Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra Biểu 2/GTGT.
1.2 Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng (tiêu thụ ):
Để phản ánh tình hình hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty, kế toán vận dụng thống nhất các tài khoản sau :
- Tài khoản 511: “ Doanh thu bán hàng “
Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng hoá , dịch vụ thực tế của Công Ty trong một kỳ hạch toán .Tài khoản 511 được mở với các tìa khoản chi tiết sau : + TK 511: “ Doanh thu bán hàng hoá kinh doanh tại Công Ty “
+ TK 5113: “ Doanh thu dịch vụ “
- Tài khoản 131: “ Phải thu khách hàng “.
Tài khoản này chủ yếu được dùng trong kế toán bán buôn phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu khách hàng về tiền bán hàng hoá .
- Tài khoản 632 : “ Giá vốn hàng bán “
- Tài khoản 641 : “ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý “
- Tài khoản 113 : “ Tiền đang chuỷên”
- Tài khoản 111: “ Tiền mặt “
Và các tài khoản khác có liên quan như : TK 511, TK 138(1), TK 338(1), TK 3331, TK 911.
b/ Trình tự hạch toán :
Theo phương thức này hàng hoá được bán buôn trực tiếp tại kho của Công ty thông thường Công Ty giao hàng theo hợp đồng kinh tế đã được ký từ trước . Khi xuất hàng giao ho khách hàng, thủ kho lập hoá đơn GTGT kế toán bán hàng sẽ vào bảng kê bán buôn ( Biểu 02 _GTGT) và vào sổ chi tiết tài khoản
131” Phải thu khách hàng “. Cuối tháng ,kế toán lên biểu tổng hợp bán ra để làm căn cứ tình hình thuế GTGT .Tất cả các trường hợp bán buôn dù đã thu được một phần tiền trước hoặc chưa thu được tiền thì đều phải được phản ánh trên tài khoản 131.
Ví dụ : Ngày 31/01/05 Xuất kho hàng bán cho Cty TNHH Yên Bình một lô hàng tổng trị giá xuất kho là : 3.506.000 d ,thủ kho viết hoá đơn GTGT số 001210 giao cho khách, khách hàng thanh toán ngay bằng Séc trị giá: 2000.000 đ số còn lại xin nợ .Chi phí vận chuyển Công ty phải chịu và đã chi bằng tiền mặt là 100.000 d .
Trình tự hạch toán : Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001210 ngỳa 31/01/05 kế toán ghi but toán như sau :
Nợ TK131 : 4.279.466 Có TK 511: 3.890.424 Có Tk 3331: 389.042
+ Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho số 56 kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán :
Nợ TK 113: 2.000.000 Có Tk 131: 2.000.000
+ Căn cứ vào hoá đơn vận chuyển kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết phí như sau :
Nợ TK 641 : 90.909 Nợ TK 1331: 9.091 Có Tk 111 : 100.000
+ Đến ngày 20/2/05 Cty nhận được giấy báo có của Ngân Hàng về số tiền Cty TNHH Yên Bình thanh toán nốt theo hoá đơn GTGT số 001211 ngày 02/02/05. Kế toán ghi :
Nợ TK 112 : 2.297.466 Có TK 131 : 2.297.466
- Trường hợp bán buôn, khi khách hàng mua với số luợng lớn, hoặc thanh toán tiền hàng trứoc thời hạn thì công ty có thể ưu đãi cho khách một khoản chiết khấu 1%- 2% .Công Ty sẽ chi bằng tiền mặt ,kế toán sẽ phản ánh khoản chi bằng này voà chi phí bán hàng , hạc toán như sau :
Nợ TK 641 : Số tiền chiết khấu cho khách Có TK 111 :
Ví dụ : Ngày 08/05/05 Cty kỹ nghệ thực phẩm Hà Nội –Viefo mua một lô hàng trị giá xuất kho là : 4.750.000đ.Giá mua chưa có thuế GTGT : 5.462.500đ ( thuế GTGT 10%) .do khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt nên Cty ưu đãi cho khcáh một khoản chiết khấu là 1% và chi ngay bằng tiền mặt .Kê toán bi\út toán như sau :
+ Căn cứ vào hoá đơn GTGt , phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 131 : 6.008.750
Có TK 511 : 5.462.500 Có Tk 3331: 546.250 + Phản ánh số tiền dã thu đựoc : Nợ TK 111 : 6.008.750
Có TK 131 : 6.008.750
+ Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 641: 60.087
Có Tk 111: 60.087
- Trường hợp bán buôn ,khi hàng đuợc xác định là tiêu thụ , nhưng bên mua thông báo là hàng gần hết hạn sử dụng yêu cầu phải giảm giá , thì công ty sẽ tiến hành thương lượng giảm giá cho khách bằng cách trả cho họ một khoản bằng tiền mặt tương đương với khoản giảm giá, khoản chi này kế toán cũng phản ánh vào chi phí bán hàng .
Nợ TK 641: Số tiền trả cho khách Có Tk 111 :
- Trường hợp bán buôn phát sinh hàng bị trả lại do không đúng quy cách ,phẩm chất mặc dù ít phát sinh bởi khi giao hàng đều có sự kiểm tra của bên mua và bên bán .Công ty luôn giữ đúng uy tín với khách .Tuy nhiên nếu có sự phát sinh hàng bị trả lại Công ty tìm cách thuyết phục khách đổi lô hàng khác thì việc hạch toán vẫn giữu nguyên ,nhưng nếu khách hàng không đồng ý thì công ty phải chấp nhận ,nhận lại hàng và trả cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào khoản thu của khách hàng đó .
Ví dụ : Công ty TNHH Yên Bình trả lại cho công ty một lô hàng theo hoá đơn GTGT ngày 12/05/2005 ,trị giá hàng bị trả lại gồm cả thuế GTGT là : 165.000 đ ( Thặng số thương mại 12% ) ,Công ty nhận lại lô hàng đó và nhập lại kho và chấp nhận trả bằng tiền mặt cho họ ( Công ty yêu cầu phải có biên bản kiểm nhận ,kèm theo phiếu xuất kho của bên mua ).Kế toán hạch toán như sau : + Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 531 : 150.000 Nợ TK 3331 : 15.000 Có TK 111: 165.000 + Phản ánh hàng bị trả lại nhập kho : Nợ TK 632: 133.928 Có TK 156: 133.928
+ Đồng thời phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 511: 150.000
Có TK 532 : 150.000
- Trường hợp mua về đã lâu chua bán đựoc còn tồn trong kho hàng , nay đã bị lỗi thời, không phù hợp với yêu cầu của khách Công ty sẽ giảm giá để thu vốn về ,trường hợp này tuy rất ít phát sinh nhưng khi tiến hành giảm giá bán ,kế toán bán hàng chuyển sang thẻ khác để theo dõi lại , kế toán bán hàng sẽ lập biên bản về số hàng giảm giá đó và phải có đầy đủ chữ ký của kế toán
bán hàng ,kế toán trưởng , giám đốc công ty .Kế toán bán hàng ,chi phí thiệt hại sẽ ghi vào chi phí bán hàng .
- Kế toán bán lẻ tại các đại lý :
Tại các điẻm bán lẻ thì đa số phục vụ cho các công ty mua hàng với số lượng ít ,tiền bán hàng thu được trực tiếp bằng tiền mặt hoặc ngân phiếu, thông thường bán ít thì không có hoá đơn bán hàng, nhưng khách hàng yêu cầu thì kế toán viên phải viết hoá đơn cho khách.
Để theo dõi tình hình bán hàng tại các đại lý thì kế toán bán hàng phải sử dụng thẻ bán lẻ hàng hoá để theo dõi tình hình nhập ,xuất ,tồn kho của các loịa hàng hoá trong kho .Sau đó 3 ngày kiểm kê một lần , nhân viên bán hàng sẽ tính lượng hàng bán ra trong 3 ngày đó ,sau đó căn cứ vào thẻ bán hàng ,nhân viên bán hàng sẽ lên bảng kê 05 –GTGT ,phản ánh toàn bộ số lượng hàng hoá đã được tiêu thụ tại đại lý bán hàng ,được viết theo từng nhóm hàng theo giá thanh toán .Vì toàn bộ hàng hoá tiêu thụ phait viết hoá đơn GTGTđể làm căn cứ tính thuế đầu ra nnen khi lên biểu 06 ( Bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ ) thì phải kê toàn bộ số hàng đã tiêu thụ theo từng nhóm hàng chưa đưụơc viết hoá đơn GTGT ( Sua khi đã trừ phần hoá đơn GTGT đã viết cho khách hàng mua ít ) ,khi lên bảng kê 05 tổng hợp căn cứ vào đó nhân viên bán hàng viết hoá đơn GTGT phần hàng tiêu thụ trong ngày theo từng loại tỷ suất thuế riêng biệt của từng ngày kiểm kê ,để làm căn cứ thuế đầu ra .
Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá ,kế toán ghi : + Phản ánh doanh thu bán lẻ :
Nợ TK 111 : Tổng số tiền thu được theo giá thanh toán Có TK 511 : Tổng số tiền thu được theo giá chưa có thuế Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra
+ Đồng thời kết chuyển giá vốn bán hàng : Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng bán
Khi phát sinh tiền bán hàng thừa hoặc thiếu ,căn cứ vào phếu nộp tiền của kế toán bán hàng ,kế toán phản ánh số tiền thiếu vào bên nợ TK 1381, số tiền thừa vào bên có TK 3381.
Ví dụ : Ngày 20/05/2005 nhận được bảng bán lẻ hàng hoá tại công ty .Giá trị thanh toand ( doanh thu bán hàng theo giá thanh toán ) : 6.100.000 đ, thuế GTGT 10%,thu bằng tiền mặt ,thực nộp của kế toán bán hàng chỉ có : 4.000.000 đ ,kế toán hoạch toán như sau :
+ Phản ánh doanh thu bán lẻ : Nợ TK 111 : 4.000.000 Nợ TK 1381: 100.000 Có TK 511 : 3.727.273 Có TK 3331 : 3.72.727 + Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán : Nợ TK 632 : 3.338.400
Có TK 156 : 3.338.400
+ Nếu quy trách nhiệm tiền thiếu là do nhân viên bán hàng ,Công ty sẽ trừ vào lương của người bán hàng :
Nợ TK 334 : 100.000 Có TK 1381 : 100.000
Cuối tháng kế toán bán hàng lên bảng Tổng hợp bán ra ,tập chung toànCong ty ( bán buôn, bán lẻ ) ,phản ánh doanh thu bán hàng ,thuế GTGt đầu ra .Bảng tổng hợp này làm căn cứ để lên bảng kê khai thuế GTGT .
Sơ đồ Tài khoản chữ “T” phản náh tổng hợ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến khâu tiêu thụ hàng hoá :
TK 156 ( kho ) TK632 TK 511 TK 131 TK 111,112
Kết chuyển giá Doanh thu bán Thu được tiền Vốn bná buôn chưa thuế bán hàng
qua kho GTGT
Xuất ra K/c giá Thuế GTGT Quầy vốn hàng đầu ra Bán lẻ bná lẻ
Thuế GTGT đầu ra của hàng Bán lẻ
TK 111,131 TK 641
Doanh thu bán lẻ chưa Khoản chiết khấu
Thuế GTGT Giảm giá hàng bán TK 531Cuối kỳ K/c sang Trị giá hàng TK511 Trả lại Tính giảm Doanh thu TK333 TK911 Cuối kỳ K/c Doanh thu Thuần .c/ Sổ kế toán :
Hệ thống sổ kế toán tại công ty có liên quan đến khâu tiêu thụ gồm hai loại sổ chính sau :
- Sổ tổng hợp : Sổ cái TK 511, TK 111, TK 112vào các khoản khác ; Sổ tổng hợp chi tiết ( Tờ kê chi tiết số 04 ghi có Tk 511 tập chung ); SSổ Nhật ký chứng từ số 01.
- Sổ chi tiết gồm : Sổ chi tiết theo dõi TK 131. sổ chi tiết TK 113-Séc bán hàng , Sổ chi tiết phí Tk 641.
- Tờ kê chi tiết số 04
- Bảng kê khai tính thuế
Sổ kế toán được mở theo từng niên độ kế toán ,theo mẫu ban hành của Bộ Tài Chính,tuy nhiên có một số sổ kế toán chi tiết Công ty tự mở theo quy định của Công ty cho phù hợp với đặc điểm ,quy mô kinh doanh ,nhằm cung cấp đầy đủ chính xác ,kịp thời, có hệ thống các thông tin có liên quan đến tình hình tiêu thụ hàng hoá cho ban lãnh đạo công ty . Việc ghi sổ kees toán do kế toán trưởng phân công cho từng bộ phận phụ trách khác nhau ,căn cứ ghi sổ là các chứng từ gốc ,các bảng kê chi tiết có liên quan .
Biểu 01 : Tờ kê chi tiết số 04 : Ghi có TK 511
Phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng , giá vốn ,thuế GTGT đầu ra chi tiết cho từng mặt hàng.tờ kê được mở chi tiết cho cả tháng ,được ghi theo trình từ thời gian sau mỗi ngày kiểm kê , cuối tháng kế toán tổng hợp doanh số bán ra của cả tháng để lên tờ kê chi tiết ghi có TK 511 ( tập chung toàn bộ Công ty).
Biểu 02: Bảng kê số 04
Phản ánh tình hình xuất ,nhập hàng của cả một tháng ,tập chung tất cả các tờ khai bán hàng .Cơ sở ghi chép là phiếu nhập kho ,xuất kho…
Cuối tháng kế toán cân đối số phát sinh ,tính số dư cuối kỳ và căn cứ vào vế có TK 156 kế toán lên Nhật ký chứng từ số 08 .
Biểu 03 : Sổ chi tiết theo dõi TK 131” Phải thu của khách hàng “:
Sổ chi tiết này được mở cho từng đối tượng khách hàng khác nhau để theo dõi tình hình công nợ phải thu trong bán buôn. Căn cứ để ghi vào sổ chi tiết là hoá đơn GTGT , phiếu thu tiền .Cuối tháng kế toán lên sổ tổng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 08 .
Sổ này đựơc mở cho cả tháng để theo dõi khoản thanh toán của từng khách hàng trả bằng Séc .Cuối tháng kế toán tổng hợp lại , sẽ lên tờ kê chi tiết số 04 ghi có TK 511 ( Tập chung toàn công ty ).
Biểu 05 : Sổ chi tiết phí : TK641:
Sổ chi tiết phí được mở để theo dõi toàn bộ các khoản chi phí phát sinh ( gồm chi phí bán hàng + chi phí quản lý ) trong quá trình kinh doanh của Công ty . Căn cứ ghi vào sổ là phiếu chi tiết mạt, bảng thanh toán lương….
Biểu 06 : Sổ tổng hợp chi tiết tờ kê chi tiết số 04 ghi có TK511 ( tập chung ).
Cuối tháng ,kế toán tập chung từ các tờ kê chi tiết ghi có TK 511 tại các kho để phản ánh vào doanh thu tổng hợp bán ra toàn Công ty trong một tháng. Căn cứ vào sổ tổng cộng kế toán đối chiếu vào các bảng kê ,chứng từ ,tài khoản có liên quan ,nếu khớp đúng số liệu thì sẽ lên Nhật ký chứng từ số 08 .Trên tờ kê chi tiết nầýcc cột số liệu như cột tiền mặt ,séc tiền gửi ngan hàng ,khách hàng nợ ,tiền thừa ,tiề thiếu đều phải phản ánh số tiền theo giá thanh toán và căn cứ vào số liệu tổng cộng của Công ty kế toán phải thanh toán hạch toán thêm phần doanh thu không bao gồm thuế GTGT và ghi đỏ thuế cộng với phần tiền thừa.
Biểu 07 : Nhật ký chứng từ số 08 .
Mở cho cả tháng , cuối tháng căn cứ vào sổ tổng hợp ghi có TK 511 ( tập chung ) Bảng kê số 04 , các sổ chi tiết chuyên dùng cho TK như : TK 131, TK 631, TK 532, TK 531…. để ghi vào cột có của các TK trên sau đó khoá sổ xác định số này cộng để ghi vào sổ Cái .
Biểu 08 :Sổ cái .
Là sổ kế toán tổng hợp mở cho một năm ,được mở riêng cho từng tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh nợ , phát sinh có và số dư cuối tháng của tài khoản đó .Căn cứ ghi vào sổ Cái là Nhật ký chứng từ số 08 sau khi đã đối chiếu , kiểm tra số liệu trên sổ tổng hợp .
Biểu 09 : Bảng kê khai tính thuế GTGT .
Bảng này dùng để xác định số thuế GTGt của Công ty phải nộp theo từng tháng ,cơ sở ghi chép là bảng kê hoá đơn ,chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra .Kế toán kiểm tra tờ kê với hớ đơn GTGT của từng chỗ bán hàng sau đố lên bnảg tổng hợp bán ra phản ánh doanh thu bán ra và thuế theo từng tỷ xuất thuế 10% ,5% từ đó kế toán sẽ vào tờ khai thuế GTGT.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tờ khai thuế GTGT
Tháng 5 năm 2004
( dùng cho cơ sở chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ ) Tên cơ sở : Công Ty Cổ Phần Tứ Gia MST: 010134
Địa chỉ : Khu CNĐN- Đình Bảng –Từ Sơn –Bắc Ninh
stt Chỉ tiêu kê khai Doanh số chưa cóthuế GTGT Thuế GTGT
1 Hàng hoá dịch vụ bán ra 546.463.109 52.907.711
2 Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 546.463.109 52.907.711
a Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5% 34.772.112 1.738.608
b Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10% 511.690.977 51.169.103
3 Hàng hoá dịch vụ mua vào 505.165.448
4 Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ
mua vào 505.165.448 45.313.831
5 Thuế GTGT được khấu trừ 505.165.448 45.313.831
6 Thuế GTGT phải nộp (+) hoặc
được khấu trừ (-) trong kỳ (tiền thuế 2-5)
7.593.880
7 Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua 20.398.139
8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng
9 Thuế GTGT đã được hoàn trả
trong tháng
10 Thuế GTGT phải nộp tháng này 27.992.019
Số tiền phải nộp ( ghi bằng chữ ) : Hai mươi bảy triệu chín trăm hai ngàn