Như đã trình bày ở chương I, kiểm soát quá trình xử lý thông tin bằng máy tính bao gồm 2 loại:
- Kiểm soát chung - Kiểm soát ứng dụng
Các thủ tục kiểm soát chung cho quá trình xử lý thông tin đã được trình bày cụ thể ở phần trên. Trong phần này, bài luận chỉ đi sâu vào các thủ tục kiểm soát ứng dụng áp dụng cho chu trình mua hàng và thanh toán.
Các hoạt động kiểm soát ứng dụng khởi đầu với yêu cầu đòi hỏi độ chính xác của các nghiệp vụ được cập nhật. Trong hệ thống thủ công, dữ liệu của một nghiệp vụ được ghi nhận căn cứ vào chứng từ gốc, với quyền xử lý nghiệp vụ được giao cho nhân viên phụ trách từng phần hành. Còn trong hệ thống xử lý thông tin bằng máy tính – hệ thống xử lý trực tuyến – một nghiệp vụ có thể được ghi nhận trực tiếp vào máy tính từ bộ phận đầu tiên xử lý nghiệp vụ. Để tăng cường kiểm soát một cách hiệu quả, nên kết hợp giữa kiểm soát bằng máy tính và kiểm soát thủ công.
Ví dụ: các báo cáo mua hàng in ra từ máy sẽ được một nhân viên độc lập kiểm tra lại với các chứng từ gốc lưu tại doanh nghiệp.
Kết hợp với hệ thống thông tin kế toán của chu trình mua hàng và thanh toán đã được trình bày ở chương III, sau đây là các thủ tục kiểm soát ứng dụng tương ứng. 1. Kiểm soát đầu vào
Như đã giới thiệu, kiểm soát đầu vào bao gồm kiểm soát nguồn dữ liệu và kiểm soát nhập liệu. Hoạt động này được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lệ và đầy đủ của các dữ liệu mua hàng và thanh toán được nhập vào hệ thống. Trong quá trình chuẩn bị nguồn dữ liệu đầu vào thì việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Chính vì vậy, việc kiểm soát chặt chẽ quá trình này ngay từ đầu sẽ tạo điều kiện cho các quá trình sau được hiệu quả.
1.1. Kiểm soát nguồn dữ liệu
Đây là khâu kiểm tra các chứng từ bao gồm kiểm tra nội dung và hình thức của chứng từ. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán các thủ tục kiểm soát đối với nguồn dữ liệu như sau:
- Yêu cầu mua hàng: đây là dữ liệu khởi nguồn cho chu trình nói chung và là nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống xử lý đặt hàn. Như sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý đặt hàng đã mô tả, Yêu cầu mua hàng thường được nhập vào hệ thống bởi nhân viên của các bộ phận có nhu cầu. Chính vì vậy, để giảm gian lận và sai sót có thể xảy ra thì chỉ có những người có thẩm quyền mới được nhập dữ liệu yêu cầu mua hàng, nên có chế độ luân chuyển nhân viên phụ trách nhập liệu. Sau khi nhân viên nhập liệu xong cần có sự đồng ý trưởng bộ phận có nhu cầu. Hệ thống cần được thiết kế sao cho chỉ khi nhận được sự đồng ý của trưởng bộ phận thì dữ liệu yêu cầu mua hàng mới bắt đầu được chuyển đến xử lý ở các chu trình khác. Bên cạnh đó, để theo dõi tiến độ thực hiện đối với yêu cầu mua mua hàng cần thiết kế tập tin có các trường
“Yêu cầu mua hàng đã nhận được đơn đặt hàng” và “Yêu cầu mua hàng chưa nhận được đơn đặt hàng”. Việc theo dõi này sẽ giúp đốc thúc bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng trong trường hợp thời gian xử lý vượt quá quy định.
- Dữ liệu nhà cung cấp: Như trong sơ đồ 2.4, hệ thống máy tính sẽ tự động tiến hành lựa chọn nhà cung cấp theo trường “xếp hạng uy tín” hoặc thiết lập một file dữ liệu “ Dữ liệu xếp hạng nhà cung cấp”. Để lựa chọn được NCC phù hợp, phải đề nghị các NCC đưa bản báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng. Cần yêu cầu bảng báo giá chi tiết đầy đủ về các thông tin chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận…để đảm bảo có thể kiểm soát được danh sách NCC. Các thông tin này sẽ được nhân viên cập nhật thường xuyên sau mỗi lần mua hàng, điều này sẽ làm giúp lựa chọn NCC một cách khách quan nhanh chóng, hạn chế sự thông đồng giữa nhân viên đặt hàng và NCC. Bên cạnh đó, việc lựa chọn NCC cũng phải được người có thẩm quyền phê duyệt sau khi hệ thống đã lọc ra những nhà cung cấp tối ưu.
- Đơn đặt hàng: Như sơ đồ 2.5 đã thể hiện, đây chính là dữ liệu đầu vào cho quy trình xử lý nhận hàng. Trong hệ thống xử lý bằng máy tính thì đơn đặt hàng chính là sản phẩm đâu ra của hệ thống xử lý đặt hàng nên các biện pháp kiểm soát chủ yếu đó là hệ thống xử lý máy tính nên đánh số thứ tự liên tục trên Đơn đặt hàng, tổ chức theo dõi bằng cách thiết kế file đơn đặt hàng có thêm trường “ Đơn đặt hàng chưa nhận được báo cá nhận hàng”, “Đơn đặt hàng đã nhận được báo cáo”.
- Phiếu giao hàng của nhà cung cấp: đây là chứng từ dùng để xác nhận giữa số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư hàng hóa thực tế được nhập với đơn đặt hàng. Cần phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ này bằng cách kiểm tra sự xác nhận của nhà cung cấp trên chứng từ.
- Hóa đơn của nhà cung cấp: đây là dữ liệu đầu vào của quy trình theo dõi thanh toán (sơ đồ 2.6). Khi nhận được hóa đơn, trước khi tiến hành nhập liệu, nhân viên kế toán phải kiểm tra các dấu hiệu cho thấy đây đúng là hóa đơn của NCC gửi tới, có đầy đủ yếu tố của hóa đơn hay không, có dấu hiệu sửa chữa số liệu… điều này sẽ giúp kiểm soát ban đầu cho dữ liệu trước khi nhập liệu. Cần có quy định luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn của nhà cung cấp được chuyển ngay tới bộ phận theo dõi công nợ. Cũng như đơn đặt hàng, để tổ chức theo dõi cũng như tránh trả tiền lần 2, nên tổ chức thêm trường “Hóa đơn được thanh toán” và “Hóa đơn chưa thanh toán”.
1.2. Kiểm soát nhập liệu
Như vậy, để kiểm soát dữ liệu đầu vào, những chương trình ứng dụng mà doanh nghiệp áp dụng nên thiết kế sao cho thực hiện được các chức năng kiểm tra tính xác thực của dữ liệu nhập, thường bao gồm các chức năng sau:
- Kiểm soát tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào là bước để kiểm tra phát hiện sai sót từ các chứng từ liên quan đến giao dịch trước khi chúng được nhập vào hệ thống và xử lý. Thủ tục xác nhận tính hợp lệ sẽ hiệu quả hơn khi kiểm tra các chứng từ càng gần với nguồn gốc giao dịch nhất có thể.
Ví dụ: Tính hợp lệ của phiếu giao hàng chỉ được xác nhận khi nó được gửi tới bởi nhà cung cấp. Khi hệ thống kiểm tra thấy thiếu sự xác nhận của nhà cung cấp trên phiếu giao hàng, thì tự động phiếu giao hàng sẽ không được cập nhật vào hệ thống. - Kiểm tra dữ liệu bị thiếu: đây là một dạng kiểm tra hình thức của chứng từ. Đối với
những chứng từ mà không có đầy đủ các yếu tố cần thiết thì hệ thống sẽ không chấp nhận nhập các dữ liệu còn lại trên chứng từ đó vào hệ thống.
Ví dụ: trên báo cáo nhận hàng không ghi số lượng thực nhận, báo cáo nhận hàng này sẽ không được hệ thống chấp nhận. Như vậy, khi hệ thống kiểm tra thấy thiếu dữ liệu cần thiết thì hệ thống sẽ thông báo như một lỗi.
- Kiểm tra kiểu dữ liệu: đây là phương pháp kiểm tra sự chính xác của kiểu dữ liệu trong một trường.
Ví dụ: trong trường “Số lượng” của tập tin Chi tiết yêu cầu mua hàng không được chứa dữ liệu kiểu Text.
- Kiểm tra giới hạn dữ liệu: được áp dụng đối với những trường dữ liệu được thiết lập một định mức giới hạn ( giới hạn trên và giới hạn dưới)
- Thiết lập giới hạn trên và giới hạn dưới: đây là cách kiểm tra xem dữ liệu nhập vào có chính xác hay không bằng cách thiết lập giới hạn trên và giới hạn dưới của dữ liệu. Nếu dữ liệu nhập vào không nằm trong khoảng này thì hệ thống sẽ báo lỗi. Ví dụ: đối với 1 loại sản phẩm, công ty thiết lập giới hạn đặt hàng từ 500 – 1000 sp cho mỗi đơn đặt hàng. Như vậy, khi đơn đặt hàng có số lượng 1200 hay 400 hệ thống sẽ báo lỗi và từ chối.Mục đích của việc kiểm soát này là hạn chế việc nhập sai số của con người khi thực hiện việc nhập liệu.
- Kiểm soát theo lô được sử dụng để quản lý số lượng lớn các dữ liệu giao dịch thông qua một hệ thống. Mục tiêu của kiểm soát theo lô là để đối chiếu giữ kết quả đầu ra và dữ liệu đầu vào được nhập vào hệ thống. Kiểm soát theo lô được bắt đầu ở giai đoạn đầu vào dữ liệu và tiếp tục thông qua tất cả các giai đoạn xử lý dữ liệu.
Ví dụ: một loạt hóa đơn của nhà cung cấp được nhập vào hệ thống ở giai đoạn nhập dữ liệu, sau mỗi giai đoạn xử lý tiếp theo, kiểm soát dữ liệu theo lô sẽ xem xét lại sao cho đảm bảo các hóa đơn nhập đầy đủ. Định kỳ, kiểm soát dữ liệu theo lô sẽ cân đối giữa các dữ liệu trong hồ sơ chuyển và kết quả xử lý thực tế đảm bảo các yêu cầu sau:
• Tất cả các hoá đơn đã được nhập vào hệ thống đã được xử lý.
• Không có các hóa đơn đã xử lý và trả tiền nhiều hơn một lần.
• Tất cả các hoá đơn nhập vào hệ thống được hạch toán hoặc xử lý thành công hoặc bị từ chối vì lỗi..
2. Kiểm soát xử lý
Sau khi các dữ liệu đầu vào được chấp nhận, việc kiểm soát tiến trình xử lý dữ liệu của chương trình mà doanh nghiệp áp dụng sẽ được thực hiện nhằm đảm bảo tính tin cậy và chính xác của hoạt động xử lý. Những hoạt động kiểm soát tiến trình xử lý đòi hỏi:
- Mọi dữ liệu đã nhập và được nhập đề phải được xử lý chính xác và đầy đủ. - Tất cả các tiến trình xử lý đề phải hoàn tất.
- Dữ liệu nhập vào được cập nhật chính xác vào các tập tin và những cơ sở dữ liệu thích hợp.
Các tiến trình kiểm soát cũng được thực hiện như phần kiểm soát đầu vào, tuy nhiên có thể chú ý vào các thủ tục kiểm soát nên có của hệ thống máy tính với quá trình cập nhật các tập tin như sau:
- Kiểm soát từng bước xử lý ( Run-to-Run control) sử dụng dữ liệu kiểm soát theo lô để kiểm soát theo từng bước
Kiểm soát này đảm bảo hệ thống xử lý theo lô được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ.Sau mỗi hoạt động, các trường dữ liệu quan trọng như tổng số hóa đơn và bản ghi được tích lũy và so sánh với các giá trị tương ứng, cuối cùng được lưu trữ trong hồ sơ. Sự khác biệt có thể được phát hiện khi một bản ghi đã bị mất trong quá trình xử lý, một bản ghi trong đợt đi chưa qua xử lý, hoặc một bản ghi đã được xử lý nhiều hơn một lần.
- Kiểm soát sắp xếp theo trình tự: Trong các hệ thống sử dụng các tập tin tuần tự, thứ tự của bản ghi giao dịch trong lô là rất quan trọng để sửa chữa và hoàn thành việc xử lý. Khi một lô dữ liệu di chuyển qua quá trình này, nó phải được tái sắp xếp theo thứ tự của các tập tin tổng thể được sử dụng trong mỗi lần chạy. Một bản ghi hóa đơn nhà cung cấp sai thứ tự trong đợt một sẽ ngăn chặn dòng di chuyển các bản ghi khác đang được xử lý. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, dòng di chuyển của các bản ghi có thể được xử lý sai nhà cung cấp.
Kiểm soát sắp xếp theo trình tự cần phải được thực hiện để so sánh trình tự của mỗi bản ghi trong hàng loạt bản ghi trước đó đảm bảo rằng sự phân loại thích hợp đã diễn ra. Bản ghi sai thứ tự nên bị từ chối và xử lý sau, do đó cho phép các bản ghi khác trong lô được xử lý.
- Xác nhận trách nhiệm: Một kiểm soát quan trọng trong chu trình mua hàng và thanh toán là xác nhận trách nhiệm phải thanh toán với một khoản nợ nhà cung cấp. Quá trình nhà liên quan tới việc đối chiếu giữa các chứng từ, bao gồm: đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp. Sau khi đã đối chiếu về số lượng đã đặt hàng và thực nhận , đơn giá mua thực tế và giá mua trên đơn đặt hàng, khi đó trách nhiệm pháp lý về một khoản phải trả nhà cung cấp sẽ được xác nhận. Đến hạn thanh toán, doanh nghiệp phải chi tiền để trả nhà cung cấp.
Trong một số doanh nghiệp thường xuyên có sự khác biệt trong giá mua và số lượng nhận giữa đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp, biên bản giao hàng, thì quá trình xác nhận trách nhiệm là rất khó khăn để tự động hóa. Về nguyên tắc, chương trình phải được thiết kế để chấp nhận sự sai khác ít nhất giữa các chứng từ.
Ví dụ: Hệ thống có thể được thiết kế để chấp nhận giá hóa đơn trong vòng 2% giá dự kiến.
Tuy nhiên, sự khác nhau trong các mặt hàng và số lượng đặt hàng và nhận được lại khó giải quyết hơn. Những vấn đề này thường đòi hỏi yêu cầu thay đổi thứ tự hàng tồn kho và ( hoặc) điều chỉnh các bản ghi nợ phải trả nhà cung cấp.
Doanh nghiệp nên ban hành hướng dẫn quá trình đối chiếu giữ các chứng từ và quá trình xác nhận trách nhiệm nợ phải trả,. Tức là kết hợp cả kế toán thủ công và kế toán trong môi trường máy tính, bên cạnh đó, quá trình thiết lập mối quan hệ với đối tác kinh doanh một cách ổn định sẽ làm cho sự sai số giữa các chứng từ giảm đi, từ đó, đơn giản hóa quá trình đối chiếu và quá trình tự động hóa tiến triển thuận lợi hơn.
- Tổ chức File nhà cung cấp hợp lệ: Các tập tin nhà cung cấp hợp lệ là tập tin bao gồm một danh sách các nhà cung cấp mà các tổ chức thường kinh doanh. Gian lận trong quá trình trả tiền thường xảy ra khi trong thanh toán cho một nhà cung cấp không có thực. Chính vì vậy trước khi thanh toán, người chịu trách nhiệm chi tiền nên được xác nhận lại nhà cung cấp trên có tồn tại trong các tập tin nhà cung cấp hợp lệ. Bất cứ bản ghi mà không phù hợp nên bị từ chối và có sự điều tra của quản lý. Định kỳ thực hiện việc kiểm tra, bổ sung các nhà cung cấp hợp lệ và loại bỏ nhà cung cấp không hợp lệ.
- Kiểm soát vật lý
Kiểm soát vật lý bao gồm các hoạt động hướng dẫn sử dụng và thực hiện cho con người để bắt đầu các thủ tục máy tính bảo vệ các tài sản của tổ chức. Bao gồm:
• Sự tách biệt các chức năng: Việc tách biệt các chức năng sẽ làm tăng hiệu quả kiểm soát làm giảm gian lận có thể xảy ra khi các nhân viên có ý định thông đồng với nhau. Trong chu trình mua hàng và thanh toán, cần tách biệt các chức năng sau:
o Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác
o Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng. o Chức năng xét duyệt lựa chọn nhà cung cấp phải độc lập với chức năng
phê duyệt lựa chọn đặt hàng.
o Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng. o Kể toán không được kiêm nhiệm thủ kho.
• Giám sát bộ phận nhận hàng: Số lượng lớn tài sản có giá trị sẽ được bộ phận nhận hàng tiếp nhận trước khi được nhập kho nên việc giám sát chặt chẽ ở đây