Chứng từ kế toán:
Công ty TNHH Pin - Đèn Rồng Vàng hoạt động trong lĩnh vực XNK chủ yếu là nhập khẩu Pin, Đèn Pin phục vụ tiêu dùng và sản xuất trong nớc. Hoá đơn bán hàng có giá trị nh lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng nh việc xuất- tồn kho trên thẻ kho kế toán. nh vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng.
Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bán hàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL. Hoá đơn đợc lập làm 3 liên:
Liên 1: Lu
Liên 2: Giao cho khách hàng. Liên 3: Dùng để thanh toán.
Trên mỗi hoá đơn đợc ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán cha có thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số 1).
Tài khoản kế toán:
Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả kinh doanh của hàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng.
Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác nh: TK 131, TK 3331, TK 111, TK 331, …
2.2.2.2.Quy trình ghi sổ.
Công ty sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tíêt: Sổ bán hàng, thẻ kho kế toán, sổ chi tiết phải thu của khách hàng.
-Các sổ Cái tài khoản: TK 131, TK 511, TK 3331, TK 331, -Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ.
+ Sổ bán hàng (Bảng số 3):
Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hình bán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra, đồng thời theo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từng lô hàng.
+ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8):
Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng.
Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, Thẻ kho kế toán, Phiếu thu tiền, Giấy báo Có Ngân hàng.
+ Thẻ kho kế toán (Bảng số 4):
Để theo dõi tình hình nhập- xuất- tồn kho của hàng hoá theo từng mặt hàng về cả số lợng và giá trị của hàng hoá. Thẻ kho kế toán chính là căn cứ để kế toán bán hàng theo dõi và xác định giá vốn hàng bán. Ngoài ra, thẻ kho kế toán còn đợc mở để theo dõi doanh thu và thuế GTGT đầu ra của lô hàng. Cơ sở ghi sổ: Phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng (thay phiếu xuất kho).
Sơ đồ trình tự lên số liệu sổ kế toán doanh thu bán hàng nh sau: (Sơ đồ số 10)
Chứng từ gốc
(Hoá đơn, giấy báo Có, )…
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo Tài Chính Sổ chi tiết DTBH, PTKH Bảng tổng hợp chi tiêt DTBH,... Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn (GTGT) Ngày 20 tháng 8 năm 2004 Mẫu số: 01. GTKT- 3LL GU/ 2003B No: 175921 Đơn vị bán hàng: Công ty Pin - Đèn Rồng Vàng. Địa chỉ:Thị xã Lào Cai Tỉnh Lào Cai.
Số Tài khoản:
Điện thoại: Mã số: Ngời mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai
Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Thăng Long Địa chỉ:Sơn Tây
Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776 - 1
STT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đvị
SL
Đơn giá Thành tiền ĐVT 1 Pin Đại Eveready Th 2 485.250 970.500 VNĐ 2 Pin đũa 3A-
Energize Th 3 650.320 1.300.640 VNĐ
3 Đèn pin Energize Ch 20 95.200 1.904.000 VNĐ Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 4.175.140
Tiền thuế GTGT: 417.514 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.592.654
Số tiền viết bằng chữ: bốn triệu năm trăm chín mơi hai nghìn sáu trăm năm mơi t đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
- Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bán hàng, Chứng từ ghi sổ.
Phơng pháp kế toán: Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàng chấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của khách hàng. Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Khi nhận đợc Phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm các khoản phải thu của khách hàng.
Nợ TK 111:Tiền mặt
Có TK 131: Tổng giá thanh toán
Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu.
Chẳng hạn nh:
Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán Pin và Đèn pin cho Công ty TNHH TM&DV Việt Hng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 175921 ngày 20/8/2004 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng (xem bảng số 1).
Bảng số 1
Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng Quý 3/ 2004
Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ các TK
Số HĐ Ngày Doanh số Thuế GTGT 111 112 131 . . Tống số
175601 01/07 Đèn pin Energize 4.760.000 476.000 5.236.000 5.236.000
… . . . ……… …………. . . . . . . 175641 05/07 Pin tiểu 2A-E
Đèn pin Eveready 1.358.0001.930.000 135.800193.000 1.593.8002.123.000 3.716.800
175665 08/07 Pin tiểu 3A-E 680.000. 68.000 748.000 748.000
….. …. ……….. ……… ……… … … …………. … …………
175921 20/08 Pin Đại Eveready
Pin đũa 3A-
Energize
Đèn pin Energize
970.500
1.300.640
1.904.000
97.050
130.064
190.400
1.067.550
1.430.704
2.094.400
4.592.654
175983 28/08 Pin máy tính 1.620.000 162.000 1.782.000 1.782.000
… … …… ……. ……….
176213 30/09 Pin sạc 2A-
Energize
5.820.000 528.000 6.407.500 6.407.500
Tổng cộng: 1.225.579.265 122.557.926 1.348.137.191 1.348.137.191
Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra để lập Chứng từ ghi sổ số 10. (Bảng số 2) chứng từ ghi sổ Số: 10 Ngày 30/9/2004
Diễn giải Mã số TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có Doanh thu bán hàng Quý 3/2004 131 511 3331 1.348.137.191 1.225.579.265 122.557.926 Tổng cộng 1.348.137.191 1.348.137.191
Các chứng từ gốc có liên quan, sau khi dùng để lập Chứng từ ghi sổ là căn cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu (Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4).
Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 đợc lập (Bảng số 2), kế toán bán hàng chuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái TK 511 (Bảng số 5). Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp đợc trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 6).
(Bảng số3)
Sổ chi tiết bán hàng
Hàng hoá: Pin tiểu
Chứng từ Nội dung Số lợng Số tiền Trong đó
Số Ngày Doanh số Thuế GTGT Tiền vốn phí
D quý 2 sang: Quý 3/2004 175641 05/07 Bán cho Cty TNHH TM và DV An Sinh 02 thùng 1.358.000 135.800 1.288.500 175665 08/07 Bán cho Bách hoá tổng hợp An Đào 01 thùng 680.000 68.000 644.250 ………. …… ………. …… …… …… …… Cộng phát sinh: 171.650.500 17.165.050 162.626.227 D cuối kỳ:
Bảng số 4
Thẻ kho kế toán
Số: 11942
Hàng hoá: Pin tiểu Đơn vị: Thùng. Mã:
Chứng từ Nội dung Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Số Ngày Số lợng Số lợng Số lợng D quý 2 sang Quý 3/ 2004 019425 04/07 - Nhập pin Energizer 2A 100 -Nhập pin Eveready 3A 150 -Thuế Nkhẩu 029922 05/07 -Bán pin Energizer 2A 02 ……… ……. ………. … … ……… ………… Cộng PS: 1.020 950 D cuối kỳ:
(Bảng số 5)
Số cái
Quý 3 năm 2004
Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng Số hiệu: TK 511
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
SH Ngày Nợ Có 10 30/09 DT bán hàng 511 1.348.137.191 14 30/09 K/c DTT xđ kquả 911 1.348.137.191 Cộng PS quý: 1.348.137.191 1.348.137.191 Số d cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm (Bảng số 6) bảng tổng hợp chi tiết bán hàng Quý 3 năm 2004
STT Tên hàng hoá, dịch vụ bán ra Doanh số
1 Pin tiểu 171.650.500
2 Pin Đại Eveready 147.365.105
3 Đèn pin Energize 184.018.183
4 Pin máy tính 82.637.840
5 Pin đũa 3A-Energize 55.820.000
. . . .
Tổng số 1.348.137.191
Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh đợc hàng hoá tiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu đợc nợ hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Vì thế, để có thể theo dõi đợc công nợ của khách hàng một cách chính xác, đáp ứng đợc yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoản phải thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu.
- Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sử dụng các Sổ kế toán sau:
+ Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hình khách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty. Sổ này theo dõi cho các đối t- ợng khách hàng và đợc lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng, Hoá đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi.(Xem bảng số 7)
+ Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công nợ của từng khách hàng. Sổ này đợc lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Sổ theo dõi thanh toán của khách hàng. (Bảng số 8)
+Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 131. (Bảng số 9)
-Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT), kế toán ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng. đồng thời, ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiền mặt , tiền gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tài khoản.
Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt để thủ quỹ thu tiền hàng. Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệu vào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt. Trên Sổ quỹ, tuỳ theo nghiệp vụ phát sinh mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau.
Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Khoản tiền khách hàng trả ngay. Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu.
Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vào Phiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng. Cuối kỳ, căn cứ vào Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng, kế toán lập Chứng từ ghi sổ số 13 (Bảng số 10). Đồng thời, kế toán cộng tổng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp đợc trên sổ chi tiết phải thu của khách hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển cho kế toán tổng hợp và chuyển Chứng từ ghi sổ số 13, Chứng từ ghi sổ số 10 cho kế toán tổng hợp làm căn cứ ghi vào Sổ Cái TK 131.
Trên cơ sở số liệu trên Sổ tổng hợp công nợ của khách hàng, kế toán đối chiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 131; đối chiếu Số liệu trên Sổ tổng hợp chi tiết bán hàng với Sổ Cái TK 511.
(Bảng số 7)
sổ theo dõi thanh toán với khách hàng Quý 3/2004 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ TK 131 Số Ngày Nợ Có PT 01 02/07 Cửa hàng Anh Thắng trả tiền hàng tháng 6/2004 111 6.781.500 PT 02 08/07 Cửa hàng Mai Anh trả tiền
hàng tháng 7 111 9.852.460 PT 03 29/07 Bách hoá tổng hợp An Đào trả tiền hàng nợ tháng 6 111 16.665.950 PT 04 12/08 Cty TNHH TM&DV Tổng hợp Việt Hng trả tiền hàng 111 19.582.450 PT 05 26/08 Cty TNHH AN SINH trả tiền hàng 112 31.154.200
PT 06 01/09 Cửa hàng chị Quyên trả tiền hàng nợ tháng 8
111 7.890.590
PT 07 13/09 Cty TNHH DV& DL Thuận
An trả tiền hàng 111 28.489.156
(Bảng số 10)
chứng từ ghi sổ
Số: 13
Ngày 30/09/2004
Diễn giải Mã số TK Số tiền
Nợ Có Nợ Có K. hàng trả tiền hàng 112 111 131 31.154.200 89.262.106 120.416.306 Tổng cộng: 120.416.306 120.416.306
(Bảng số 8)
sổ chi tiết phải thu của khách hàng
Số hiệu: TK 131 Tên khách hàng: Cty TNHH TM & DV AN SINH
NGS Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số d
Số Ngày Nợ Có Nợ Có
1.Số d đầu kỳ: 16.580.900
2.Số phát sinh:
175641 05/07 Mua 02 thùng pin tiểu 511 1.358.000 3331 135.800 175959 25/08 Mua 05 Thùng Pin Đũa 3A
Mua 50 chiếc Đèn pin Mua 03 thùng pin Lithium
511 13.800.500 3331 1.380.050
3. Cộng số phát sinh: 16.674.350
(Bảng số 9)
Số cái
Quý 3 năm 2004
Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng Số hiệu: TK 131
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải ĐƯTK Số tiền
SH Ngày Nợ Có D quý 2 sang: 90.956.000 10 30/09 PTCKH mua hàng 511 100.300.520 3331 10.030.052 13 30/09 K.hàng trả nợ 112 111 31.154.20089.262.106 Cộng PS quý: 110.330.572 120.416.306 Số d cuối quý: 80.870.266
*Kế toán thuế GTGT tại Công ty TNHH Pin_đèn Rồng Vàng: Thuế GTGT là loại thuế gián thu do ngời tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ chịu và không ảnh h- ởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toán thuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc hạch toán thuế GTGT cũng là công việc của kế toán.
Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế. Mức thuế suất đối với hàng hoá, dịch vụ bán ra của Công ty là 10%.
Thuế GTGT
đầu ra = Giá tính thuế của hàng hoá bán ra x Thuế suất thuế GTGT Thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào. -Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán thuế GTGT là: Hoá đơn GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT.
Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra đợc thực hiện ngay từ khâu viết Hoá đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng. Kế toán khi viết Hoá đơn ghi rõ
tổng số tiền hàng cha bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiền thanh toán.
Rõ ràng, ngay trong quá trình hạch toán, thuế GTGT của hàng bán ra đã đợc phản ánh riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng. Đây là điều kiện thuận lợi của thuế GTGT, giúp Công ty theo dõi thuế và doanh thu bán hàng dễ dàng, cũng nh việc xác định kết quả kinh doanh đơn giản hơn.
Cuối mỗi tháng, khi lập tờ khai thuế GTGT để nộp cho cơ quan thuế, kế toán lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra” cùng với “ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” để gửi kèm.
∗ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:
Các mặt hàng của Công ty đều không phải thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, mặt khác, trong kỳ lại không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu (mà nếu có phát sinh khoản giảm trừ doanh thu thì Công ty thực hiện bút toán đỏ ngay trên TK 511). Bởi vậy, doanh thu thuần trong kỳ đợc xác định chính
