- Gi i đoạn lập kế hoạch
o Nội dung kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch thực hiện, nhân sự, hi phí… phải được thể hiện rõ trên giấy. Các nội dung này phải được phê duyệt trong hồ sơ lập kế hoạch và quản trị dự án, không chấp nhận nội dung qu em il, h t, điện thoại. o Liên hệ với các nhà cung cấp qu điện thoại, email những nội chính liên quan tới
chất lượng, tiến độ, chi phí, thời gian thanh to n,… phải được thể hiện rõ trên hợp đồng.
o Các hoạt động đặt hàng, giao hàng, nhận quà khuyến mãi, nhận bao bì mới, … liên quan giữa các nhánh Sales, Marketing, Production ngoài các hồ sơ kèm theo như biểu mẫu, các cá nhân phụ trách cần điện thoại thông b o ho đơn vị liên quan. o Các bản vẽ bao bì mới, thiết kế booth, POSM phải được bảo mật cho tới khi dự án
được triển khai. Trong hợp đồng với Nhà cung cấp, phải đảm bảo cam kết tính bảo mật.
- Gi i đoạn triển khai thực hiện dự án
o Promoter Girls (thuê ngoài) gửi báo cáo kết quả bán hàng theo ngày tại booth cho Executive theo biểu mẫu. Promoter Girls của Công ty gửi cho Promodisers kết quả bán hàng, kế hoạ h đặt hàng.
o Executive và Promodisers báo cáo kết quả bán hàng theo tuần và các vấn đề liên quan cho Supervisor bằng em il. Tr o đổi qu điện thoại đối với các vấn đề nằm ngoài khả năng giải quyết. Kiểm tra hoạt động các Promoter Girls, các dãy kệ trưng bày hàng hóa, đặt hàng tại both.
o Các Supervisor họp b o o định kỳ hàng tuần với các Manager. Nội dung cuộc họp liên quan tới tiến độ thực hiện so với kế hoạ h b n đầu, nhà cung cấp, chi phí ph t sinh, th y đổi nhân sự, các vấn đề nằm ngoài kế hoạ h b n đầu ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Kiểm tra hoạt động tại các hệ thống siêu thị.
o Các Manager họp b o o định kỳ hàng tuần với Sales & Marketing Director các vấn đề liên quan tới toàn bộ dự n, đề xuất đảm bảo chất lượng triển khai dự n được giải quyết trong cuộc họp. Thư ký tr h nhiệm ghi nhận Biên bản cuộc họp để báo cáo lại B n lãnh đạo.
Học viên báo cáo: Lê Thị Xuân Thanh
MBA12B - 034 Trang 28
- hông Điều lệ Dự án.
o Các nhân viêc thuộc dự án thực hiện điều lệ của Công ty, Hợp đồng lao động. o C hính s h đượ hưởng theo thỏa thuận, hợp đồng trong gi i đoạn Dự án
đ ng triển khai.
- Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự n được thực hiện với yêu cầu nhanh, chính xác và phải được xác nhận củ b n. Thông tin đượ lưu trữ một cách hệ thống, dễ dàng trích lục.
- Hồ sơ đượ thư ký Dự n lưu trữ theo đúng trình tự thời gian và phân loại như s u: o Văn bản, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm li n qu n đến dự án.
o Hồ sơ kế toán - tài chính: Các hợp đồng với nhà cung cấp: các chứng từ thu – chi, Hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán chi phí của Dự án.
14. Mức độ thành công của dự án
- Tất cả các bao bì Aji – ngon có mặt tại tất cả các hệ thống siêu thị trên toàn quốc vào ngày 26/06/2010.
Kết quả: Hoàn thành 100%. Tất cả các siêu thị trong các hệ thống trên toàn quốc có mặt bao bì mới đúng ngày qui định.
- Kết quả kinh doanh trong thời gian khuyến mãi >= 156,500 ton Aji – Ngon.
Kết quả: 170,500 ton Aji – Ngon. Tổng doanh số bán hàng trong thời gian chạy hương trình đạt 109% so với mục tiêu.
- Số h đơn đổi quà bình quân theo store: >= 1,800 h đơn/siêu thị,
Kết quả: 1350 h đơn/si u thị. Số h đơn đạt 75% chỉ ti u đặt ra.
15. Những nội dung cần cải thiện của dự án
- Tiêu chí số h đơn theo từng store đượ đặt ra là để đảm bảo hướng đến số đông người tiêu dùng (mục tiêu là khách hàng mua lẻ), giảm tình trạng mua hàng với số lượng quá lớn (giảm mua sỉ), nhưng trong nội dung hương trình khuyến mãi đến khách hàng hư giải pháp cụ thể để thực hiện việc này. Do đ kết quả đạt 75% mục tiêu (kết quả 1350 h đơn/si u thị) là hoàn toàn ngẫu nhiên.
Cải thiện: trong hương trình khuyến mãi nên bổ sung thêm nội dung như: Mỗi khách hàng chỉ được tối đ 10 quà tặng/h đơn.
- Tiêu chí số h đơn mu hàng theo store đồng thời cũng dùng để đ nh gi hiệu quả củ hương trình m rketing đến khách hàng mua lẻ, nhưng số lượng mục tiêu 1,800
Học viên báo cáo: Lê Thị Xuân Thanh
MBA12B - 034 Trang 29
h đơn/si u thị là mang tính tham khảo từ kết quả dự án của Mayonnaise Lisa. [là: 50%x(2000 lọ 300ml +1000 lọ 500ml +600 hình dán magnet) =1,800] vì thế độ phù hợp hư o để đ nh gi ho hương trình hạt nêm Aji – Ngon.
Cải thiện: Chia siêu thị của tất cả các hệ thống thành 03 loại A, B, C. Và phân bổ chỉ ti u như s u:
Loại A: 2,000 h đơn/si u thị Loại B: 1,500 h đơn/si u thị. Loại C: 1,000 h đơn/si u thị.
- Các mục tiêu về m rketing khi đặt ra nên tham khảo từ các nguồn, công ty khảo sát thị trường uy tín để gi tăng độ tin cậy.
16. Các bài học kinh nghiệm rút ra từ dự án thực tế
- Ý tưởng thiết kế cho hình ảnh bao bì mới trong thực tế đã được Sales & Marketing Director chỉ đạo tổ thiết kế từ khi bắt đầu thành lập ban Quản lý dự án.
Nhờ đ mới rút ngắn được thời gian triển khai xuống khoảng 10 ngày.
- Trong khi thực hiện hương trình si u thị lớn hết quà khuyến mãi chỉ trong 10 ngày đầu thực hiện hương trình. C supervisor đã linh hoạt điều phối quà khuyến mãi từ các siêu thị vắng sang
Sự phối hợp và chia sẽ thông tin rất tốt giữa Sales và Marketing góp phần lớn vào thành công của dự án.
- Khi thực hiện hương trình, vài PGs p rt time òn hư thuộc nội dung hương trình khuyến mãi.
Team MKT cần tăng ường kiểm tra và tham gia cùng agen y để huấn luyện PGs part time về nội dung củ hương trình kỹ hơn.
- Vài siêu thị b n hàng hư tốt trong thời gian diễn r hương trình, nên sau khi kết thú hương trình lượng tồn kho thực tế lớn hơn gấp 2 lần lượng tồn kho bình quân thông thường.
Cần chủ động hơn trong việc giảm tồn kho giúp khách hàng, bằng h điều phối hàng hóa của siêu thị b n hư tốt qua các siêu thị có doanh số bán cao.
TP.HCM, th ng 5 năm 2013