- Nhật ký chứng từ số 5( biểu trang bên)
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Đơn vị: Cụng ty khoỏ Minh Khai Mẫu số 04 – TT Ban hành theo quyết định số
186/TC/CDKT
Ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chớnh
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG
Ngày 10 thỏng 11 năm 2004 Số: 02
Nợ TK: 152, 133 Cú TK: 141 Họ và tờn người thanh toỏn: Hồ Văn Quang Địa chỉ: Phũng kế hoạch vật t
Diễn giải Số tiền I.Số tiền tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng đợt trước chi đó hết 2. Số tiền tạm ứng kỡ này
- Phiếu chi số 06 Ngày 05thỏng 11 - Phiếu chi số Ngày
II. Số tiền đã chi
1.Chứng từ số 01 Ngày 06/11/2004 2.Chứng từ số 02 Ngày 06/11/2004 3.Chứng từ số ngày thỏng năm 2004 II.Chờnh lệch 1.Số tạm ứng chi khụng hết( I –III) 2.Chi quỏ số tạm ứng 0 300.000 300.000 287.000 13.000
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Kế toán thanh toán Ngời thanh toán
Số tiền tạm ứng chi không hết, ngời tạm ứn nhậo lại quĩ theo phiếu thu số 23, căn cứ vào các chứng từ liên quan trên , kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán tơng tự nh phần đã mô tả trên.
Nợ TK 1523: 260.999 Nợ TK 1331: 26.091 Nợ TK 111: 13.000
Có TK 141: 300.000
Kế toán theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng trên sổ chi tiết theo dõi tạm ứng (lập riêng). Mỗi ngời đợc theo dõi trên một dòng về số đã tạm ứng. Số tiền tạm ứng đã chi để mua vật t hàng hoá và tình hình thanh toán tạm ứng. Cuối tháng kế toán phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 10: ghi Có TK 141 và ghi Nợ TK liên quan. Từ Nhật ký chứng từ số 10 kế toán xác định đợc trị giá vật liệu mua bằng nguồn tạm ứng.
*) Nhập NVL từ nguồn gia công hoặc thuê ngoài gia công:
Khi nhập kho vật t tự gia công hoặc thuê ngoài gia công căn cứ vào trị gía nguyên vật liệu nhập kho trên phiếu nhập kho ghi;
Nợ Tk 152( Chi tiết): Trị giá NVL nhập kho
Có TK 154 ( Chi tiết): Trị gía NVL nhập kho
VD: Theo phiếu nhập kho số 18 ngày 01/12 nhập than khoá 14EH, do phân xởng cơ khí gia công . Trị giá thân khoá 14EH : 197.800, kế toán tiến hành ghi nh sau:
Nợ TK 1521: 197.800
Có TK 154 ( Thân khoá 14EH): 197.800
Kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán tơng tự nh phần đã mô tả ở trên. *) Một số trờng hợp đặc biệt phát sinh trong quá trình nhập NVL:
- Trờng hợp NVL về nhập kho mà cha có HĐ về trong tháng, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán tơng tự nh phần đã mô tả và căn cứ vào phiếu nhập kho tạm ghi phiếu nhập.
Nợ TK 152( Chi tiết): Trị giá ớc tính của NVL nhập kho( Kế toán tự định giá) Có TK 331:(Chi tiết): Trị giá ớc tính của NVL
Khi nhận đợc hoá đơn kế toán tiến hành xoá bút toán tạm nhập phiếu nhập đã ghi trớc đó bằng cách nhấn vào” Chứng từ” rồi vào “Chứng từ kế toán” rồi dùng công cụ tìm theo
“Tháng” và “Tài khoản” tìm” Số C.từ” và “ Ngày C.từ” và nhấn vào” Xoá” . Căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán nhập số liệu vào máy tính theo định khoản:
Nợ TK 152( Chi tiết): Trị giá NVL nhập kho Nợ TK 1331: Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331( Chi tiết): Tổng số tiền phải thanh toán. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ví Dụ: Theo phiếu nhập kho số 16 ngày 08/11/04 nhạp Vòng bi số lợng : 224 vòng của Nhà Máy Chính xác 29, đến ngày 31/12/2004 vẫn cha só hoá đơn, kế toán vào sổ chi tiết Tk 331 – Nhà máy cơ khí chính xác 29 nh sau:
Nợ TK 1524 : 264.000
Có Tk 331: 264.000
Sang tháng 12 kế toán nhận đợc hoá đơn GTGT của Nhà máy cơ khí chính xác 29 ghi số lợng vòng bi là 224 vòng đơn giá 25.000, cộng tiền hàng 250.000, thuế GTGT 10% là 25.000, Tổng tiền thanh toán: 275.000.
Kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán tơng tự nh phần đã mô tả trên theo định khoản: Nợ TK 1524: 250.000
Nợ TK 1331: 25.000
Có TK 331: 275.000
Đồng thời kế toán còn ghi bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào.
- Trờng hợp kế toán đã nhận đợc hoá đơn nhng NVL cha về nhập kho ( hay cha nhận đợc phiếu nhập kho), kế toán cha ghi sổ ngay mà lu vào tập hồ sơ hàng đang đi đờn, trong tháng khi nguyên vật liệu đã về nhập kho, đã nhận đợc phiếu nhập kho thì kế toán thì kế toán ghi nh các trờng hợp bình thờng.
b) Tổ chức kế toán tổng hợp Xuất NVL tại Công ty khoá Minh Khai:
Tại Công ty khoá Minh Khai, vật liệu chủ yếu đợc xuất kho sử dụng cho sản xuất, quản lý chung và công việc bán hàng. Đối tợng tập hợp chi phí NVL là các
sản phẩm . Hàng ngày kế toán phản ánh giá trị vật liệu xuất kho theo giá hạch toán , đến cuối tháng trên cơ sở tính hệ số giá đối với tiừng laọi vạt liệu mà tính gía thực tế vật liệu xuất dùng trong tháng. Để tính đợc hệ số giá của từng loại vật liệu xuất dùng trong tháng kế toán lập bảng kê số 3” Tính giá thuẹc tê vật liệu xuất dùng”
Kết cấu của bảng kê số 3 gồm có các cột : STT, chỉ tiêu, Các TK
1521,1522,1523,1524,1528,153, với mỗi tài khoản đợc chia thành cột giá thực tế và giá hạch toán.
Phơng pháp và cơ sở giữ liệu để lập bảng kê số 3 nh sau: - Cơ sở giữ liệu:
+ Bảng kê số 3 của tháng trớc.
+ Nhật ký chứng từ số 1 ghi có Tk 111 + Nhật ký chứng từ số 2 ghi có Tk 112 + Nhật ký chứng từ số 5 ghi có Tk 331 + Nhật ký chứng từ số 10 ghi có Tk 141 + Bảng kê nhập xuất vật t theo nguồn nhập + Bảng kê xuất vật t cho đối tợng sử dụng
- Phơng pháp lập: ( Phơng pháp lập cho các cột TK 1521, 1522,1523,1524.1528, 153) là hoàn toàn giống nhau.
I. Dòng số d đầu tháng
Căn cứ vào số tồn kho tháng trớc II. Số phát sinh trong tháng
Căn cứ vào bảng nhập xuất tồn vật t để ghi vào cột giá hạch toán Căn cứ vào NKCT số 1,2,5,10
IV. Hệ số chênh lệch đợc tính bằng cột giá thực tế chia cho cột giá hạch toán của dòng cộng số d đầu tháng và số phát sinh trong tháng.
V. Xuất dùng trong tháng
Cột giá hạch toán căn cứ vào bảng Xuất vật t cho đối tợng sử dụng Cột giá thực tế đợc tính bằng giá hạch toán nhân với hệ số chênh lệch. Ví dụ: Giá thực tế của 1521 xuất dùng đợc tính bằng:
5353848684 x1,005 = 5380617927
- Sau khi đã lập đợc bảng kê số 3 kế toán lập bảng “ Phân bổ NVL” để tập hợp chi phí NVL cho từng đối tợng sử dụng NVL.( biểu bên cạnh)
Kết cấu của bảng phân bổ NVL bao gồm nhiều cột: Cột số TT, cột các TK
1521,1522,1524 ..và mỗi cột TK đ… ợc chia thành hai cột nhỏ đó là giá hạch toán và giá thực tế, mỗi dòng tơng ứng với một đối tợng sử dụng.
Phơng pháp phân bổ NVL nh sau:
Cột giá hạch toán căn cứ vào dòng cộng của bảng kê xuất vật t cho đối tợng sử dụng với từng tài khoản 1521,1522 ..1528, t… ơng ứng với đối tợng tập hợp chi phí đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cột cộng giá thực tế đợc tính bằng cột giá hạch toán nhân với hệ số giá đợc tính ở bảng kê số 3.
-
- Khi xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm, kế toán ghi:
Nợ TK 621 ( Chi tiết cho từng loại Sp): Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế Có TK 152 (Chi tiết ): Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế.
VD: Chi phí NVL trực tiếp xuất dùng đợc tập hợp vào TK 621 nh sau:
V9: Theo phiếu xuất kho số 02, Ngày 04/12 xuất kho 71.000Kg thép để sản xuất sản phẩm ở phân xởng.và nhận đợc phiếu đề nghị của xuất vật liệu của phân xởng:
- Sản phẩm Khoá cửa 14EH : 25000 - Sản phẩm Khoá tay nắm tròn : 19000 - Sản phẩm Bộ then cửa TC- 34 : 1400 - Sản phâmr Bộ thanh cài Inốc : 13000
Kế toán vào phần mềm kế táon nh đã mô tả ở trên theo định khoản: Kế toánđịnh khoản:
Nợ TK 621: 2.026.482.000
- 621- Khoá 14EH 713.550.000
- 621- Khoá tay nắm tròn 542.298.000
- 621- Bộ then cửa TC-34 399.588.000
- 621- Thanh cài Inốc 371.046.000
CóTK 1521- Thép Inốc 2.026.482.000 - Sổ chi tiết của NVL đợc lập cho từng loại NVL khác nhau: - Khi xuất kho cho sản xuất chung, kế toán ghi nh sau: Nợ Tk 627: Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế
Có TK 152( Chi tiết) : Trị giá NVL xuất kho theo giá thực tế Ví Dụ: Theo yêu cầu của phân xởng sản xuất, cần xuất 106 vòng bi cho sx.Đơn giá hạch toán: 89 400,Theo phiếu xuất kho số 1604 ngày 06/12
Kế toán nhập vào phần mềm kế toán nh đã mô tả ở trên theo định khoản
Nợ TK 627 9.248.000
Có TK1524- Vòng bi 9.248.000
- Nếu xuất kho để tự giá công hoặc thuê ngoài:
Kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán nh đã mô tả ở trên. Nợ TK 154 (Chi tiết) : TRị giá thựuc tế NVL xuất dùng)
Ví dụ; Trheo phiếu xuất kho số 11 ngày 21/12 xuất đồng cho tổ tiện gia công lamg thân khoá Tay nắm tròn. Trị giá NVL xuất kho là: 233.000, công ty lấy giá TT xuất kho cho gia công bằng giá hạch toán , kế toán ghi nh sau:
Nợ TK 154( Khoá tay nămd tròn): 233.000
Có TK 1521: 233.000
Cuối tháng sau khi đã nhập đầy đủ các nghiệp vụ, chơng trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ kế toán có liên quan nh sổ nhật ký chứng từ, sổ cái TK bằng cách nhấn vào: “ Báo cáo” rồi chọn báo cáo cần xem.
Có thể khái quát quy trình kế toán tổng hợp NVL tại Công ty khoá Minh Khai nh sau:
Sổ chi tiết TK 1521 Theo dõi cho NVL C thép Inốc– – Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng kê xuất ( Bảng tổng hợp X,N,T) Sổ chi Tiết TK 331 NKCT Số 1,2,10 Nhật ký chứng từ số 5 Bảng kê số 3 Bảng phân bổ NVL Nhập dữ liệu Vào máy tính Xem và in ra các báo Cáo
Tên tài khoản: 1521 Tên vật liệu : Thép Inốc
Đơn vị : VNĐ Ngày ghi Ngày CT Số CT Diễn giải TK đ. Số tiền PS Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kì 879.132.094 01/12 01/12 1501 Nhập kho VL I, chi phí VC 331 111 13.302.765 2000.000 893.765.136 03/12 03/12 1601 Xuất thép để SXSP 621 192.038.130 701.727.006 04/12 04/12 1503 Nhập kho VL 331 111 1.502.550.000 8.000.000 2354.532.006 04/12 04/12 1602 Xuất thép để SX 621 2026.482.000 328.050.006 Cộng 1.525.852.765 2.218.520.130 186.464.729
Ngời lập biểu Kế toán trởng Giám đốc (Ki, họ tên) (Kí , họ tên) ( Kí, họ tên)
Tên vật liệu: Đồng Ngày ghi Ngày CT Số CT Diễn giải TK đ. Số tiền PS Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kì 877.839.748 01/12 01/12 1501 Nhập kho VLI -Chi phí vận chuyển tt = TM 331 111 37.313.500 3.500.000 04/12 04/12 1601 Xuất kho SXSP 621 2.703.780.000 14/12 14/12 1505 Nhập kho VL I - Chi phí vận chuyển 331 111 2.701.500.000 3.500.000 15/12 15/12 1611 Xuất kho để SXSP 621 486.852.653 Cộng 2.745.813.500 3.190.632.653 433.020.595 Tên TK 1522 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên vật liệu: Dầu pha sơn
Ngày ghi Ngày CT Số CT Diễn giải TK đ. Số tiền PS Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kì 47.839.211
09/12 09/12 1605 Xuất kho cho sxc
627 137.891
28/12 18/12 1513 Nhập kho VL 331 811.520
Cộng 811.520 137.897 48.512.840
Tên tài khoản: 1524 Tên vật liệu: Dây curoa
Ngày ghi Ngày CT Số CT Diễn giải TK đ. Số tiền PS Số d Nợ Có Nợ Có
Số d đầu kì 119.264.032 12/12 12/12 1507 Nhập kho VL - TT tiền VC 331 111 7.138.400 300.000 24/12 24/12 1511 Nhập kho VL - TT tiền VC 331 111 658.790 50.000 28/12 28/12 1620 Xuất kho để SXSP 627 8.230.064 Cộng 8.147.190 8.230.064 119.181.158
Tên tài khoản: 1528 Tên vật liệu: Bao bì
Ngày ghi Ngày CT Số CT Diễn giải TK đ. Số tiền PS Số d Nợ Có Nợ Có Số d đầu kì 32.450.913
28/12 28/12 1618 Xuất bao bì cho Đóng gói ở PX 627 139.200 28/12 28/12 1514 Nhập kho VL - TT tiền VC 331 111 1.868.396 500.000 Nhập kho VL - TT tiền VC 111 111 47.550.000 100.000 Cộng 50.018.396 10.142.801 37.571.620
Cuối tháng sau khi khoá sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ, kế toán tổng hợp theo dõi chung trên sơ đồ bàn cờ tài khoản và ghi chép vào sổ cái theo tháng. (*)Định kì kế toán lập sổ cái:
Tháng 12/2004 Số d đầu năm Nợ Có 2.115.382.771 Ghi có các TK, đối ứng Nợ TK 152 Tháng 12 NKCT Số 1 (111) 257.901.796 NKCT Số 5 (331) 4.121.317.009 Cộng số phát sinh Nợ 4.379.218.805 Tổng số phát sinh Có 5.471.490.140 Số d cuối tháng Nợ 1.023.111.436 Có
Bên cạnh việc hạch toán vật liệu nhập, xuất kho, kế toán còn coi trọng công việc kiểm kê vật liệu nhằm xác định chính xác số lợng, chất lợng và giá trị từng thứ, từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng hao hụt, mất mát...từ đó đề cao trách nhiệm bảo quản và sử dụng vật t. Công tác kiểm kê vật liệu tại Công ty đợc tiến hành một lần trong một năm.
Công tác kiểm kê đợc tiến hành toàn diện trên cả 2 mặt: số lợng và chất lợng của từng loại vật liệu theo từng kho. Kết quả kiểm kê đợc phản ánh trên biên bản kiểm kê tồn kho vật liệu đợc lập cho từng kho trong đó ghi rõ tên vật liệu, số lợng tồn thực tế. Căn cứ vào biên bản kiểm kê hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ.
phần II
hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty khoá minh khai
I. Nhận xét chung về tình hình tổ chức Công tác kế
toán tại Công ty Khoá Minh Khai.
Công ty Khoá Minh Khai là một DN nhà nớc trực thuộc Tổng công ty cơ khí xây dựng – Bộ xây dựng . Kể từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng phấn đấu để đạt đợc những thành tích nh hiện nay.Trong hơn 30 năm hoạt động Công ty luôn đợc tuyên dơng là đơn vị giỏi của nghành , sản phẩm của Công ty đã có thơng hiệu và chổ đứng trên thị trờng.
Để có đợc thành tích nh hôm nay cán bộ công nhân viên của Công ty đã không ngừng cố gắng trong việc nâng cao chất lợng sản phẩm,hạ giá thành thành phẩm. Vì đặc thù là nghành sản xuất, sản phẩm của Công ty có chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng công tác quản lý NVL là một trong những biện pháp quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, trong đó tổ chức công tác kế toán nguyên liệu cũng có ảnh hởng không nhỏ trong công tác quản lý NVL tại công ty.
1. Những u điểm về công tác kế toán NVL ở Công ty khóa Minh Khai:
Trong thời gian thực tập tại công ty khoá Minh Khai, trên cơ sở đã học đợc kiến thức lý luận tại trờng và tìm hiểu thựctế công tác Kế toán ở Công ty khoá Minh Khai em thấy tổ chức công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng có những u điểm riêng nổi bật nh sau:
Trớc hết bộ máy kế toán đợc tổ chức theo mô hình tập trung là rất phù hợp với quy mô điều kiện sản xuất tập trung của Công ty. Cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn của Công ty.
Cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn , nhiệt tình, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và có trách nhiệm làm việc khoa học,tiếp cận kịp thởi và vận dụng thích hợp các văn bản kế toán nh:Thông t 89, thông t 105 và các