13.1 LIÊN LẠC GIAO TIẾP
Trưởng Dự án là người đại diện các liên hệ khi cần trao đổi, kiểm tra công việc Các hình thức thông tin liên lạc giữa các thanh viên Dự án như sau:
- Trao đổi trực tiếp hằng ngày do các thành viên Dự án cùng chung nhà máy sản xuất - Các văn bản được sử dụng: kế hoạch, báo cáo, phiếu liên lạc.
• Email • Điện thoại
- Họp hằng tuần vào sáng thứ 7 để báo cáo, trao đổi công việc
- Họp hằng tháng với Giám đốc nhà máy để báo báo tình hình thực hiện, kết quả đạt được.
- Họp với các bộ phận khác có liên quan khi thực hiện Dự án ( thời gian: tháng/ ngày/năm)
Công việc Thời gian Bộ phận tham gia
Lập Ban quản lý Dự án 02/08/2012 Ban Giám đốc và bộ phận Hành chính - nhân sự
Lập kế hoạch đối sách 03/05/2012 Bộ phận Kỹ thuật
Triển khai thử nghiệm và xác nhận kết quả 05/17/2012 Bộ phận Khuôn, bộ phận Bảo trì và bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Hành chính -Nhân sự
Tổng kết, chuyển giao sản xuất 07/25/2012 Ban Giám đốc và bộ phận Hành chính - nhân sự
Thư ký có trách nhiệm ghi lại biên bản cuộc họp, tổng kết để báo cáo với Ban lãnh đạo và các bộ phận có liên quan
Dự án thực hiện không có điều lệ Dự án, các thành viên Dự án thực hiện theo điều lệ công ty và hợp đồng lao động
13.2 QUẢN LÝ THÔNG TIN DỰ ÁN
Các thông tin, giao tiếp của Dự án và các bộ phận có liên quan được thực hiện với yêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên. Thông tin được lưu trữ theo hệ thống quy định của công ty, giúp việc trích lục được dễ dàng và nhanh chóng.
Tất cả các dữ liệu được thư ký Dự án lưu trữ theo đúng trình tự thời gian, lưu thành hai dạng: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử
- Hình ảnh ghi nhận: Hình ảnh thao tác trước khi thực hiện dự án, hình ảnh thao tác sau khi áp dụng các đối sách, các hình ảnh khác liên quan đến Dự án
- Hồ sơ thiết kế: Thiết lập bản vẽ sản phẩm, bản vẽ chốt đội trong khuôn, bản vẽ kỹ thuật - Hồ sơ tiêu chuẩn: Các tài liệu về tiêu chuẩn đào tạo, tiêu chuẩn thao tác.