2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH xây dựng Sài Gòn –
2.2.Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty
2.2.1. Tình hình tuyển dụng nhân lực của công ty
Bảng 7: Tình hình tuyển dụng năm 2007 – 2008
Vị trí tuyển
Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010
Nộ i bộ Bên ngoài Trình độ Nộ i bộ Bên ngoài Trình độ Nộ i bộ Bên ngoài Trình độ Nộ i bộ Bên ngoài Trình độ
1.Cán bộ quản lý 1 ĐH 2 ĐH 1 ĐH 2.Nhân viên 2 6 9 3 7 4 -Hành chính nhân sự 1 CĐ 1 CĐ 1 ĐH -Kế toán 1 CĐ 2 CĐ 1 1 ĐH -Kỹ thuật 2 4 ĐH 6 ĐH 7 3 ĐH 3.Công nhân 46 47 30 34 -CN Xây dựng 40 TH 39 TH 30 TH 30 TH -CN Xưởng 4 TH 5 TH TH 2 TH -CN Lái máy, xe 2 TH 3 TH TH 2 TH TỔNG CỘNG 3 52 2 56 3 37 1 38
Qua bảng trên cho thấy: Trong 4 năm qua tổng số nhân lực của công ty đã thay đổi. Số lượng lao động thay đổi từ 230 người năm 2007 lên tới 345 người năm 2010. Số lượng tăng chủ yếu do công ty nhập thêm máy móc thiết bị và nhận thầu thêm các công trình xây dựng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nên cần tuyển thêm người lao động.
Công tác tuyển dụng được công ty đặc biệt quan tâm vì mục tiêu của Công ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng chứ không đơn thuần là tăng số lượng lao động. Tăng chất lượng lao động đồng nghĩa với việc tuyển dụng
đúng người, đúng chỗ để nhân viên có thể phát huy được mọi khả năng của mình, hoàn thành tốt công việc được giao, giúp công ty đạt được các mục têu đề ra. Điều này được thể hiện qua bảng trên, ta thấy rằng số lượng nhân sự được tuyển qua các năm tăng về chất lượng, cụ thể là số lượng lao động có trình độ đại học, cao đẳng và trung học năm sau cao hơn so với năm trước.
2.2.2. Lập kế hoạch và xác định nhu cầu tuyển dụng
Bộ phận Tổ chức – Hành chính phụ trách tiến hành tổ chức , bố trí, sắp xếp, thực hiện công tác tuyển dụng sao cho có hiệu quả nhất.
Trước hết, căn cứ vào hoạch định chính sách nhân sự đầu năm của công ty và theo dõi các hoạt động của công ty, theo dõi bảng phân tích công việc để có thể đánh giá công việc, phát hiện kịp thời những công việc, những bộ phận cần phải bổ sung nhân viên để đáp ứng được từng mục tiêu của từng giai đoạn của công ty. Ngoài ra bộ phận Tổ chức – Hành chính cũng luôn thông qua các bộ phận, các phiếu yêu cầu của các bộ phận về việc cần thuyên giảm hay điều động hoặc nhu cầu tăng nhân sự của các bộ phận đó. Như vậy công việc này rất xác thực với yêu cầu của công việc vì các bộ phận đó trực tiếp điều hành nên họ sẽ là những người hiểu rõ hơn ai hết cần tăng hay cần giảm nhân viên.
Từ việc phân tích công việc và theo đề xuất của trưởng các bộ phận, bộ phận Tổ chức – Hành chính xem xét để đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể về kinh nghiệm, về đạo đức, trình độ, vóc dáng, độ tuổi … của ứng viên cần tuyển dụng, chuẩn bị các nội dung thông báo tuyển dụng . Tùy từng yêu cầu của công việc, sự cấp bách của công việc, vị trí của công việc mà bộ phận Tổ chức – Hành chính tiến hành lựa chọn thời gian tiến hành tuyển dụng, địa điểm tiến hành tuyển dụng thích hợp nhất.
Một công việc cũng hết sức quan trọng khác được bộ phận Tổ chức – Hành chính tiến hành trong bước này đó là xác định nguồn tuyển dụng cho công ty.
2.2.3. Xác định nguồn tuyển dụng
Tùy từng trường hợp cụ thể, giai đoạn cụ thể hay yêu cầu công việc cụ thể mà tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn điều động nội bộ và nguồn từ bên ngoài.
• Điều động nội bộ
Khi tuyển dụng ở nguồn nội bộ thì đối với công ty, công tác tuyển dụng được rút ngắn lại, không phải tiến hành thứ tứ như quy trình tuyển dụng. Nếu trong quá trình làm việc phát sinh ra một vị trí nào đó phát sinh, cần phải có, hoặc một vị trí còn thiếu hay người cũ đã thuyên chuyển đi nơi khác hoặc đã xin nghỉ, căn cứ vào yêu cầu riêng của công việc, bộ phận đó tiến hành xem xét, sàn lọc các nhân viên trong công ty. Nếu thấy trong bộ phận của mình có được người có đẩy đủ các điều kiện phù hợp với yêu cầu của công việc thì bộ phận đó sẽ có yêu cầu cất nhắc trình bộ phận Tổ chức – Hành chính, bộ phận này sẽ lập phiếu tiếp nhận, điều động để trình Giám đốc ký duyệt. Trong trường hợp, ở bộ phận này có nhu cầu giảm nhân sự và được ký duyệt, bộ phận khác có nhu cầu tăng nhân sự và thấy nhân viên bị thuyên giảm kia phù hợp với yêu cầu công việc của mình thì cũng sẽ đề xuất để bộ phận Tổ chức – Hành chính lập phiếu tiếp nhận điều động để chuyển nhân viên đó về bộ phận của mình.
Về chức trách, quyền hạn ký quyết định bổ nhiệm chức vụ cũng được xác định khá rõ ràng.
- Nếu bổ nhiệm cấp tổ trưởng, nhóm trưởng sẽ do trưởng các phòng ban ký quyết định bổ nhiệm.
- Nếu bổ nhiệm cấp trưởng, phó phòng ban thì sẽ do Giám đốc ký quyết định bổ nhiệm.
Khi ký quyết định bổ nhiệm sẽ ký ngay quyết định lương cho chức vụ được bổ nhiệm đó. Như vậy, việc tuyển dụng nội bộ của công ty được tiến hành rất chặt chẽ nhưng cũng hết sức nhanh gọn, việc bổ nhiệm chức vụ như
vậy sẽ bỏ qua các bước phỏng vấn và tiết kiệm rất nhiều chi phí tuyển dụng cho công ty, cho phép công ty sử dụng có hiệu quả hơn nguồn lực hiện có. Tuy vậy, việc tuyển dụng như vậy sẽ không được quảng bá rộng rãi cho toàn bộ công nhân viên và sẽ không tận dụng được hết năng lực của nhân viên nếu như một số nhân viên khác cũng có ước vọng và có đầy đủ năng lực để đảm đương công việc mà không được lựa chọn để bổ nhiệm. Điều này sẽ dấn đến tình trạng nhân viên có thể sẽ không phục ban lãnh đạo, như vậy những nhân viên đã cống hiến rất nhiều cho công ty mà không được chọn lựa sẽ cảm thất bất công, không phục và sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc hiện tại, nhân viên sẽ giảm đi tính nhiệt tình trong công việc do vậy công việc sẽ không đạt hiệu quả cao.
• Tuyển chọn bên ngoài
Khi phiếu đề xuất tăng nhân sự được duyệt mà quá trình xem xét, phân tích không lựa chọn được nhân viên thích hợp để điều động, bổ nhiệm vào chức vụ đang khiếm khuyết trưởng bộ phận Tổ chức – Hành chính ra quyết định tiến hành công việc tuyển dụng mới.
Sau khi căn cứ vào bản mô tả công việc, xác định được yêu cầu của công việc trưởng bộ phận Tổ chức – Hành chính tiến hành lập kế hoạch công bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch công bố tuyển dụng nêu rõ thời gian công bố, công bố trên phương tiện nào, nội dung, số hồ sơ cần tiếp nhận và cả chi phí dự trù cho việc công bố. Kế hoạc công bố tuyển dụng và kế hoạch tuyển dụng được trình lên Giám đốc xem xét và ký duyệt. Sau khi được ký duyệt, trưởng bộ phận Tổ chức – Hành chính cho tiến hành việc thông báo tuyển dụng.
Tuy nhiên trong việc tuyển dụng mới này, công ty chỉ chú trọng tới các nguồn bên ngoài thông qua đăng báo… còn các nguồn khác thì công ty chưa chú trọng. Công ty chú trọng đến các nguồn: nhân viên cũ, sinh viên… mà đây lại là những nguồn lao động rất dồi dào và đầy tiềm năng, sẽ cung cấp cho Công ty những nhân viên tốt nhất.
Tuyển dụng nhân lực được hiểu là quá trình tìm kiếm và lựa chọn những người có đủ năng lực, phẩm chất cần thiết để tham gia vào quá trình kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng số lượng, chất lượng và nhu cầu về lao động của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ nhất định.
Tuyển dụng nhân lực được tiến hành theo một quy trình logic và chặt chẽ, bắt đầu từ việc phân tích nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng nhân lực cho từng đơn vị cho đến việc tiếp nhận và tạo điều kiện để người mới tuyển hòa nhập vào với môi trường làm việc của công ty:
• Thông báo tuyển mộ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thông thường, công ty thông báo tuyển dụng trên một số các phương tiện thông tin đại chúng như: Báo chí (báo lao động…), qua giới thiệu của các nhân viên đang làm việc trong công ty, gửi giấy tuyển dụng tới các trường đại học…
Việc thông báo sẽ được tiến hành với một số ngày nhất định tùy từng yêu cầu cụ thể của công việc cũng như thực tế. Dưới đây là một bảng mẫu thông tin tuyển dụng mà công ty đã sử dụng:
Bảng 8: Mẫu tuyển dụng
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Công ty TNHH xây dựng Sài Gòn – Tân An
CẦN TUYỂN
Chức danh Yêu cầu Số lượng
Kỹ sư xây dựng công trình thủy
lợi
Là nam giới, tốt nghiệp Đại học Thuỷ lợi Khoa công trình, có sức khoẻ tốt,
có khả năng chịu được công việc áp lực, tuổi đời không quá 35, ưu tiên những người đã có nhiều năm kinh
nghiệm trong nghề
Công ty tiến hành công việc thông báo tuyển dụng với chi phí thấp nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo được nhu cầu tuyển người của công ty. Với việc thông qua báo chí, phát thanh, công ty hoàn toàn có thể thu nhận được rất nhiều hồ sơ đạt yêu cầu với nhiều ứng viên có năng lực với thị trường rộng lớn và có điều kiện sàn lọc để chọn được những người ưu tú nhất, phù hợp nhất.
• Thu nhận nghiên cứu và đánh giá hồ sơ
Sau khi tiến hành thông báo tuyển dụng, bộ phận Tổ chức – Hành chính bắt đầu tiếp nhận hồ sơ. Tùy từng công việc cụ thể và tùy từng bộ phận cụ thể mà bộ hồ sơ của ứng viên có khác nhau, nhưng về cơ bản thì thường có một số giấy tờ sau:
- Sơ yếu lý lịch
- Hộ khẩu công chứng
- Bản sao các văn bằng, giấy tạm trú, tạm vắng. - Đơn xin việc.
- Giấy chứng nhận đủ sức khỏe.
- Bản sao về các chứng nhận về quá trình làm việc trước đó ( nếu có ) - 4 tấm hình 4x6
Với bộ hồ sơ này, bộ phận Tổ chức – Hành chính có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn được những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tương đối phù hợp với yêu cầu của công việc.
Bộ phận tổ chức – Hành chính tiến hành tiếp nhận hồ sơ các ứng viên cho tới khi đủ hồ sơ như dự kiến hoặc khi chưa thu nhận đủ nhưng thời gian dự tính thông báo tuyển dụng đã hết thì tùy từng điều kiện cụ thể có thể co dãn số ngày thông báo để tiếp nhận đủ hồ sơ.
Sau khi đã có đủ hồ sơ cần thiết, bộ phận Tổ chức – Hành chính tiến hành nghiên cứu, phân loại và lựa chọn sơ bộ hồ sơ. Căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được lập sẵn trong kế hoạch tuyển dụng cho ứng viên, bộ phận Tổ chức – Hành chính tiến hành đánh giá, cho điểm cho mỗi bộ hồ sơ. Mỗi bộ hồ sơ đều có những tiêu chí nhất định và mỗi tiêu chí đều có mức điểm tối đa, bộ phận Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành cho điểm cho từng tiêu chí rồi lấy
tổng số điểm của các tiêu chí là điểm của bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ nào có điểm quá thấp, không
đáp ứng
được
yêu cầu tối
thiểu sẽ bị loại ngay. Các tiêu chí đó có thể bao gồm: quá trình
thành đạt, bằng cấp, kinh nghiệm, thể lực… và trong đó tiêu chí về kinh nghiệm là rất quan trọng, nếu hồ sơ nào mà chưa có kinh nghiệm thì sẽ bị loại ngay.
Dưới đây là mẫu phiếu cho điểm hồ sơ của công ty:
Bảng 9: Mẫu phiếu cho điểm hồ sơ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phiếu cho điểm hồ sơ ứng viên
Họ tên ứng viên Các tiêu chí Tổng điểm Quá trình thành đạt Trình độ bằng cấp Kinh nghiệm Thể lực Nguyễn Thế Quyền 4 4 2 5 15 Cao Ngọc Tuấn 4 4 5 3 14
Lê Văn Tuấn 4 4 4 5 17
Hoàng Đình Tùng 3 4 4 4 15
Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính
(Các tiêu chí được đánh giá theo thang điểm 5 dựa theo nội dung hồ sơ, tổng điểm là tổng điểm của các tiêu chí đã đáng giá)
Nhờ việc lựa chọn hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ chặt chẽ và có khoa học như vậy nên công ty luôn chọn được những bộ hồ sơ có chất lượng nhất.
Sau khi đã lựa chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu nhất, bộ phận Tổ chức – Hành chính sẽ tiến hành lập danh sách trích ngang các ứng viên và phiếu đề xuất phỏng vấn. Nếu danh sách này quá dài và như vậy khá tốn kém về tiền của, thời gian chờ phỏng vấn do vậy sẽ không hiệu quả. Cho nên trưởng bộ phận Tổ chức – Hành chính sẽ rà soát lại hồ sơ cá nhân để lọc bớt những hồ sơ không phù hợp về nghành nghề đào tạo, thiếu kinh nghiệm … Trong bước này, do công ty luôn lưu lại những hồ sơ cá nhân không được tuyển dụng trong những lần tuyển dụng trước, do vậy trưởng bọ phận Tổ chức – Hành chính cũng tiến hành lựa chọn những bộ hồ sơ lưu lại đó, xem xét xem có phù hợp hay không để lập danh sách để nghị phỏng vấn. Sau khi đã lựa chọn được những bộ hồ sơ đạt yêu cầu, trưởng bộ phận Tổ chức – Hành chính sẽ lập phiếu đề xuất phỏng vấn và danh sách các thành viên Hội đồng phỏng vấn trình Giám đốc ký duyệt sau đó thông báo cho các thành viên Hội đồng phỏng vấn và các ứng viên biết.
Như vậy, công tác nghiên cứu và lựa chọn hồ sơ của công ty tiến hành rất có bài bản và chặt chẽ, đảm bảo thống nhất quy trình như vậy đã đặt ra và hạn chế được thấp nhất những thiếu xót trong việc lựa chọn những ứng viên có đầy đủ năng lực, đảm bảo cho công tác phỏng vấn thuận lợi hơn và có chất lượng hơn.
• Tuyển chọn
+ Đối với lao động giản đơn
Quá trình tuyển chọn lao động giản đơn ở công ty được tiến hành một cách nhanh chóng, tiết kiệm theo hai bước sau:
Bước 1: Phỏng vấn sơ bộ
Sau khi có danh sách các ứng viên vào phỏng vấn sơ bộ, thì bộ phận nhân sự sẽ gửi thông báo thời gian địa điểm phỏng vấn cho từng ứng viên.
Hội đồng phỏng vấn bao gồm: Đại diện phòng nhân sự và đại diện bộ phận cần lao động.
Câu hỏi đặt ra trong quá trình phỏng vấn thường xoay quanh các nội dung mà ứng viên kê trong sơ yếu lí lích như: Quá trình học tập, tiểu sử bản thân, các kỹ năng, năng khiếu khác ( nếu có ), tại sao lại ứng tuyển vào công ty? Mức thu nhập mong muốn? ….
Kết thúc buổi phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ họp và quyết định các ứng viên nào sẽ được lọt vào bước 2 và thông báo cho các ứng viên .
Bước 2: Thi tuyển
Các ứng viên lọt qua bước 1 sẽ tham gia tiếp vào vòng thi tuyển. Tùy vào các vị trí đội, xưởng cần tuyển thì đội trưởng các đội thi công, phân xưởng sẽ quyết định hình thức thi tuyển và ra đề thi. Tính chất công việc của công ty ở các đội thường thủ công, không mang tính chất phức tạp, chỉ cần tốt nghiệp phổ thông trung học nên công ty thường áp dụng thử tay nghể trực tiếp tại nơi làm việc. Kết quả của lần thi tuyển sẽ được thông báo cho ứng viên ngay trong ngày.
Những ứng viên trúng tuyển sẽ được hẹn lịch đi làm luôn mà không cần