Theo quy định hiện hành cỏc văn bản sau khi giải quyết xong phải lập thành hồ sơ và giữ lại ở đơn vị cú liờn quan 1 năm để nghiờn cứu sử dụng giải quyết cụng việc khi cần thiết sau đú phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan ( Tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu và đưa ra thời hạn giao nộp cho phự hợp).
Tuy nhiờn do đặc điểm của cơ quan là một đơn vị cú số lượng văn bản ớt trong quỏ trỡnh giải quyết cụng việc văn bản đú được chuyển phõn tỏn tại cỏc phũng ban nờn số lượng văn bản đến và văn bản đi của cỏc phũng ban là khụng nhiều trung bỡnh khoảng 150 văn bản /năm. Cơ quan khụng cú kho lưu trữ vỡ vậy cụng tỏc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan khụng diễn ra. Tài liệu tại phũng ban nào sẽ được giữ lại tại phũng ban đú
Nhận xột: Cụng tỏc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là
bước cuối cựng trong nghiệp vụ cụng tỏc văn thư, xột về mặt bằng chung thỡ khõu nghiệp vụ này tại đõy vẫn chưa được làm đầy đủ và chớnh xỏc. UBND cần tiến hành đưa ra bảng danh mục hồ sơ cho từng phũng ban. Văn thư cơ quan sẽ tiến hành giữ một 01 bản danh mục hồ sơ để tập hợp thụng tin cung cấp cho lónh
đạo khi cần. Mặt khỏc cần tiến hành mở đợt tập huấn cấp cơ sở nhằm cung cấp cho cỏc cỏn bộ cụng chức trong cơ quan cú cỏch nhỡn tổng quỏt về cụng tỏc lập hồ sơ, cú đầy đủ kiến thức để đảm bảo cho quỏ trỡnh lập hồ sơ được tốt khụng bị mất tài liệu, thiếu sút văn bản trong quỏ trỡnh lập hồ sơ.
2.2.4 Thực trạng về cụng tỏc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu cú vai trũ quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đúng dấu vào văn bản nhằm thể hiện vị trớ phỏp lý của cơ quan tổ chức và khẳng định tớnh phỏp lý, chõn thực và hiệu lực thi hành của cỏc văn bản mà cơ quan ban hành ra.
Theo tinh thần Quyết định số 181/2003/QĐ- TTg ngày 04 thỏng 9 năm 2003 của Thủ tướng Chớnh phủ về việc ban hành quy chế một cửa, tại cơ quan hành chớnh nhà nước ở địa phương, cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng. Ngày 6 thỏng 03 năm 2008 UBND tỉnh Bắc Giang đó ban hành Quyết định số 296/QĐ- UBND về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng tại UBND xó, phường, thị trấn Chủ tịch UBND xã đã chỉ đạo xây dựng đề án và Quyết định thành lập Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế "Một cửa" tại UBND xã
từ ngày 08/4/2005.
Tại UBND xó Phũng một cửa cú cỏc cỏn sự bao gồm cả nhõn viờn văn phũng đó tiến hành cụng chứng một số lượng lớn văn bản: năm 2008 khoảng 3100 văn bản, năm 2009 cú khoảng 4000 văn bản. Con dấu được sử dụng nhiều hơn khụng chỉ đúng dấu lờn cỏc văn bản chuyờn nghành của cơ quan mà con dấu cũn được đúng lờn cỏc văn vản về cụng chứng , chứng thực….Dấu của UBND xó là dấu cú hỡnh quốc uy.
Tại đõy con dấu được cất giữ tại một tủ riờng biệt đặt trong phũng một cửa, người giữ chỡa khoỏ tủ dấu cú trỏch nhiệm bảo quản dấu cho tới ngày làm việc tiếp theo. Nếu mất người đú phải chịu hoàn toàn mọi trỏch nhiệm trước lónh đạo UBND.
Dấu được đúng lờn cỏc văn bản giấy tờ cú nội dung, khụng đúng dấu khống chỉ, dấu đúng lờn 1/3 chữ ký về bờn trỏi dấu đúng thẳng, khụng mang dấu ra ngoài cơ quan khi chưa được sự đồng ý của lónh đạo cơ quan, khụng cho mượn dấu…
Trong quỏ trỡnh tỡm thực tập tại cơ quan cựng với sự chỉ bảo tận tỡnh của chị Trần Thị Thu- một cụng chức cú kinh nghiệm lõu năm trong cụng tỏc quản lý
và sử dụng con dấu. Tụi đó được tự mỡnh đúng dấu lờn khoản 1000 văn bản trong đú bao gồm cỏc văn bản như: cỏc bản cụng chứng, bản thụng bỏo nộp thuế, bản kam kết cỏc hộ gia đỡnh thực hiện chương trỡnh chăm súc trẻ em…
Nhận xột: Do nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng
con dấu nờn tại đõy cụng tỏc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, khụng xuất hiện tỡnh trạng đúng dấu khống chỉ, mất dấu… Cỏn bộ giữ dấu cú tinh thần trỏch nhiệm cao đối với việc bảo quản và sử dụng dấu. Trường hợp ra khỏi phũng một của thi dấu sẽ được cỏn bộ cho vào tủ và khoỏ cẩn thận.
2.2.5 Thực trạng về cụng tỏc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào cụngtỏc văn thư tỏc văn thư
Hiện nay cụng nghệ thụng tin đang phỏt triển mạnh mẽ, những lợi ớch to lớn và thiết thực mà nú mang lại cho cong người là khụng thể phủ nhận vỡ vậy việc ứng dụng cụng nghệ thụn tin vào cụng tỏc văn thư là rất cần thiết, điều này xuất phỏt từ thực tế khi con người đang dần vi tớnh húa mọi cụng việc tiến tới xõy dựng văn phũng khụng giấy tờ và sự đũi hỏi phải cung cấp thụng tin nhanh chúng kịp thời cho lónh đạo. Nếu cụng tỏc văn thư của cơ quan tổ chưc núi chung và cụng tỏc văn thư của UBND xó Quý Sơn phỏt triển.
Trong cơ quan văn bản sẽ được chuyển giao thành một quy trỡnh khộp kớn giữa cỏn bộ chuyờn mụn, văn thư và lónh đạo cơ quan. Khi lónh đạo đi vắng vẫn nhận được văn bản và nắm bắt được hoạt động của cơ quan. Trực tiếp giải quyết cụng việc của cơ quan, giỳp cỏn bộ cụng viờn chức tự mỡnh tra tỡm văn bản một cỏch nhanh chúng mà khụng ảnh hưởng tới nội dung văn bản. Quỏ trỡnh chuyển giao văn bản nhanh hơn, thuận lợi cho quỏ trỡnh tra tỡm văn bản, kiểm soỏt được một cỏch chặt chẽ số lượng văn bản đến, văn bản đi, văn bản chưa được giải quyết, văn bản đang chờ giải quyết, văn bản đó cú văn bản trả lời, số ký hiệu của văn bản trả lời, văn bản cần giải quyết ngay…
UBND xó Quý Sơn cú điều kiện thuận lợi (hệ thống mỏy tớnh đó nối mạng) để ỏp dụng phần mềm quản lý văn bản trờn mỏy vi tớnh. Tuy nhiờn ở đõy mới chỉ đơn thuần ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào cụng tỏc soạn thảo văn bản. Với điều kiện thuận lợi như vậy trong thời gian khụng xa cụng tỏc văn thư tại đõy sẽ được tin học hoỏ hoàn chỉnh mang lại hiệu quả cao trong cụng việc.
TIỂU KẾT
Trờn đõy là toàn bộ thực trạng về cụng tỏc văn thư tại UBND xó mà tụi đó khảo sỏt được trong quỏ trỡnh thực tập tại cơ quan. Nhỡn chung cụng tỏc văn thư ở đõy đó được quan tõm chỉ đạo tương đối tốt, cụng tỏc quản lý văn bản đi, văn bản đến, soạn thảo văn bản và cụng tỏc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt. Tuy nhiờn bờn cạnh đú vấn đề dặt ra là phải khụng nghừng xõy dựng và hoàn thiện cụng tỏc văn thư tại UBND thỡ cụng tỏc này mới thực sự được thực hiện tốt mang lại hiệu quả cao phục vụ cho hoạt động QLNN của cơ quan trong việc xõy dựng phỏt triển kinh tế văn hoỏ xó hội.
Với thực trạng này đó đặt ra nhiều vấn đề cần được lónh đạo UBND xó quan tõm chỉ đạo sỏt sao hơn nữa để cụng tỏc này thực hiện ngày một tốt hơn. Làm tốt cụng tỏc này khụng chỉ phục vụ cho lợi ớch của UBND xó Quý Sơn núi riờng mà cũn phục vụ cho sự phỏt triển chung của toàn xó hội
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CễNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ