- Hoàn thiện hoạt động cung cấp dịch vụ Đại lý
3.1.1.2 Bộ máy tổ chức, cơ cấu nhân sự.
a. Sơ đồ bộ máy tổ chức
- Hội đồng cổ đông của công ty có 3 thành viên Hội Đồng Cổ đông Chủ tịch Hội đồng Quản trị Giám đốc Phòng Hành chính nhân sự Phòng Tài chính, kế toán Phòng Đại lý Hải quan Phòng Kinh doanh Hình 3.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
- Hội đồng quản trị:
Hội đồng Quản trị là cơ quan quản lý của Công ty do Hội đồng cổ đông Công ty bầu ra. Chủ tịch hội đồng quản trị của công ty là ông Bùi Phú Hài.
Chức năng và nhiệm vụ :
+ Quyết định chiến lược phát triển của Công ty. + Quyết định phương án đầu tư.
+ Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua hợp đồng mua, bán, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong sổ kế toán của Công ty.
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc và cán bộ quản lý quan trọng khác của Công ty,
+ Quyết định mức lương và lợi ích, khác của các cán bộ quản lý.
+ Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty, Quyết định thành lập Công ty con, lập chi nhánh văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của các doanh nghiệp khác.
+ Trình báo quyết toán tài chính hàng năm lên Hội đồng cổ đông. + Duyệt chương trình nội dung tài liệu, phục vụ họp Hội đồng cổ đông hoặc thực hiện các thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định.
+ Quyết định mua lại không quá 10% số cổ phần đã bán của từng loại.
+ Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể Công ty . - Giám đốc:
Là đại diện trước pháp luật của công ty, do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Giám đốc hiện tại của Công ty là ông Cao Tiến Thành.
Chức năng và nhiệm vụ của Giám đốc:
+ Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị.
+ Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Nghị quyết của Hội đồng cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.
+ Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty.
- Phòng Hành chính, Nhân sự:
Phòng Hành chính, Nhân sự có nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự hàng năm; lập kế hoạch tuyển dụng, nâng bậc, đào tạo; kiểm tra, theo dõi việc thực hiện kỷ luật, nội quy lao động, các chế độ chính sách đối với người lao động; thực hiện việc giao tiếp hành chính với bên ngoài….
- Phòng Tài chính, kế toán:
Phòng Tài chính, kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời, đầy đủ mọi phát sinh thu, chi trong quá trình SXKD; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động tài chính của Công ty theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước, điều lệ Công ty; theo dõi, tổng hợp báo cáo tài chính theo chế độ Nhà nước, hướng dẫn của Tổng cục Thuế quy định cho các doanh nghiệp; phân chia lợi nhuận thực hiện theo điều lệ và chế độ phân phối lợi nhuận của nhà nước và các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Phòng Kinh doanh:
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh bán hàng của Công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, phát triển thị trường, quản lý hàng hóa tồn kho và hàng hóa xuất bán.
- Phòng Đại lý Hải quan:
Phòng Đại lý Hải quan chịu trách nhiệm quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ Đại lý Hải quan của Công ty, xây dựng kế hoạch phát triển dịch vụ Đại lý Hải quan và tìm kiếm khách hàng.
b. Năng lực nhân sự
Đội ngũ nhân viên hiện nay hầu hết đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ , có kinh nghiệm thực tế và nhiệt tình đối với công việc. Mỗi cá nhân được bố trí, phân công công việc cụ thể, một cách chặt chẽ, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực hoạt động.
- Phòng Hành chính, Nhân sự: 8 người
- Phòng Kinh doanh: 7 người,
- Phòng Đại lý Hải quan: 14 người
- Phòng ban khác: 5 người
Với trình độ cán bộ, nhân viên toàn công ty như sau: + Tiến sĩ: 1 người chiếm 2,6%
+ Thạc sĩ: 5 người chiếm 13,2% + Đại học : 26 người chiếm 68,4% + Dưới Đại học: 6 người chiếm 15,8%
Bảng 3.1: Cơ cấu và tình hình nhân lực của công ty
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Tốc độ phát triển (%)
Người % Người % 2012/2011
1. Phân theo giới tính
24 100 38 100 158,3 - Nam 16 66,7 28 73,7 175 - Nữ 8 33,3 10 26,3 125 2. Phân theo trình độ 24 100 38 100 158,3 - Trên Đại học 6 25 6 15,8 100 - Đại học 14 58,3 26 68,4 185,7 - Dưới Đại học 4 16,7 6 15,8 150
(nguồn: Phòng hành chính công ty cổ phần XNK Phúc Gia)
Bảng số liệu trên cho thấy tình hình nhân lực của công ty năm 2011 công ty có 24 nhân viên phân theo giới tính, nam giới 16 người chiếm 66,7 %, nữ giới 8 người chiếm 33,3%. Phân theo trình độ, trên Đại học 6 người
chiếm 25%, Đại học 14 người chiếm 58,3%, Dưới đại học 4 người chiếm 16,7%. Năm 2012 công ty có 38 nhân viên. Phân theo giới tính Nam 28 người chiếm 73,7%, nữ 10 người chiếm 26,3%. Phân theo trình độ trên Đại học 6 người chiếm 15,8%, Đại học 26 người chiếm 68,4%, dưới Đại học 6 người chiếm 15,8%.
Ta thấy số lượng Nam giới nhiều hơn Nữ giới nhiều là do đặc thù công việc đòi hỏi phải di chuyển nhiều và có nhiều chuyến công tác xa dài ngày nên công ty ưu tiên tuyển Nam giới hơn Nữ giới, qua bảng ta thấy công ty có đội ngũ nhân viên trình độ học vấn cao, năm 2011 nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học 20 người chiếm 83,3%, năm 2012 nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học 32 người chiếm 84%. Năm 2011 là năm công ty mới thành lập khối lượng công việc chưa nhiều số lượng nhân viên của công ty có 24 người, năm 2012 khối lượng công việc tăng và nhằm thực hiện chiến lược phát triển của công ty, số lượng nhân viên năm 2012 của công ty tăng thêm 14 nhân viên là 38 nhân viên so với năm 2011 trong đó Nam tăng 12 người , Nữ tăng 2 người.
c. Lĩnh vực kinh doanh của công ty.