II. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG
2.Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8.
văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8.
Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công. Muốn vậy phải có biện pháp quản lý con người trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn phòng phải là người có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội. Bên cạnh đó họ phải là người có phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc.
Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên. Tinh thần làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác. Vì thế cần quan tâm đầy đủ đến quyền và lợi ích của họ.
Con người trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt động. Nhân tố môi trường luôn gắn với môi trường xung quanh, cụ thể con người làm việc ở đây là liên tục. Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau. Công việc của văn phòng tưởng như đơn giản nhưng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phương pháp xử dụng lao động được tốt.
Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động. Thiếu là thiếu lao động có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính sáng tạo…, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động. Chính vì thế đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử dụng lao động.
a. Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý: Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:
- Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời…
- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng.
- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn.
Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người, phù hợp với năng lực. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc. Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ. Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác. Nếu bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người. Giao việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc.
Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp.
b. Quản lý lao động trong văn phòng:
Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng.
Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ.
c. Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng:
Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp.
Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phòng. Học tập nâng cao kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức.
Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức. Cụ thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn.
Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc… đối với lao động được tuyển dụng.
Phải có ý thức tốt trong việc chấp hành những quy định riêng của cơ quan, đơn vị. Có đủ trình độ chuyên môn, phẩm chất đạo đức tốt cũng như phẩm chất chính trị.