Sơ đồ 2.4
Cty CP Quản lý KD điện Thanh Hoá
Cộng hoà xã hội chủ nghĩaViệt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Giấy đề nghị cấp vật t
Kính gửi: - Giám đốc Công ty CP QLKD Điện Thanh Hoá. - Phòng KT-VH
Hiện nay cáp xuất tuyến tại trạm biến áp số 1(160 KVA) cấp điện cho thôn Cổ Điệp - xã Vĩnh Phúc - Huyện Vĩnh Lộc bị cháy nổ. Để đảm bảo cấp điện phục vụ nhân dân Xí Nghiệp QLKD điện II kính đề nghị Giám đốc Công ty và Phòng KT - VH cho thay cáp xuất tuyến trên. Số vật t đề nghị đợc cấp nh sau:
TT Chủng loại vật t Đơn vị Số lợng Ghi chú
1 Cáp vặn xoắn 4x70 m 135
2 Cầu dao hộp 3x200A cái 01
3 Đầu cốt đ/n S70 cái 08
Ngày 30 tháng 12 năm 2013
Giám Đốc XN QLKD điện II Ngời lập
Giám đốc công ty Phòng KT-VH
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Mẫu số : 02 - VT
( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng BTC )
Phiếu xuất kho Số : 95
Ngày 30 tháng 12 năm 20113 Nợ TK 627
Có TK 152
Họ và tên ngời nhận hàng: Lê Khắc Long Bộ phận: XN QLKD điện II
Lý do xuất kho: Thay cáp xuất tuyến công trình Vĩnh Phúc - Vĩnh Lộc
Xuất tại kho : Anh HngĐịa điểm: Tại Công ty CPQLKD điện Thanh Hoá
Số
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Mã số ĐV T Số lợng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Cáp vặn xoắn 4x70 m 135 135 30.900 4.171.500
2 Cầu dao TQ 3x200A Bộ 01 01 682.500 682.500
3 Đầu cốt đ/n S70 Cái 08 08 10.000 80.000
Cộng 4.934.500
Bằng chữ: Bốn triệu, chín trăm ba ba ngàn, năm trăm đồng chẵn .
Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Ngời nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký,họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
2.7.2.2. Tổ chức kế toán xuất nguyên vật liệu
* Đối tợng kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh:
Hiện nay Công ty có 2 xí nghiệp QLKD điện với cùng quy trình kinh doanh giống nhau và một Xí nghiệp Xây lắp điện với sản phẩm làm ra là từng công trình.. Xuất phát từ đặc điểm trên Công ty xác định đối tợng tập hợp chi phí là từng công trình cải tạo cũng nh công trình xây lắp.
Mỗi xí nghiệp đều đợc mở sổ chi tiết theo dõi riêng và tập hợp chi phí theo từng công trình cụ thể theo từng khoản mục. Hàng tháng kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh nhập dữ liệu vào máy theo từng mã số đã đợc cài đặt để theo dõi chi phí riêng cho từng công trình.
* Chứng từ sử dụng : Để kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu kế toán sử dụng Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc ghi thủ công, sau đó khai báo nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán.
* Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng tài khoản nh kế toán nhập nguyên vật liệu nhng thêm 1 số tài khoản sau:
- TK 621- Chi phí NVL trực tiếp đợc mở chi tiết cho từng công trình xây lắp điện.
+ TK 6211 - Chi phí NVL trực tiếp.
- TK627 - Chi phí sản xuất chung đợc mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí. Trong mỗi khoản mục chi phí lại đợc mở chi tiết cho từng công trình.
- TK 241 : XDCB dở dang
* Quy trình nhập liệu: ở phòng kế toán, sau khi lập phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy vi tính theo trình tự sau : Từ màn hình giao tiếp chọn : " Kế toán chi tiết/Hàng hoá nguyên vật liệu/ Nguyên vật liệu/ Xuất( Xuất dùng)".Rồi kích chuột vào “ Xuất “, sau đó lần lợt khai báo các thông tin cần thiết trên giao diện nhập liệu:
Ngày: Ngày xuất trên phiếu xuất kho.
Số chứng từ : số phiếu xuất( chỉ phải khai báo số phiếu xuất đầu tiền sau đó máy tự động nhảy số).
Nội dung : Theo nội dung ghi trên phiếu Xuất.
Tiếp theo con trỏ màu xanh sẽ dịch chuyển xuống phần hạch toán, gồm các nội dung:
+ TK có : 1521, 1522, ...
+ TK nợ : 6211 hoặc 6272 hoặc 2412...
Khi hạch toán TK 1521 máy tính sẽ hiện ra bảng mã cấp để kế toán lựa chọn, tơng tự nh vậy đối với TK ghi Nợ.
Kết thúc khai báo kích chuột vào nút “ Lu ” hoặc thực hiện lệnh Alt-L Giao diện khai báo xuất nguyên vật liệu nh sau:
Kế toán chỉ cần nhập dữ liệu một lần phần mềm kế toán sẽ tự động kết nối số liệu lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết, nhật ký chung, sổ cái, và các báo cáo tài chính. Đến cuối kỳ khi có lệnh máy sẽ kiết xuất và in ra các loại sổ theo yêu cầu nh: Sổ chi tiết Nguyên vật liệu, sổ tổng hợp chi tiết nguyên liệu, vật liệu, Sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái tài khoản 152, Bảng phân bổ nguyên vật liệu và CCDC, ..., ngoài ra còn có bảng kiểm kê cuối kỳ của TK 152 bảng này dùng để tổng hợp số nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ từ đó cho phép ngời sử dụng thông tin có thể biết đợc tồn kho nguyên vật liệu bất kỳ tại thời điểm nào.
Thao tác nh sau : Từ màn hình giao tiếp chọn "Sổ chi tiết/ sổ tổng hợp chi tiết/Bảng kê cuối kỳ / TK 152". Khi xuất hiện bảng kê phiếu xuất thì ấn biểu t- ợng máy in để in ra.
Để phục vụ cho công tác tính giá thành đồng thời phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính công ty đã sử dụng các sổ cái tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 621, 627. và bảng phân bổ nguyên vật liệu. Trong đó sổ cái tài khoản 152 đợc lập chi tiết theo từng nghiệp vụ nhập xuất trong tháng, còn sổ chi tiết tài khoản 621, 627 đợc lập theo các nghiệp vụ xuất trong tháng và kết chuyển sang tài khoản 154 để phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Bảng phân bổ nguyên vật liệu
Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013
Đơn vị tính: đồng
Đối tợng sử dụng
( Ghi nợ các TK ) Ghi có TK 1521 Ghi có TK 1522 Ghi có TK 1528
2412-xã Quảng Hoà 4.017.000 2412-xã Quảng Vọng 5.237.500 Cộng tài khoản 2412 9.254.500 627-xã Vĩnh Phúc 4.933.500 Cộng tài khoản 627 4.933.500 Tổng 14.188.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Ngời lập Kế toán trởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Quá trình nhập - xuất nguyên vật liệu đợc tổng hợp trên sổ chi tiết tài khoản 1521 và vào bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 1521. Cuối kỳ vào bảng kê tồn cuối kỳ
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Địa chỉ: 45 Phan Bội Châu-P.Ba Đình - TP T.Hoá
Sổ chi tiết tài khoản 1521
Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013
Đơn vị tính: đồng
Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Nợ Có
D đầu kỳ 9.162.000
01/12/13 19 Xuất vật t cải tạo CT Q.Hoà 2412 4.017.000 15/12/13 14 A.Nam - Nhập vật t điện 331 24.631.800
20/12/13 10 A.Nam - H/ tiền mua cầu dao 141 5.775.000
20/12/13 20 Xuất vật t cải tạo CT Q.Vọng 2412 5.237.500 30/12/13 30 Xuất vật t cải tạo CT Vĩnh Phúc 627 4.933.500
Cộng phát sinh 30.406.800 14.188.000
D cuối kỳ 25.380.800
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Ngời ghi sổ Kế toán trởng Giám đốc
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu )
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Địa chỉ:45 Phan Bội Châu-P.Ba Đình-TP.T Hoá
bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 1521
Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013 ĐVT: đồng
STT Tên cấp Số tiềnD đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ D cuối kỳ
01 XLCT điện 0 0 0 0
02 Cải tạo, HĐKD điện 9.162.000 30.406.800 14.188.000 25.380.800
03 Vật t gia công 0 0 0 0 Tổng cộng 9.162.000 30.406.800 14.188.000 25.380.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngời lập biểu ( Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Địa chỉ:45 Phan Bội Châu-P.Ba Đình-TP.T Hoá
bảng kê cuối kỳ Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013 ĐVT: đồng Mã số Tên cấp Số tiền Nợ Có 01 XLCT điện 0 0
02 Cải tạo, HĐKD điện 25.380.800
03 Vật t gia công 0 Tổng cộng 25.380.800 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngời lập ( Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng ( Ký, ghi rõ họ tên)
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá Địa chỉ: 45 Phan Bội Châu-P.Ba Đình - TP T.Hoá
Mẫu số S03a - DN ( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng BTC ) Sổ nhật ký chung Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013 Đơn vị tính: đồng
Chứng từ Diễn giải Đã ghi
sổ cái STTdòng TK đốiứng Số phát sinh
SH N/ tháng Nợ Có
01 01/12/13 Đồng Lộc-Nộp tiền điện T5/ 07 131 4.000.000
01 02/12/13 Đồng Lộc-Nộp tiền điện T5/ 07 1111 4.000.000
02 05/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q. Hoà 2412 4.017.000
02 05/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q. Hoà 1521 4.017.000
03 07/12/13 Trả tiền mua vật t - Thiện Xuân 331 130.000.000
03 07/12/13 Trả tiền mua vật t - Thiện Xuân 1111 130.000.000
04 12/12/13 A.Nam-T/ tiền V/c cột 141 3.400.000
04 12/12/13 A.Nam-T/ tiền V/c cột 1111 3.400.000
05 15/12/13 A.Nam nhập vật t điện 1521 24.631.800
05 15/12/13 A.Nam nhập vật t điện 1331 2.463.180
05 15/12/13 A.Nam nhập vật t điện 331 27.094.980
06 19/12/13 A.Nam - T/ tiền mua cầu dao 141 5.775.000
06 19/12/13 A.Nam - T/ tiền mua cầu dao 1111 5.775.000
07 20/12/13 A.Nam-H/ tiền mua cầu dao 1521 5.775.000
07 20/12/13 A.Nam-H/ tiền mua cầu dao 141 5.775.000
08 20/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q.Vọng 2412 5.237.500
08 20/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q.Vọng 1521 5.237.500
09 30/12/ 13 Xuất vật t cải tạo CT V. Phúc 627 4.933.500
09 30/12/13 Xuất vật t cải tạo CT V. Phúc 1521 4.933.500
10 31/12/ 13 A.Nam-H/ tiền Vc cột 6211 3.238.100
10 31/12/13 A.Nam-H/ tiền Vc cột 1331 161.900
10 31/12/13 A.Nam-H/ tiền Vc cột 141 3.400.000
... ... ...
Cộng chuyển sang trang sau 3.089.112.388 3.089.112.388 - Sổ này có 15 trang, đánh số trang từ trang số 01 đến trang 15
- Ngày mở sổ 01/12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu )
Đơn vị:Cty cp Quản lý KD điện Thanh Hoá
Địa chỉ: 45 Phan Bội Châu-P.Ba Đình - TP T.Hoá
Mẫu số S03a - DN
( Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trởng BTC )
Sổ cái
Năm 2013
Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: TK 1521 Từ ngày 01/12/2013 Đến ngày 31/12/2013 Đơn vị tính: đồng Ngầy tháng ghi sổ Chứng từ Diễn Giải Nhật ký chung SHTK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số Số TT Dòng Nợ Có A B C D E G H 1 2 Só d đầu kỳ 9.162.000 Số phát sinh trong kỳ
19 1/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q.Hoà 2412 4.017.000 14 5/12/13 A.Nam-Nhập vật t điện 331 24.631.800
20 20/12/13 Xuất vật t cải tạo CT Q.Vọng 2412 5.237.500 30 30/12/13 Xuất vật t cải tạo CT V.Phúc 627 4.933.500
Cộng số phát sinh trong kỳ 30.406.800 14.188.000
Số d cuối kỳ 25.380.800
- Sổ này có 05 trang. đánh số từ trang 01 đến trang 05 - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngời ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu )
2.8. Phân tích tình hình sử dụng nguyên liệu, vật liệu tại Công ty CP QLKD Điện Thanh Hóa.
Công ty luôn xác định đúng đối tợng sử dụng và mục đích sử dụng nguyên vật liệu trong qua trình thi công công trình điện. Tại Công ty thì nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho thi công công trình điện. Căn cứ quy trình, nhiệm vụ và lệnh của lãnh đạo, số lợng nguyên vật liệu sẽ đợc ban lãnh đạo phê duyệt. Số lợng xuất này đợc cụ thể cho từng đối tợng sử dụng nguyên vật liệu là các xí nghiệp. Tại kho có nhiệm vụ xuất nguyên vật liệu theo đúng số lợng, quy cách, chủng loại ghi trên phiếu xuất.
ở công ty trong kỳ số liệu vật liệu xuất dùng cho quá trình thi công các công trình là theo quy trình thi công, do vậy trong quá trình thi công vẫn còn tình trạng lợng tiêu hao vật liệu thực tế ít hơn so với kế hoạch dẫn đến cuối kỳ vẫn còn vật liệu ở đơn vị cha sử dụng. Các đơn vị còn tồn vật liệu, lập phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ gửi phòng kế toán để theo dõi vật t tồn cuối kỳ, đồng thời làm căn cứ để kiểm tra tình hình thực hiện định mức sử dụng vật liệu.
Công ty luôn đảm bảo nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý, nhằm đáp ứng cho việc thi công công trình điện đợc liên tục mà không gây ứ đọng vốn. Mọ nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu đều đợc đa qua phòng vật t để đánh giá và xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trớc kkhi cung ứng nhằm sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất.
2.9- Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP QLKD Điện Thanh Hoá.
2.9.1. Những u điểm :
Công ty cổ phần quản lý kinh doanh Điện Thanh Hoá là một đơn vị sản xuất kinh doanh độc lập, tuy mới đợc thành lập nhng Công ty đã chủ động nghiên cứu từng bớc tìm ra đợc mô hình quản lý cho riêng mình, phù hợp với đặc điểm và cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm đã vợt mức kế hoạch đề ra, tạo đợc công ăn việc làm ổn định cho CBCNV và thực hiện tốt nghĩa vụ đối với Nhà nớc. Trong những năm tới Công ty đã có những định h- ớng tích cực trong bộ máy tổ chức, mở rộng thêm địa bàn quản lý… nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Nhìn chung Công ty đã đạt đợc những kết quả đáng kể:
* Về công tác kế toán nói chung.
- Về bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán Công ty tổ chức tơng đối chặt chẽ phù hợp với nhiệm vụ và đặc điểm của Công ty. Các nhân viên trong phòng TC- KT đợc phân công công việc hợp lý, phù hợp với trình độ khả năng của mỗi ngời đã góp phần tích cực vào công tác hạch toán kế toán và quản lý kinh tế tài chính của Công ty nói chung và kế toán vật liệu nói riêng.
- Về hệ thống chứng từ kế toán : Nhìn chung, về hệ thống chứng từ của Công ty đợc tổ chức hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy định của Bộ tài chính đã ban hành. Công ty đã quan tâm và tổ chức thực hiện tơng đối tốt công tác kế toán từ việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ tới việc phản ánh ghi chép vào các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Về hình thức sổ kế toán : Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ‘Nhật ký chung’’ việc lựa chọn hình thức này là rất khoa học. Toàn bộ công việc ghi chép vào các sổ phần lớn là đợc thực hiện trên máy vi tính nên đã giảm nhẹ đáng kể khối lợng công việc của kế toán viên và đảm bảo đợc tính chính xác và kịp thời của số liệu kế toán.
- Về phơng pháp kế toán: Phơng pháp kế toán đợc sử dụng ở Công ty là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này tơng đối phù hợp với đặc điểm