Cơ sở lý luận
Qua thời gian, các doanh nghiệp sản xuất đều nhận ra một điều rằng các trang thiết bị phục vụ cho công tác kho có vai trò khá quan trọng đối với việc quản lý kho đặc biệt là quản lý nguyên vật liệu dự trữ và các hoạt động khác bao gồm nhập – xuất nguyên vật liệu. Bởi sức lao động của con người là có giới hạn nên việc giảm gánh nặng trong công việc sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, các năng lực xử lý trong công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn. Đó chính là mục tiêu của việc đầu tư ứng dụng các trang thiết bị hiện đại vào kho phục vụ cho quá trình làm việc của các nhân viên và nâng cao giá trị sử dụng của các nguyên vật liệu trong kho.
Việt Nam, với việc gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO đã góp phần giúp cho các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với các công nghệ hiện đại nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh và đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục, hiệu quả. Rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp ra đời đã và đang đáp ứng nhu cầu về quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhanh chóng, khoa học và chính xác trong mỗi doanh nghiệp. Trong đó, có rất nhiều phân hệ liên quan tới kho tàng cho các doanh nghiệp lựa chọn.
Cơ sở thực tế
Với tình trạng sử dụng các thiết bị đã cũ và lạc hậu, hiện nay người lao động tại kho của công ty chủ yếu thực hiện công việc của mình theo phương pháp thủ công, các trang thiết bị hiện đại trong kho hầu như là không có hoặc có rất ít và ít được sử dụng bởi điều kiện kho không cho phép. Do đó, công ty cần nghiên cứu và tìm hiểu kỹ lưỡng các hoạt động tại kho kết hợp tham khảo thêm cách thức tổ chức hoạt động của các kho nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới để tìm ra các thiết bị phù hợp cho kho nguyên vật liệu của mình. Đối với các kệ, giá cũ, cần tăng khối tích sử dụng và tăng chiều cao của các giá. Công ty cần đầu tư thêm các kệ chứa tận dụng được chiều cao của kho cụ thể là xây dựng thêm một tầng kệ để nguyên vật liệu, các kệ này lắp đặt bằng thép một khoang, cao khoảng 1,5m, chiều rộng và chiều dài như hai tầng kệ bên dưới… Trong công tác nhập – xuất, công ty có thể sử dụng hệ phần mềm kế toán nâng cao tiện ích trong công tác hạch toán kế toán hay các máy fax, điện thoại kết nối trực tuyến với các phòng ban của công ty…
Ngoài ra, công ty cũng cần tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị phục vụ cho công tác phòng cháy chữa cháy tại kho như các hệ thống báo cháy, báo khói, lắp đặt hệ thống vòi phun nước chữa cháy tự động với hệ thống bể chứa nước được đặt trên phần cao nhất của kho… Công ty có thể kết hợp nâng cao ý thức cảnh giác trong toàn công ty cũng như trong bộ phận kho với việc sử dụng các biển báo hiệu, khẩu hiệu thực hiện an toàn cho mọi đối tượng. Việc thiết kế các biển báo hiệu cũng cần phải dễ nhận biết, có thể đặt ở những nơi gần bình cứu hỏa, cửa thoát hiểm hay
ngay lối đi chính của kho nhằm nâng cao ý thức bảo vệ tài sản của công ty và tính mạng của bản thân người lao động. Tuy vậy, cũng không nên lắp đặt quá nhiều các trang thiết bị hay biển báo vì khi đó vừa tốn kém chi phí lắp đặt vừa gây ra tâm lý không thực sự thoải mái khi người lao động làm việc. Cung cấp đầy đủ các thiết bị khác như thiết bị chiếu sáng, vệ sinh, vận chuyển… phục vụ tốt công tác quản lý trong kho.
Với sự ra đời của rất nhiều công ty danh tiếng trên cả nước phát triển trong lĩnh vực thiết kế các phần mềm quản lý như công ty Lạc Việt, công ty Vietsoft, Thănglongsoft… đã cho ra đời nhiều phần mềm quản lý kho mang lại hiệu quả cho các doanh nghiệp đã và đang áp dụng. Công ty có thể tìm hiểu các thông tin về nhà sản xuất cũng như tính năng tác dụng của các phần mềm qua các kênh thông tin thông dụng (Internet, báo cáo về công nghệ, hội chợ phần mềm Softmart,…) để lựa chọn cho phù hợp với điều kiện hoạt động của kho tàng hiện tại tại công ty. Hiện nay, phần mềm quản lý vật tư MATMAN của công ty Thanglongsoft đang được rất nhiều công ty, doanh nghiệp trên cả nước sử dụng. Công ty có thể tìm hiểu để lựa chọn áp dụng phần mềm này.
Hiệu quả đạt được
Khi hoàn thiện hệ thống thiết bị trong kho đồng thời áp dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại, lượng lao động thao tác theo phương pháp thủ công tại kho sẽ giảm đáng kể thay vào đó là “tự động hóa” các công việc được giao, các hoạt động tại công ty được thực hiện khoa học, nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều. Nhân viên kho có thể đảm bảo thời gian cấp phát và rút ngắn thời gian chờ đợi lấy nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất. Việc sử dụng các phân hệ phần mềm quản lý, chi tiết về các loại nguyên vật liệu, đơn vị tính, xuất xứ… đều được nhập cụ thể và chính xác làm cho quá trình quản lý kho nguyên vật liệu dự trữ trở nên đơn giản và tiện ích hơn. Qua đó, khi các kệ, giá đỡ được thiết kế tăng khối tích sử dụng bằng cách thiết kế thêm 1 khoang, khu chứa nguyên vật liệu sẽ tăng lên 3 tầng và khả năng chứa hàng dự trữ sẽ gấp rưỡi so với hiện nay. Ngoài ra, việc lắp ghép từ dãy kệ đôi đấu lưng vào nhau đã làm tăng diện tích chứa nguyên vật liệu mà vẫn đảm
bảo lối đi của xe đẩy. Hệ thống xe đẩy được cung cấp thêm làm tăng hiệu quả vận chuyển nguyên vật liệu.
Điều kiện thực hiện giải pháp
Để sở hữu một phần mềm quản lý hiện đại cho công tác kho tàng đòi hỏi công ty phải có một đội ngũ nghiên cứu thị trường, thẩm định các thông tin để nghiên cứu kỹ lưỡng thị trường xem phần mềm đó có thực sự hiệu quả khi áp dụng vào công ty mình hay không, công ty nào hiện nay cung cấp phần mềm quản lý đó hiệu quả nhất... Từ đó có thể chuẩn bị nguồn lực tài chính để mua công nghệ đó sử dụng cho công ty mình. Hiện nay, chi phí cho việc đầu tư một phần mềm vào khoảng 20- 25 triệu (Áp dụng với những kho tàng có diện tích vừa và nhỏ). Do vậy, điều kiện để thực hiện biện pháp này vẫn là nguồn lực tài chính của công ty. Bên cạnh đó, trình độ của đội ngũ lao động cũng cần được nâng cao để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả các phương tiện và phần mềm quản lý chẳng hạn như nâng cao nghiệp vụ bố trí, định vị kho bãi, sắp xếp nguyên vật liệu, nghiệp vụ nhập – xuất, bảo quản nguyên vật liệu trong kho hay tổ chức hệ thống sổ sách, tổ chức hành chính, lao động an toàn và vệ sinh môi trường trong hoạt động kho…