1. ĐÁNH GÍA TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN Ở CHI NHÁNH VIETPC THANH HOÁ : NHÁNH VIETPC THANH HOÁ :
Trong điều kiện hiện nay, khi mà Nhà nước ta đã xoá bỏ chế độ bao cấp và chuyển sang cơ chế thị trường, đã có nhiều Doanh nghiệp tư nhân không tồn tại được, làm ăn thua lỗ khi phải tự kinh doanh, tự chủ về tài chính, dẫn đến phải phá sản hay giải thể. Song Chi nhánh VietPC Thanh Hoá lại không phải là một trong số đó. Chi nhánh VietPC Thanh Hoá là một trong số ít Doanh nghiệp tư nhân đã khắc phục được khó khăn ban đầu và ngày càng lớn mạnh.
Đạt được kết quả đó phải kể đến công lao lãnh đạo công ty đã đưa ra được những giải pháp kinh tế có hiệu quả để hoà nhập với nền kinh tế thị trường. Với đặc trưng kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng: thiết bị điện máy, đồ điện tử, hoá chất... tiêu thụ nội địa, công ty hiện đang phải chịu sự cạnh tranh quyết liệt của các DNTM khác đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh máy tính khác trong nước. Tuy nhiên bằng sự năng động, công ty vẫn đang duy trì và phát triển được thị phần của mình.
Tuy nhiên, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở công ty cũng không tránh khỏi một số vấn đề tồn tại cần được hoàn thiện.
Trải qua quá trình thực tập tại công ty, được tiếp xúc và tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán của công ty, đi sâu nghiên cứu công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả, em nhận thấy công tác kế toán có nhiều ưu điểm nhưng cũng còn một số vấn đề còn tồn tại cụ thể như sau:
1.1. Ưu điểm:
Thứ nhất: Về công tác quản lý hàng hoá:
Công ty đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá nhập kho, xuất kho cả về số lượng và chất lượng. Hệ thống kho tàng được bố trí một cách
khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng loại sản phẩm thuận tiện cho việc xuất, nhập hàng ngày. Mặt khác công tác quản lý hàng hoá cũng được đánh giá cao thông qua việc xác định đúng đắn trách nhiệm của các bên ( bảo vệ, thủ kho, kế toán) trong công tác quản lý, tránh nhầm lẫn hao hụt.
Thứ hai: Về kỳ hạch toán
Kỳ kế toán áp dụng là theo quý, từng quý thông qua báo cáo kết quả kinh doanh công ty có thể nắm bắt được tình hình hoạt động và hiệu quả của mình, từ đó kịp thời có những biện pháp điều chỉnh kịp thời hay xây dựng các kế hoạch cụ thể.
Thứ ba: Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
Để tiện cho việc hạch toán cũng như đảm bảo sự quản lý thống nhất trong toàn công ty thì việc lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hoàn toàn phù hợp.
Bộ máy kế toán của công ty được chuyên môn hoá cao: mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm một phần hành ( một mảng ) nhất định. Tuy nhiên vẫn còn có sự bố trí chưa hợp lý giữa các nhân viên kế toán.
Trong sự phấn đấu lỗ lực cũng như thành tích chung của toàn công ty, không thể không kể đến sự phấn đấu và hiệu quả đạt được của công tác kế toán, thể hiện là một công cụ đắc lực trong quản lý và hạch toán kinh doanh của công ty.
Hiện nay công ty đã xây dựng quy trình công tác kế toán khá hợp lý. Bên cạnh đó, công ty đã đưa máy vi tính vào để hạch toán để giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Với cách bố trí công việc như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đã đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả. Xác định được tầm quan trọng của vấn đề bán hàng, tiêu thụ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty, phòng kế toán - tài chính nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng đã hoàn thành nhiệm vụ được giao đồng thời đảm bảo được các yêu cầu và nguyên tắc tổ chức công tác kế toán theo đúng chế độ quy định, và sự phù hợp với điều kiện kinh doanh của mình.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm nói trên, tổ chức bán hàng và định kết quả tại công ty còn một số vấn đề tồn tại:
1.2. Nhược điểm:
1.2.1. Về tổ chức quản lý:
Thứ nhất: Công ty bán số lượng lớn hàng hoá cho các công ty khác theo hình thức trả chậm nên còn một số lượng tiền chưa thu đựơc, công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi…
Thứ hai: Hiện nay nguồn vốn của công ty vẫn còn đang gặp nhiều khó khăn, vốn huy động và vốn chủ sở hữu năm nay bắt đầu giảm, chủ yếu là vốn vay. Vì vậy hàng tháng công ty phải trả lãi xuất cao . Mặt khác do vốn ít nên một số mặt hàng công ty phải nhập lại từ các công ty kinh doanh máy tính khác với giá cao hơn . Do vậy doanh thu giảm, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Thứ ba: Trong quá trình nhập hàng một số mặt hàng bị lỗi hoặc chất lượng kém nhưng công ty chủ quan không kiểm tra chất lượng hàng hoá trước khi nhập về nên khi bán hàng cho khách sau khi khách hàng mang về dùng không dùng được do bị lỗi hoặc chất lượng kém đã mang hàng đến đổi hoặc trả lại. Lý do này lại làm tăng các khoản giảm trừ doanh thu đồng thời góp phần làm giảm doanh thu và lợi nhuận của công ty. Như vậy có thể dẫn dến kết quả kinh doanh của công ty là lỗ nếu như không có biện pháp kịp thời.
1.2.2. Về tổ chức bộ máy kế toán:
Hiện nay bộ máy kế toán của công ty đang vi phạm nghiêm trọng một quy tắc bất kiêm nhiệm của kế toán đó là:
Thứ nhất: Phòng kinh doanh của công ty đang kiêm nhiệm phần hành kế toán tiền lương.
Thứ hai: Ở phòng kế toán của công ty thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt. Đây là điều tối kị trong tổ chức bộ máy kế toán và công ty đã vi phạm phải
1.2.3 Về tổ chức công tác kế toán:
a. Về chứng từ kế toán sử dụng:
Thứ nhất : Công ty sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, xuất kho, hoá đơn GTGT không đúng với các chứng quy định theo quyết định 1141/ CĐKT
Thứ hai: VietPC Thanh Hoá chỉ là một chi nhánh với tình hình hoạt động kinh doanh nhỏ mà công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là chưa hoàn toàn phù hợp vì sử dụng hình thức này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra, giám sát số liệu cũng như sổ sách hàng ngày, hàng quý, hàng tháng.
b. Về tài khoản sử dụng:
Hiện nay công ty đang sử dụng các tài khoản 131, 632, 511, 911, 641, 642 trong quá trình hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà chưa mở các tài khoản chi tiết. Do đó việc theo dõi nợ của khách hàng chưa rõ, hoặc việc xác định kết quả kinh doanh còn chung chung chưa biết được kết quả kinh doanh theo từng mặt hàng, chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.
c. Về phương pháp kế toán:
Thứ nhất: Khi hạch toán các khoản chi phí bán hàng: Một số khoản chi phí thuộc chi phí bán hàng như : Điện, nước, điện thoại, Fax,... sử dụng cho hoạt động bán hàng nhưng công ty lại hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp từ đó gây khó khăn cho việc kiểm soát chi phí. Bởi vậy Công ty không thể biết được trong chi phí bán hàng hay chi phí quản lý doanh nghiệp thì khoản mục nào chiếm tỷ trọng cao, nhiều,… Điều này sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí cũng như việc đề ra các biện pháp làm giảm chi phí của công ty. Như vậy, công ty đã hạch toán không chính xác giữa TK 641 và TK 642, điều này làm cho chỉ tiêu giá vốn hàng bán tăng lên, từ đó làm cho chỉ tiêu lợi nhuận gộp và chỉ tiêu lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh trên "báo cáo kết quả kinh doanh" là không chính xác.
Thứ hai: Khi hạch toán các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp: Công ty sử dụng TK 642 để hạch toán toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp.
Tât cả các khoản chi phí về khấu hao TSCĐ, các khoản phải nộp Nhà nước (thuế) công ty đều hạch toán vào TK 642 mà không mở thêm các TK chi tiết của TK 642