C) Quan hệ cộng đồng
3.2.2.1.Định danh công việc cần tuyển dụng
Trong quy trình cũ của công ty bước này là xác định nhu cầu, được tiến hành khi các bộ phận nhận thấy thiếu nhân sự công ty thấy hợp lý thì tuyển dụng, xây dựng bản miêu tả và tiêu chuẩn công việc nhưng vẫn còn thiếu. Vậy em xin đưa giải pháp trong bước này đó là:
Quy hoạch nhân sự theo với mục tiêu phát triển của công ty trong dài hạn, trong một chu kỳ nhất định cần xác định nhân sự dài hạn hay ngắn hạn để có kế hoạch tuyển dụng cụ thể và hiệu quả hơn.
Xây bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc chi tiết hơn có đầy đủ các nội dung: Chức năng, nhiệm vụ của công việc, trách nhiệm của người của người đảm nhiệm, mối quan hệ của công việc với các bộ phận, quyền hạn của nhân viên đảm nhiệm, môi trường làm việc… bản tiêu chuẩn cũng cần có trình độ chuyên môn, các kỹ năng cần có, phẩm chất nghề nghiệp…
Khi viết một bảng mô tả công việc, công ty cần chú ý các yêu cầu cơ bản sau đây: Bứơc1. Định danh công việc Bước 2. Thông báo tuyển dụng Bước 3. Thu nhận và xử lý hồ sơ Bước 4. Thi tuyển Bước 5 Đánh giá và tuyển chọn Bước 6. Khám sức khẻo Bước 7. Thử việc và hội nhập nhân viên
Viết cụ thể và chi tiết
Công ty cần mô tả rõ ràng và cụ thể những kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ chính mà ứng viên được tuyển sẽ đảm trách. Hạn chế tối đa việc dùng các thuật ngữ chuyên ngành khiến ứng viên không hiểu. Hậu quả của việc viết bảng mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ được công việc và công ty phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu công ty yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng viên có thể hiểu rằng công ty đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia phần mềm. Công ty cũng nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển.
Không nên lạm dụng những “sáo ngữ” như yêu cầu ứng viên có “tinh thần hợp tác” hay “khả năng lãnh đạo”. Hãy đi thẳng vào vấn đề: Mô tả chi tiết những kỹ năng cần thiết để tìm được ứng viên phù hợp nhất.
Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển
Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Công ty cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới.
Ngoài ra, công ty nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí công ty muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ có cơ hội được đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.
Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển, giới thiệu về môi trường làm việc và văn hoá cuả công ty
Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc như chuẩn bị một món ăn. Cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Vì vậy, ngoài khoản lương bổng hấp dẫn, công ty nên dành vài dòng mô tả về văn hóa công ty. Đây là yếu tố rất quan trọng, vì không ai muốn làm việc ở một nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ”. Công ty có thể nêu thông tin sơ lược về văn hóa công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi bật của văn hóa đó như sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực.
Đặc biệt, công ty không nên bỏ lỡ cơ hội “tiếp thị” những thế mạnh của công ty. Đừng ngại “nói tốt” về những thế mạnh của công ty để thu hút được ứng viên giỏi .
Một bảng mô tả công việc đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây: - Tên và địa chỉ công ty
- Chức danh
- Các trách nhiệm chính của ứng viên – công ty cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, bắt đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào. - Chế độ lương bổng
- Yêu cầu học vấn/kinh nghiệm
Tóm lại, công ty nên đầu tư thời gian để chuẩn bị một bảng mô tả công việc hiệu quả. Dĩ nhiên việc “hành động” thật nhanh để tuyển gấp một vị trí quan trọng là bình thường. Tuy nhiên, nếu không chuẩn bị đúng mức, sẽ gây thiệt hại cho công ty. Để tuyển đúng người, công ty cần định hướng để ứng viên hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ chính của họ.
Ta hãy nhớ rằng chi phí cho một nhân viên “bị tuyển nhầm” sẽ cao hơn nhiều so với chi phí thời gian công ty dành để viết một bảng mô tả công việc hiệu quả.
Ngoài ra, trong trường hợp ứng viên được tuyển không hoàn thành tốt công việc được giao, công ty cũng nên căn cứ vào bảng mô tả công việc để giải thích rõ lý do họ không đủ điều kiện để được tuyển dụng sau giai đoạn thử việc.
Ngoài xây dựng bản mô tả và tiêu chí công việc thì bước này còn thực hiện những nhiệm vụ như: Lập hội đồng tuyển dụng bao gồm: Trưởng bộ phận tổ chức hành chính, giám đốc công ty và trưởng bộ phận cần tuyển dụng nhân sự. Mỗi người có một nhiệm vụ và quyền hạn nhất định.
Xây dựng phương án thi tuyển như: Bài thi trắc nghiệm, chuẩn bị chủ đề thi luận và nhhững bản câu hỏi mẫu trong các vòng phỏng vấn.
Xây dựng phương án đánh giá ứng viên: Trong đó có bản đánh giá ứng viên và cách xếp điểm.
3.2.2.2. Thông báo tuyển dụng
Nên thiết kế một thông báo tuyển dụng thật chi tiết có đầy đủ mô tả, tiêu chuẩn công việc, địa chỉ và liên hệ. Ngoài ra, còn phải đăng tải các chính sách đãi ngộ mà công ty có lên để nhằm thu hút nhiều ứng viên tham gia hơn.
Muốn thông báo tuyển dụng được phổ biến ra bên ngoài thì công ty cần thông báo rộng rãi hơn nữa. Công ty có thể dán thông báo ở các cơ sở đào tạo, tham gia các hội trợ hoặc dùng các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo mua bán, báo lao động,…đài truyền thanh, đặc biệt là mạng internet. Chỉ với mỗi trang web của công ty thì mức độ phổ biến thông báo tuyển dụng chưa cao, công ty nên đăng ký tuyển dụng trên nhiều trang web tuyển dụng với chi phí hợp lý, để thông báo tuyển dụng được phổ biến hơn. Ví dụ như các trang web: www.sannghenghiep.vn,
www.timviecnhanh.com.vn với chi phí 200.000 đồng/năm hoặc các website: www.kiemviec.com, www.vietnamwork.com.vn...
- Sau đây là giải pháp nâng cao chất lượng thu hút nhân sự từ website của công ty:
Cuộc chiến giành nhân tài chưa bao giờ mạnh mẽ và quyết liệt như hiện nay. Nhất là khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay thì mức độ cạnh tranh giữa các công ty lại càng gay gắt hơn. Việc thu hút nhân sự thông qua website của công ty cũng đã đạt được một số thành tựu, song nó vẫn chưa mang lại hiệu quả thực sự cao cho công ty. Để nâng cao chất lượng hơn nữa cho công tác thu hút nhân sự từ website của công ty thì công ty cần phải tiến hành các công việc sau đây:
Viết bảng mô tả công việc chi tiết
Không nên để ứng viên xem mục đăng tuyển của công ty như một mẩu rao vặt rẻ tiền. Công ty sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt ứng viên nếu công ty đăng một bảng mô tả công việc đầy đủ những thông tin cần thiết về vị trí đăng tuyển. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao diện thân thiện
Nghiên cứu cho thấy người sử dụng sẽ thoát khỏi trang web nếu không tìm thấy thông tin bổ ích trong vòng 3 nhấp chuột đầu tiên. Vì vậy, công ty cần sử dụng những “mẹo” dưới đây để thu hút ứng viên:
- Đặt đường dẫn đến trang tuyển dụng ngay trên trang chủ của website công ty. Theo nghiên cứu mới nhất của tạp chí Fortune, 73% trong số 500 công ty tham gia khảo sát tiết lộ rằng họ áp dụng phương pháp này để tuyển dụng nhân viên.
- Hạn chế đăng các banner dùng flash hoặc đồ họa để giảm tối đa thời gian truy cập vào website.
- Thiết kế trang tuyển dụng đồng dạng với trang chủ.
- Chọn tên miền (domain) riêng cho trang tuyển dụng và đặt đường dẫn tuyển dụng này ở nhiều vị trí nổi bật khác nhau để thu hút nhiều ứng viên nhất.
Quảng bá hình ảnh công ty
Đây là cơ hội vàng để giới thiệu các giá trị, văn hóa công ty và những quyền lợi hấp dẫn dành cho nhân viên của công ty. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, công ty cần tận dụng lợi thế này để quảng bá hình ảnh cho công ty. Khi ứng viên có ấn tựợng tốt với công ty họ sẽ tự tìm đến với công ty. Điều đó giúp cho công ty thu hút được hiều ứng viên đến tham gia tuyển dụng và nó sẽ làm nên chất lượng cho các đợt tuyển dụng nhân sự của công ty. Hơn nữa các nhân viên trong công ty cũng cảm thấy hãnh diện từ đó sẽ có ý định gắn bó với công ty hơn.
Thiết lập mối quan hệ
Nếu điều kiện cho phép, hãy xây dựng một forum ngay trên trang web để trực tiếp trả lời những câu hỏi của ứng viên.
Thêm chức năng “Gửi cho bạn bè”
Chức năng này giúp ứng viên giới thiệu với bạn bè hay người thân các vị trí đăng tuyển của công ty.
Tạo chức năng “tự đánh giá”
Đó là một bài kiểm tra nhỏ giúp ứng viên tự đánh giá bản thân trước khi nộp đơn vào vị trí đang đăng tuyển.
Tạo chức năng ứng tuyển trực tuyến
Chức năng này cho phép ứng viên gửi hồ sơ tìm việc trực tiếp đến công ty.
Giới thiệu ứng viên các cơ hội việc làm trong tương lai
Khuyến khích ứng viên cung cấp địa chỉ email để công ty kịp thời thông báo cho họ những cơ hội việc làm mới nhất.
Thường xuyên kiểm tra website
Khi có bất kỳ một lỗi kỹ thuật nào xảy ra, công ty có nguy cơ mất hết thông tin của những ứng viên sáng giá. Vậy hãy phòng bị mọi việc cần thiết để xây dựng và bảo toàn website, là công cụ đại diện cho công ty.
Thường xuyên theo dõi
Công ty cần thu thập các số liệu, dữ liệu trên website của công ty. Nếu không ghi nhận các số liệu và phân tích, công ty sẽ không biết được hiệu quả của website đối với chiến lược tuyển dụng nhân tài của công ty như thế nào. Công ty cần chú ý đến những thông tin sau:
- Số người ứng tuyển.
- Trang nào được truy cập thường xuyên nhất?
- Trang nào được truy cập đầu tiên và người sử dụng thường thoát khỏi website từ trang nào?
Website là một kênh hiệu quả giúp quảng bá danh tiếng của công ty với khách hàng. Công ty không nên bỏ lỡ cơ hội biến website thành một kênh hữu hiệu giúp công ty thu hút các ứng viên tiềm năng.
Công ty cũng nên áp dụng cách làm trên khi đăng ký tuyển dụng tại các trang web tuyển dụng khác để đạt được hiệu quả cao hơn.
Đối với các phương tiện tuyển dụng khác ngoài internet ra, muốn nâng cao đuợc chất lượng của việc thông báo tuyển dụng thì ta cũng cần phải có các mục:
- Viết bản mô tả và bản tiêu chuẩn một cách chi tiết, rõ ràng và bắt mắt. Một đăng tuyển cụ thể và rõ ràng sẽ giúp công ty hạn chế những hồ sơ không đạt chất lượng và chọn đúng nhân viên phù hợp cho mình.
- Quảng bá các chính sách đãi ngộ, hình ảnh công ty và văn hoá của công ty - Giới thiệu cơ hội việc làm trong tương lai… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đặt ra yêu cầu cao khi tuyển dụng. Không đưa ra yêu cầu tuyển dụng quá dễ dàng. Thay vì chỉ yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ ứng tuyển, công ty nên yêu cầu ứng viên làm thêm một số “bài kiểm tra” cần thiết. Chẳng hạn, nếu công ty muốn tuyển nhân viên thiết kế web, hãy viết mục đăng tuyển như sau: “Yêu cầu ứng viên đính kèm mô hình thiết kế web cho công ty chúng tôi. Ứng viên được tuyển sẽ phụ trách nâng cấp toàn bộ website công ty. Vui lòng trình bày cụ thể khả năng thiết kế web.” Từ đó, công ty sẽ dễ dàng chọn được ứng viên thật sự yêu thích và đủ khả năng đảm trách công việc, đồng thời lọc ra những ứng viên trung bình khác hay những ứng viên không thích bỏ thời gian theo đuổi các công đoạn tuyển dụng phức tạp.