b. Kết quả phân tích cơ cấu lao động trong công ty cổ phần thương mại quốc tế An Hà
3.3.2. Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty
Hoàn thiện công tác phân quyền là hết sức quan trọng đối với công ty. Hiện tại thì công tác này của công ty chưa thực sự tốt, còn có tình trạng phân quyền và giao nhiệm vụ chưa đúng người đúng việc, nhiệm vụ chưa phù hợp với khả năng. Chính vì vậy nên cần xây dựng được một cơ chế truyền tin, tăng khả năng phân quyền, tăng khả năng phối hợp giữa các phòng ban tại công ty.
Đầu tiên, về cơ chế truyền tin, cần có sự giám sát chặt chẽ, chế độ báo cáo định
kỳ của các phòng ban cho ban giám đốc. Các phòng ban cần được phân định được quyền hạn, trách nhiêm rõ ràng để tránh chồng chéo trong xử lý. Các phòng ban cần có sự chuyên môn hóa trong công việc nhưng vẫn đảm bảo được sự thông suốt của các phòng ban trong công ty. Cơ chế truyền tin hiện tại của công ty hiện tại là từ giám đốc qua các trưởng phòng tới nhân viên cấp dưới. Phương thức này hiện tại vẫn đảm bảo được việc truyền tin bởi công ty còn có mô hình nhỏ. Nhưng vẫn có hạn chế là độ trễ khá cao. Vì vậy, đồng thời với các truyền tin hiện tại công ty có thể truyền tin thông qua các cuộc họp thường xuyên theo định kỳ, theo các dự án. Nhà quản trị có thể giao quyền trực tiếp cho trưởng phòng và nhân viên, tiết kiệm được thời gian và cơ hội của công ty.
Thứ hai, cần tăng khả năng phân quyền của các cán bộ trong công ty. Phân
quyền và giao quyền nhiều hơn cho các cán bộ để có thể có thể phát huy hết năng lực. Đây là công việc cần có sự linh hoạt của ban giám đốc, giao quyền nhiều tạo cho các trưởng phòng có tâm lý tốt để hoàn thành công việc nhưng cũng gây áp lực trong công việc. Vì vậy nhà quản trị cần có sự kiểm tra giám sát khéo léo để tạo hiệu quả cao nhất. Công tác phân quyền cần được sự liên kết tốt giữa các phòng ban để có thể tạo thành một đội ngũ làm việc ăn ý và hiệu quả. Thường xuyên có các hoạt động tăng cường trao đổi cách ra quyết định của các trưởng phòng để hoàn thiện khả năng phân quyền. Công việc trao đổi này có thể giúp cho nhà quản trị và các trưởng phòng hoàn thiện hơn trong khả năng của mình.
Thứ ba, công ty cần đảm bảo được hình thức phân quyền theo chức năng mà
phải tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng, nguyên tắc đảm bảo khống chế có hiệu quả. Đây là 2 nguyên tắc khi phân quyền công ty cần lưu tâm hàng đầu bởi mức độ ảnh hưởng to lớn và trực tiếp tới hiệu quả công việc được giao. Về nguyên tắc chức trách quyền hạn rõ ràng, đây là mấu chốt của việc giao quyền thành công. Nhà quản trị khi giao quyền phân định rõ cho nhân viên biết được nhiệm vụ và quyền hạn của mình, các hoạt động của nhân viên chỉ được thực hiện trong mức độ được kiểm soát. Tuy nhiên cần có sự linh động, giao quyền hạn đủ để nhân viên có thể hoàn thành tốt. Về nguyên tắc đảm bảo khống chế có hiệu quả, đây là nguyên tắc giúp cho việc kiểm soát rủi ro có thể xảy ra khi nhân viên thực hiện công việc. Vì vậy, khi giao quyền thì nhà quản trị cho nhân viên hoàn toàn quyết định công việc mình làm và gắn kèm trách nhiệm. Đồng thời, cần đảm bảo có sự kiểm soát thông qua báo cáo định kỳ theo từng nhiệm vụ của nhân viên. Việc kiểm soát có thể giúp nhà quản trị có các điều chỉnh kịp thời khi nhân viên mắc lỗi.
Ngoài 2 nguyên tắc trên thì cần chú ý tới nguyên tắc không giao quyền vượt cấp và nguyên tắc ứng biến quyền hành. Ở nguyên tắc không giao quyền vượt cấp cần có sự lưu tâm bởi nếu không áp dụng có thể gây nên sự đố kỵ không đáng có khi giao quyền. Nhân viên cấp dưới làm việc vượt cấp tạo cho nhân viên cấp cao hơn sự không thoải mái. Tuy nhiên cũng cần có sự linh hoạt khi thực hiện nguyên tắc này. Nếu thực sự nhân viên có khả năng thì vẫn giao việc nhưng không giao toàn bộ công việc mà nên chia ra cho nhà quản lý và nhân viên cùng làm dưới sự chỉ đạo chung của giám đốc. Còn nguyên tắc ứng biến quyền hành cần có sự linh động của nhà quản trị để có thể đạt được hiệu quả.
Thứ tư, để có thể đảm bảo quá trình giao quyền hợp lý, hiệu quả hơn nữa thì nhà
quản trị cần có sự quan tâm hơn nữa tới các nghiệp vụ của mình. Cần thực hiện việc phân quyền dựa vào các nguyên tắc thực sự triệt để, tránh sự chủ quan, quyết định theo cảm tính. Muốn được như vậy thì nhà quản trị cần có sự đầu tư về tri thức, học thêm các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giao quyền, ...Đồng thời, cần có sự quan tâm tới từng nhân viên trong công ty, có thể thông qua các công việc của nhân viên để đánh giá năng lực. Các trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo nhân viên cấp dưới nên có đánh giá về khả năng của từng nhân viên đúng nhất, nhà quản trị có thể tham khảo các ý kiến đó. Sự hiểu biết về nhân viên là quan trọng, giúp cho việc phân công nhiêm vụ được đúng người đúng việc. Còn trong nội bộ
việc quá nhiều cho 1 nhân viên chỉ vì năng lực tốt hơn. Có thể giao nhiệm vụ chung cho nhóm 2 đến 3 nhân viên cùng làm tùy theo yêu cầu công việc.
Để hoàn thành được các công việc trên thì có thể dựa vào các đề xuất sau:
-Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phòng ban, giữa nhân viên trong phòng với nhau, giữa giám đốc và các trưởng phòng.
-Lãnh đạo gương mẫu, tạo dựng hình ảnh tốt để nhân viên noi theo, thân thiện với nhân viên trong công ty tạo không khí thoải mái.
-Phân công và giao nhiệm vụ cần dựa trên năng lực thực sự của nhân viên, phải trên cơ sở phân công khoa học, không dựa vào cảm tính.
-Tạo sự liên kết, mối quan hệ tốt giữa các phòng ban với nhau. Tăng sự phối hợp của các phòng ban để có thể giúp nhau hoàn thành các công việc chung của công ty.
-Phân quyền theo hình thức chức năng, cần có sự hợp lý để tránh sự chồng chéo trong công việc của các phòng. Hiện tại phòng tổ chức, kế hoạch và phòng nhân sự đang có sự chồng chéo khi cả 2 phòng đều có nhiệm vụ tuyển dụng, đánh giá nhân viên chung trong công ty. Công việc này nên để riêng cho phòng nhân sự thực hiện.
-Cơ chế truyền tin vẫn là từ giám đốc qua trưởng phòng tới nhân viên nhưng có thể thông qua các cuộc họp thường niên để có các chỉ đạo trực tiếp, rút ngắn thời gian giao quyền.