I. XÁC ĐỊNH MÒ HÌNH NGHIỆP vụ VÀ MÔ HÌNH LOGIC
1. Xác định mô hình nghiệp vụ
Trong pha đầu tiên, mô hình nghiệp vụ, bao gổm ít nhất ba phần ỉièn quan chặt chỗ tói nhau: phân tích chiến lược, tạo mồ hình nghiệp vụ, tạo siêu đữ liệu.
Phân tích chiến lược (Strategic Analysis);
Được thực hiện ở mức doanh nghiệp, phân tích chiến lược tìm ra các quá trình nghiệp vụ chính (major) hay vùng chù đề, chúng đóng vai trò quan trọng trên phạm vi toàn tổ chức. Các tiến trình nghiệp vụ chính dự kiến được thực hiện trong kho đữ liệu.
Tạo mô hình nghiệp vụ (Business Model Creation)
Mổ hình nghiệp vụ được tạo ra từ các yêu cầu nghiệp vụ chi tiết, quá trình nghiệp vụ trên những nguồn dữ liệu sẩn có để hỗ trợ phân tích yêu cầu nghiệp vụ.
Tạo siêu dữ liệu (Metadata Creation)
Siêu dữ liệu được tạo ngay trong pha đẫu tiên của quá trình thiết kế, kết quả của mô hình nghiệp vụ được thể hiện trên các công cụ siêu dữ liệu và đây là nguồn chủ yếu cho các pha thiết kế tiếp theo.
4 4
I . ỉ . Phàn tích chiến lược (Strategic Analysis)
Cõns việc nàv đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình thiết kế kho dữ liệu, chúna có thể được đầu tư một thời gian thích hợp để thực hiện. Bao gồm các bước:
Rút ra những quá trình nghiệp vụ quan trọng của tổ chức từ các quan điểm (standpoint) ra quyết định. Tiến trình nghiệp vụ là các tiến trình điểu hành trong tổ chức, chúng được hỗ trợ bởi đữ liệu từ các hệ thống đã tồn tại (legacy system). Ví dụ: đem đặt hàng, hoá đơn íhanh toán, tài khoản, sản phẩm, công nợ, khách hàng...
Hiểu rõ quá trình nghiệp vụ bằng phương pháp tiếp cận từ mức cao xuống thấp (drilling down) trong quá trình phân tích các thông số (parameter), phạm vi nghiệp vụ, sự liên kết giữa các tiến trình nghiệp vụ. Có thể tạo ma trận nghiệp vụ để hỗ trợ quá trình phân tích.
Lựa chọn các tiến trình nghiệp vụ được ưu tiên khi xây đựng kho dữ liệu, dựa trên các truy vấn cần ít thời gian để thực hiện nhất nhưng lại trả lại kết quả có giá trị nhất.
Mục tiêu phân tích chiến lược tương tự như phạm vi mục đích (targeted scope) của kho dữ liệu.
ỉ .1.1. Cúc yếu tô' quyểt định sự thảnh công (Critical Success Factors)
Mỗi dự án xây dựng kho dữ liệu có các yếu tố quyết định sự thành còng, chúng phải được xác định trước khi thực hiện:
- Không nên coi cồng nghệ là trọng tâm (focus), mà phải coi nghiệm vụ là ỉrọng tâm.
- Thông tin nghiệp vụ được rút ra không có tính chất bất biến, chúng luôn luôn được cập nhật, sửa đổi và bổ sung từ các thông tin rút ra được khi quan hệ với người đùng, người ủng hộ, phản biện khi kho dữ liệu.
- Nghiên cứu kỹ và hiểu rõ những kế hoạch (business plan) tìr lãnh đạo cao cấp nhất của tổ chức hay nhà bảo trợ dự án (sponsor) để rút ra được những nội
45
dung trọng tăm mà họ đang cần. Khi phòng vấn, đảm bảo luôn đúng hướng - tránh lạc để. Cũng cần phủi quan tâm đến nghiệp vụ có thể bị thay đổi, nên có một thời gian ngắn thực hiện các vòng đời dự án (lặp lại) để cập nhật những thav đổi.
Ĩ .Ỉ .2 . Hiểu các nghiệp vụ bắt buộc (Understanding Business Imperatỉves)
Chúng ta phải hiểu các nghiệp vụ bắt buộc phải tồn tại trong kho dữ liệu:
- Tìm kiếm, gợi ý để người đùng nói rõ hon về các nghiệp vụ phải thực hiện liên tục và nguổn dữ liệu hỗ trợ nghiệp vụ đó,
- Ghi lại các sản phẩm có tính cạnh tranh, sự hài lòng cùa khách hàng là sự sống còn cho việc duy trì tăng trường.
- Sự tác động nhanh chóng và hiệu quả khi thị trường thay đổi là điều quan trọng để giữ tính cạnh tranh. Rút ngắn dòng đòi sản phẩm, nhìn thấy khách hàng tiềm năng cho sản phẩm hay dịch vụ mới sẽ có được sự tăng trưởng rõ ràng.
- Khả năng thích ứng với sự biến đổi nhu cầu khách hàng, sức ép nội bộ, áp lực cạnh tranh bên ngoài là những điều cốt yếu.
- Khả năng đưa ra các câu truy vấn trèn mọi dữ liệu bằng các câu truy vấn bình thường mà họ thường dùng.
- Thông tin cho người sử dụng biết "với thời gian bao lâu? thì các quyết định nghiệp vụ của họ sẽ được cải thiện"-hiệu quả của đự án.
Ị.L 3 . Lựa chọn mức chiến lược phỏng vấn (Selectlng Strategic-Level ĩnlerviewes)
Chúng ta nẻn khời đầu việc phòng vấn bẳng việc nhấm tới quản lý nghiệp vụ, để có được cách nhìn tổng quát và hiểu rõ về tổ chức.
Nếu có thể, chúng ta nên phòng vấh tất cả những ngưòi còng cấp trong nhóm những người bảo trợ (sponsor group). Điều này đảm bảo rằng kho dữ ỉiệu được xây dựng có khả năng mờ rộng trên phạm vi toàn tổ chức, đặc bỉệt quan tâm tới đữ liệu
46
phổ biến của các mảng nghiệp vụ như sản phẩm, khách hàng, thậm chí chúng có thể được !àp thành một dự án kho dữ ỉiệu riêng.
Chẳng hạn, khời đầu cuộc phòng vấn với những nhà bảo trợ dự án chúng ta có thể trao đồi về việc (hực hiện các nghiệp vụ: bán hàng, địch vụ chăm sóc khách hàng, tài chính, sản xuất.... và tiếp theo phỏng vấn những nhóm có hiểu biết đầy đủ về các nghiệp vụ này.
1.1.4. Phát triển các câu hỏi chiến lược (Developing Strategic Quesiionnaire)
Bởi vì mục đích là tìm hiểu tổng quan về tổ chức và những nghiệp vụ chủ chốr, nên các càu hỏi sẽ hướng người được phòng vấn tới các câu trà ìời phục vụ mục đích này. Các câu hỏi ờ mức cao bao gôm:
- Bạn nghĩ tại sao lại cần tới kho dữ liệu? Bạn đang cố gắng giải quyết những vấn đề gì?
- Công ty của bạn hoạt động trên những lĩnh vực chủ yếu nào?
- Tiêu chuẩn đánh giá thành công cùa bạn là gì? Bạn có biết bạn đang thành công tới mức nào? Tần xuất đánh giá của bạn?
- Bạn đang gặp vấn đề vướng mắc gì? vấn để nào ià mấu chốt trong vướng mắc của bạn?
- Những nghiệp vụ nào (key business) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty bạn? Bạn có đổ phòng gì nếu xảy ra vướng mắc tói nghiệp vụ này chưa? phạm vi tác động của nó trên toàn bộ tổ chức?
Càu trả lời của các câu hỏi trên giúp chúng ta thấu hiểu những tiến trình nghiệp vụ chù yếu của tổ chức nhằm mục đích tăng sản lượng bán hàng, giảm chi phí đẩu tư, giảm cước vận chuyển, cải thiện sản phẩm được sản xuất... Chúng giúp chúng ta rút ra được ma trận thành công, những điều cốt lõi của luổng dữ liệu trong kho dữ liệu được xây dựng...
47
1.2. Tạo mô hỉnh nghiệp vụ (Business models creation).
Sau khi hoàn thành việc xác định các tiến trình nghiệp vạ chiến lược, chúng ta tiếp tục tỉến trình tạo mô hình nghiệp vụ.
Xác định yêu cầu nghiệp vụ (Defining Business Requirements)
Mồi mô hình nghiệp vụ được tạo ra từ kết quả “phân tích yêu cầu cho mỗi tiến trình nghiệp vụ”. Tại đây, chúng ta cùng với những nhà quản trị và phân tích nghiệp vụ nhằm mục đích:
Xác định và lấy các ví dụ cho các đơn vị đo lường của nghiệp vụ. Tạo đanh sách phân tích chi tiết các tham số cho đơn các đơn vị đo này. Tim ra những điểm vướng (granularity) của nghiệp vụ để đáp ứng phân tích. Định nghĩa một cách dễ hiểu các nghiệp vụ và tài liệu ràng buộc nghiệp vụ. Kiểm tra lại các nguổn dữ liệu (Verifying Data Sources)
Hiện tại, chúng ta phải đùng môi trường công nghệ thòng tin để thực hiện, kiểm soát dữ liệu nên việc khảo sát một cách tỉ mỉ các nguồn dữ liệu cơ bản sẽ đảm bảo rằng nguổn đữ iiệu hỗ trợ cho các nghiộp vụ yêu cầu ỉà sẵn có.
1.2.ỉ , Thiết lập yêu cầu nghiệp vụ
Có một số nguồn để cung cấp thông tin đầu vào cho quá trình thiết lập yêu cẩu nghiệp vụ:
Nguồn vào chính (P rim ary Input): nguồn chủ yếu cung cấp cho việc thiết lập yêu cầu nghiệp vụ là phòng vấn người đùng, người phân tích. Những người quản lý, đánh giá và phân tích các tiến trình nghiệp vụ. Dành ưu tiên cho các nghiệp vụ hẹp nhưng được chú ý.
Nguồn vào thứ 2 (Secondary Input): yêu cầu cũng có thể được rút ra từ sự chọn lọc giữa các cuộc phòng ván người sử dụng với các thông tin về nguồn đữ liệu đángử dụng. Một vài nguồn khác có thể là: Kho dữ liệu cục bộ có sắn, lược đổ thực thể liên kết (ERD) của hệ thống OLTP, nghiên cứu từ các kho đử liệu trưức hoặc
4<s
những ứng dụrtíỉ nghiệp vụ đã có sẵn như: "hệ thòYig các báo cáo", "hệ thống marketing''...
1.2.2. Tập hợp các vẻII cầu thông tin nghiệp vụ (Gathering Business Information Requirements)
Kv thuật phỏng vấn được sử dụng để rút ra các yêu cầu thòng tin nghiệp vụ khác với các cuộc phỏng vấn từ những người điều hành về cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Có nhiều câu hỏi chi tiết hơn về đơn vị đo và tiến trình phân tích chớ các vấn để nghiệp vụ riêng. Ví dụ:
- Phòng bạn thành công như thế nào với các đon vị đo? tiền bán hàng được tính bằng Dollars? Mỗi đơn vị hàng hoá bán ra? Mỏi đơn vị hàng hoá được đặt? Đơn vị tính nào thường được sử đụng? Hàng trăm, hàng nghìn hay hàng triệu?....
- Mô tả sản phẩm, cách thức phân loại hoặc nhóm sản phẩm? * Cách phân tích thưcmg được áp dụng - đang được sử đụng?
J.2.3. Tập hợp các yêu cẩu thông tin về C N TT (Gathering ỈT Information Requirements)
Phỏng vấn những chuyên gia tin học để có được thông tin vể các dữ liệu điều hành, các dữ liệu tồn tại sẽ hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụ. Các củu hòi này có thể bao gồm:
- Hàng ngày dữ liệu được lưu trữ ở đâu? tại hệ thống nào? và vị trí vật lý ở đâu?
- Các định dạng của dữ liệu? Chúng được lưu trong CSĐL hay trong file? - Bao ỉâu dữ liệu được làm tươi một iần?
- Chúng thay đổi như thế nào?
- Hàng ngày dữ ỉiệu được truy cập sử đụng như thế nào?
49
- Chất lượng dữ liệu ra sao? Chúng có chính xác không?
ỉ ,2.4. Khi nào chúng ta từ chối ( When do you sơy no?)
Khi hệ thống tác nghiệp đang sử dụng không có khả năng đáp ứng dữ liệu cho việc thực hiện các yèu cầu nghiệp vụ-hay nói cách khác chưa có nguồn dữ liệu cần thiết cho kho dữ liệu. Kho dữ liệu có khả năng trả lại kết quả chi tiết tới từng phút, cũng có thể phần lớn người dùng chỉ yêu cầu dữ liệu trả lại tính theo giờ hay một khoảng thời gian ngấn. Điểu này có thể đẫn tới việc xây dựng kho đữ liệu bị thất bại bời các lý đo sau:
- Biến đổi ỉà mội trong các đãc đỉểm đối nghịch với đặc điểm ít biến đổi của kho dữ liệu (violatexnonviolate).
“ Sẽ mất rất nhiều thời gian để có được dữ liệu ờ mức chi tiết từ sự ỉiên kết một khối lượng dữ liệu khổng lổ: thời gian truy vấn, sao lưu, và khôi phục dữ liệu...giá phải trả cho lưu trữ.
Bill Inmorì phát hiện ra có một số yêu cầu quản lý dữ liệu chi tiết trong khoảng một thời gian ngắn và gợi ý phương pháp giải quyết vấn đề bầng cách sử dụng hệ lưu trữ dữ liệu điều hành (ODS-oprational data stores). Với ODS, dữ liệu có thể được lưu ờ mức chi tiết, và sau đó có thể được gỡ bò. Các đữ ỉiệu này cũng cổ thể được đưa vào kho dữ liệu dưới dạng các dữ liệu tổng hợp, tích hợp và bảo trì nhằm mục đích khai thác các dữ liệu với chu kỳ đài hơn cho người sử dụng. Điều nằy cũng nhằm thực hiện chiến lược giảm dữ liệu điều hành trong kho dữ liệu.
ỉ . 2.5. Vai trò quan trọng của yêu cầu nghiệp vụ (The Importance o f Business Requirements)
Yêu cầu nghiệp vụ của người đùng có ảnh hưởng tới tất cả mọi quyết định trong quá trình thực hiện kho dữ liệu. Kho dữ liệu phải được bắt đầu từ các thực thể có khả năng dẫn đắt (drive) yêu cầu nghiệp vụ, và bao gồm cả quá trình thiết kế.
5 0
Trong phần trước, khi xác định nội dung trọng tàm cùa phỏng vấn chiến lược là tìm ra những tiến trình nghiệp vụ bắt buộc. Phàn tích phòng vấn chiến lược rút ra các nghiệp vụ chủ chốt vằ được coí ià đối tượng ưu tiên trong kho dữ liệu.
Để xác định yêu cầu nghiệp vụ cần:
- Dữ liệu để trả lời các câu truy vấn nghiệp vụ phải được lưu trong kho dữ liệu. • Dữ liệu được phát hiện bằna cách nào?
- Bao lâu dữ liệu được cập nhật?
- Các dạng mẫu ứng dụng của người đùng cuối? - K ế hoạch bảo trì và phát triển?
ỉ . 2.6. Sử dụng ma trận tiến trình nghiệp vụ (Using the Business Process Matrix)
Một công cụ hữu ích giúp thể hiện các tiến trình nghiệp vụ một cách dễ hiểu hơn ià ma trận tiến trình nghiệp vụ (thường được gọi là ma trận process/dimension), Ma trận này tạo ra bản thiết kế dữ liệu cho thiết kế cơ sở dữ liệu kho dữ liệu đảm bảo thiết kế này có thể mờ rộng theo thời gian.
Ma trận tiến trình nghiệp vụ trợ giúp việc phân tích chiến lược theo hai cách:
- Giúp tìm ra thông tin phân tích ờ mức cao, đó là những yêu cầu nhằm đáp ứng sự phân tích cần thiết cho mỗi tiến trình nghiệp vụ, đổng thời giúp chúng kiểm tra xem đã xác định được tất cả các yêu cầu lược đồ (dimension) nghiệp vụ cho mỗi tiến trình nghiệp vụ.
- Giúp tìm ra những lược đổ nghiệp vụ được các tiến trình nghiệp vụ khác nhau chia sẻ đùng chung. Điều này rất quan trọng, khi chỉ thực hiện kho dữ liệu với một số tiến trình nghiệp vụ ưu tiên. Nếu một lược đồ nghiệp vụ được các tiến trình nghiệp vụ khác cùng sử dụng sẽ không phải thiết kế lại khi mở rộng phạm vi kho dữ liệu.
51
Sau khi khám phá ra các tiến trình nghiệp vụ c h ín h , độ đo về thời gian, phàn tích các tham số chúng có thể được ưu tiên lự a chọn đựa trên câu trà lời từ những câu hòi sau:
- T iế n trình nghiệp vụ nào trong kho đ ữ liệ u sẽ đem lạ i g iá trị đầu tư lớn nhất (return on in v e stm e n t-R O !? }. V iệ c tổ chức đánh g iá để tìm ra kết luận n ày là đ iều nên được thực hiện.
“ C h iế n lược nào có thể đem lạ i hiệu quả ngay k h i được thực h iện trong kh o d ữ liệ u ?
- N hững lo ại quyết đ ịnh nghiệp vụ nào có thể được tạo ra từ những thông t ill n ày?
- N hững phát triển nào đòi h ỏi dữ iiệu cá nhân?
- T iế n trình nghiệp vụ n ày được thực hiện trong kho dữ liệu hết bao nhiêu thời
g ian ? T iế n trình nên được thực hiện từ 9 0 đêh 120 n gày.
ì.2.8. Tiến trình mô hình (Process Modeling)
Phân tích ch iế n lược ch ín h ỉằ tiến trình để nhầm m ồ hình boá, k ỹ thuật này tập trung phân tíc h , x á c đ ịnh câu trả lờ i các nghiệp vụ được thực h iện như thế nào? yêu cầu thứ tự của từng tiến trình nghiêp vụ?
T iế n trình m ô h ìn h , mồ tả c á c tiến trình nghiệp vụ c ủ a hệ thống như: nhận dữ liệu đầu vào, quá trìn h x ừ lý , dữ Hệu đầu ra , chúng được thực h iện tại các sự k iệ n .
- Đ ơ n v ị thực h iện (O rg an izatio n u n its): là m ột đơn v ị trong hoặc ngoài tổ chứ c thực hiện c á c bưóe trong tiến trình.
- Bư ớ c củ a tiến trình (P ro ce ss steps) là các hành động x ả y ra cùng v ớ i hoạt động nghiệp vụ bao gồm c ả sản xu ất sản phẩm h a y cun g cấp d ịch vụ.
- Sự k iệ n (E v e n ts ) là những hoạt động được thực h iện ở m ô i trường bên trong
h ay bên ngo ài, chúng có thể là kết quả cỏa m ột tiến trìn h h ay kh ờ i động tiến trình kh á c.
Ị .2.9. Cức thành phần của mô lìiiìh nghiệp vụ(Business Model Elements)
V ớ i m ỗi tiến trình nghiệp vụ được lựa chọ n, nên tài liệu hoá c á c thành phần cùa mò hình nghiệp vụ dưới đảy.