xuất nhập khẩu trong container bằng đường biển tại công ty TNHH R.L.G (Chi nhánh Hà Nội)
3.2.1. Những giải pháp từ phía công ty
3.2.1.1. Các giải pháp về mặt nghiệp vụ
− Hoàn thiện công tác chuẩn bị chứng từ
Trong khâu chuẩn bị chứng từ làm thủ tục hải quan nhân viên của công ty có thể chuẩn bị thiếu hoặc khai các thông số trên các loại chứng từ khác nhau không khớp dẫn đến việc làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng. Cũng có thể vì không cập nhật những văn bản mới và kiểm tra các giấy tờ liên quan không kỹ nên nhân viên công ty đã hoàn thành chậm bộ chứng từ. Vậy công ty nên nâng cao trình độ và tăng cường trách nhiệm của các nhân viên phụ trách khâu chuẩn bị chứng từ như:
Phân công hai cán bộ cùng thực hiện công việc chuẩn bị, kiểm tra, hoàn thiện bộ chứng từ, kiểm tra chéo nhau, hỗ trợ nhau nhằm phát hiện những thiếu sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Nếu có bất cứ chi tiết số liệu nào chưa rõ thì phải có sự trao đổi lại với khách hàng và các bên liên quan, kịp thời bổ sung những chứng từ còn thiếu hoặc không còn phù hợp
Phân công người theo dõi cập nhật thông tin thay đổi liên quan đến nghiệp vụ giao nhận từ phía cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp những chứng từ cần thiết.
Có những hình thức khiển trách hoặc kỷ luật tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm đồng thời có những hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để sai sót xảy ra, giáo dục, tập huấn cho nhân viên cách xử lý những tình huống có thể phát sinh khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục để có giải pháp điều chỉnh kịp
− Hoàn thiện công tác làm thủ tục hải quan
Khó khăn còn do chủ quan xuất phát từ phía cán bộ hải quan thiếu trình độ thiện chí, sự năng động khi tiếp nhận bộ chứng từ và lô hàng của công ty. Khi đó công ty sẽ rất cần đến những nhân viên thực sự năng động, giỏi chuyên môn, phản ứng nhanh với tình huống, có vậy mới tạo được mối quan hệ tốt giành lại được thiện cảm và sự tin tưởng của các cán bộ hai quan, giúp cho công việc được thực hiện trôi chảy thông suốt.
Chủ động liên lạc và phối hợp với các cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho tàu đúng về thời gian hoặc giải phóng kịp thời cho kho, cảng.
− Hoàn thiện công tác nhận và kiểm tra hàng
Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa tại đâu, khi nào là nội dung đầu tiên mà nhân viên phải hết sức lưu ý bởi chỉ cần một sai sót nhỏ về thời gian và địa điểm diễn ra công tác kiểm nghiệm cũng làm chậm lại quá trình giao nhận hàng. Địa điểm kiểm nghiệm có thể tại kho hàng của khách hàng, tại kho của cảng…vào lúc trước, trong hoặc sau khi giao, nhận hàng.
Công ty phải chủ động khi mời các cán bộ của cơ quan kiểm nghiệm đến để kiểm tra hàng sao có sự thuận tiện nhất về thời gian và địa điểm giao nhận hàng. Cần cử thêm các cán bộ chuyên trách của công ty để giám sát việc kiểm tra để tránh hàng hóa bị hư hỏng không cần thiết ngay thời điểm nhận và kiểm hàng.
− Hoàn thiện công tác bốc xếp và vận chuyển hàng hóa.
Khi tiến hành bốc xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển cần tiến hành sao cho nhẹ nhàng tránh cho hàng hóa bị va đập đảm bảo cho sự nhanh chóng, đúng với tiến độ giao hàng.
Khi xếp hàng vào container thì nhân viên phải tận dụng được không gian chứa, giảm mức phí vận chuyển mà vẫn đảm bảo hàng hóa đến nơi an toàn. Vì thế công ty nên cử người có hiểu biết về mặt hàng chuyên chở, nên nghiên cứu trước về hàng hóa, phương tiện bốc xếp, xem xét, thông qua bản chỉ dẫn, sơ đồ xếp hàng của người chuyên chở để có cách xếp đặt hợp lý khoa học nhất.
Tiến độ giao hàng luôn phải được đảm bảo, vì thế tránh tình trạng khi cần thì không có, công ty phải đầu tư cho đội ngũ xe chuyên dụng một đội ngũ lái xe giỏi nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu bốc xếp, chuyên chở thường xuyên của mình.
− Hoàn thiện công tác giao nhận hàng với tàu.
Làm tốt các khâu chuẩn bị chứng từ, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa, chuyên chở hàng,…thường xuyên giữ liên lạc với nhà ủy thác để họ cung cấp thông tin cũng như các chứng từ cần thiết cho việc giao nhận hàng.
Lên lịch giao hàng phù hợp với giờ tàu đến, tàu đi tại cảng đến, cảng đi. Theo dõi sát diễn biến hành trình của tàu chuyên chở để có thông tin sớm nhất, kịp thời có ứng phó khi cần thiết
Nên cân nhắc cử ra một lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao nhận được thuận lợi, kịp tiến độ.
3.2.1.2. Các giải pháp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho thực hiện nghiệp vụ giao nhận.
− Đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giao nhận mặt hàng gỗ xuất nhập khẩu
Công ty nên thành lập một tổ quản lý và lập kế hoạch đầu tư cho các trang thiết bị, các phương tiện phục vụ cho công tác giao nhận mặt hàng gỗ cho phù hợp. Việc đầu tư hiện đại hóa các trang thiết bị với các phương tiện chuyên chở chính như xe ô tô, xe cẩu hàng, xe chở container,…cần được chủ động. Mặt khác công ty còn có thể cho thuê chúng nhằm đẩy mạnh lĩnh vực cho thuê phương tiên vận tải, làm tăng hiệu suất của các phương tiện chuyên chở và tăng doanh thu cho công ty.
Tăng cường đầu tư mở rộng hệ thống kho bãi chứa container, tăng cường đầu tư mua sắm thêm các loại xe dùng trong việc chuyên chở container: đối với xe dùng để chở container và xe nâng thì Công ty nên mua thêm 2 chiếc và mua thêm 1 chiếc xe chuyên dùng để xếp container rỗng. Doanh nghiệp nên đầu tư phương tiên này vì nó có khả năng bốc xếp và vận chuyển container rất nhanh.
Nâng cao việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào hệ thống dịch vụ: ứng dụng các phần mềm dùng cho quản lý chứng từ, quản lý khách hàng, quản lý giá cước vận tải… Nhân viên trong bộ phận phải khảo sát các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực hàng hải trên thị trường. Từ đó, đưa ra bảng chi phí để ứng dụng phần mềm đó vào hoạt động của bộ phận ví dụ như: quản lý giá cước vận tải, quản lý khách hàng… - Đẩy mạnh phát triển nguồn nhân lực
Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là nhân tố quyết định sự thành công. Trong những năm gần đây, ngành dịch vụ logictics tại Việt Nam đã và đang phát triển rất nhanh chóng từ một vài doanh nghiệp giao nhận quốc doanh đến nay đã có hơn 800 công ty được thành lập và hoạt động trên cả nước.
Công ty cần phát triển nguồn nhân lực theo hướng chính quy chuyên nghiệp, có các chương trình đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên thực hiện tại các cơ sở đào tạo chính thức theo chương trình Hiệp hội và đào tạo nội bộ thông qua giao việc thực tế. Tạo điều kiện để nhân viên tham gia các khóa học ngoại ngữ, vi tính, luật pháp,…giáo dục tính trách nhiệm của cán bộ công nhân viên với hàng hóa và nhiệm vụ được giao, khi có sai hỏng cần báo ngay cho cán bộ công ty để có cách xử lý kịp thời. Bên cạnh đó cần có chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích hay răn đe những người thiếu trách nhiệm, làm cho nguồn nhân lực thực sự trở thành một thế mạnh của R.L.G trong thời kỳ mới.
3.2.2. Một số kiến nghị vĩ mô
Xây dựng hành lang khung pháp lý mở và chọn lọc, đảm bảo tính chất nhất quán, thông thoáng và hợp lý trong các văn bản, quy định liên quan đến lĩnh vực giao nhận với mục đích tạo cơ sở cho một thị trường giao nhận minh bạch. Cải thiện quy trình thủ tục hải quan XNK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ban ngành các cấp đưa ra các văn bản luật một cách thống nhất tránh tình trạng chồng chéo. Sửa đổi, hoàn thiện, chuẩn hóa những văn bản quy định về cấp phép, điều khiển kinh doanh tiêu chuẩn, thay đổi thói quen bán FOB, mua CIF làm suy yếu các công ty vận tải Việt Nam, thông nhất tên hàng với mã hàng hóa.
Các quy định hải quan về giấy phép trong giao nhận, đại lý hải quan, chứng từ XNK phải phù hợp với thông lệ quốc tế và khu vực
3.2.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý
Nhìn chung chính phủ cần phải thực hiện đồng thời hai chính sách. Một mặt chính phủ nên hạn chế vai trò của mình và cho phép doanh nghiệp có nhiều tự quyết hơn cũng như ban hành các quy định thông thoáng để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực giao nhận có cơ hội liên doanh với nước ngoài đầu tư vào trong nước 3.2.2.3. Hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng
Hệ thống giao thông vận tải là cơ sở hạ tầng quan trọng trong việc phát triển dịch vụ giao nhận vận tải. Theo đánh giá độc lập của Diễn đàn kinh tế thế giới 2009 Việt Nam xếp thứ 111 trên thế giới về chất lượng kết cấu hạ tầng, đứng sau hầu hết các nước trong khu vực. Cơ sở hạ tầng kém như Việt Nam hiện nay sẽ làm cho chi phí dịch vụ giao nhận trong đó có giao nhận bằng container đường biển cao lên, làm ảnh hưởng đến sự phát triển cũng như hiệu quả cũng như hiệu quả của dịch vụ giao nhận này. Để nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK chuyên chở bằng container đường biển được thuận lợi và mang lại hiệu quả cao thì vấn đề cơ sở hạ tầng như đường xá, kho bãi, cảng biển, tàu và các cơ sở vật chất khác như phương tiện vận chuyển, xếp dỡ …. rất cần được quan tâm hỗ trợ
Cảng biển chính là nơi ra vào, neo đậu của tàu biển, là nơi phục vụ tàu bè và hàng hóa, là đầu mối giao thông quan trọng của một nước.
Phát triển cảng biển chính là phát triển hệ thống cầu cảng, kho bãi, cảng thông quan nội địa (ICD), đầu tư các phương tiện xếp dỡ, phương tiện vận chuyển hàng hóa trong cảng cũng như phương tiện vận chuyển hàng hóa từ ICD đến cảng và ngược lại. Các cảng cần đầu tư, hiện đại hóa để đủ sức tiếp nhận các tàu container thế hệ mới phù hợp với xu hướng phát triển hàng hải trên thế giới.
Thêm vào đó, hạ tầng cơ sở và trang thiết bị dành cho hoạt động giao nhận còn nhiều yếu kém, lạc hậu, thiếu đồng bộ, hệ thống kho bãi quy mô nhỏ, rời rạc. Do đó, Nhà nước cần đầu tư hợp lý cho các cảng, sân bay, cảng thông quan nội địa ICD, đường bộ, đường sắt, đường song, kho bãi, trang thiết bị, ngân hàng, bảo hiểm … theo một cách tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợ nhau một cách hiệu quả
Để làm tốt các biện pháp đầu tư và nâng cấp hạ tầng cơ sở như trên, Nhà nước cần xác lập cơ chế tài chính đầu tư thích hợp, huy động nguồn vốn thông qua các khoản thu phí (phí cảng, phí quản lý … ), các khoản thuế, vốn của doanh nghiệp tham gia công tác quản lý hạ tầng cơ sở, vốn vay, phát hành trái phiếu hoặc các nguồn vốn tài trợ tài trợ, huy động khác.