Để hạch toán chi phí máy thi công kế toán sử dụng TK 623 “ Chi phí sử dụng máy thi công”.
Ở Công ty Cổ Phần số 8 Quỳnh Sơn, khoản mục chi phí sử dụng máy thi công bao gồm nhiều nhân tố nhưng không hạch toán chi tiết cho các tài khoản cấp 2.
Chi phí sử dụng máy thi công của xí nghiệp bao gồm: + Chi phí nhiên liệu cho máy chạy
+ Chi phí khấu hao máy móc thiết bị + Chi phí dịch vụ mua ngoài
Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) của bộ phận công nhân vận hành máy trong danh sách, Công ty không hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công mà hạch toán vào tài khoản 627 theo đúng chế độ quy định.
Để tập hợp toàn bộ chi phí phát sinh liên quan tới chi phí sử dụng máy thi công công ty sử dụng tài khoản 623 "Chi phí sử dụng máy thi công" (không mở tài khoản cấp 2).
2.1.3.3- Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết a. Chi phí nhiên liệu cho máy chạy:
Cuối quý căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ liên quan tới việc dùng nhiên liệu cho máy chạy, nhân viên kinh tế đội lập bảng kê xuất nhiên liệu cho máy chạy (mẫu 2.19) rồi gửi lên Phòng kế toán lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 2.23: Bảng kê xuất nhiên liệu MTC
Công ty Cổ Phần Số 8 Quỳnh Sơn Phòng kế toán
Bảng kê xuất nhiên liệu MTC
Công trình: Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ Quý IV năm 2012
Chứng từ
Trích yếu Số tiền
Số Ngày
6 2/10 Xuất kho dầu Diezen cho máy chạy
956,000 9 13/10 Xuất kho dầu Diezen 628,000 18 9/11 Xuất kho dầu Diezen 815,000 32 4/12 Xuất kho dầu Diezen 526,000 45 25/12 Xuất kho dầu Diezen 448,000
Cộng 3,373,000
Kế toán trưởng Kế toán theo dõi Đội trưởng Nhân viên kinh tế
Biểu số 2.24: Bảng kê xuất vật liệu sửa MTC
Công ty Cổ Phần Số 8 Quỳnh Sơn Phòng kế toán
Bảng kê Xuất vật liệu Sửa MTC
Công trình: Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ Quý IV năm 2012
Chứng từ
Trích yếu Số tiền
Số Ngày
25 3/11 Xuất kho vòng găng 3,500,000 39 11/12 Xuất kho bình điện
2,700,000
Cộng 6,200,000
Biểu số 2.25:Chứng từ ghi sổ
Công ty Cổ Phần Số 8 Quỳnh Sơn
Phòng kế toán Số: 375
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 21012
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Xuất kho nhiên liệu chạy máy thi công công trình trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ - quý IV năm 2012 623 3,373,00 0 152 3,373, 000 Cộng 3,373,00 0 3,373, 000 Kèm theo 05 chứng từ gốc
Biểu số 2.26:Chứng từ ghi sổ
Công ty Cổ Phần Số 8 Quỳnh Sơn
Phòng kế toán Số: 380
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Xuất kho phụ tùng sửa máy thi công công trình Trụ sở UBND xã Kiêu kỵ - quý IV năm 2012
623 6,200,000
152 6,200,000
Cộng 6,200,000 6,200,000
Kèm theo 05 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
b. Chi phí khấu hao tài sản cố định:
Trích khấu hao tài sản cố định là tính vào chi phí một phần hao mòn của tài sản cố định để tạo nguồn tái sản xuất cho tài sản cố định đó.
Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng chứng từ là bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển, việc tăng cường trang bị kỹ thuật, máy móc thiết bị sử dụng trong công tác xây lắp sẽ giúp Công ty giảm bớt phần lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công, hạ được phần nào giá thành của sản phẩm xây lắp, nâng cao chất lượng công trình và hạng mục công trình.
Công ty phân bổ trực tiếp chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho từng công trình theo phương pháp khấu hao tuyến tính để tính khấu hao máy thi công dựa vào nguyên giá, tỷ lệ khấu hao hàng năm. Từ đó tính ra mức khấu hao
năm, mức khấu hao quý, hàng tháng để tính chi phí sản xuất thi công cho từng đối tượng sử dụng.
+ Mức khấu hao
hàng tháng =
Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao 12 tháng
Công ty chỉ trích khấu hao TSCĐ nào còn giá trị còn đã khấu hao hết thì thôi không trích. Công ty không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà tính vào chi phí sản xuất khi có máy hỏng, khi có sửa chữa lớn. Như vậy, chi phí đúng ra phải phân bổ cho nhiều công trình thì lại phân bổ cho một công trình làm tăng lên chi phí của giá thành, mà đúng ra mỗi công trình sử dụng máy đều phải gánh chịu một phần.
Trong quý IV năm 2012, công ty đổ mố cầu Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ nên sử dụng các máy móc thiết bị với tỷ lệ trích khấu hao như sau:
Biểu số 2.27: Bảng tính khấu hao TSCĐ những máy móc thiết bị cho sản xuất
Công ty Cổ Phần số 8 Quỳnh Sơn Phòng kế toán
Bảng tính khấu hao TSCĐ những máy móc thiết bị cho sản xuất
Công trình: Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ Quý IV năm 2012
STT Tên tài sản cố định Nguyên giá Tỷ lệ trích (%) Số tiền
KHCB SCL 1 Cẩu KPA3 332,578,650 1 2 9,977,300 2 Máy phát điện 75KW 125,620,000 1 2 3,768,600 3 Xe bò max 280,575,400 1 2 8,417,200 4 Máy trộn BT 350L 27,333,300 1 2 1,124,000 5 Máy xúc KOMASU 377,618,380 1 2 11,328,500 6 Máy bơm nước
15,550,000 1 2 467,500 7 Máy ủi DT75 420,670,000 1 2 12,620,100 Cộng 47,703,200
Người lập Kế toán trưởng
Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ những máy móc thiết bị dùng thi công trình Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số 2.28: Chứng từ ghi sổ
Công ty Cổ phần Số 8 Quỳnh Sơn
Phòng kế toán Số: 381 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2012 Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có
Tính khấu hao máy thi công Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ - quý IV năm 2012 623 47,703,20 0 214 47,703,20 0 Cộng 47,703,20 0 47,703,20 0 Kèm theo ...chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
c. Chi phí dịch vụ mua ngoài
Thực tế số lượng máy thi công của Công ty còn hạn chế, do đó máy thi công của Công ty được giao cho các đội sử dụng tuỳ theo nhiệm vụ thi công của các đội. Trong điều kiện không thể đáp ứng toàn bộ nhu cầu về máy thi công,Công ty cho phép các đội tuỳ theo yêu cầu sản xuất có thể sử dụng hoặc thuê ngoài máy thi công. Việc thuê máy có thể thuê máy tự sử dụng hoặc thuê ngoài máy thi công. Nhưng trong trường hợp thuê máy để tự sử dụng thì ít xảy ra vì máy cho thuê bao giờ cũng có người vận hành đi cùng để sử dụng và bảo vệ máy.Ở Công ty thường thuê theo hình thức thuê trọn gói, thuê theo công việc(khoán việc). Sau khi thuê máy thì nhân viên kinh tế đội viết giấy đề nghị thanh toán gửi Phòng kế toán Công Ty.
Cuối quý căn cứ vào các hợp đồng thuê, chứng từ liên quan đến việc thuê máy nhân viên kinh tế đội lập bảng kê chi phí thuê máy thi công rồi gửi lên Phòng kế toán Công Ty. Kế toán Công ty căn cứ vào các bảng kê và các hợp đồng chứng từ có liên quan lên chứng từ ghi sổ.
Biểu số 2.29: bảng kê chi phí thuê máy thi công
Công ty Cổ Phần số 8 Quỳnh Sơn Đội xây lắp 1
Bảng kê chi phí thuê máy thi công
Công trình: Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ Quý IV năm 2012
STT
Chứng từ
Trích yếu
Số tiền
Số Ngày Chưa VAT Thuế
VAT Tổng cộng
78135 30/10 Thuê máy xúc 10,425,000 521,250 10,946,250 94350 17/11 Thuê máy ủi 7,818,000 390,900 8,208,900
Cộng 18,243,000 912,150 19,155,150
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Kế toán trưởng kế toán theo dõi Đội trưởng Nhân viên kinh tế
Biểu số 2.30: Chứng từ ghi sổ
Công ty cổ phần số 8 Quỳnh Sơn
Phòng kế toán Số: 382
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Diễn giải
Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Thanh toán tiền thuê máy thi công công trình UBND xã Kiêu Kỵ - quý IV năm 2012 623 18,243,000 331 18,243,00 0 Cộng 18,243,00 0 18,243,00 0 Kèm theo ... chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Công Ty không hạch toán tài khoản cấp 2 (TK6231, TK6232...) nên các khoản trong chi phí sử dụng máy thi công đều được tập hợp chung vào tài khoản 623, không phân biệt khoản mục một cách chi tiết cụ thể. Cuối quý, kế toán kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sang tài khoản 154 theo từng đối tượng tính giá thành rồi lên chứng từ ghi sổ.
Biểu số 2.31: Chứng từ ghi sổ
Công ty Cổ Phần số 8 Quỳnh Sơn
Phòng kế toán Số: 384
Chứng từ ghi sổ
Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Diễn giải
Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có Nợ Có
Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào giá thành công trình Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ - quý IV năm 2012
154 75,519,200
623 75,519,200
Cộng 75,519,200 75,519,200
Kèm theo ... chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
Cuối quý, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ của từng công trình kế toán ghi vào sổ cái tài khoản 623 của từng công trình (mẫu 2.28).
Biểu số 2.32: Sổ chi tiết tài khoản 623
Công Ty cổ phần số 8 Quỳnh Sơn Phòng kế toán
Sổ chi tiết tài khoản 623
Chi phí sử dụng máy thi công
Công trình: Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ - Đội xây lắp 1 Quý IV năm 2012 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có 375 31/12
Xuất kho nhiên liệu cho máy thi công công trình Trụ sở UBND xã
Kiêu Kỵ. 152
3,373,00 0 380 31/12
Xuất phụ tùng bảo dưỡng máy thi
công trình UBND xã Kiêu Kỵ 152 6,200,000 381 31/12
Tính khấu hao máy thi công công
trình Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ. 214
47,703,20 0 382 31/12
Thanh toán tiền thuê máy thi công công trình Trụ sở UBND xã Kiêu
Kỵ 111
18,243,00 0 384 31/12
Kết chuyển chi phí sản sử dụng máy thi công vào giá thành công
trình 154 75,519,20 0 Cộng 75,519,20 0 75,519,20 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng
Cuối quý, căn cứ vào các chứng từ ghi sổ của từng công trình kế toán lập sổ cái tài khoản 623 cho tất cả các công trình
Biểu 2.33: Sổ cái tài khoản 623
Công ty cổ phần số 8 Quỳnh Sơn Phòng kế toán
Sổ cái tài khoản 623 Chi phí sử dụng máy thi công
Quý IV năm 2012 Chứng từ GS Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có ... ... ... ... ... 31/12 Kết chuyển chi phí sử dụng
máy thi công vào giá thành công trình trường Cấp III Phù Cừ
154 66,803,80 0 375 31/12 Xuất kho nhiên liệu cho máy
thi công công trình Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ 152 3,373,00 0 ... ... ... ... ... 38 4 31/12 Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công vào giá thành công trình Trụ sở UBND xã Kiêu Kỵ 154 75,519,20 0 Cộng 2,745,168,00 0 2,745,168,00 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.1.3.4- Quy trình ghi sổ tổng hợp
Sơ đồ 6: Quy trình ghi sổ tổng hợp CP MTC
53
Giấy đề nghị xuất nhiên liệu,Phiếu xuất kho…
Ghi chú:
Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra:
(1) Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, bảng kê xuất vật liệu… hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 623. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của tài khoản 623 trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh.
(3) Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Bảng kê xuất nhiên liệu, vật liệu…
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Tk 623 Sổ cái TK 623 Bảng cân đối số phát sinh Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại