Thông tin khách hàng sử dụng nƣớc đƣợc quản lý trong hệ thống bao gồm từ khi nhập mới thông tin khách hàng, thay đổi thông tin (nếu có yêu cầu) trong suốt quá trình phát sinh hóa đơn đến khi có yêu cầu cắt nƣớc (hủy mã khách hàng).
Bắt đầu Kết thúc Nhập thông tin đồng hồ, thuê bao Xếp khách hàng vào sổ đọc Nhập thông tin họ tên, địa chỉ... Xếp khách hàng vào Dự án DS sổ đọc DS dự án Nhập thông tin mã số thuế, ngân hàng DS đường phố DS ngân hàng Nhập mục đích sử dụng nước DS mục đích sử dụng DS loại, cở đồng hồ
Hình 3.2: Sơ đồ quy trình phát sinh khách hàng mới
Khách hàng mới sau khi khai báo sẽ đƣợc hệ thống tự động sinh ra một mã số duy nhất gọi là mã khách hàng có độ dài 9 chữ số theo quy tắc: XX-XXXXXX-X. Hai chữ số đầu bao gồm: chữ số thứ nhất là mã của đơn vị trực tiếp quản lý khách hàng, chữ số thứ hai là mã của đối tƣợng sử dụng nƣớc mà khách hàng thuộc vào. Sáu chữ số tiếp theo là số tăng dần trong dãy số tự nhiên bắt đầu từ 1 đến 999999. Chữ số cuối cùng là mã kiểm tra tính hợp lệ của cả dãy số mã khách hàng (mã check), mã này đƣợc sinh theo một quy tắc nhất định trong quá tình xây dựng phần mềm để đảm bảo tính duy nhất của mã khách hàng.
Khai phá luật dãy Nguyễn Đình Văn Theo quy tắc trên, chỉ cần nhìn vào thông tin mã khách hàng cũng nhận biết đƣợc khách hàng thuộc phạm vi quản lý của đơn vị nào, thuộc đối tƣợng sử dụng nào và khoảng thời gian đƣợc khai báo vào hệ thống.
Khách hàng mới luôn phải thuộc về một trong hai đối tƣợng sử dụng Tƣ nhân hoặc Cơ quan. Mỗi đối tƣợng sử dụng lại có mục đích sử dụng nƣớc (để áp giá) ngầm định khác nhau: đối tƣợng Tƣ nhân có mục đích sử dụng ngầm định là Sinh hoạt, đối tƣợng Cơ quan có mục đích ngầm định là Sản xuất. Khi khai báo thông tin khách hàng mới hệ thống tự động gán mục đích sử dụng nƣớc cho khách hàng nếu mục đích sử dụng không có gì khác so với ngầm định.
Thông tin khách hàng mới gồm: thông tin về nhân thân nhƣ họ tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế…Với khách hàng Tƣ nhân, nếu một mã khách hàng có trên một hộ sử dụng nƣớc thì ngoài thông tin khách hàng chính sẽ có phần khai báo thông tin hộ khách hàng cùng sử dụng (họ tên, địa chỉ, số hộ khẩu).
Phần lớn khách hàng phát sinh mới hiện nay đều sử dụng đồng hồ, chỉ một số rất ít khách hàng vì lý do đặc biệt nào đó sử dụng nƣớc khoán theo tháng. Nếu khách hàng dùng đồng hồ thì thông tin khách hàng bao gồm cả thông tin về đồng hồ đang sử dụng. Một số khách hàng thay vì trả tiền lắp đồng hồ một lần cho công ty Nƣớc sạch thì sẽ trả dần hàng tháng gọi là trả tiền thuê bao đồng hồ. Tiền thuê bao này đƣợc tính kèm trên hóa đơn tiền nƣớc. Đối với khách hàng trả tiền thuê bao khi khai báo thông tin khách hàng mới phải khai báo thông tin này gồm số tiền phải trả mỗi tháng và số tháng cần phải trả.
Khách hàng mới khi khai báo thông tin vào hệ thống đƣợc đƣợc xếp luôn vào sổ đọc và có trạng thái là Đang sử dụng nƣớc, đƣợc đƣa ngay vào quy trình ghi đọc đồng hồ phát sinh hóa đơn ở kỳ gần nhất.
Có thể tìm kiếm thông tin khách hàng theo tên và địa chỉ (số nhà, đƣờng phố). Có thể sửa đổi thông tin khách hàng gồm: họ tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản…, thông tin đồng hồ, mục đích sử dụng, danh sách hộ dùng chung đầu máy, quá trình gán sổ đọc.
Có thể sửa thông tin đồng hồ cho khách hàng nếu cần.
Trong quá trình ghi thu, thông tin chỉ số đồng hồ trên hệ thống có thể sai khác với thông tin chỉ số đồng hồ thực tế do nhiều nguyên nhân nhƣ nhân viên đọc chỉ số tự bịa số không đi đọc đồng hồ…, hệ thống cho phép chốt lại chỉ số đồng hồ của khách hàng, chỉ số chốt sẽ đƣợc dùng làm chỉ số cũ của kỳ ghi đọc gần nhất tiếp theo.
Một số trƣờng hợp khai báo nhầm tiền thuê bao hoặc đang trả thuê bao mà khách hàng muốn trả luôn một lần bằng hóa đơn tài chính thì hệ thống cho phép xóa thuê bao.
Khai phá luật dãy Nguyễn Đình Văn Khách hàng không còn nhu cầu sử dụng nƣớc hoặc bị trùng mã (một khách hàng đƣợc khai báo nhiều lần vào hệ thống) hoặc thuộc khu vực bị giải tỏa… nếu có yêu cầu sẽ đƣợc cắt nƣớc (hủy mã) trên hệ thống để loại khách hàng ra khỏi danh sách khách hàng Đang sử dụng nước và không phát sinh hóa đơn. Những khách hàng này sẽ đƣợc chuyển sang trạng thái Cắt nước và đƣợc cập nhật thông tin ngày cắt nƣớc. Khách hàng có trạng thái là Cắt nước sẽ không tham gia vào bất cứ quy trình nghiệp vụ nào của hệ thống mà chỉ để phục vụ công tác tra cứu.