- Về cụng tỏc văn thư: Cần bố trớ thời gian làm việc hợp lý để cỏn bộ văn thư lập danh mục hồ sơ, hồ sơ cụng việc và hồ sơ nguyờn tắc đạt hiệu quả cao. Cỏc đơn vị phũng ban chức năng đưa ra mục lục hồ sơ từng đơn vị mỡnh để dựa vào
đú cỏn bộ văn thư cụng ty lập danh mục hồ sơ cho từng đơn vị. Cụnh văn tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riờng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lưu trữ cụng ty theo đỳng quy định.
- Về cụng tỏc lưu trữ: Lónh đạo văn phũng cựng cỏn bộ lưu trữ lập kế hoach thu thập tài liệu về lưu trữ cụng ty. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ phải tổ chức chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu, lập hồ sơ, bổ sung cỏc cụng cụ tra cứu và hoàn thiện hệ thống sổ sỏch, thống kờ tài liệu lưu trữ để tra tỡm nhanh chúng phục vụ cho việc nghiờn cứu, sử dụng. Lónh đạo văn phũng dựa vào quy định về cụng tỏc văn thư, lưu trữ để phõn cụng trỏch nhiệm giữa cỏc bộ phận trong cụng ty, sau đú thống nhất với nhau về việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cụng ty.
- Cỏc cỏn bộ nhõn viờn trong cụng ty cần cú trỏch nhiệm hơn nữa trong cụng việc và những nhiệm vụ được giao. Chấp hành đầy đủ những nội quy, quy chế của cụng ty và những quy định của phỏp luật hiện hành trong nghiệp vụ của mỡnh. Mỗi cỏn bộ cần học hỏi và nghieưn cứư thờm về nghiệp vụ chuyờn mụn của bản thõn đỏp ứng yờu cầu cụng việc.
Trờn đõy là những ý kiến đề xuất của cỏ nhõn em qua đợt thực tập tại Cụng ty Cổ phần XD – CTGT 118, em mong muốn cụng tỏc tổ chức hành chớnh của cụng ty ngày càng đạt được những hiệu quả đỏng khớch lệ, đúng gúp cho sự phỏt triển nền hành chớnh văn phũng của nhà nước ta trong thời kỳ đổi mới.
Rất mong những đề xuất của em được lónh đạo cụng ty quan tõm xem xột.
Phần IV
