I. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
3. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ôtô Vĩnh Phúc
Khi chuyển sang CTCP cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng theo mô hình chung của các CTCP, các chức năng nhiệm vụ của các bộ phận là tương tự.
3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT
GIÁM ĐỐC VÀ BỘ PHẬN GIÚP VIỆC: PHÓ GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT PHÒNG TÀI VỤ ĐỘI XE I ĐỘI XE III ĐỘI XE II
3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận20
Đại hội cổ đông: Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất mọi vấn đề có liên quan đến sự tồn tại và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thành lập có nhiệm vụ bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, thảo luận và thông qua điều lệ, thông qua phương án SXKD.
- Đại hội cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần do Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập trong thời gian 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính quyền hạn và nghĩa vụ là thông qua báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của và kết quả kinh doanh, báo cáo của các kiểm soát viên; thông qua đề nghị của Hội đồng quản trị về quyết toán năm tài chính, phương án phân phối, sử dụng lợi nhuận, chia cổ tức và trích lập sử dụng các quỹ; quyết định phương hướng, nhiệm vụ SXKD và đầu tư của năm tài chính mới; Quyết định về việc tăng giảm vốn điều lệ, gọi vốn cổ phần và phát hành cổ phiếu; xem xét sai phạm và quyết định hình thức xử lý đối với thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty; bầu thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên nếu hết nhiệm kỳ hoặc bầu bổ xung, thay thế thành viên Hội đồng quản trị và kiểm soát viên theo quy định của điều lệ; ấn định mức thù lao và quyền lợi của Hội đồng quản trị và kiểm soát viên; thông qua điều lệ bổ xung sửa đổi nếu cần; quyết định thành lập hay giải thể các chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty và quyết định các vấn đề khác.
- Đại hội cổ đông bất thường được triệu tập khi phát sinh những vấn đề bất thường ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công ty, Đại hội cổ đông thông qua nghị quyết tại các phiên họp hoặc bằng văn bản có chữ ký của tất cả các cổ đông hoặc bằng hỏi ý kiến thông qua thư tín (biểu quyết tại đai hội cổ đông phải công khai, trực tiếp và bỏ phiếu kín.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của công ty giữa hai kỳ đại hội cổ đông; HĐQT có 5 thành viên do Đại hội cổ đông bầu hoặc miễn nhiệm
20 Trích từ Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Vận tải ô tô Vĩnh Phúc thông qua ngày 09/03/2000, chương IV,trang 9
- HĐQT quyết định chiến lược phát triển, quyết định phương án đầu tư, cháo bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, huy động vốn theo hình thức khác; quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ thông qua hợp đồng mua, bán, vay và cho vay và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, thành lập công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Thành viên HĐQT là những người có trình độ học vấn, có năng lực kinh doanh và tổ chức quản lý doanh nghiệp; có sức khỏe, phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, liêm khiết, có hiểu biết pháp luật; thành viên HĐQT có thể kiêm nhiệm các chức vụ điều hành trực tiếp sản xuất của công ty
Chủ tịch HĐQT để lãnh đạo hoạt động của HĐQT, là người đứng đầu HĐQT được bầu ra theo cách các thành viên HĐQT lựa chọn trong số họ để bầu một người làm chủ tịch HĐQT.
Chủ tịch HĐQT là người được các cổ đông uỷ quyền thực hiện các chức năng và quyền hạn của chủ sở hữu đối với công ty, toàn quyền đứng ra bảo vệ những quyền lợi hợp pháp của công ty. Là người đại diện của công ty trước pháp luật và các cơ quan nhà nước, đồng thời chịu trách nhiệm chấp hành các nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước. Là người chịu trách nhiệm chuẩn bị các chương trình nghị sự , tổ chức xây dựng và dự thảo nội dung các văn bản , nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và HĐQT, triệu tập và điều hành hoạt động của đại hội đồng cổ đông và các cuộc họp của HĐQT, phân công các thành viên của HĐQT chuẩn bị những nội dung có liên quan đến lĩnh vực họ phụ trách. Chỉ đạo giám đốc điều hành chuẩn bị báo cáo về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, báo cáo về tài chính, về phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty để trình đại hội đồng cổ đông và hội nghị của HĐQT. Đồng thời chủ tịch HĐQT là người chịu trách nhiệm
chính trong việc tổ chức và điều hành thực hiện những nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
Phó chủ tịch HĐQT có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ do chủ tịch phân công, thay mặt chủ tịch thực thi công việc được uỷ quyền trong thời gian chủ tịch đi vắng. Thành viên HĐQT trực tiếp thực thi nhiệm vụ đã được HĐQT phân công, không uỷ quyền cho người khác, họ có nhiệm vụ nghiên cứu đánh giá tình hình , kết quả hoạt động và góp vốn vào việc xây dựng phương hướng phát triển, kết quả hoạt động SXKD của công ty trong từng thời kỳ; thực hiện điều lệ công ty và Nghị quyết của đại hội cổ đông, nghị quyết của HĐQT có liên quan đến từng thành viên theo sự phân công của HĐQT; được quyền yêu cầu các cán bộ chức danh trong công ty cấp đầy đủ mọi tài liệu có liên quan đến hoạt động của công ty để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Các phòng ban:
a. Phòng tổ chức hành chính: gồm 5 người có chức năng và nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc và ban lãnh đạo công ty. Thực hiện tốt công tác quản lý về nhân sự, bảo vệ tài sản xã hội chủ nghĩa và an ninh trật tự an toàn xã hội trong công ty và khu vực quản lý lao động, tiền lương. định mức kế hoạch của công ty, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội theo chế độ chính sách của Nhà nước.
b. Phòng tài vụ: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 kế toán, 01 thủ quỹ. Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc về mặt tài chính hàng năm trên cơ sở SXKD đồng thời kiểm tra thực hiện kế hoạch SXKD của công ty.
c. Phòng Kế hoạch- Kỹ thuật: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 02 nhân viên có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch SXKD cho toàn công ty , trình lên ban điều hành và những người có thẩm quyền phê duyệt. Đôn đốc, giám sát, điều hành thực hiện kế hoạch đã phê duyệt. Nghiên cứu cơ chế thị trường để kịp thời điều chỉnh mực khoán cho từng đầu xe từng luồng tuyến sao cho hợp lý và hiệu quả, vận chuyển hành khách đúng thời điểm, trả khách đúng tuyến, nơi quy định, khai thác triệt để các luồng đường. Đảm bảo thủ tục cho các phương tiện hoạt động trên
đường hợp lệ. Phối hợp với bộ phận kỹ thuật vật tư nắm rõ tình trạng của từng xe, kiểm tra định kỳ nhằm đưa ra kế hoạch sửa chữa kịp thời, hợp lý đảm bảo chạy xe an toàn đúng tiến độ và chỉ tiêu được giao đối với từng phương tiện và từng luồng tuyến.
d. Các đội xe:
- Đội xe 01: quản lý các xe chạy tuyến cố định - Đội xe 02: quản lý các xe chạy hợp đồng và du lịch
- Đội xe 03: quản lý tuyến xe bus (Vĩnh Yên- Khu công nghiệp Quang Minh) e. Hai đơn vị trực thuộc:
- Trung tâm dạy nghề: 01 giám đốc, 01 kế toán, 01 thủ quỹ có nhiệm vụ đào tạo lái xe mô tô hạng A1; đào tạo nghề; liên kết mở các lớp đại học tại chức.
- Xí nghiệp sửa chữa chuyên tu sửa chữa xe ô tô, bảo dưỡng các phương tiện đảm bảo phục vụ hoạt động SXKD của công ty và một phần phục vụ thị trường bên ngoài công ty. Kinh doanh xăng dầu, mỡ chuyên dùng trong ngành vận tải.