Hiện nay Công ty TNHH Thương mại và thiết bị văn phòng Việt Nhật sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Hệ thống tài khoản kế toán công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán theo quy định.
Tài khoản Tài sản: đại diện cho các nguồn lực kinh tế khác nhau mà công ty sở hữu.
Ví dụ như tiền mặt, tiền gởi ngân hàng, nhà cửa, kho bãi, khoản phải thu,...
• Tài sản ngắn hạn (tài khoản loại 1). • Tài sản dài hạn (tài khoản loại 2).
Tài khoản nợ (nợ phải trả - tài khoản loại 3): đại diện cho các loại nợ khác nhau của doanh nghiệp.
Ví dụ như khoản phải trả, khoản vay, lãi phải trả,...
Tài khoản Vốn chủ sở hữu (tài khoản loại 4): đại diện vốn của chủ sở hữu doanh nghiệp đã góp sau khi trừ hết các khoản nợ trong tài sản, bao gồm cả lợi nhuận giữ lại và khoản dự phòng.
Tài khoản Doanh thu (tài khoản loại 5): đại diện cho khoản thu của doanh nghiệp.
Ví dụ như doanh thu, doanh thu dịch vụ, tiền lãi nhận được,...
Tài khoản Chi phí (chi phí sản xuất kinh doanh - tài khoản loại 6): đại diện cho các khoản chi của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh.
ví dụ như tiền điện, tiền nước, tiền thuê văn phòng, khấu hao, lãi vay, bảo hiểm…
Tài khoản Thu nhập khác (tài khoản loại 7). Tài khoản Chi phí khác (tài khoản loại 8).
Xác định kết quả sản xuất kinh doanh (tài khoản loại 9). Tài khoản ngoài bảng (tài khoản loại 0)
Do tính chất riêng của công ty nên vận dụng HTTKKT tập trung chủ yếu ở nhóm các tài khoản doanh thu và chi phí .
Phản ánh doanh thu, chi phí theo nhiều tiêu thức để phân loại và ghi nhận thoả mãn yêu cầu của kế toán tài chính hiện hành:
- Giám sát việc sử dụng chi phí tiết kiệm hay lãng phí và thực hiện các dự toán và định mức chi phí. Giám sát việc thực hiện doanh thu đảm bảo có lãi và họat động kinh doanh hiệu quả.
- Đáp ứng được yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và yêu cầu cung cấp thông tin về chi phí cho các đối tượng liên quan.
Mỗi cấp tài khoản chi tiết được mã hóa để thuận tiện cho việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp và ứng dụng phần mềm kế toán. Ký hiệu giữa các cấp tài khoản, tài khoản chi tiết đều thống nhất về mẫu và phân biệt được ký hiệu giữa các cấp của tài khoản theo nguyên tắc dễ nhớ, tiết kiệm và đồng bộ; đồng thời, tuân thủ theo nguyên tắc thận trọng của kế toán.
Cụ thể, nhóm tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí được mở các tài khoản chi tiết, nhằm phục vụ cho kế toán theo dõi cụ thể về các đối tượng tham gia vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Đối với tài khoản phản ánh doanh thu tiêu thụ :
- Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;
+ Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hóa; + Tài khoản 5118 - Doanh thu khác;
- Tài khoản 515 - Doanh thu hoạt động tài chính. Nhóm TK 52 có 1 tài khoản:
- Tài khoản 521 – các khoản giảm trừ doanh thu. • Tài khoản 5211- chiết khấu thương mại. • Tài khoản 5212- hang bán bị trả lại. • Tài khoản 5213- giảm giá hang bán. Đối với tài khoản phản ánh chi phí :
Tài khoản 632 - Giá vốn bán hàng; Tài khoản 635 - Chi phí tài chính.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh: • Tài khoản 6421- chi phí bán hàng.
• Tài khoản 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp. Loại Tài khoản 8 - Chi phí khác
Đối với tài khoản xác định kết quả kinh doanh :
Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện.