I. Quản trị các công việc hành chính
4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Tổ chức và giải quyết công văn đến.
điện, những tài liệu quan trọng đó do cá nhân mang từ hội nghị về... đều được gọi là văn bản đến. Vì vậy mà nội dung, thể loại và tác giả của văn bản đến rất đa dạng, phức tạp. Cán bộ văn thư sau khi nhận các văn bản kiểm tra, phân loại sơ bộ, sau đó đóng dấu đến ghi số ngày đến, làm thủ tục đăng ký vào sổ quản lý văn bản đến, ghi phiếu chuyển và phân loại xử lý văn bản theo một số trường hợp sau:
- Loại văn bản cần được xử lý gấp. - Loại văn bản xử lý bình thường.
Các văn bản khi gửi đến công ty mà không đúng thể thức hành chính như: Công văn không có ngày, tháng, năm thiếu trích yếu nội dung văn bản, không có chữ ký hoặc không đúng thẩm quyền, bản phô tô mờ, văn bản gửi sai địa chỉ, nhầu nát ... thì công ty sẽ gửi trả lại nơi ban hành để thực hiện theo đúng quy định nhà nước hiện hành.
Văn bản được chuyển đến công ty ngày nào thì sẽ được chuyển ngay cho bộ phận liên quan để kịp thời giải quyết. Vì số lượng các phòng ban trong cơ quan không nhiều cho nên tất cả các văn bản đều được chuyển đến các phòng ban theo chức năng cụ thể...
Văn bản chuyển đến công ty có nhiều lọai ngoài những văn bản hành chính thông thường thì những công văn, giấy tờ có đóng dấu “ hoả tốc”,
“ thượng khẩn” cần đựoc gửi ngay đi và phân phối ngay lúc nhận được. Những công văn đóng dấu “ mật ”, “ tối mật ” thì cán bộ văn thư chỉ được phép bóc bì ngoài hoặc vào sổ theo ký hiệu và nội dung bên ngoài bì. Sau đó cán bộ văn thư chuyển văn bản đến cho đúng người nhận theo địa chỉ ghi ngoài bì, không được bóc xem hoặc chuyển cho người khác không phải là người nhận.
Các văn bản chuyển đi phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời tính chính xác và thống nhất. Khi văn bản đến công ty sẽ được xử lý, và giải quyết ngay tránh trường hợp bị lẫn, văn bản không bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự
chậm trễ, tốn kém thời gian và công sức.
Theo dõi việc giải quyết văn bản đến là một công việc rất quan trọng trong công ty trong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý. Như chúng ta đã biết, việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi công ty, những vấn đề xử lý giải quyết văn bản trong thực tế như thế nào mới là yếu tố quyết định. Vì vậy mà mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời chính xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý, giải quyết chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực sự trong công tác quản lý của mỗi công ty.
Một số loại sổ sách mà cán bộ văn thư lập để quản lý các công văn đến trong công ty.
- 01 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan đơn vị khác - 01 Sổ đăn gký giấy mời
- 01 Sổ chuyển giao văn bản đến - 01 Sổ đăng ký nghỉ phép.
Các mẫu sổ của công ty đúng theo mẫu đã được học tại trường và đáp ứng nhu cầu thực tế của công việc. Qua đó ta thấy giữa thực tế và công việc không có sự khác biệt lắm, vì vậy mỗi sinh viên muốn nắm vững được thực tế công việc của mình thì cần có sự áp dụng linh hoạt kiến thức đã được đào tạo tại trường.
Lập các sổ theo dõi văn bản đến để các cán bộ văn thư thực hiện trách nhiệm của mình là theo dõi số lượng văn bản đến trong công ty để báo cáo cho lãnh đạo công ty khi cần thiết.
Ngày tháng đến Số đến Nơi gửi công văn Số kí hiệu công văn Ngày tháng công văn Nơi người nhận Tên loại và trích yếu nội dung công văn Kí nhận Ghi chú 06/01/04 01 Ban QLDA thuỷ điện 3 101/EUN- AT 31/12/03 V/v: Ngày khởi công thi công gói thầu số 4501-N2 15/01/04 02 Bộ GTVT 0258/04/ BGTVT 02/01/04 V/v: Tăng cường công tác thanh tra kiểm tra trong ngành GTVT 09/02/04 03 Công ty cơ khí ô tô 1/5 12/TCKT 01/02/04 V/v: Thông báo thanh toán Ghi chú: Cột 1: Ngày tháng đến Cột 2: Số đến
Cột 3: Nơi gửi công văn Cột 4: Số ký hiệu công văn Cột 5: Ngày tháng công văn Cột 6: Nơi người nhận
Cột 7: Tên loại và trích yếu nội dung công văn Cột 8: Ký nhận
Cột 9: Ghi chú
Mẫu dấu đến của cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến đã được học tại trường . Về kích cỡ thì không thay đổi 30mm x 50mm nhưng về nội dung của mẫu dấu đếnhọc trong trường khác với nội dung mẫu dấu đến tại công ty.
Đánh giá Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Ưu điểm: Việc tổ chức như vậy sẽ có rất nhiều thuận lợi, đó là văn bản được chuyển ngay đến các phòng ban, không có hiện tượng thất lạc hoặc mất văn bản, số lượng người ra vào phòng hành chính không nhiều nên không gây ảnh hưởng tới không khí làm việc trong phòng
phải chuyển văn bản đến từng phòng ban cụ thể nên tốn nhiều thời gian
Dấu được học tại trường:
Tên cơ quan
Tên cơ quan Số...
ĐẾN Ngày.../.../... Chuyển ...
Lưu hồ sơ: Số....
Dấu thực tế tại công ty:
Công văn đến Số….
Ngày…/…/2004 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});