2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu.
Trong tháng nếu phát sinh các trường hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lý kèm theo.
Nếu nghỉ từ 1- 3 ngày, chứng từ để thanh toán do y tế Công ty cấp- đó là giấy chứng nhận để thanh toán.
Nếu nghỉ từ ngày thứ 4 trở đi thì phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh.
Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH
Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh
Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Lý do nghỉ việc: Cảm sốt
Số ngày nghỉ: 01
( Từ ngày 10/01/2003 đến hết ngày 10/01/2003)
Xác nhận của phụ trách Ngày 10 tháng 01 năm 2003 Đơn vị Y, Bác sĩ
2. Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: 01 ngày
3. Lương tháng đóng BHXH: 1.350.700 đồng
4. Lương bình quân ngày: 51.950 đồng
5. Tỉ lệ hưởng BHXH: 75%
6. Số tiền hưởng: 38.963 đồng Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH Cuối tháng, kế toán viết phiếu thanh toán BHXH theo mẫu sau: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH
(Nghỉ ốm, trông con ốm, ….thai sản.)
Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh Nghề nghiệp: Công nhân nghề hoá
Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Thời gian đóng BHXH: Năm 1995
Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 1.350.700 đồng Số ngày được nghỉ: 01 Trợ
cấp:
Mức 75%: 37.962,5 đồng * 1 ngày = 38.963 đồng Cộng: 38.963 đồng
Bằng chữ: Ba mươi tám nghìn chín trăm sáu mươi ba đồng Ghi chú:
Người lĩnh tiền Kế toán Thủ trưởng đơn vị BCH Công đoàn cơ sở
Từ “ Giấy chứng nhận nghỉ BHXH”, kế toán tiền lương lập “Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng loại chế độ. Sau đó, lập “ Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng đơn vị, bộ phận. Các chứng từ này được kế toán trưởng tổng hợp và lập “ Bảng thanh toán BHXH” làm căn cứ quyết toán với cơ quan BHXH cấp trên.
64
Để hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lương, kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ,
BHXH, BHYT.
Tài khoản 338 được chi tiết thành 6 TK cấp 2:
+ ….
+ TK 3382: Kinh phí Công đoàn
+ TK 3383: Bảo hiểm xã hội
+ TK 3384: Bảo hiểm Y tế
+….
Căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty xác định được:
Tổng tiền lương thực hiện quý 4 năm 2002 là: 4.586.650.776 đồng
Trong đó, Tiền lương cấp bậc là: 722.925.000 đồng. Lương cấp bậc gồm:
+ Lương cấp bậc của công nhân trực tiếp sản xuất: 296.327.166 đồng
+ Lương cấp bậc của nhân viên quản lý phân xưởng: 150.474.876 đồng
+ Lương cấp bậc của nhân viên bán hàng: 43.971.864 đồng
+ Lương cấp bậc của nhân viên quản lý doanh nghiệp: 232.151.094 đồng Kế toán tiền lương hạch toán các quỹ trích theo lương như sau:
Hàng quý trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( thể hiện trên Bảng phân bổ số 1) - Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất:
Nợ TK 6223: 89.251.122 Có TK 338: 89.251.122
Nợ TK 6271 (62712): 44.378.927
Có TK 338: 44.378.927
- TK 3382: 939.909.896 * 2% = 18.798.198
- TK 3383: 150.474.876 * 15% = 22.571.231
- TK 3384: 150.747.876 * 2% = 3.009.498 - Chi phí nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411 (64112): 13.242.941
Có TK 338: 13.242.941
- TK 3382: 288.386.200 * 2% = 18.798.198
- TK 3383: 43.971.864 * 15% = 6.595.780
- TK 3384: 43.971.864 * 2% = 879.437
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6421 (64212): 67.632.436
Có TK 338: 67.632.436
- TK 3382: 1.408.337.500 * 2% = 28.166.750
- TK 3383: 232.151.094 * 15% = 34.822.664
- TK 3384: 232.151.094 * 2% = 4.643.022
Hàng quý trích BHXH, BHYT, trừ vào lương của người lao động: Nợ TK 334: 722.925.000 * 6% = 43.375.500
Có TK 338: 722.925.000 * 6% = 43.375.500
- TK 3383: 722.925.000 * 5% = 36.146.250
- TK 3384: 722.925.000 * 1% = 7.229.250
Những số liệu này được ghi trên Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2) * Khi nộp BHXH, BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý Quỹ cấp trên:
66
- TK 3383: 722.925.000 * 20% = 144.585.000
- TK 3384: 722.925.000 * 3% = 21.687.750
Có TK 334: 212.138.858
*Cuối quý các khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động được hạch toán vào TK 3343. Trình tự hạch toán như sau:
+ Chi BHXH cho người lao động nghỉ ốm, kế toán ghi: Nợ TK 3343:
Có TK 1111:
+ Khi quyết toán với cơ quan BHXH và được cơ quan BHXH chấp nhận chi trả cho Công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 1121 (NH Công thương Đống Đa): Có TK 3343:
*Chi tiêu kinh phí công đoàn tại Công ty: Nợ TK 3382: 45.866.108
Có TK 1111: 45.866.108
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết TK 338, Nhật ký chứng từ số 1, số 10.
Cuối quý, căn cứ vào Bảng phân bổ số 1, Kế toán vào Nhật ký chứng từ số 7. Sau đó vào Sổ cái TK 338 và cuối cùng là lập về Báo cáo lao động tiền lương.
Sơ đồ 2.5.2.2: Quy trình ghi sổ kế toán các quỹ trích theo lương 2.6. Thực trạng công tác quản lý lao động, phân tích chỉ tiêu lao động và tiền lương.
2.6.1. Thực trạng công tác quản lý lao động.
Lao động là một trong những yếu tố tiên quyết quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác, lao động có vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty nói riêng và của tất cả doanh nghiệp nói chung. Do sớm nhận thức được tầm quan trọng của lao động nên Công ty đã có những chính sách quản lý lao động rất chặt chẽ và có hiệu quả cao. Cụ thể:
68
dụng chủ yếu là thông qua thi tuyển, Công ty sẽ chọn những người có đủ năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm việc tại Công ty. Bên cạnh đó, ưu tiên những người có người thân trong gia đình đã làm việc trong Công ty, nhưng người này phải đạt được những yêu cầu tối thiểu của công việc trong tương lai lao động đó phải thực hiện. Với việc tuyển dụng như vậy nên trình độ lao động của cán bộ công nhân viên trong Công ty khá cao: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 23,4%, công nhân bậc 4 trở lên chiếm 31% tổng số lao động.
- Đào tạo: Để nâng cao kiến thức Công ty có quy chế khuyến khích người lao động đi học tại các trường lớp ( chủ yếu ngoài giờ). Sau khi tốt nghiệp, nếu có điều kiện Công ty sẽ bố trí công việc phù hợp với ngành nghề học đã được thoả thuận trước khi đi học và được xếp lương theo quy định của Nhà nước, của Công ty.
Vào quý II, quý III hàng năm, Công ty xét và tổ chức thi nâng bậc cho người lao động theo quy định của Nhà Nước, quy chế của Công ty. Trước khi nâng bậc Công ty sẽ tổ chức cho người lao động được học tập.
- Thời gian lao động: Người lao động làm việc 8 giờ một ngày, không được đi muộn về sớm ( nếu muộn quá 5 phút sẽ không được phép làm việc và coi như vắng mặt). Hàng năm, người lao động sẽ được nghỉ vào những ngày lễ, tết theo quy định của Nhà Nước và nghỉ phép 12 ngày đối với lao động làm việc trong điều kiện độc hại, nặng nhọc, cứ có thêm 5 năm thâm niên sẽ được nghỉ phép thêm một ngày.
- Định mức lao động: Công tác tính định mức lao động là rất cần thiết và quan trọng. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ góp phần phân công lao động hợp lý, tăng năng suất lao động.
Để xác định định mức lao động Công ty đã dựa trên những căn cứ có tính khoa học và tiến hành theo các bước sau đây:
+ Phân công việc thành các bộ phận hợp thành ( bộ phận quản lý phụ trợ và bộ phận sản xuất sản phẩm).
+ Dùng phương pháp chụp ảnh, bấm giờ để thu thập số liệu thực tế tại nơi làm việc của công nhân.
+ Xác định kết cấu các loại thời gian làm việc. Dự kiến nội dung và trình tự hợp lý để thực hiện các bước công việc.
+ Xác định thời gian tác nghiệp của một sản phẩm và thời gian tác nghiệp của một ca sản xuất.
+ Tính mức sản lượng:
TTNCA MSL = TTNSP
Trong đó: MSL: Mức sản lượng của một ca TTNCA: Thời gian tác nghiệp 1 ca
TTNSP: Thời gian tác nghiệp của một sản phẩm.
Mặc dù công tác định mức này tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng chỉ có như vậy mới đảm bảo cho việc tính toán đơn giá một cách chính xác, xây dựng các bậc công việc hợp lý tạo ra sự công bằng chính xác trong trả lương. Điều này sẽ thúc đẩy không nhỏ người lao động tăng năng suất chất lượng sản phẩm.
2.6.2. Phân tích các chỉ tiêu lao động và tiền lương.
Bảng 2.6.2: Bảng tổng hợp tình hình sử dụng lao động và quỹ lương năm 2001
STT Chi tiêu Đơn vị Thực hiện Tỷ lệ
(%) Năm 2000 Năm 2001
70 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Tổng quỹ tiền lương Tiền thưởng và ăn ca Tổng thu nhập Số lượng lao động Thu nhập bình quân 1 người/ tháng Doanh thu
Chi phí kinh doanh Tỷ lệ tiền lương/ tổng chi phí
Tỷ lệ tiền
lương/doanh thu Năng suất lao động Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Người Nghìn đồng Triệu đồng Triệu đồng % % Triệu đồng/người 7.754,35 1.121,9 8.876,25 420 1.761.000 124.496,5 116.098 6,68 6,2 296,42 9.248,45 1.610,7 10.859,15 440 1.800.000 145.978,7 138.478,7 6,66 6,3 331,79 119,3 143,6 122,4 104,8 102,2 117,26 119,3 111,9
( Nguồn: Báo cáo lao động- thu nhập năm 2001).
Qua bảng số liệu trên cho thấy: Tổng quỹ tiền lương của năm 2001 tăng 1494,1 triệu đồng ( 9.248,45- 7.754,35) hay đạt 119,3% so với năm 2000, kéo theo thu nhập bình quân tháng của người lao động tăng 2,2%.
Tỷ lệ tiền lương/Doanh thu năm 2001 tăng 0,1% so với năm 2000 chứng tỏ đơn giá tiền lương theo % doanh thu tăng do Công ty đã hoàn thành xuất sắc kế hoạch của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam giao. Hơn nữa tỷ lệ tiền lương trên tổng chi phí năm 2001 giảm 0,02% so với năm 2000 chứng tỏ Công ty sử dụng chi phí tiền lương ngày càng hiệu quả.
Qua bảng trên có thê khẳng định lại tiền lương và năng suất lao động có quan hệ tỷ lệ thuận với nhau. Tiền lương tăng năng suất lao động sẽ tăng và ngược lại.
Tốc độ tăng tiền lương năm 2001 so với năm 2000 là 119,3% trong khi tốc độ tăng lao động mới là 104,8%. Chứng tỏ Công ty có một chính sách lao động tiền lương hết sức hợp lý làm cho đời sống của người lao động không ngừng cải thiện và nâng cao.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI
CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI.
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. khoản trích theo lương.
Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và tính chất công việc mà có thể xây dựng các chế độ quản lý và hạch toán kế toán tiền lương khác nhau. Tuy nhiên, do có sự thay đổi về hình thái kinh tế xã hội, đặc thù sản xuất- kinh doanh và nhu cầu của người lao động nên chế độ tiền lương của mỗi doanh nghiệp có những tồn tại nhất định, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn luôn nỗ lực khắc phục những tồn tại đó để ngày càng hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tiền lương trong doanh nghiệp mình.
Việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm đạt các mục tiêu sau:
72
+ Tiền lương phải đảm bảo cho người lao động thoả mãn các nhu cầu tối thiểu trong đời sống hàng ngày và từng bước nâng cao đời sống của họ.
+ Cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người lao động và các đối tượng quan tâm khác.
+ Phát huy vai trò chủ động sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sử dụng lao động.
3.2. Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. lương của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội.
Trong cơ chế thị trường gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các doanh nghiệp tư nhân đều phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển, nhất là đối với lĩnh vực sản xuất Sơn. Trong sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty nước ngoài có tiềm lực tài chính và trình độ khoa học công nghệ hiện đại, thì Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội không những duy trì được sản xuất- kinh doanh mà còn làm ăn có hiệu quả. Có được điều đó là nhờ vào bộ máy lãnh đạo của Công ty cũng như công nhân sản xuất luôn năng động sáng tạo, có những biện pháp quản lý có hiệu quả cao. Công ty đã đưa ra những giải pháp phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh với tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng 20%.
Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty rất hợp lý và mang tính khoa học. Chế độ lao động- tiền lương của Công ty được hình thành dựa trên những quy định, chính sách lao động- tiền lương của Nhà nước, của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam bên cạnh những bổ sung cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm kinh doanh và quản lý của Công ty.
Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế công tác và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, dựa trên những kiến thức, những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang bị tại nhà trường, em xin có một số nhận xét sau:
3.2.1. Ưu điểm.
Các quỹ trích theo lương (BHXH. BHYT, KPCĐ) luôn được tính đúng, tính đủ và phân bổ đúng đối tượng vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời được ghi sổ cộng dồn, chuyển sổ chính xác.
Với các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và lương năng suất đã kích thích được người lao động có năng lực hăng say làm việc, thu hút được những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Công ty đã áp dụng linh hoạt hình thức trả lương. Cụ thể:
Đối với lao động gián tiếp việc trả lương theo thời gian là phù hợp. Hình thức trả lương này có ưu điểm là dễ tính toán, dễ trả lương cho người lao động, phản ánh được hiệu quả của công việc do đó sẽ khuyến khích người lao động chăm chỉ đi làm, hăng say làm việc.
Đối với lao động trực tiếp việc trả lương theo sản phẩm là hợp lý, đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động. Đặc biệt phương án chia lương sản phẩm trong các phân xưởng hết sức hợp lý và công bằng thúc đẩy tăng năng suất lao động (đã được trình bày ở mục 2.3.2) Về công tác kế toán.
Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội tương đối tốt. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ đạo, tạo điều kiện chuyên môn hoá nghiệp vụ và nâng cao chất lượng công tác kế toán. Các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thực hiện dễ dàng, thuận lợi.