TNHH Nội thất Châu Âu – Việt Nam
Giải pháp 1: Thực hiện tốt công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Trong những năm gần đây, với sự phát triển ổn định của nền kinh tế, các công trình xây dựng ngày một nhiều, như cầu sử dụng các sản phẩm hiện đại của người dân ngày càng tăng cao, ngành nội thất cũng có những bước tiến đáng kể như: Thị trường tiêu
tăng của lực lượng lao động. Mặc dù số lượng lao động của công ty có xu hướng tăng lên trong những năm gần đây nhưng sự gia tăng đó không theo kế hoạch, hay nói cách khác là công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại công ty chưa được làm tốt và để công tác này được nâng cao, có chất lượng, công ty cần thực hiện những biện pháp sau:
- Lập kế hoạch nguồn nhân lực: Ban lãnh đạo Công ty phải cùng với bộ phận quản lý nguồn nhân lực thực hiện việc lập kế hoạch nguồn nhân lực. Việc đó cần theo một quy trình rõ ràng với ban đầu là việc phân tích môi trường xác định mục tiêu chiến lược của công ty. Trên cơ sở đó, Công ty phải xác định được mục tiêu chiến lược nguồn nhân lực. Mục tiêu này nhằm trả lời câu hỏi: Công ty sẽ huy động nguồn nhân lực như thế nào để đạt được mục tiêu chiến lược của mình. Tiếp theo, bộ phận quản lý nguồn nhân lực phải phân tích được hiện trạng nguồn nhân lực về số lượng, chất lượng, cơ cấu tuổi, giới tính, để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất, phẩm chất cá nhân, mức độ nhiệt tình trong công việc…Hầu như các bộ phận của công ty chưa có hoạt động phân tích hiện trạng nguồn nhân lực một cách đầy đủ mà chỉ mới nêu ra về mặt số lượng nguồn nhân lực.
- Công tác dự báo cầu nhân lực: Dựa vào việc phân tích hiện trạng và dự định các công việc, các đề tài, dự án cần triển khai thực hiện trong năm tiếp theo để có thể đưa ra dự kiến cầu nhân lực.
- Công tác dự báo cung: Đối với công việc dự báo cung nguồn nhân lực phải dự đoán được cung từ bên trong và cung từ bên ngoài đó chính là những số người sẽ chuyển đi trong năm, số người nghỉ chế độ, số người nghỉ hưu ở các đơn vị thành viên để từ đó có kế hoạch trình lên ban lãnh đạo công ty trước khi có quyết định bổ sung chỉ tiêu biên chế.
- Điều tiết cung cầu nhân lực: Sau khi có chỉ tiêu biên chế, công ty cần thực hiện các yêu cầu về cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực. Khi cần tinh giảm biên chế cần có hình thức như cho nghỉ hưu sớm đối với những cán bộ có trình độ thấp kém, nghỉ không lương… hoặc có kế hoạch nhằm thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài.
Ngoài ra, một bước rất cần thiết cho công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực mà công ty cần thực hiện được là bước kiểm tra và đánh giá chương trình. Mục đích của kiểm tra và đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định
các sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và có tính khách quan hơn biện pháp khắc phục nó.
Tóm lại, công ty cần thực hiện kế hoạch hoá nguồn nhân lực theo một chương trình với các công việc cụ thể:
Bước 1: Dự báo cầu nhân lực: Việc đề ra và dự báo nhu cầu phải trên cơ sở phân tích hiện trạng nhân lực của công ty và các kế hoạch công tác của công ty trong năm tới.
Bước 2: Dự báo cung nhân lực: Cần phải dự báo cung bên trong và bên ngoài của công ty.
Bước 3: Điều tiết cung cầu trên cơ sở 2 bước trên và thực hiện các biện pháp. Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình
Tuy nhiên, để công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực được thực hiện tốt thì việc lập kế hoạch nguồn nhân lực phải được thực hiện một cách nghiêm túc ở tất cả các đơn vị của công ty và phải có được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ công ty; các đơn vị sản xuất kinh doanh phải có báo cáo về tình hình nguồn nhân lực của đơn vị mình thường xuyên cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực chung trong toàn công ty. Có như vậy kế hoạch hoá nguồn nhân lực mới thực sự đem lại hiệu quả.
Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng phân tích công việc
Căn cứ vào thực trạng của công tác quản trị nhân sự hiện nay tại công ty thì đối với việc phân tích công việc công ty cần phải giải quyết một số vấn đề sau:
Phân tích công việc phải do các cán bộ chuyên trách đảm nhận và tiến hành một cách khoa học. Các cán bộ chuyên trách do ban giám đốc cùng các trưởng phòng và các quản trị viên cấp cơ sở đảm nhận. Các nhà quản trị cấp cao có trình độ, năng lực và có đầu óc tổng hợp; các nhà quản trị cấp cơ sở có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của công ty. Xây dựng cán bộ chuyên trách kết hợp hai yếu tố trên sẽ giúp cho công tác phân tích công việc hiệu quả hơn, tránh được tình trạng nghiên cứu phân tích công việc chỉ là những nhìn nhận khách quan bên ngoài và những ý kiến chủ quan của người phân tích.
Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác tuyển dụng
Công tác tuyển dụng là một yếu tố tạo nên sự thành công của Công ty. Quá trình tuyển dụng thành công Công ty mới có một nguồn nhân lực đảm bảo về chất lượng và đủ về số lượng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đóng góp tích cực vào sự tồn tại và phát triển của Công ty. Thực hiện tốt công tác tuyển dụng cũng góp phần làm giảm bớt chi phí đào tao. Vì vậy, công tác này cần được thực hiện một cách nghiêm túc, công khai dân chủ, có chất lượng và công bằng.
Công tác tuyển dụng của Công ty nên được thực hiện như sau:
Thứ nhất Nguồn tuyển dụng
Trong những năm qua, công ty đã tuyển lao động cả từ nguồn bên ngoài và bên trong, dù tuyển từ nguồn nào nó cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định.
* Với nguồn tuyển dụng bên ngoài
Công ty rất chú ý đến người lao động do cán bộ công nhân viên trong công ty giới thiệu. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào nguồn này công ty sẽ mất nhiều cơ hội tìm kiếm nhân tài. Vậy nên, để cho việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài mang lại hiệu quả cao hơn.
Trước hết, công ty sẽ tiếp nhận toàn bộ hồ sơ xin việc của con em, người thân,, quen của các cán bộ, công nhân lao động trong công ty mà các hồ sơ đó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản đã đề ra. Một mặt là để động viên, khuyến khích những người đang làm việc cho công ty có tinh thần trách nhiệm, có tự tin, hăng say với công việc hơn vì ít nhất thì mong muốn của họ là xin cho người thân một công việc đã được công ty tiếp nhận để xem xét. Mặt khác, nếu như trong những bộ hồ sơ đó, có hồ sơ trúng tuyển sau quá trình tuyển dụng bản thân người đó sẽ có nhiều thuận lợi vì hơn ai hết những người giới thiệu sẽ giúp đỡ, chỉ đạo tận tình cho người thân hay bạn bè của mình trong việc hòa nhập với môi trường làm việc. Hơn nữa bản thân công ty cũng có nhiều lợi thế do không phải tốn kém cho quá trình hội nhập, đào tạo của người lao động mới mà họ vẫn có thể nhanh chóng bắt tay vào làm công việc chính của mình. Cho dù có nhiều lợi thế thì quá trình tuyển dụng sau này vẫn phải đảm bảo độ nghiêm minh và chính xác vì lao động là một trong những nhân tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Không nên có quan hệ cá nhân trong vấn đề tuyển dụng ví dụ như: khi giám đốc giới thiệu một người bạn để tuyển vào vị trí quản lý ở phòng marketing, qua quá trình tuyển dụng tất cả các yêu cầu về trình độ, sức khỏe, sự am hiểu xây dựng anh
ta đều đạt song lại thiếu sự năng động và linh hoạt trong xử lý tình huống thì hội đồng tuyển dụng của công ty phải xem xét lại và có thể quyết định loại ứng cử viên này. Một trong những tiêu chuẩn quan trọng cho vị trí cần tuyển mà anh ta không đạt thì nên loại ra khỏi vòng tuyển dụng cho dù đó là người quen của giám đốc. Có như thế mới đạt được hiệu quả cao trong việc tuyển lao động từ những sự giới thiệu của người trong công ty và không ảnh hưởng đến chất lượng chung của người lao động trong công ty và kết quả kinh doanh chung. Như thế cũng vừa tạo được sự công bằng trong tuyển dụng vừa tạo nhiều lợi ích cho công ty.
Sau khi tiếp nhận các hồ sơ theo cách trên, cùng với kế hoạch tuyển dụng đã được đề ra và tỷ lệ sàng lọc nhất định nếu thấy còn thiếu công ty sẽ xem đến nguồn lao động khác.
Nguồn tuyển dụng bên ngoài tiếp theo mà Công ty cần quan tâm đó là đội ngũ sinh viên tại các trường Đại học. Để có được những lao động từ nguồn này một cách đúng đắn và chính xác, Công ty nên phối hợp với các Đại học, Cao đẳng để chọn những sinh viên xuất sắc tham gia tuyển dụng. Các sinh viên này có thể đang còn ngồi trên ghế nhà trường hay chuẩn bị ra trường. Công ty nên tạo điều kiện cho các sinh viên này có cơ hội kết hợp thực hành, thực tiễn với các bài giảng trên lớp. Bên cạnh đó công ty phải đưa ra các tiêu chuẩn cho các sinh viên như: Điểm trung bình trong hai năm cuối phải đạt 7,5 trở lên (với sinh viên thuộc khối kinh tế) và 7,0 trở lên (với sinh viên thuộc khối kỹ thuật), điểm chuyên ngành phải từ 8,0 trở lên (với sinh viên khối kinh tế) và 7,5 trở lên (với sinh viên khối kỹ thuật),đạo đức tốt và tích cực tham gia các hoạt động xã hội. Những sinh viên có các điều kiện như vậy và được khoa, trường giới thiệu sẽ được đến thực tế thường xuyên tại công ty, được thực hành và khả năng được công ty tuyển chọn cao. Tuy nhiên, ngoài các yêu cầu đối với các sinh viên thì về phía công ty không chỉ tạo điều kiện cho các sinh viên thực tế, thực tập và hứa hẹn một khả năng tuyển dụng cao là đủ mà công ty cần phải cụ thể hóa hơn các dự định của mình với đội ngũ sinh viên tiên tiến này. Vì khi học đã giỏi họ có nhiều cơ hội tìm kiếm việc làm tại một công ty khác có điều kiện hấp dẫn hơn. Do đó công ty nên đưa ra vị trí tuyển dụng hợp lý với các mức lương và ưu đãi khác mang tính hấp dẫn. Thường thì năm nào công ty cũng cần phải tuyển mới, tuyển thêm lao động nhất là trong giai đoạn sắp tới. Thế nên, công ty thông báo kế hoạch tuyển dụng vào đầu mỗi năm cho các sinh viên để họ có động lực học tập và quyết tâm đạt được các điều kiện mà công ty đưa ra, điều đó sẽ cho họ cơ hội việc làm khi ra trường. Với cách tìm kiếm lao động từ nguồn này, công ty sẽ mất một khoản chi phí khá lớn, xong lại thu hút được nhân
bộ) trong quá trình tuyển dụng , và việc hội nhập vào môi trường làm việc của những người này là khá nhanh và đơn giản. Chất lượng người lao động tuyển từ nguồn này có thể nói là rất cao. Vì thế công ty nên quan tâm, chú ý tới đội ngũ này khi mà công ty đang có mục tiêu là nâng cao cạnh tranh, đưa sản phẩm của mình trở thành thông dụng hơn trong nước và vươn ra thị trường xuất khẩu.
Bên cạnh nguồn sinh viên của các trường Đại học mà công ty đặt mối quan hệ hợp tác đào tạo thì công ty cần xem xét đến lao động là các sinh viên tự nộp hồ sơ xin thực tập tại công ty. Tìm kiếm lao động từ nguồn này sẽ giảm được chi phí cho việc thông báo và loại hồ sơ vì: Trong quá trình thực tập, các cán bộ lãnh đạo trực tiếp của các phòng ban có sinh viên thực tập và những nhân viên, công nhân cùng làm việc với họ sẽ đánh giá được năng lực thực tế của các sinh viên này và phát hiện ra các tài năng bộc lộ trong quá trình thực tập. Những sinh viên nào có năng lực sẽ được các phòng ban giới thiệu đưa lên phòng tổ chức hành chính để lập danh sách ứng cử viên tham gia tuyển dụng.
Ngoài ra, công ty không nên bỏ qua một số nguồn khác như: ứng viên tự nộp đơn hay nhân viên cũ.
Ứng viên tự nộp đơn xin việc, những người đến công ty nộp đơn tự nguyện không do công ty quảng cáo. Họ mong muốn làm việc tại công ty và sẵn sàng nộp hồ sơ và chờ đợi tuyển dụng của công ty, có thể lúc họ nộp đơn cũng là lúc công ty vừa mới tiến hành tuyển dụng và đã đủ người cũng có thể là lúc công ty chưa tuyển dụng. Cho dù trong trường hợp nào công ty cũng nên tiếp nhận hồ sơ tại phòng tổ chức hành chính, và nên tập hợp thành một hệ thống các hồ sơ lưu dữ lại để khi cần thiết công ty gọi phỏng vấn. Nó sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho công ty khi công ty phải gấp rút tìm người tuy nhiên không phải ứng viên tự nguyện nào cũng là người mà công ty cần.
Nhân viên cũ: có nhiều người cho rằng đây là đội ngũ không đáng tin cậy, đã rời bỏ công ty đã đi lại quay trở lại. Nhưng đây có thể sẽ là nguồn tuyển dụng rất có hiệu quả cho công ty. Nguyên nhân rời bỏ công ty của họ khác nhau: có người ra đi do hoàn cảnh gia đình, do giải quyết việc riêng và trong quá trình làm việc cho công ty mới họ thấy không phù hợp và mong muốn lại được làm việc tại công ty cũ. Những người này thường là những người có năng lực vì thế, chi phí, thời gian tuyển dụng cũng không tốn kém và hội nhập trở nên dễ dàng hơn.
Cuối cùng là việc xem xét đến nguồn lao động dồi dào ngoài thị trường ở đây cũng có nhiều người giỏi, song họ lại chưa có được một cơ hội việc làm phù hợp.
Như vậy nguồn tuyển dụng từ bên ngoài của công ty là khá phong phú. Tùy từng số lượng và vị trí tuyển dụng mỗi năm mà công ty lựa chọn nguồn cho phù hợp. Các lao động là con em cán bộ công nhân viên trong công ty sẽ được ưu tiên một phần nhưng không nên tập trung quá vào nguồn này vì: Thứ nhất, số lượng người xin việc do cán bộ công nhân viên không lớn. Thứ hai, không phải tất cả số người này khi kiểm tra đều đạt yêu cầu. Thứ ba có nhiều người có năng lực hơn tại các nguồn khác. Do đó công ty nên lấy các ứng cử viên từ các nguồn khác nhau để thực hiện quy trình tuyển dụng. Lúc đó công ty sẽ lựa chọn được đúng người, đúng việc hơn.
Thứ hai Dự báo nhu cầu tuyển dụng thông qua tỉ lệ sàng lọc
Công việc thi tuyển đối với những kế toán, công nhân là quan trọng nhất sát thực nhất và đối với lao động quản lý thì công việc phỏng vấn là quan trọng. Do vậy công ty nên tăng tỷ lệ sàng lọc ở bước này lên 1/4. Đồng thời giảm tỷ lệ sàng lọc ở bước nghiên cứu hồ sơ xuống 1/3 để cho những người nộp đơn có một cơ hội lớn hơn khi được tham gia phỏng vấn. Từ đó sẽ tính toán được số người cần tuyển chọn, nhưng không phải lúc nào cũng cứng nhắc, dập khuôn mà tùy theo số lượng ứng viên nộp hồ