Nguồn lực quý giá nhất là thời gian của bạn. Nếu giống như phần lớn các nhà quản lý, bạn bị quá tải với rất nhiều việc phải làm và quá ít thời gian để thực hiện. Mỗi giờ trôi qua lại có thêm nhiều nhiệm vụ mới, giống như một dây chuyền sản xuất bị hỏng mà bạn không thể dừng hoặc tắt nó đi. Để sử dụng tối đa tiềm năng của mình, bạn phải sử dụng mọi kỹ thuật có thể để làm nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ít hơn. Một trong những kỹ thuật tốt nhất được gọi là “quản lý bằng cách loại trừ”. Trong quá trình quản lý thông thường, việc của bạn là hoàn thành công việc thông qua người khác. Bạn hãy nghĩ về các nhiệm vụ, giao việc cho đúng người và sau đó giám sát, theo dõi để đảm bảo nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn.
Giảm thời gian quản lý
Tuy nhiên, với việc quản lý bằng cách loại trừ, bạn có thể giảm tối đa việc giám sát, kiểm soát và báo cáo liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ nào được giao. Một khi bạn đã xác định rõ việc gì phải được thực hiện, bao giờ và như thế nào và cách thức công việc được đánh giá, sau đó, bạn giao hoàn toàn việc này và yêu cầu cấp dưới của bạn chỉ gặp bạn khi có vấn đề hay gặp khó khăn. Bạn cần làm rõ rằng nếu công việc diễn ra đúng theo lịch trình và trong phạm vi tài chính thì không cần báo cáo. Cấp dưới được tự do làm việc. Bạn cần thực hiện phương châm “Không có tin mới là tin tốt”. Quản lý bằng cách loại trừ (MBE) là một công cụ tiết kiệm thời gian rất lớn cho người quản lý. Cách sử dụng phương pháp này rất đơn giản. Bạn chỉ cần nói: “Nếu mọi chuyên đều ổn và đúng tiến độ, anh không cần báo cáo một cách thường xuyên. Chỉ cần thỉnh thoảng thông báo e-mail kết quả cho tôi, còn ngoài ra, tôi sẽ để anh tự hoàn thành toàn bộ công việc.”
Thiết lập mục tiêu tài chính
Ví dụ, nếu nhiệm vụ là bán 1.200.000 đô-la tiền sản phẩm trong trong 12 tháng, nghĩa là bạn phải bán được 100.000 đô-la tiền sản phẩm mỗi tháng. Nếu doanh số bán hàng liên tục đạt 100.000 đô-la mỗi tháng hoặc nhiều hơn, thì bạn không cần phải báo cáo. Tuy nhiên, nếu doanh số sụt giảm đến 80.000 đô-la hoặc thậm chí 90.000 đô-la, thì đây là một khác biệt so với chỉ tiêu đề ra, vì vậy sự thay đổi này cần được báo cáo cho người chịu trách nhiệm cuối về kết quả bán hàng.
Lên kế hoạch và các nhiệm vụ
Bạn sẽ thường xuyên gặp phải những tình huống mà bạn hoặc người khác cần phải xác nhận rõ thời gian, địa điểm, ngày họp hoặc hoàn thành một công việc nào đó cụ
thể. Trong trường hợp này, bạn nên quản lý bằng cách loại trừ. Bạn chỉ cần nói,
“Chúng ta hẹn nhau nói chuyện qua điện thoại lúc 3 giờ chiều thứ Năm nhé. Nếu vì lý do nào đó, bên nào không thể giữ đúng hẹn, thì sẽ liên hệ lại với bên kia. Còn nếu không có gì thay đổi, tôi sẽ nói chuyện với anh vào thứ Năm lúc 3 giờ được
không?” Thay vì cứ phải kiểm tra đi kiểm tra lại, hãy thỏa thuận một thời gian cụ thể hoặc kết quả nhất định, sau đó bạn nên quản lý bằng cách loại trừ. “Tôi sẽ gọi cho anh, hoặc anh chỉ cần gọi cho tôi, nếu có sự thay đổi về những gì chúng ta đã thỏa thuận trước đó.”
Quản lý bằng cách loại trừ trong phần lớn thời gian
Thật tuyệt khi phát hiện ra rằng dù bạn quản lý bằng cách loại trừ, 90% các trường hợp, mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch. Với tư cách một diễn giả và người đứng đầu các buổi hội thảo, tôi đã đặt lịch hẹn gặp tại 61 quốc gia. Đi rất nhiều nơi và nói về rất nhiều chủ đề, đòi hỏi sự phối hợp cực kỳ lớn, nhất là khi đặt vé máy bay để tới đúng giờ của các buổi hội thảo.
Trong mỗi trường hợp, tôi cho bản thân mình một giới hạn an toàn về thời gian, nhưng tôi luôn nói với khách hàng của mình đừng lo lắng. Tôi đảm bảo với họ nếu có bất kỳ sai lệch nào so với lịch trình đã thống nhất, tôi sẽ báo cho họ biết trước. Và tôi đã làm như vậy. Bằng cách quản lý theo phương pháp loại trừ, tôi có thể làm việc thuận lợi với hàng chục khách hàng tại hàng chục thành phố trên toàn thế giới mỗi năm.