- Niên độ kế toán: Năm tài chính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo dương lịch.
2.2.2.Kế toán bán mặt hàng máy vi tính tại công tyTùng Anh
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Công ty vận dụng hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Tổ chức hệ thống chứng từ được quy định hướng dẫn cách ghi chép vào các chứng từ, tổ chức luân chuyển, bảo quản chứng từ của công ty theo quy định hiện hành. Bao gồm các chứng từ sau
Phiếu xuất kho: Dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn cho
khách hàng. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi số tiền thực bán. Số lượng trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu.
Hóa đơn GTGT: Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viết hóa đơn GTGT.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Lưu tại phòng kế toán.
Phiếu thu: Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toán
viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho người nộp tiền.
Liên 2: Phòng kế toán thu.
Phiếu chi: Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi chi phí phát sinh
liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Bảng kê hoá đơn hàng hoá bán ra: là bảng tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá
Biên bản thu hồi hoá đơn giá trị gia tăng: là chứng từ được lập khi khách hàng
hoá tại công ty để xác nhận quá trình thu hồi hoá đơn đã in cho khách hàng lúc mua sản phẩm. và là căn cứ để nhập kho lại hàng hoá và trả tiền cho khách
Giấy báo có là chúng từ được gửi tới ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh
toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển phòng kế toán và các bộ phận liên quan khác. Kế toán có trách nhiệm ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu tại công ty.
Kế hoạch luân chuyển chứng từ được thiết lập sẫn cho quá trình vận động của chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ cụ thể trình từ luân chuyển của phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT như sau:
Trình tự luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng mịnh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho nào đó. Phiếu xuất kho này do bà Bùi Thị Kim Liên ( kế toán bán hàng) viết khi có một nghiệp vụ mua hàng phát sinh. Và trình tự luân chuyển phiếu xuất kho được thực hiện như sau:
B1: Khách hàng có nhu cầu mua hàng lập xin xuất hoặc ra lênh xuất
B2: Chuyển cho người phụ trách kế toán (kế toán trưởng)của công ty là bà Vũ Minh Thùy xem xét và duyệt
B3: Bà Bùi Thị Kim Liên- Kế toán bán hàng căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho
B4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất hàng
B5: Khi nhận phiếu xuất kho chuyển cho phụ trách kế toán chính của công ty kí duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán
từ( vì chứng từ được xét duyệt ngay từ đầu nên giám đốc chỉ kiểm tra lại và kí duyệt B7: Kế toán bán hàng sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ
Trình tự luận chuyển hóa đơn giá trị gia tăng
Kế toán bán hàng ( bà Bùi Thị Kim Liên) tiến hành lập hóa đơn GTGT theo 3 liên, sau đó trình phụ trách kế toán (kế toán trưởng) công ty ( Vũ Minh Thùy) ký duyệt ( 3 liên), giữ liên 1 và chuyển liên 2,3 cho kế toán bán hàng và khách hàng kí xác nhận, khách hàng giữ liên 2 và kế toán bán hàng giữ liên 3, kế toán ghi sổ, kết thúc.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở sổ chi tiết TK 511 để theo dõi tính hình tiêu thụ
- TK 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ.
- TK 131: “ Phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh toán của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.
- TK 156: “ Hàng hóa”: được theo dõi chi tiết cho từng loại mặt hàng như TK 156.01- máy tính để bàn
TK 156.0101- DELL Vostro AVD TK 156.0102 – HPHP P6- 2111L ……
TK 156.02 – máy tính xách xách tay TK 156.0201- HP H431-A2N27PA
TK 156.0202- Acer Aspire Acer AS4752- 243G6 TK 156.0203- Asus X44H-VX196
…..
Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
TK 3331: Thuế GTGT phải nộp. TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. - TK 111: Tiền mặt.
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
- Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại” - Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” - Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán
* Kế toán bán lẻ
Công ty bán hàng cho các công ty khác, hoặc các cá nhân, cửa hàng, …Hàng hoá được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho, quầy của công ty.
Ví dụ:Ngày 04/01/2013, Công ty xuất bán 1 máy vi tính hiệu Acer Aspire Acer
AS4752- 243G6 cho chị Nguyễn thị Quỳnh Hương (Đường Trường Chinh,Tp Phù Lý Hà Nam) Giá xuất kho 9.713.000đ, đơn giá 10.700.000đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%(Theo HĐGTGT số 055348)(Phụ lục số 11). Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Khi phát sinh nghiệp vụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho kèm theo hóa đơn GTGT,
liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, kế toán tiến hành viết phiếu thu thu tiền từ khách hàng.. Dựa vào hai chứng từ là phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT kế toán vào sổ nhật ký chung (Phụ lục số 17). Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 19); Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viết phiếu thu ( phụ lục số 12)và ghi
vào sổ cái tài khoản 111 (Phụ lục số21), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 20 ), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 18 ).
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Có TK 156(15602): 9.713.000đ - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 11.770.000đ Có TK 3331: 1.070.000đ Có TK 511: 10.700.00đ
* Kế toán bán buôn
Phòng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT tại công ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu tím) làm căn cứ thanh toán. Hoá đơn được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho. Kế toán lập xong hoá đơn sẽ trình cho kế toán trưởng và giám đốc. Người mua sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra hàng ký nhận vào hoá đơn.
Ví dụ:Ngày 20/01/2013, xuất kho bán 20 máy tính Monitorsamsung 17’’LCD
cho Trường Cao Đẳng Thủy Lợi Bắc Bộ, địa chỉ: km2 Đường Trần Thị Phúc TP Phù Lý với giá xuất kho 6.320.000đ, giá bán chưa thuế là 6.512.000đ. Thuế suất thuế GTGT là 10%(theo HĐGTGT số 0055355). Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng 2%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 50%, số còn lại thanh toán qua chuyển khoản. Chi phí vận chuyển bên mua chịu.
Khi phát sinh nghiệp vụ: kế toán Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa (phụ lục số 16); và
phiếu xuất kho (Phụ lục số 14 ), kế toán tiến hành ghi hóa đơn GTGT, GBC của ngân hàng
( Phụ lục số 15),.Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung (phục lục số 17) Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 19); Căn cứ vào (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
hóa đơn giá trị gia tăng kế toán viết phiếu thu và ghi vào sổ cái tài khoản 111 (Phụ lục
số 21), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 20 ), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 18 ).
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 126.400.000đ
- Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 70.199.360đ Nợ TK 112: 70.199.360đ Nợ TK 521: 2.604.800đ Có 511: 130.240.000đ Có 3331: 12.763.520đ
* Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Khi khách hàng trả lại hàng hoá, nhân viên tại quầy sẽ yêu cầu khách hàng trả lại hoá đơn GTGT. Nhân viên sẽ viết Biên bản thu hồi hoá đơn GTGT và hẹn 2 tuần sau khách hàng đến thanh toán tiền
Ví dụ:Ngày 25/01/2013, công ty xuất bán 5 máy vi tính HPHP P6- 2111L cho
công ty TNHH An Hòa ,địa chỉ: số 231 đường Trường Chinh Phố Hai Bà Trưng TP phù Lý. Giá xuất kho 7.515.000đ. Đơn giá 7.636.363đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán đầy đủ bằng tiền mặt. Ngày 27/01/2013 công ty phát hiện có 2 máy tính không đúng mẫu mã như đã quy định nên đã trả lại. Công ty đã nhận lại 2 máy tính trên và hoàn trả lại số tiền mua máy. Chi phí phát sinh để nhập lại 2 máy tính trên là 200.000đ.
Kế toán xử lý như sau :
Bước 2: Lập biên bản hủy hóa đơn GTGT đã lập gửi cho khách hàng xác nhận,lập phiếu chi để chi trả tiền chi phí nhận lại hàng
Bước 1:Căn cứ vào biên bản giao nhận,biên bản trả lại hàng hóa lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại .
Bước 3: Lập 1 hóa đơn khác với số lượng và đơn giá đối với sản phẩm được khách hàng chấp nhận thanh toán .
Dựa vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung(phục lục số 17) Sau đó phản ánh vào sổ cái các tài khoản 511 (phụ lục số 19); Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia
tăng kế toán viết phiếu thu (phụ lục số 16)và ghi vào sổ cái tài khoản 111 (Phụ lục số
21 ), sổ cái TK 156 (Phụ lục số 20), sổ cái TK 632 ( Phụ lục số 18)
* Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ngày 25/01/2013
+ Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi:
Nợ TK 632: 37.575.000
Có TK 156(15601): 37.575.000 + Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi:
Nợ TK 111: 42.000.000 Có TK 511: 38.181.815 Có TK 3331: 3.818.185 - Ngày 27/01/2013 + Nợ TK 5212: 15.272.726 Nợ TK 3331: 1.527.274 Có TK 111: 16.800.000
-Đồng thời nhập kho lại 2 máy tính đó kế toán ghi +Nợ TK 156:15.030.000
Có TK 632:15.030.000 + Nợ TK641: 200.000
Có TK 111: 200.000
Có rất nhiều hình thức bán hàng khác như là bán buôn qua kho, bán buôn theo hình thức gửi hàng cho khách hàng hay bán đại lý . Tuy nhiên, tại Công ty Công Ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ Và Thiết Bị Tùng Anh hiện tại chủ yếu sử dụng 3 hình thức vừa nêu ở trên do quy mô Công ty nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều, ít đơn đặt hàng
2.2.2.4 Sổ kế toán
Kế toán bán hàng máy vi tính Công Ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ Và Thiết Bị Tùng Anh áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế toán sau
Sổ nhật ký chung : hằng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dung làm căn cứ ghi sổ , trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung
( phụ lục số 17)
- Sổ nhật ký mua hàng:là sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh mua hàng dựa trên các chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép, theo dõi, tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền dựa trên phiếu xuất kho( phụ lục số
23)
- Sổ nhật ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở công ty bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi Ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng và có thể theo dõi từng loại tiền
- Sổ cái: Kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 521, 635, 156, 111, 112…
( phụ lục số 19,18,20,21,22)
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình công nợ và thanh toán công nợ của khách hàng. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán hết