1. Công tác thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ cơ quan:
Mục đích thu thập là nhằm thực hiện qui định của Nhà nước: “Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam”. Thực hiện tốt công tác này là nhằm tập trung tài liệu vào một đầu mối để bảo quản, tránh được sự phân tán, thất lạc, hư hỏng, mất mát và thông qua xử lý nghiệp vụ, giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu, giúp cho thông tin được tập hợp có hệ thống, phục vụ nghiên cứu có hệ thống và cũng thông qua đó thực hiện tốt công tác bảo mật.
Việc thu thập tài liệu để đưa vào lưu trữ của mỗi cơ quan có ý nghĩa hết sức to lớn đối với từng ngành, từng cấp chính quyền; Tài liệu lưu trữ phản ánh quá trình hình thành, tồn tại, phát triển và các hoạt động của cơ quan Nhà nước đều có ý nghĩa chính trị rõ nét, có giá trị lịch sử trung thực, giá trị khoa học và thực tiễn, là chứng cứ pháp lý cao trong đời sống xã hội, trong điều hành-quản lý... Mỗi cán bộ
viên chức trong quá trình công tác, luôn luôn thực hiện công việc thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau một cách chủ động và có khi là ngẫu nhiên nhằm phục vụ cho công tác của mình, đối với lưu trữ cơ quan thì công tác thu thập là một qui trình đòi hỏi phải có kỹ thuật, có qui tắc chặt chẽ và chủ động.
Công tác thu thập tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng, là bước đầu tiên bắt buộc phải tiến hành trong qui trình nghiệp vụ lưu trữ. Không có thu thập thì không có những công việc tiếp theo. Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đều phân tán, nằm rải rác ở các cá nhân, các bộ phận trong quá trình làm việc, đó là thực tế khách quan, tài liệu ấy có thể do một người hay nhiều người cùng quản lý sử dụng, có thể để ở bàn làm việc, trong tủ, nóc tủ…thậm chí để ở nhà riêng một phần. Sự biến động, thay đổi về tổ chức-cán bộ (sáp nhập, giải thể, chuyển trụ sở... cán bộ nghỉ hưu, chuyển công tác...) nhiều trường hợp tài liệu bị mất đi mà không có ai chịu trách nhiệm.
Quá trình làm việc của mỗi cán bộ, công chức hình thành nhiều công văn, tài liệu về những vấn đề, vụ việc do mình xử lý; do lề lối làm việc thiếu khoa học, không lập hồ sơ, tài liệu để phân tán và sự hình thành khối tài liệu kéo dài nhiều năm, nếu không định kỳ thu thập đưa vào lưu trữ cơ quan thì số lượng ngày càng lớn, thường bị bó gói lại để lên nóc tủ... do thực tế như vậy nên công tác thu thập gặp rất nhiều khó khăn trở ngại.
Tài liệu bằng giấy có độ bền không cao, không lâu dài, bị tác động bởi nhiều yếu tố cả về tự nhiên và tác động của con người làm cho tài liệu giảm tuổi thọ. Việc bảo quản tài liệu có thời hạn hàng trăm năm là điều không dễ dàng, bởi vậy phải tiến hành công việc đầu tiên là thu thập nó một cách kịp thời, đúng hạn, đúng kỹ thuật để đưa vào nơi bảo quản an tòan, có các thiết bị khoa học, các ứng dụng tiến bộ để có điều kiện kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Yêu cầu công tác thu thập:
Mỗi cơ quan, đơn vị phải bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình, định kỳ hàng năm tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu của toàn cơ quan tập trung vào một nơi bảo quản. Tiến hành các công việc nghiệp vụ lưu trữ để sắp xếp, hệ thống hóa trật tự hồ sơ tài liệu để dễ dàng tra tìm, nghiên cứu khai thác.
Để tiến hành thu thập tốt phải có bước chuẩn bị. Nếu là lần đầu tiên tiến hành thu thập thì cách thức có khác so với những lần thu thập sau. Trong đó cần xác định chính xác cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, của các phòng, ban, tổ chức trong cơ quan (cả những bộ phận trực thuộc nhưng do đặc điểm trụ sở nên bộ phận này đặt ở ngoài trụ sở của cơ quan). Điều này giúp cho việc thu thập đầy đủ không bỏ sót bộ phận nào, đồng thời không thu thập những tài liệu không thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị mình. Xác định điều này cũng là yếu tố quan trọng giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ sau đó. Vấn đề thu thập tài liệu lại liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận trong cơ quan, do đó cần phải phổ biến, quán triệt trước về mục đích, yêu cầu, phải có kế họach, biện pháp cụ thể.
Kế họach thường được xây dựng hàng năm, có tính định kỳ. Việc xác định thời điểm tiến hành công tác thu thập cần cân nhắc kỹ để không bị động do ảnh
hưởng bởi các kế họach khác của toàn cơ quan. Phải tôn trọng các qui tắc, qui định về kỹ thuật, nghiệp vụ trong công tác thu thập.
Kế hoạch được ban hành và gửi đến các bộ phận, cá nhân liên quan trong cơ quan. Cần quán triệt trong toàn cơ quan về mục đích, yêu cầu trước khi tiến hành thu thập. Trên thực tế không phải ai cũng ủng hộ điều này một cách đầy đủ, quá trình thu thập xảy ra hai xu hướng: Một là đẩy tất cả những bó tài liệu lâu năm tích trữ ở nơi làm việc của mình cho bộ phận lưu trữ trong tình trạng lộn xộn, vàng thau lẫn lộn, chưa sắp xếp để giải phóng diện tích làm việc (ở đây có sự vi phạm: tài liệu chưa được lập hồ sơ, thường là không rõ ràng cụ thể trong biên bản giao nhận tài liệu); Hai là cố tình giữ lại tài liệu, không nộp cho bộ phận lưu trữ vì lý do riêng hoặc lấy cớ còn đang trong quá trình sử dụng, nghiên cứu... xử lý hai tình huống này thế nào? ở xu hướng thứ nhất: tạm chấp nhận, cán bộ lưu trữ sử dụng kỷ thuật nghiệp vụ để phân loại tài liệu để đưa tài liệu về đúng vị trí, trật tự theo phương án phân lọai hồ sơ, tài liệu. Không vì lý do chưa lập hồ sơ để thoái thác nhiệm vụ thu thập, tuy nhiên cần có biện pháp khắc phục trong những lần thu thập tiếp theo.
Với xu hướng thứ hai: Cần phải quán triệt các nguyên tắc, qui định của Nhà nước: Tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước (tài liệu có giá trị) là thành phần của phông lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, không một cơ quan hay tập thể, cá nhân nào được chiếm làm của riêng. Do đó, không được phép giữ lại tài liệu có giá trị, đã đến hạn nộp vào kho lưu trữ. Trường hợp cần thiết, có 2 cách: Một là phôtô lại (bản chính nộp lưu trữ), hai là ký nhận, mượn có thời hạn để sử dụng, sau đó nộp cho bộ phận lưu trữ. Trên thực tế, mỗi cán bộ, công chức trong quá trình làm việc cần phôtô, đóng tập tất cả những văn bản qui phạm pháp luật thuộc phần việc của mình để sử dụng lâu dài (thường được gọi là hồ sơ nguyên tắc), hồ sơ này không phải nộp lưu trữ.
Quá trình xử lý nghiệp vụ lưu trữ, cán bộ lưu trữ cần chú ý phát hiện các trường hợp bị thiếu tài liệu có thể do nhiều nguyên nhân (thu thập không triệt để, thu chưa hết, cán bộ phần hành cố tình giữ lại, tài liệu đưa về nhà, cho mượn chưa lấy lại, di chuyển, thất lạc do hỏa hoạn, thiên tai v.v...) để kịp thời tiến hành sưu tầm, thu thập bổ sung.
Mỗi cơ quan Nhà nước đều phải ban hành các qui chế, qui định về quản lý công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu; trong đó có quy định trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Đây là văn bản pháp lý, mọi cán bộ công chức trong cơ quan phải chấp hành và đây cũng là cơ sở để nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm. Cán bộ lưu trữ cơ quan cần lập bảng danh mục các đơn vị nộp lưu tài liệu, hàng năm nếu có thay đổi về tổ chức phải bổ sung vào danh mục kịp thời.
2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Tài liệu sau khi thu thập tập trung được tiến hành chỉnh lý (phân loại). Trong các nội dung nghiệp vụ lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là công việc khó và phức tạp. Việc chỉnh lý phải tiến hành theo một trình tự, theo quy trình nhất
định. Cụ thể được hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
Khi lần đầu chỉnh lý tài liệu của một cơ quan mà tài liệu tồn đọng từ nhiều năm, cần chú ý đến việc phân phông (ví dụ tài liệu của Ủy ban vật giá tỉnh, sau khi giải thể, tài liệu của Ủy ban vật giá tỉnh được chuyển về Sở Tài chính vật giá; như vậy ở Sở Tài chính có hai phông).
Tương tự như vậy, khi lần đầu chỉnh lý tài liệu của một cơ quan phải có kế hoạch và biên soạn một số tài liệu như:
Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là một trong những tài liệu quan trọng cần được xây dựng đầu tiên trong quá trình chuẩn bị để làm cơ sở cho việc phân loại tài liệu, xác định giá trị, bổ sung, thống kê và nghiên cứu sử dụng tài liệu. Để biên soạn được tài liệu này phải nghiên cứu các tài liệu liên quan đến tổ chức của cơ quan: Văn bản thành lập cơ quan; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan qua các thời kỳ; các văn bản về phân chia, sáp nhập, giải thể, thành lập các đơn vị trực thuộc…ngoài ra tham khảo quy chế làm việc, địa phương chí (địa chí), kỷ yếu của cơ quan…
Văn bản tiếp theo cần xây dựng là phương án phân loại (hay có thể gọi là khung phân loại), phải lựa chọn, áp dụng kiểu phương án phân loại thích hợp; khi đã chọn một kiểu phương án phân loại cho một phông lưu trữ, nó sẽ được áp dụng thống nhất toàn phông (không áp dụng hai kiểu phương án khác nhau cho một phông lưu trữ).
Ngoài ra cần xây dựng các văn bản khác như: hướng dẫn phân loại, hướng dẫn đánh giá xác định giá trị tài liệu…để làm cơ sở thực hiện thống nhất cho dù có nhiều người cùng tham gia chỉnh lý.
Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa theo thời hạn bảo quản với hai mục lục hồ sơ gồm: mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản là số năm.
(Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn sau 10 năm kể từ năm công việc kết thúc sẽ nộp về kho lưu trữ tỉnh nếu cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh)
3. Công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Đánh giá xác định giá trị tài liệu có ba hình thức: một là ở giai đoạn văn thư, cán bộ công chức tự quyết định một tài liệu bất kỳ cần lưu lại, lập hồ sơ hay loại bỏ; hai là đánh giá xác định giá trị tài liệu trong quá trình chỉnh lý (cần có hướng dẫn như phần công tác chỉnh lý đã nêu trên); ba là đánh giá xác định giá trị tài liệu có thời hạn bảo quản được ghi bằng số năm (tức là tài liệu đã đưa vào kho lưu trữ nhưng hết thời hạn bảo quản, cần xem xét đánh giá lại để tăng thêm thời hạn bảo quản hoặc cho tiêu hủy).
Cần hiểu rằng công tác đánh giá xác định giá trị tài liệu là khác với việc xác định thời hạn bảo quản; cả hai công việc này phần lớn là do mỗi cơ quan tự xây dựng, đối với tài liệu chuyên môn do Bộ ngành TW hướng dẫn. Bộ Nội vụ có Thông tư 09/2011 ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011, quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Tài liệu không giá trị hoặc hết giá trị, tài liệu trùng thừa được tiến hành tiêu hủy theo các thủ tục quy định.
4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Là công việc bảo vệ và quản lý tài liệu lưu trữ, là các biện pháp phòng chống các yếu tố gây hại cho tài liệu, trong đó bao gồm các tác nhân do con người hay tự nhiên gây ra.
Kho lưu trữ: đối với từng cơ quan việc xây dựng kho lưu trữ có tính cách chuyên dụng là không khả thi; nhưng cần đáp ứng với yêu cầu tối thiểu về diện tích và thông số kỷ thuật để có thể chống ẩm hiệu quả, chống sự thâm nhập do con người hay động vật gây hại (chuột, mối, gián…), chống cháy, ngập lụt…
Các phương tiện bảo quản khác: giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ cần theo mẫu và chuẩn quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục lục hồ sơ là công cụ thống kê hồ sơ đồng thời là công cụ tra cứu tìm hồ sơ cần được bảo quản chặt, là phương tiện để quản lý hồ sơ, nó như là “cái chìa khóa kho lưu trữ” không có nó sẽ không biết được hồ sơ để ở chỗ nào trong kho.
5. Công tác thống kê lưu trữ:
Mục lục hồ sơ là công cụ thống kê hồ sơ; ngoài ra định kỳ hằng năm các cơ quan thực hiện báo cáo thống kê theo quy định tại quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội Vụ.
6. Công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:
Mỗi cơ quan cần có quy định thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở cơ quan mình; không cho mượn tài liệu lưu trữ (trừ trường hợp đặc biệt và được sự cho phép của người có thẩm quyền); trường hợp người sử dụng tài liệu lưu trữ đọc tại chỗ thì cán bộ lưu trữ phải giám sát (phòng ngừa đánh tráo tài liệu).