L i= NCi x N i+ Pc
2.2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Thiên Long
phần tư vấn và xây dựng Thiên Long
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công: Để tiện theo dõi từng đối tượng lao động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân cho từng công nhân trong các tổ đội sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng công nhân. Ngoài ra còn có bảng chấm công chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm công này vì do đặc thù của công ty xây dựng nên lao động trong công ty thường có sự thay đổi từ công trình này sang công trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm
công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động làm căn cứ để tính lương cho công nhân. Còn các phòng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm công chung.
Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng (từ đội này sang đội khác) theo yêu cầu của công việc thì ngày công thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày công này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
Hợp đồng giao khoán: Bên cạch việc sử dụng các bảng chấm công Công ty còn sử dụng thêm hợp đồng giao khoán cho từng đội sản xuất. Hợp đồng giao khoán này được lập hàng tháng giữa phòng kế hoạch và các đội trưởng. Đây chính là căn cứ để hạch toán kết quả lao động hàng tháng.
Bảng thanh toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Khi công nhân viên trong thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản, tai nạn…thì Công ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Công ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm..
Ngoài ra Công ty còn sử dụng: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH, Bảng thanh toán BHXH toàn Công ty, Bảng thanh toán lương toán công ty , Bảng phân bổ tiền lương và BHXH.
Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 2.1 : Quy trình luân chuyển chứng từ về tiền lương tại công ty
(Nguồn: Phòng Tài chính kế toán) 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Để tiến ành kế toán lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng một số tài khoản sau :
Các bộ phận sản xuất Bảng chấm công toàn công ty
Phòng Hành chính tổng hợp
Quản lý nhân sự Tính lương
- Hợp đồng lao động - Hồ sơ nhân sự
- Bảng tính lương - Bảng tổng hợp và phân bổ tiền lương Kế toán tiền lương
Hạch toán và thanh toán lương
- Sổ cái TK 334, 338, 642 - Phiếu chi, phiếu tạm ứng
TK 334- Phải trả công nhân viên: Tài khoản này dùng để phản ánh tiền lương và các khoản thanh toán trợ cấp BHXH, tiền thưởng … và các khoản thanh toán khác có liên quan đến thu nhập của người lao động.
TK 338- Phải trả phải nộp khác; Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, BHYT, BHXH, các khoản cho vay mượn tạm thời, giá trị tài sản thừa chờ xử lý…
TK 3335- Thuế thu nhập cá nhân; Tài khoản này phản ánh số thuế thu nhập cá nhân mà người lao động phải trích nộp trong kỳ.
2.2.2.3. Kế toán các khoản thanh toán với người lao động tại công ty cổ phần tư vấn và xây dựng Thiên Long
Kế toán tiền lương:
Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả khác cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Sau khi kiểm tra các bảng chấm công, bảng làm thêm giờ, giấy báo ốm, giấy nghỉ phép...kế toán tiến hành tính lương bình thường, tính các khoản trích theo lương của người lao động. Sau đó tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Từ bảng chấm công được gửi về từ các phòng ban, cuối mỗi tháng kế toán sẽ tổng hợp và tính bảng thanh toán lương cho từng bộ phận sau đó tập hợp lên bảng thanh toán lương cho toàn doanh nghiệp
Vào cuối tháng, sau khi tập hợp được bảng chấm công do các phòng ban cung cấp, nhân viên phòng Hành chính tổng hợp và lập bảng tính lương. Bảng tính lương được chuyển để Giám đốc duyệt sau đó chuyển cho phòng Tài chính kế toán, kế toán sẽ lập giấy đề nghị thanh toán được Giám đốc duyệt chi. Thủ quỹ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt này để viết Uỷ nhiệm chi gửi cho Ngân hàng VIETCOMBANK để thanh toán tiền lương cho nhân viên. Tiền lương được trả vào tài khoản của từng nhân viên. Đồng thời Công ty sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng chuyển về. Đây là một đặc điểm đáng chú ý trong cách trả lương của Công ty. Cách trả lương này vừa chính xác, kịp thời, tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên
Bảng tính lương là căn cứ quan trọng để kế toán định khoản và phản ánh chi phí nhân công vào chi phí nhân công trực tiếp. Lĩnh vực hoạt động chủ yếu hiện nay của Công ty là thi công, giám sát công trình, tiền lương trả cho nhân viên là tương đối cao. Do vậy chi phí tiền lương là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí của Công ty, vì vậy việc tính toán chính xác và phản ánh kịp thời tiền lương là một việc hết sức cần thiết.
Kế toán sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 622 (đội thi công số 1) : 29.038.800 Có TK 334: 29.038.800
Nợ Tk 627 (đôị thi công số 1) :5.520.000 Có TK 334 : 5.520.000
Kế toán các khoản trích theo lương:
Do tình hình lao động của công ty và tình hình quản lý chung ở Công ty có rất nhiều điểm khác biệt.Mặc dù số lao động làm việc trong công ty đều ở độ tuổi lao động và theo đúng. Quy định phải tham gia đầy đủ chính sách BHYT, BHXH của chính phủ và bộ tài chính. Nhưng do phần lớn là lao động phổ thông ký kết hợp đồng chủ yếu trong một thời gian, khối lượng công việc chủ yếu chưa ổn định và lâu dài. Do vậy chỉ một số bộ phận công nhân viên tham gia đóng BHXH, BHYT quy định để được hưởng chính sách trợ cấp khi ốm đau, thai sản, hưu trí và tử tuất. Căn cứ vào tình hình thực thực tế đó hàng tháng kế toán tiến hành trích khoản BHYT, BHXH trên những công nhân tham gia. Tính vào chi phí của người lao động 17%BHXH; 3% BHYT. Tính vào lương của người lao động 7% BHXH; 1,5% BHYT. Các khoản phụ cấp theo lương của Công ty mà người lao động được hưởng là phụ cấp chức vụ và phụ cấp công tác
Phụ cấp chức vụ áp dụng với lãnh đạo các phòng ban và lãnh đạo công ty. Các thành viên trong ban Kiểm soát cũng được hưởng phụ cấp chức vụ.
Phụ cấp lưu động áp dụng với những nhân viên thường xuyên phải đi công tác xa.
Căn cứ vào bảng danh sách nhân viên Công ty, phòng Hành chính sẽ tính số BHYT, BHXH mà nhân viên trong Công ty phải nộp
Do còn nhiều hạn chế về mặt quản lý, hiện nay Công ty cổ phần tư vần và xây dựng Thiên Long chưa trích lập kinh phí công đoàn và quỹ bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động, do đó đây cũng là một trong những mặt hạn chế của công ty, mà công ty đang cố găng để hoàn thiện hơn trong thời gian tới.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng Thuế TNCN theo biểu thuế luỹ tiến từng phần. Những nhân viên có thu nhập trên 5 triệu đều phải nộp thuế. Lương được ghi trong hợp đồng là lương mà người lao động nhận được sau khi đã đóng thuế TNCN (lương ròng hay lương NET). Công ty sẽ đóng thuế TNCN cho nhân viên (đối với các nhân viên có thu nhập trên 5 triệu).
Để kế toán thuế thu nhập cá nhân của một số nhân viên có mức thu nhập chịu cuối năm kế toán lập bảng kê khai thu nhập để xác định số thuế phải nộp.
Trong đó:
Thuế TNCN là số thuế cá nhân phải nộp trong tháng Thu nhập trước thuế là tổng thu nhập đã có thuế
Thu nhập sau thuế là lương thực lĩnh mà nhân viên nhận được (Lương NET) Hàng tháng kế toán tiền lương tính thuế TNCN căn cứ theo tiền lương trên hợp đồng. Hiện nay, tiền lương làm thêm giờ của nhân viên trong Công ty chưa được tính TNCN. Để khắc phục tình trạng trên, vào thời điểm cuối năm, kế toán tiền lương sẽ lập bảng tính tổng số thu nhập cả năm sau đó tính thu nhập bình quân các tháng (Bao gồm lương NET và thu nhập làm thêm giờ) sau đó tính và phân bổ phần thuế thu nhập tăng thêm.
Thuế TNCN được phản ánh qua TK 3335. Trên thực tế, công ty trả lương cho công nhân theo tiền lương trên hợp đồng, Thuế TNCN được Công ty tính vào chi phí trong kỳ, về thực chất, đây là khoản trừ vào thu nhập của người lao động. Khi phản ánh thuế TNCN, kế toán định khoản:
BHXH phải nộp = Lương theo hợp đồng x 17%
BHYT phải nộp = Lương theo hợp đồng x 3%
Nợ TK 334: 1.312.000
Có TK 3335: 1.312.000
Hàng tháng nhân viên không phải tự đi nộp thuế TNCN mà Công ty sẽ nộp cho ngân sách nhà nước vào cuối mỗi tháng bằng TK của Công ty tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển. Đây là một đặc điểm rất thuận tiện cho nhân viên trong Công ty.
Kế toán sẽ hạch toán thuế TNCN như sau: Nợ TK 3335: 1.312.000
Có TK 11211.05 (BIDV): 1.312.000
Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được lập trên cơ sở bảng thanh toán tiền lương của Công ty
(Bảng 2.6) (Bảng 2.7) (Bảng 2.8) (Bảng 2.9) (Bảng 2.10) (Bảng 2.11)
Sổ chi tiết tiền lương và bảo hiểm xã hội dùng để theo dõi tình hình chi trả lương cho từng bộ phận. Số liệu trên bảng này được tập hợp từ bảng thanh toán tiền lương của Công ty và bảng phân bổ tiền lương cho từng phòng ban, tổ đội sản xuất.
Kế toán tổng hợp tiền lương
Kế toán tổng hợp tiền lương của Công ty sử dụng những chứng từ ban đầu về tiền lương như: Bảng chấm công của các bộ phận trực tiếp, gián tiếp, bảng thanh toán lương của các bộ phận trực tiếp gián tiếp và quản lý, bảng phân bổ tiền lương như đã trình bày tại phần kế toán chi tiết tiền lương.
Các chứng từ như Bảng chấm công, Bảng tính lương và phân bổ tiền lương, Phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương vào chi phí, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung. Nhật ký chung được mở để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo thời gian. Nhật ký chung là cơ sở để ghi sổ cái TK 334. Sổ cái TK 334 là sổ dùng để ghi chép nghiệp vụ về trích chi phí vào lương và việc thanh toán lương cho nhân viên.
Công ty cổ phần tư vần và xây dựng Thiên Long hiện đang áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán MISA, việc ghi sổ theo hình thức nhật ký chung được thực hiện hoàn toàn trên máy tính. Trong kỳ, kế toán nhập số liệu vào máy tính, sau đó phần mềm sẽ tự động tổng hợp số liệu để lên sổ nhật ký chung, cập nhật số liệu vào sổ cái các TK 334, 338 một cách tự động.
(Bảng 2.12) (Bảng 2.13) (Bảng 2.14)
Có thể nói với sự giúp đỡ của phần mềm kế toán MISA 7.9, công tác ghi sổ tại Công ty được giảm nhẹ đi rất nhiều. Trước đây, khi có một nghiệp vụ phát sinh, kế toán phải vào tất cả các loại sổ bằng tay thì hiện nay, công việc này được thực hiện bằng máy vi tính rất nhanh chóng, kịp thời và có độ chính xác cao. Định kỳ, bộ phận kế toán tiến hành in ra các mẫu sổ phục vụ cho việc lưu trữ số liệu. Việc đính kèm các chứng từ gốc như các phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương được thực hiện theo đúng quy định.
2.2.2.4. Sổ kế toán
Trong hình thức kế toán nhật ký chung mà Công ty đang sử dụng, kế toán tiền lương sử dụng các sổ: Sổ Nhật ký chung , Sổ chi tiết TK 3341 , Sổ chi tiết TK 3342, Sổ chi tiết TK 3382 , Sổ chi tiết TK 3383 , Sổ chi tiết TK 3384 , Sổ Cái TK 334 , Sổ Cái TK 338, sổ nhật ký thu tiền, chi tiền mặt, tiền gửi…