5. Kết cấu khoá luận tốt nghiệp
2.2.2. Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty Cổ Phần Cơ Khí
Phần Cơ Khí Chính Xác 3D.
a. Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
* Chứng từ kế toán sử dụng.
- Bảng chấm công mẫu số:01a-LĐTL
-Bảng chấm công làm thêm giờ mẫu số:01b-LĐTL -Bảng thanh toán tiền thưởng mẫu số:03-LĐTL - Bảng thanh toán tiền lương mẫu số:02-LĐTL
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội mẫu số:11-LĐTL -Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ mẫu số:06-LĐTL
-Bảng kê trích nộp các khỏan theo lương mẫu số:10-LĐTL *Trình tự luân chuyển chứng từ:
Kiểm tra chứng từ: khi nhận chứng từ về các khoản thanh toán với người lao động phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ: Giấy tạm ứng, Phiếu chi ,Bảng thanh toán lương…
Sử dụng chứng từ đã kiểm tra để ghi chép nghiệp vụ phát sinh và ghi sổ kế toán.
Lưu trữ chứng từ và hủy chứng từ: chứng từ các khoản thanh toán là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu quan trọng của công ty. Vì vậy, sau khi ghi số và
kết thúc kỳ hạch toán chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bào đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ chứng từ được đem hủy, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chứng từ kế toán để quy định thời gian lưu trữ.
b. Tài khoản và vận dụng tài khoản
-Tài khoản 334 -Tài khoản 338
-Các tài khoản khác như:TK622,TK627,TK642,TK111,TK112 *Trình tự hạch toán:
Sơ đồ 2.3: Hạch toán trả lương cho nhân viên tại công ty
TK 111,112 TK 334
TK 642 Thanh toán lương
Tiền lương, thưởng phải trả nhân cho người lao động viên bán hàng,quảnlý
TK 138 Khấu trừ các khoản phải thu khác TK 334 TK 141
Tiền thưởng từ quĩ khen thưởng Khấu trừ tạm ứng thừa
trả cho người lao động
TK 338 TK338 BHYT,BHXH,KPCĐ
Thu hộ cơ quan khác phải trả cho người lao động Hoặc giữ hộ người lao động
Sơ đồ 2.4: Hạch toán các khoản trích theo lương: BHYT,BHXH,KPCĐ
TK 3382,3383,3384
TK111,112 Nộp cho cơ quan
quản lý quĩ TK 642 Trích lương của
TK 111,112 NVbán hàng, quản lý Chi tiêu KPCĐ vào chi phí
tại doanh nghiệp
TK 334 Các khoản Trích theo lương
Trừ vào thu nhập
*Trình tự hạch toán tiền công ty tháng 2/2012:ĐVT:VNĐ *Hạch toán tiền lương:
a,Phân xưởng I:Căn cứ bảng chấm công Bảng 2.1 và Bảng 2.2(phụ lục 01.02) và bảng thanh toán lương kế toán định khoản
+Tiền lương tại bộ phận công nhân phân xưởng I Nợ TK 622: 36.617.112 Nợ TK 627: 5.777.786 Có TK334: 42.394.898 +Tiền trợ cấp Nợ TK 622: 5.768.000 Nợ TK 627: 1.824.000 Có TK 334: 7.592.000 b,Phân xưởng II:
+Tiền lương tại bộ phận công nhân phân xưởng II Nợ TK 622: 30.999.292
Có TK334: 39.454.561 +Tiền trợ cấp Nợ TK 622: 4.944.000 Nợ TK 627: 1.824.000 Có TK 334: 6.768.000 c,Bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng +Tiền lương Nợ TK 642: 56.800.392 Có TK 334: 56.800.392 +Trợ cấp Nợ TK 642: 11.628.000 Có TK 334: 11.628.000 *Hạch toán BHXH:
+Trong đó 17% hạch toán trừ vào chi phí của công ty: Nợ TK 622: 11.494.788,68
Nợ TK 627: 2.419.619,35 Nợ TK 642: 9.656.066,64
Có TK3383: 23.570.474,67 +Hạch toán 7% trừ vào lương người lao động:
Nợ TK 334: 9.705.489,57
Có TK3383: 9.705.489,57 +Nộp tiền cho cơ quan Bảo hiểm:
Nợ TK 3383: 33.275.964,24
Có TK112: 33.275.964,24
*Hạch toán BHYT:
+Trong đó 3% hạch toán trừ vào chi phí: Nợ TK 622: 2.028.492,12 Nợ TK 627: 426.991,65 Nợ TK 642: 1.704.011,76
Có TK3384: 4.159.495,53 +Hạch toán 1,5% trừ vào lương người lao động:
Nợ TK 334: 2.079.747,765
Có TK3384: 2.079.747,765 +Nộp tiền cho cơ quan Bảo hiểm:
Nợ TK 3384: 6.239.243,295
Có TK112: 6.239.243,295
*Hạch toán BHTN:
+Trong đó 1% hạch toán trừ vào chi phí: Nợ TK 622: 676.164,04 Nợ TK 627: 142.330,55 Nợ TK 642: 568.003,92
Có TK3389: 1.386.498,51 +Hạch toán 1% trừ vào lương người lao động:
Nợ TK 334: 1.386.498,51
Có TK3389: 1.386.498,51 +Nộp tiền cho cơ quan Bảo hiểm:
Nợ TK 3389: 2.772.997,02
Có TK112: 2.772.997,02
*Hạch toán KPCĐ:
+Hạch toán 2% trừ vào chi phí:
Nợ TK 622: 1.352.328,08 Nợ TK 627: 284.661,1 Nợ TK 642: 1.136.007,84
Có TK3382: 2.772.997,02 +Nộp KPCĐ lên cấp trên và để lại công ty:
Nợ TK 3382: 1.386.498,51 Nợ TK 3382: 1.386.498,51
Có TK 112: 1.386.498,51
*Thanh toán lương và các khoản phải trả người lao động.
Nợ TK 334: 151.466.115,2
c. Sổ kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Được ban hành vào ngày 20 tháng 03 năm 2006
Hệ thống sổ sách: Với việc sử dụng phần mềm Fast accounting cho phép Công ty có thể xem, in tất cả các loại sổ sách, báo biểu theo quy định của Bộ Tài Chính theo hình thức Nhật ký chung:
+ Nhật ký chung + Sổ Cái
+ Sổ chi tiết các tài khoản 334,tài khoản 338 … -Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính tại công ty.
Sơ đồ2.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy tại công ty
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo kế toán cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
( Nguồn số liệu: Phòng Tài chính kế toán )
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại đảm bảo đủ điều kiện để ghi sổ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm đã được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Phần mềm kế toán Esoft Financial SB
Cuối tháng, thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy.
Cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện bảo quản và lưu trữ theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Căn cứ vào số liệu đã hạch toán kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung:
Biểu số 2.1:Sổ Nhật ký chung
Công ty Cổ Phần Cơ khí Chính xác 3D Địa chỉ:Cầu Giấy-Hà Nội
Mẫu số S03a – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 2 năm 2012 ĐVT: Đồng
Chứng từ Diễn giải SH TK Số phát sinh
SH NT Nợ Có A B C D 1 2 29/2 Lương phải trả CNPX I 622 627 334 36.617.112 5.777.786 42.394.898 Tiền trợ cấp phải trả CNPX I 622 627 334 5.768.000 1.824.000 7.592.000 Lương phải trả CNPX II 622 627 334 30.999.292 8.455.269 39.454.561 Trợ cấp phải trả CNPX II 622 627 334 4.944.000 1.824.000 6.768.000 Lương phải trả BPVP và BPBH 642 334 56.800.392 56.800.392 Trợ cấp cho BPVP và BPBH 642 334 11.628.000 11.628.000
29/2 BHXH trích vào chi phí 622 627 642 3383 11.494.788,68 2.419.619,35 9.656.066,64 23.570.474,67 BHXH trừ vào lương 3343383 9.705.489,57 9.705.489,57 Nộp tiền BHXH 3383 112 33.275.964,24 33.275.964,24
29/2 BHYT trích vào chi phí
622 627 642 3384 2.028.492,12 426.991,65 1.704.011,76 4.159.495,53
BHYT trừ vào lương 334
3384 2.079.747,765 2.079.747,765 Nộp tiền BHYT 3384 112 6.239.243,295 6.239.243,295 29/2 BHTN trích vào chi phí 622 627 642 3389 676.164,04 142.330,55 568.003,92 1.386.498,51 BHTN trừ vào lương 334 3389 1.386.498,51 1.386.498,51 Nộp tiền BHTN 3389112 2.772.997,02 2.772.997,02 29/2 KPCĐ trích vào chi phí 622 627 642 3382 1.352.328,08 284.661,1 1.136.007,84 2.772.997,02 Nộp KPCĐ lên cấp trên và để lại công ty 3382 112 2.772.997,02 2.772.997,02 Cộng 254.760.254,2 254.760.254,2 Ngày 29 tháng 2 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
- Sổ này có …trang đánh số từ trang 01 đến trang …
( Nguồn số liệu: Phòng tài chính kế toán )
Biểu số 2.2:Sổ cái TK334
Địa chỉ:Cầu Giấy-Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 334: Phải trả người lao động
Tháng 2 năm 2012 ĐVT: Đồng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu) (Nguồn số liệu: Phòng tài chính kế toán)
Biểu số 2.3:sổ cái TK338
Công ty Cổ Phần Cơ khí Chính xác 3D Địa chỉ:Cầu Giấy-Hà Nội
Mẫu số S03 – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Tài khoản 338: Phải trả ,phải nộp khác
NT GS Số CT Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Nợ Có SDĐT 0 29/2 Lương phải trả CN và bộ phận QLPX PX I 622 627 36.617.112 5.777.786 Tiền trợ cấp phải trả CN PX I 622 627 5.765.000 1.824.000 Lương phải trả CN và bộ phận QLPX PX II 622 627 30.999.292 8.455.269 Tiền trợ cấp phải trả CNPX II 622 627 4.944.000 1.824.000 Lương bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng 642 56.800.392 Trợ cấp cho bộ phận văn phòng và bán hàng 642 11.628.000 29/2 Trừ BHXH vào lương 3383 9.705.489,57
Trừ BHYT vào lương 3384 2.079.747,765
Trừ BHTN vào lương 3389 1.386.498,54
29/2 Chi trả lương người lao động 111 151.466.115,2
Cộng SPS SDCK
164.637.851 164.637.851
Tháng 2 năm 2012
ĐVT: Đồng
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên,đóng dấu)
(Nguồn số liệu: Phòng tài chính kế toán)
CHƯƠNG III:CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CƠ KHÍ CHÍNH XÁC 3D. 3.1. Các kết luận và phát hiện.
3.1.1. Ưu điểm.
Công ty Cổ Phần Cơ Khí Chính Xác 3D là công ty thương mại và tổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập ,có tư cách pháp nhân ,sử dụng con dấu riêng và chịu
NT GS Số CT Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Nợ Có SDĐT 10.028.265,02 29/2 Trích BHXH vào chi phí 622 627 642 11.494.788,68 2.419.619,35 9.656.066,64 BHXH trừ vào lương 334 9.705.489,57 Nộp tiền BHXH 33.275.964,24
29/2 Trích BHYT vào chi phí 622
627 642
2.028.492,12 426.991,65 1.704.011,76
BHYT trừ vào lương 334 2.097.747.765
Nộp tiền BHYT 112 6.239.293,295 29/2 Trích BHTN vào chi phí 622 627 642 676.164,04 142.330,55 568.003,92 BHTN trừ vào lương 334 1.386.498,51 Nộp tiền BHTN 112 2.772.997,02 29/2 Trích KPCĐ vào chi phí 622 627 642 1.352.328,08 284.661,1 1.136.007,84 Nộp KPCĐ lên cấp trên 112 1.386.498,51 KPCĐ để lại công ty 112 1.386.498,51 Công SPS SDCK 45.061.251,58 45.061.251,58 10.028.265,02
lập năm 2007 hoạt động cho đến nay với tinh thần tự cường chủ động,sáng tạo cùng với sự đóng góp lỗ lực của cán bộ công nhân viên trong công ty.ông ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình. Có được kết quả đó ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty đã nhận thức đúng đắn được quy luật vận động cơ chế thị trường từ đó rút ra được tiền lươnglà thước đo hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh.Vì vậy việc bố trí sắp xếp lao động hợp lý tính toán và thanh toán các khoản phải trả cho người lao động góp phần nâng cao năng lực sản xuất ,tiết kiệm hao phí lao động ,từ đó mang lại hiệu ,quả cho công ty. Do vậy việc tính toán các khoản thanh toán cho người lao động là yếu tố mà công ty luôn luôn coi trọng.
-Công tác kế toán theo đúng chuẩn mực, quy tắc kế toán tiền lương theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu. -Lương nhân viên đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động, cho thấy sự chấp hành nghiêm chỉnh của kế toán trong báo cáo tài chính về vấn đề tiền lương.
-Công ty sử dụng phương pháp tính lương theo thời gian. Nhìn chung phương pháp tính lương này đã đảm bảo tương đối chính xác về mức lương của người lao động nhận được. Đối với bộ phận nhân viên văn phòng tính lương theo thời gian và toàn bộ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Với bộ phận công nhân trong các phân xưởng được hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
- Việc chi trả lương cho nhân viên dựa trên các tiêu chí phản ánh trên hợp đồng lao động, trong đó các tiêu chí đều tuân thủ theo luật lao động của Nhà nước.
-Cách tính lương, thưởng, phạt…công khai, minh bạch ( trên bảng tính lương hàng tháng) đối với toàn bộ nhân viên trong công ty.
- Bảng tính lương cho thấy sự công bằng trong công tác tính lương đối với những nhân viên cùng chức năng, dẫn tới sự thoải mái khi nhận được tiền lương đối với mỗi nhân viên.
-Mức lương tối thiểu được ban giám đốc công ty tính toán phù hợp với diều kiện thực tế..
-Ngoài mức lương tối thiểu và hệ số lương, các khoản trích theo lương, thì các khoản tiền thưởng phạt, phụ cấp cũng được điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế.
3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân *Hạn chế:
Nhìn chung công tác kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại công ty cổ phần Cơ Khí Chính Xác 3D cũng đạt được những thành tích nhất định tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn nhiều vấn đề cần phải nhanh chóng giải quyết và khắc phục.Do công ty đi vào hoạt động chưa lâu,do đội ngũ cán bộ công nhân viên còn hạn chế về mặt số lượng nên cán bộ còn phải đảm nhiệm những công việc khác nhau nên bộc lộ những mặt hạn chế sau:
-Quản lý lao động việc phân loại lao động luôn được công ty coi trọng.Mặc dù đã được tiến haình nhưng chưa đem lại hiệu quả cao. Việc phân loại lao động chưa rõ ràng và chặt chẽ
-Là một công ty nhỏ sản xuất và kinh doanh nhiều hàng hoá vì vậy công ty cần quan tâm hơn đến công tác kế toán tiền lương để giải quyết chế độ lương thưởng cho người lao động để họ có tinh thần và trách nhiệm hăng hái trong công việc
-Việc phân loại lao động tuy đã tiến hành nhưng vẫn chưa đạt hiệu quả cao,công ty cần chú trọng đến vấn đề này hơn
-Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán mặc dù đã được phân chia một cách rõ ràng, có một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tuy nhiên số lương kế toán viên quá ít, một người phải làm nhiều phần hành kế toán một lúc nên đôi khi dãn đến những sai sót và nhầm lẫn.
-Các loại phụ cấp thường xuyên cho người lao động: tiền điện thoại, ăn ca, đi lại công ty không tiến hành chi trả riêng mà gộp tất cả vào trong tiền lương của người lao động và hạch toán vào TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp. Mặc dù không trái với nguyên tắc tuy nhiên việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng thêm phần thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Mặt khác trong bộ phận theo cơ cấu tổ chức của công ty, phòng kinh doanh sẽ chịu trách triển khai bán sản phẩm. Tuy nhiên các chi phí phát sinh từ phòng kế hoạch lại đều được hạch toán vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc ghi chép như vậy về mặt nguyên tắc sẽ thiếu hẳn một nghiệp vụ phát sinh mặc dù vẫn đảm bảo về mặt số liệu.
-Việc chi trả các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay các loại trợ cấp cho người lao động còn nhiều rắc rối. Thủ tục còn rườm rà mất nhiều thời gian và cần nhiều loại giấy tờ xác minh của người lao động. Việc này đôi khi sẽ tạo tâm lý không tốt với người lao động.
*Nguyên nhân
Những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động chủ yếu là do một số nguyên nhân sau:
-Bộ máy kế toán mặc dù đã được phân cấp rõ ràng những trên thực tế khi làm việc các nhân viên hoàn toàn có thể thực hiện các phần hành kế toán khác. Phòng kế toán với 3 nhân viên bao gồm cả kế toán trưởng trong khi đó công ty lại thực hiện vừa sản xuất vừa thương mại nên khối lượng nghiệp vụ kinh tế nhiều nên đẫn đến những sai sót không đáng có. Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán mặc dù đã