III. Cơ cấu tổ chức quản lý
2. Tập hợp các chi phí tiêu thụ
2.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản sử dụng: TK642
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cĩ tính chất chung của tồn doanh nghiệp gồm:
- Chi phí quản lý kinh doanh. - Chi phí quản lý hành chính. - Chi phí quản lý chung khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 2 sau: + Chi phí nhân viên quản lý: TK6421
+ Chi phí đồ dùng văn phịng: TK6423
+ Thuế, phí và lệ phí (thuế mơn bài, thuế nhà đất…): TK6425.
+ Chi phí dự phịng (dự phịng giảm giá hàng tồn kho, dự phịng phải thu khĩ địi…) TK6426
+ Chi phí bằng tiền khác: TK6428
Khoản chi phí này bao gồm: Chi phí tiếp khách, hội nghị đào tạo cán bộ, trả lãi vay gốc dùng vào sản xuất kinh doanh, các khoản đầu tư, cơng tác phí…
Kế tốn cần phải mở sổ chi tiết theo dõi các khoản chi phí nhằm giúp cho việc đánh giá, phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nội dung kết cấu tài khoản 642.
-Bên Nợ: Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo các tài khoản cấp 2
TK6421, 6423, 6424, 6425,6426, 6428
- Bên cĩ: + Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trang 27
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK911- xác định kết quả kinh doanh.
+ Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 142(1422) – Chi phí trả trước.
3. Tài khoản vận dụng tại cơng ty XNK 2 – 9 Daklak
- TK 156 Hàng hĩa - TK 157 hàng gửi đi bán - TK 531 Hàng bán bị trả lại - TK 532 Giảm giá hàng bán - TK 511 Doanh thu - TK 632 Giá vốn hàng bán - TK 641 Chi phí bán hàng
- TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 911 Xác định kết quả kinh doanh
a. Tài khoản 155: Thành phẩm.
Cơng dụng: Để phản ánh giá trị thành phẩm do các phân xưởng sản xuất đã sản xuất xong nhập kho. Kế tốn tổng hợp sử dụng tài khoản 155 “thành phẩm”.
Nội dung kết cấu:
- Bên Nợ: + Trị giá thực tế của thành phẩm nhập kho. + Trị giá thành phẩm thừa khi kiểm kê. - Bên cĩ: + Giá thực tế của thành phẩm xuất kho.
+ Trị giá thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê. - Số dư nợ: Giá thực tế của thành phẩm tồn kho.
* Nguyên tắc ghi chép:
Hạch tốn chi tiết nhập – xuất kho thành phẩm hàng ngày, cuối tháng phải tính giá trị thực tế của thành phẩm nhập kho và xác định hệ thống chênh lệch giữa giá thành thực tế và giá thành kế hoạch của thành phẩm.
b. Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán.
Tài khoản này để phản ánh trị giá mua của hàng hĩa chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hồn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ.
Tài khoản 157 được mở chi tiết theo từng loại hàng hĩa, từng lần gửi hàng từ khi gửi đến khi được chấp nhận thanh tốn.
Nội dung kết cấu:
Trang 28
- Bên Nợ: Giá vốn của hàng gửi đi bán chưa được người mua chấp nhận. - Bên cĩ: Giá vốn của hàng gửi bán đã được người mua chấp nhận hoặc
bị từ chối , trả lại.
- Số dư cuối kỳ: Giá vốn của hàng chưa được người mua chấp nhận.
c. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.
Cơng dụng: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu thực tế của cơng ty
trong một kỳ hạch tốn. Đĩ là tồn bộ số tiền bán hàng (chưa cĩ thuế GTGT) đã thu được tiền hoặc người mua chấp nhận trả tiền, bao gồm cả phụ thu và phí thu ngồi giá bán ( nếu cĩ) mà doanh nghiệp được hưởng.
Nội dung kết cấu:
- Bên Nợ: + Trị giá hàng bán trả lại.
+ Chiết khấu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán
+ Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế.
+ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK911.
- Bên Cĩ: Doanh thu bán hàng, sản phẩm, dịch vụ, hàng hĩa đã thực hiện trong kỳ hạch tốn.
Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khẩu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chưa cĩ thuế.
Đối với doanh nghiệp khơng thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì phản ánh doanh thu bán hàng là tổng số tiền thanh tốn (giá đã cĩ thuế GTGT).
Tài khoản 511 chỉ phản ánh doanh thu của việc tiêu thụ sản phẩm hàng hĩa trong kỳ.
Các trường hợp khơng được phản ánh vào tài khoản 511. + Các kgoản thu hoạt động tài chính.
+ Các khoản thu của hoạt độngbất thuờng.
+ Các khoản thu về thanh lý, nhượng bán TSCĐ, cơng cụ dụng cụ.
d. Tài khoản 531 hàng bán trả lại.
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hĩa, sản phẩm bị khách hàng trả do khơng đảm bảo chất lượng, phẩm chất đã ký trên hợp đồng.
Nội dung kết cấu:
Trang 29
- Bên Nợ: Trị giá hàng bán trả lại.
- Bên cĩ: Kết chuyển giá trị hàng bán trả lại vào tài khoản 511. Tài khoản 531 khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Nguyên tắc hạch tốn: Chỉ phản ánh đúng số doanh thu hàng bán trả lại theo đúng số tiền trên hĩa đơn. Trong kỳ tài khoản này tập hợp bên nợ, cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 511 để xác định kết quả kinh doanh.
e. Tài khoản 532 giảm giá hàng bán:
Cơng dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền giảm trừ cho
khách hàng ngồi hĩa đơn hay hợp đồng mua bán vì lý do hàng kém chất lượng, quá thời gian giao hàng.
Nội dung kết cấu:
- Bên Nợ: Trị giá giảm giá hàng bán cho khách hàng.
- Bên Cĩ: Kết chuyển giảm giá hàng bán vào tài khoản 511. Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Nguyên tắc hạch tốn: Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm giá ngồi hợp đồng, khơng phản ánh vào tài khoản này số giảm giá cho phép được ghi trên hĩa đơn bán hàngồi.
f. Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán:
Cơng dụng: Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hĩa,
dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ, tài khoản 632 khơng cĩ số dư và cĩ thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ… Tùy theo yêu cầu cung cấp thơng tin và trình độ cán bộ kế tốn cũng như phương tiện tính tốn của từng doanh nghiệp.
Nội dung kết cấu:
- Bên Nợ: + Giá vốn của sản phẩm đã tiêu thụ.
+ Phản ánh giá vốn của hàng đánh giá tăng.
- Bên Cĩ: + Kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản 911. + Kết chuyển hàng trả lại nhập kho thành phẩm. Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ.
g. Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh:
Cơng dụng: Tài khoản này được dùng để xác định kết quả kinh doanh.
Nội dung kết cấu:
- Bên Nợ: + Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hĩa dịch vụ đã tiêu thụ. + Chi phí hoạt động tài chính, hoạt động bất thường.
Trang 30
+ Chi phí bán hàng.
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Số lãi trước thuế về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. - Bên Cĩ: + Số tiền doanh thu thuần về thành phẩm, hàng hĩa, dịch vụ
tiêu thụ trong kỳ.
+Thu nhập hoạt động tài chính và các khoản thu nhập thất thường.
+Thực lỗ về hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tài khoản này khơng cĩ số dư cuối kỳ.
Nguyên tắc ghi chép: Kế tốn căn cứ vào bảng tổng hợp về xác định kết quả kinh doanh từ các sổ chi tiết về xác định kết quả kinh doanh. Phương pháp vào sổ chi tiết về xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Cuối tháng kế tốn căn cứ vào bảng tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh để vào. Trên cơ sở của từng sổ chi tiết kế tốn tổng hợp theo từng chỉ tiêu.
4. Vận dụng hạch tốn trên tài khoản của đơn vị:
* Nghiệp vụ 1:
Cơng ty mua 1 lơ cà phê Robusta loại R2 – 5% với số lượng là 123000 kg. Đơn giá mua chưa thuế là 8600đ/kg, thuế suất thuế GTGT 5% tiền hàng đã thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng.
Ngày 24/03/2002 lơ hàng trên đã xuất đi xuất khẩu với giá FOB là 0,7USD/kg. Chi phí chuyển hàng xuống cảng đã chi bằng tiền mặt là 22.000.000đ (trong đĩ thuế GTGT 2.000.000đ) lơ hàng trên đã hồn thành việc xuất khẩu. Tỉ giá thực tế 1USD = 15.350VNĐ, tỉ giá hạch tốn 1 USD = 15.300VNĐ.
Ngân hàng đã chuyển chứng từ thanh tốn và báo cĩ tồn bộ tiền hàng xuất khẩu.
Kế tốn thanh tốn và định khoản:
Trị giá hàng mua vào: 123.000kg x 8.600đ/kg = 1.057.800.000đ. Thuế GTGT (5%) : 1.057.800.000đ x 0.05 = 52.890.000đ
Tổng tiền thanh tốn : 1.057.800.000đ + 52.890.000đ = 1.110.690.000đ Doanh thu hàng xuất khẩu: 0,7USD/kg x 123.000kg = 86.100USD Doanh thu hàng xuất khẩu theo giá thực tế:
86.100USD x 15.350VNĐ/USD = 1.321.635.000VNĐ Doanh thu hàng xuất khẩu theo giá hạch tốn:
Trang 31
86.100USD x 15.300VND/USD = 1.317.330.000VND Chênh lệch tỉ giá tăng:
1.321.635.000VND – 1.317.330.000VND = 4.305.000VND Định khoản: Mua hàng NỢ TK 156(1561) 1.057.800.000đ NỢ TK 133(1331) 52.890.000đ CĨ TK112(1121) 1.110.690.000đ Xuất hàng bán. NỢ TK157(1572) 1.057.800.000đ CĨ TK156(1561) 1.057.800.000đ Chi phí vận chuyển. NỢTK 641(6418) 20.000.000đ NỢ TK 133(1331) 2.000.000đ CĨ TK111(1111) 22.000.000đ Xác định tiêu thụ NỢ TK131(1313) 1.317.330.000đ NỢ TK 413 4.305.000đ CĨ TK511(5112) 1.321.635.000đ
Đồng thời ghi NỢ TK 007(TGNH) 86.100USD Kết chuyển giá vốn
NỢ TK632 1.057.800.000đ
CĨ TK157(1572) 1.057.800.000đ
Cơng ty nhận giấy báo cĩ của ngân hàng
NỢ TK112(1122) 1.317.330.000đ
CĨ TK131(1313) 1.317.330.000đ
Nghiệp vụ 2:
Đến ngày 25/03/2002 theo số hợp đồng CP 031040391 ký ngày 30/02/2002 cơng ty XNK 2-9 Daklak xuất 1 lơ cà phê Robusta loại R1 – 7,1 cho Taloca với số lượng 53848kg. Đơn giá 0,655USD/VND, thành tiền 35.270,44USD. Giá vốn hàng bán 481.939.600đ. Cơng ty áp dụng tỷ giá hạch tốn tháng 03 là 15.300VND/USD và tỷ giá thực tế do ngân hàng cơng thương cơng bố là 15.265VND/USD.
Trang 32
Chi phí vận chuyển hàng ra cảng 5.500.000đ, trong đĩ thuế GTGT 500.000đ (thuế suất 10%).
Kế tốn thanh tốn và định khoản.
Căn cứ vào invoice số 2951 ngày 25/03/2002 Kế tốn định khoản:
Doanh thu hàng xuất khẩu theo giá hạch tốn
35.270,44USD x 15.300VND/USD = 539.637.732đ Doanh thu hàng xuất khẩu theo giá thực tế.
35.270,44USD x 15.265VND/USD = 538.403.266,6đ Chênh lệch tỷ giá giảm.
539.637.732đ -538.403.266,6đ = 1.234.465,4đ.
Định khoản:
Xuất hàng xuất khẩu.
NỢ TK157(1572) 481.939.600đ
CĨ TK156(1561) 481.939.600đ
Xác định tiêu thụ.
NỢ TK 131(1313) 538.403.266,6đ
CĨ TK511(5112) 538.403.266,6đ
Đồng thời ghi nợ TK007(TGNH) 35.270.44USD. Kết chuyển giá vốn. NỢ TK632 481.939.600đ CĨ TK157(1572) 481.939.600đ Thu tiền bán hàng. NỢ TK 112(1122) 538.403.266,6đ CĨ TK131(1313) 538.403.266,6đ Chi phí vận chuyển. NỢ TK641(6418) 5.000.000đ NỢ TK133(1331) 500.000đ CĨ TK111(1111) 5.500.000đ Nghiệp vụ 3:
Theo hợp đồng số BV_P02-00089 ký ngày 18/03/2002 Cơng ty XNK 2-9 Daklak bán cà phê Robusta loại R2-5% cho Bero VN với số lượng 38.400 kg. Cĩ giá vốn 330.547.200đ, trị giá thanh tốn chưa thuế 370.560.000đ. Thuế GTGT 18.528.000đ (thuế suất 5%) khách hàng thanh tốn bằng tiền gửi Trang 33
ngân hàng. Chi phí vận chuyển 3.570.000đ trong đĩ thuế GTGT 357.000đ trả bằng tiền mặt.
Cùng ngày cơng ty nhận đươcï giấy báo cĩ của ngân hàng. Kế tốn thanh tốn và định khoản như sau:
Thuế GTGT: 370.560.000đ x 5% = 18.528.000đ Giá thanh tốn: 370.560.000đ + 18.528.000đ = 389.088.000đ Phản ánh số vốn: NỢ TK 632 330.547.200đ CĨ TK 157(1572) 330.547.200đ Phản ánh doanh thu: NỢ TK131(1313) 389.088.000đ CĨ TK 511(5112) 370.560.000đ CĨ TK 333(3331) 18.528.000đ Thu tiền bán hàng: NỢ TK112(1121) 389.088.000đ CĨ TK 131(1312) 389.088.000đ Chi phí vận chuyển: NỢ TK 641(6418) 3.570.000đ NỢ TK 133(1331) 357.000đ CĨTK 111(1111) 3.927.000đ Nghiệp vụ 4:
Ngày 27/03/2002 phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 0073552 xuất 10.000kg cà phê thành phẩm R2-15-1. Vận chuyển đi gửi kho Dĩ An trị giá vốn là 84.500.000đ, hàng gửi kho đã bán được theo giá hĩa đơn GTGT số 2952.
Ngày 28/03/2002 Cơng ty nhận được giấy báo cĩ của ngân hàng 93.450.000đ. trong đĩ thuế GTGT 4.450.000đ. Chi phí vận chuyển: 1.535.000đ thuế GTGT(thuế suất 10%) 153.500đ
Kế tốn kết chuyển hàng gởi kho đã bán được như sau: Xuất hàng gởi kho.
NỢ TK 157(1572) 84.500.000đ CĨ TK 156(1561) 84.500.000đ Phản ánh doanh thu. NỢ TK 131(1312) 93.450.000đ Trang 34
CĨ TK 511(5112) 89.000.000đ CĨ TK 333(3331) 4.450.000đ Kết chuyển giá vốn hàng bán. NỢ TK 632 84.500.000đ CĨ TK 157(1572) 84.500.000đ Thu tiền bán hàng. NỢ TK 112(1121) 93.450.000đ CĨ 131(1312) 93.450.000đ Chi phí vận chuyển. NỢ TK 641(6418) 1.535.000đ NỢ TK 133(1331) 153.500đ CĨ TK 111(1111) 1.688.500đ Nghiệp vụ 5:
Ngày 27/03/2002 theo HĐKT số 009763 Cơng ty mua của doanh nghiệp tư nhân Trúc Tâm một lơ hàng đã thanh tốn bằng tiền mặt thể hiện phiếu chi số 103. Hàng nhận tại kho Trúc Tâm thể hiện trên hĩa đơn GTGT số 2949.
Đậu xanh: 15.000kg x 5.500đ/kg = 82.500.000đ Ngơ vàng: 9.000kg x 1.400đ/kg = 12.600.000đ Cộng tiền hàng: 95.100.000đ Thuế suất 5%. Tiền thuế 4.755.000đ Tổng cộng tiền thanh tốn: 99.855.000đ
Lơ hàng này cơng ty XNK 2 –9 DL nhận xong vận chuyển đi bán cho doanh nghiệp Quốc Tuấn. Ngày 29/03/2002 DNQT báo nhận đủ hàng và chấp nhận thanh tốn. Thể hiện trên hĩa đơn GTGT số 2953.
Đậu xanh: 15.000kg x 6.000đ/kg = 90.000.000đ Ngơ vàng: 9.000kg x 1.450đ/kg = 13.050.000đ Cộng tiền hàng: 103.050.000đ Thuế suất 5%. Tiền thuế 5.152.500đ Tổng cộng tiền thanh tốn: 108.202.500đ Chi phí vận chuyển: 75.000đ/tấn
Số tiền vận chuyển: 75.000đ/tấn x 15tấn = 1.125.000đ TGTGT (10%) 1.125.000đ x 10% = 112.500đ Đã trả bằng tiền mặt theo phiếu chi số 104.
Định khoản:
Trang 35
Mua hàng NỢ TK 156 (1561) 95.100.000đ NỢ TK 133 (1331) 4.755.000đ CĨ TK 111 (1111) 99.855.000đ Xuất gửi bán: NỢ TK 157 (1571) 95.100.000đ CĨ TK 156 (1561) 95.100.000đ Xác định tiêu thụ: NỢ TK131 (1312) 108.202.500đ CĨ TK 511 (5112) 103.050.000đ CĨ TK 333 (3331) 5.152.500đ Kết chuyển giá vốn: NỢ TK 632 95.100.000đ CĨ TK157 (1571) 95.100.000đ Chi phí vận chuyển: NỢ TK 641 (6418) 1.125.000đ NỢ TK 133 (1331) 112.500đ CĨ TK 111 (1111) 1.237.500đ
Doanh nghiệp Quốc Tuấn đã trả bằng tiền mặt:
NỢ TK 111 (1111) 108.202.500đ CĨ TK131 (1312) 108.202.500đ SƠ ĐỒ HẠCH TỐN Nợ TK156 Cĩ Trang 36
Nợï TK 632 Cĩ
Trị giá vốn hàng bán trực tiếp Nợ TK 157 Cĩ
Trị giá vốn hàng gửi bán Tri giá vốn HB
Nợ TK 511.512 Nợ TK111.112.131Cĩ
Doanh thu chưa thuế NợTK 531.532 Cĩ K/C DT thuần để Nợ TK 3331 Cĩ XĐKQKD Nợ TK 911 Cĩ VAT đầu ra K/C các khoản Giảm trừ
Nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Nghiệp vụ 6:
Ngày 29/03/2002 ơng Nguyễn Văn Hùng thanh tốn tiền mua lệ phí qua cầu theo phiếu chi số 50 ngày 29/03/2002 số tiền 630.000đ.
Kế tốn định khỏan:
NỢ TK 642 (6425) 630.000đ
CĨ TK 111(1111) 630.000đ
Trang 37
Nghiệp vụ 7:
Ngày 29/03/2002 cơng ty thanh tốn tiền điện, điện thoại của bộ phận bán hàng với giá chưa thuế 8.530.720đ. thuế GTGT (10%) 853.072đ tổng thanh tốn 9.383.792đ theo phiếu chi số 657. Ngày 29/03/2002 (kèm theo hĩa đơn GTGT 311). Kế tốn định khoản: NỢ TK 641 (6417) 8.530.720đ NỢ TK 133 (1331) 853.072đ CĨ TK 111 (1111) 9.383.792đ Nghiệp vụ 8:
Ngày 30/03/2002 Ngân hàng Đầu Tư Phát Triển Daklak thơng báo nộp lãi vay ngân hàng tháng 3 với số tiền 15.300.000đ, Cơng ty đã trả ngân hàng bằng tiền gửi ngân hàng.
Cùng ngày cơng ty nhận được giấy báo cĩ số tiền gởi ngân hàng với số tiền là 5.730.300đ. Kế tốn định khoản: NỢ TK 635 15.300.000đ CĨ TK 112 (1121) 15.300.000đ NỢ TK 112 (1121) 5.730.300đ CĨ TK 515 5.730.3000đ Nghiệp vụ 9:
Ngày 30/03/2002 Cơng ty đã thu thanh lý TSCĐ bằng tiền mặt 13.200.000đ. Trong đĩ thuế GTGT 1.200.000đ (Đã nhập quỹ tiền mặt) đồng thời chi tiền mặt cho hoạt động thanh lý TSCĐ số tiền 2.200.000đ, trong đĩ thuế đầu vào là 200.000đ. Biết rằng Nguyên giá TSCĐ là 16.000.000đ đã khấu hao 12.000.000đ Kế rốn định khoản: NỢ TK 111 (1111) 13.200.000đ CĨ TK 333 (3331) 1.200.000đ CĨ TK 711 12.000.000đ NỢ TK 811 2000.000đ NỢ TK 133(1331) 200.000đ CĨ TK 111 (1111) 2.200.000đ NỢ TK 811 4.000.000đ Trang 38
NỢ TK 214 12.000.000đ
CĨ TK 211 16.000.000đ
Trên đây chỉ là một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu của cơng ty.
Cuối năm kế tốn tổng hợp đã tổng hợp số liệu của các bộ phận như sau:
+ Tổng doanh thu bán hàng năm 2002 : 511.996.726.354đ Trong đĩ: - Doanh thu bán hàng bên ngồi: 511.913.713.154đ - Doanh thu bán hàng nội bộ: 83.013.200đ
+ Trị giá vốn hàng bán : 484.068.092.052đ
+ Chi phí bán hàng: 15.339.847.630đ
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: 7.073.472.536đ + Doanh thu hoạt động tài chính: 3.561.456.241đ