công việc kế toán hàng ngày không lớn lắm, kế toán trưởng có thể đảm nhiệm luôn chức vụ kiểm tra đối chiếu hàng ngày của kế toán tổng hợp trước kia, cũng như kế toán trưởng kiêm luôn việc theo dõi công nợ tại Công Ty. Và kế toán vật tư vừa đảm nhiệm chức vụ nhập xuất vật tư, vừa đảm nhiệm công việc theo dõi các khoản thu chi tiền mặt tại đơn vị, bố trí kế toán vật tư đảm nhiệm cả việc theo dõi tiền mặt sẽ tránh được tính trang ghi trùng nghiệp vụ khi mà xảy ra tình huống mua vật tư bằng tiền mặt, vì hăng ngày sẽ tiền hành đối chiếu với kế toán trưởng nên khó có thể xảy ra gian lận, ngoài ra với việc phát hành cổ phiếu huy động vốn thì kế toán tiền mặt có thể đảm nhiệm luôn nhiệm vụ này, đồng thời tổ chức cho kế toán vật tư kiêm luôn phần theo dõi thuế với Nhà Nước. Bố trí cho nhân viên kế toán ngân hàng có thể đảm nhiệm thêm chức vụ của kế toán TSCĐ , kế toán lao động và tiền lương. Nhân viên thủ kho có thể đảm nhận luôn chức năng của thủ quỹ.
Dưới đây là mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà theo em khi Công Ty chuyển sang cổ phần hóa bộ máy kế toán này sẽ làm tốt công việc của mình, đồng thời giúp cho Công Ty tiết kiệm được một khoản chi phí lớn về nhân công.
• Chức năng, nhiệm vụ của kế toán các phần hành sau khi tổ chức lại bộ máy kế toán.
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp kiểm theo dõi công nợ: trực tiếp điều hành mọi công việc kế toán tại Công Ty ngoài ra còn phảitổng hợp số liệu ở các phần hành, đồng thời theo dõi các khoản nợ tại Công Ty.
- Kế toán XDCB:theo dõi giá thành của các công trình.
- Kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt kiêm theo dõi thuế:theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, công cụ dụng cụ, định kỳ tiến hành kiểm tra và đánh giá vật tư. Đồng thời theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại Công Ty cũng như lập các khoản thuế thanh toán với Nhà Nước.
- kế toán ngân hàng kiêm kế toán TSCĐ kiêm LĐ_TL: theo dõi tình hình tài chính của Công Ty tại các ngân hàng, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ cũng như việc thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên.
- thủ kho kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và tình hình xuất nhập tồn kho vật tư.
c. Danh sách lao động dôi dư.
Ngoài số lao động được sử dụng thì số lao động còn lại sẽ được Công Ty cho nghỉ việc vì đã hết thời hạn ký kết hợp đồng.
4. Tổ chức trang bị cơ sở vật chất và phương tiện tính toán phục vụ cho công tác kế toán tại Công Ty khi sang cổ phần hóa:khi Công Ty đã sang cổ phần hóa thì hoạt động kinh doanh của Công Ty đòi hỏi phải đạt hiệu quả cao, trước kia khi còn là một đơn vị độc lập của Bưu Điện thì tài chính của Công Ty do Bưu Điện thành phố cấp, khi đã tự lực cánh sinh thì Công Ty không thể hoạt động lơ là như trước kia nữa, một trong những phòng ban quan trọng có thẻ giúp Công Ty có được, xử
Kế to n á XDCB ,kiêm kế to n theo á d i võ ốn, Kế to n trá ưởng kiêm kế to n tá ổng hợp kiêm theo d i công nõ ợ
Kế to n vá ật tư kiêm kế to n tiá ền mặt kiêm Kế to n ngân á hàng kiêm kế to n TSCá Đ kiêm LĐ -TL. Thủ kho kiêm thủ quỹ.
lý được thông tin một cách nhanh nhất đó là phòng kế toán, do đó Công Ty cần phải trang bị cho phhòng các phương tiện để phục vụ cho công tác kế toán tốt nhất. Tuy nhiên với tình hình tài chính không dồi dào cho lắm thì Công Ty chỉ có thể trang bị các phương tiện phục vụ cho công tác kế toán những thứ như sau: