III. NGUYÊN NHÂN CỦA NHỮNG TỒN TẠ
1. Nguyên nhân chủ quan
Trước những tồn tại tại xí nghiệp, người viết đã cố gắng tìm hiểu và nhận thấy do một số nguyên nhân sau. Các nguyên nhân được sắp xếp theo sự quan trọng giảm dần của nó.
1.1. V75 chưa thực sự thấy hết được tầm quan trọng của công tác xây dựng ngân sách. dựng ngân sách.
Đây có thể nói là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc ngân sách được thiết lập tại đây còn nặng về hình thức. Chủ yếu xí nghiệp lập với mục đích báo cáo với Bộ chủ quản. Chính vì thế tiến độ xây dựng kế hoạch ngân sách rất chậm, thường là đã sang đến quí I năm sau mới hoàn thành.
Xem xét một số chỉ tiêu của doanh nghiệp cho thấy, hầu như các chỉ tiêu về doanh thu và chi phí đều vượt kế hoạch đề ra, và kế hoạch doanh thu năm sau được lập thấp hơn hẳn so với thực hiện của năm trước.
Bảng 17: Một số chỉ tiêu chính trong BCKQKD qua các năm
2002 2003 2004 Kh Th h tkh Kh Th tkh Kh Th tkh Tổng doanh thu thuần 963761485 7 1015365500 1 5.4% 961661200 0 1026979900 0 6.8% 9729717000 1112495660 0 4.3% Tổng chi phí 952414800 0 1005715500 1 5.6% 957619500 0 1022179500 0 6.7% 9520626000 1100883730 2 5.6%
Lợi tức trước thuế 113466857 96500000 -15.0% 40417000 48004000 18.8% 209091000 116119298 44.5%
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm tại xí nghiệp ôtô V75
Đây chính là minh chứng cho việc thiết lập kế hoạch nặng về tính hình thức. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, ngoài việc phương tiện vận tải của xí nghiệp không được đổi mới, phải chăng còn do việc trình duyệt lên Bộ đã khiến họ mong muốn đạt được thành tích, nên đã thiết lập dự báo ngân sách năm sau thấp hơn hẳn năm trước, để luôn hoàn thành kế hoạch đề ra?
Thực sự vai trò của kế hoạch ngân sách đối với doanh nghiệp là rất lớn. Bởi vì doanh nghiệp luôn bị động với những kế hoạch vận chuyển của trên giao. Nếu ngân sách được thiết lập một cách đầy đủ và hệ thống thì công việc sẽ giảm nhẹ rất nhiều.
Ngân sách được lập không phải với ý nghĩa thực sự của nó là hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình quản lí dẫn đến các báo cáo ngân sách được trình bày còn thiếu và chưa chi tiết. Khi được hỏi đến công tác kế hoạch, mọi người ở đây đều không mấy thiện cảm vì họ vẫn cho đó là một việc làm tốn nhiều thời gian, và chỉ dùng để báo cáo với Bộ chủ quản. Kế hoạch ngân sách được hiểu nhầm là việc quản lí ngân sách nhà nước cấp. Họ vẫn đang làm kế hoạch ngân sách nhưng lại không biết là mình đang làm.
Chính vì chưa thấy hết được vai trò của kế hoạch ngân sách mà công tác kiểm soát ngân sách gần như không được tiến hành. Ngay từ lúc xây dựng các nhà hoạch định ngân sách đã chưa quan tâm đến vấn đề kiểm soát ngân sách nên mới xây dựng ngân sách với kì ngân sách cho cả năm dài. Kì ngân sách kéo dài như vậy không phản ánh được tình hình của doanh nghiệp, vì thế nếu có tiến hành kiểm soát cũng không có ý nghĩa. Kiểm soát ngân sách chỉ được tiến hành khi có chỉ thị trên giao, nhưng thường thì chỉ là việc đánh giá hoàn thành kế hoạch.
Các chỉ tiêu sau được trích từ trong báo cáo tổng kết thi đua năm 2004:
- Sản lượng vận tải; 1.630.553 km đạt 105.19% kế hoạch
- Sản lượng sửa chữa- bảo dưỡng: 957.8 BD II đạt 91% kế hoạch
- Tổng doanh thu: 10.130.000.000 đạt 104.6% kế hoạch
- Tổng quĩ lương thực hiện: 2.496.000.000 đạt 104% kế hoạch
- Nộp ngân sách: 273.700.000 đạt 101% kế hoạch
- Lãi: 150.000.000 đạt 118% kế hoạch
- Lao động bình quân thực hiện: 154 người đạt 81.05% kế hoạch
Các chỉ tiêu được sử dụng để so sánh nhưng không việc giải thích những con số tăng giảm còn chung chung. Kinh nghiệm thu được từ việc đánh giá còn chưa nhiều.
1.2. Các phương tiện kĩ thuật và phương pháp dùng cho việc lập kế hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập. hoạch còn thiếu, không đồng bộ và còn nhiều bất cập.
Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải đầy đủ thông tin và những phương tiện có liên quan như mẫu kế hoạch, mẫu báo cáo, phương pháp tính toán…Tuy nhiên,
hiện nay, tại xí nghiệp, các máy móc thiết bị hầu như đã được sử dụng trên 10 năm nên rất hay hỏng và chậm chạp. Các thiết bị dùng cho việc thu thập thông tin, tăng sự trao đổi giữa các nhân viên trong cơ quan: mạng nội bộ, Internet… tuy đã được thiết lập nhưng hiện nay không sử dụng được. Vì thế việc chuẩn bị thông tin cho công tác xây dựng ngân sách được tiến hành chủ yếu bằng văn bản đã làm cho công tác xây dựng ngân sách vốn không phải một sớm một chiều trở nên nặng nề hơn.
Mẫu ngân sách của xí nghiệp phải được thiết lập rất chi tiết để đảm bảo tính riêng được phần công ích và kinh doanh. Mặc dù công tác này hiện nay đã xí nghiệp đã làm khá tốt nhưng những biểu mẫu còn chưa được gọn nhẹ, tiện lợi nên công việc điền biểu mẫu đã làm các cán bộ nhân viên khá là vất vả.
Xí nghiệp cũng không áp dụng mô hình xây dựng kế hoạch ngân sách trong việc thiết lập các báo cáo ngân sách như các doanh nghiệp khác vì thế các báo cáo ngân sách chỉ được thiết lập ở dạng sơ lược, không có báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo và bảng cân đối kế toán dự báo.
Phương pháp dùng để tính toán doanh thu là hợp lí nhưng chỉ tiêu bình quân vận tải không dựa trên cơ sở thực tế và không được thuyết minh cụ thể trong kế hoạch. Hầu hết các chỉ tiêu dự tính đều được thiết lập trên cơ sở năng lực hiện tại đã làm cho ngân sách không có những bước đột phá và cơ sở cho những kế hoạch hành động phát huy ưu thế của nó.
1.3. Các phòng ban kiêm nhiệm quá nhiều chức năng.
Điều dễ nhận thấy là các phòng ban tại xí nghiệp có rất nhiều chức năng khác nhau, nhưng cán bộ hoạt động thì rất ít. Phòng kế hoạch điều vận có 4 người, phòng Kế toán-thống kê- tài chính có 4 người…thay nhau làm rất nhiều các công việc khác nhau. Vì thế thường thì những bản kế hoạch ngân sách được giao cho một ai đó trong phòng phụ trách nên chắc rằng không tránh khỏi những ý kiến chủ quan. Kế hoạch ngân sách không thể hiện được đúng yêu cầu của nó là tăng sự tham gia của mọi người. Vì chính họ mới là người
trực tiếp chi và thu những ngân sách đó. Đây cũng là nguyên nhân khiến họ không hiểu hết về kế hoạch ngân sách, làm cho kế hoạch ngân sách thực sự xa lạ với phần lớn nhân viên ở đây.
Ngân sách là vấn đề liên quan đến mọi mặt của doanh nghiệp nên sự phối hợp giữa các phòng ban là cần thiết. Tuy nhiên, sự trao đổi giữa các phòng ban trong công ty được thực hiện qua Ban kế hoạch vào cuối quí III, đã làm cho công việc dự toán trở nên cập dập nếu cần chỉnh sửa. Bản ngân sách bị mất đi sự chuẩn bị chu đáo…
1.4. Cán bộ còn chưa được trang bị về chuyên môn nghiệp vụ kế hoạch ngân sách ngân sách
Bên cạnh việc xí nghiệp còn chưa đánh giá hết tầm quan trọng của kế hoạch ngân sách thì việc cán bộ không quan tâm và không được đầu tư để nâng cao trình độ lập kế hoạch cũng là điều dễ hiểu. Việc lập kế hoạch phải cần có một sự đầu tư đúng mức. Bao gồm khả năng thu thập thông tin từ các cơ quan chính phủ trong việc tiến hành các hội nghị quan trọng; dự tính được doanh thu của xí nghiệp; khả năng dự toán những thay đổi bởi những tác động bên ngoài… đến việc thiết lập các kế hoạch và đặc biệt là khả năng kiểm soát những chênh lệch để đảm bảo đúng kế hoạch. Cán bộ kế hoạch phải là người am hiểu về mọi vấn đề. Tuy nhiên, hiện tại xí nghiệp chưa thực sự có được những cán bộ được trang bị đầy đủ về công tác hoạch định ngân sách nói riêng và quản lí ngân sách nói chung.
Ngoài những nguyên nhân chủ quan trên, những nguyên nhân khách quan cũng ảnh hưởng không nhỏ đến những tồn tại của công tác hoạch định ngân sách tại xí nghiệp