Công ty nên sử dụng theo đúng mẫu sổ sách trong chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ (ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC), cụ thể là mẫu sổ chi tiết các tài khoản theo mẫu số S20- DNN (phụ lục 3.1) để đảm bảo tính thống nhất.
Công ty cần phải mở thêm các sổ chi tiết cho tài khoản 642 “ chi phí quản lý kinh doanh”. Cụ thể, nên mở chi tiết như sau:
- Sổ chi tiết 6421: phản ánh chi phí bán hàng. Ta cũng nên chi tiết kỹ hơn về sổ này để tiện trong công tác kiểm tra và hạch toán như:
+ Sổ chi tiết 64211- chi phí nhân viên bán hàng – phản ánh các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên vận chuyển hàng đi tiêu thụ và các khoản trích theo lương
+ Sổ chi tiết 64212 - Chi phí vật liệu- phục vụ cho việc đóng gói hàng hóa + Sổ chi tiết 64213 – Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ cho công tác bán hàng như chi phí về các dụng cụ đo lường, bàn ghế, máy tính cá nhân…
+ sổ chi tiết 64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ
+ Sổ chi tiết 64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí điện nước, điện thoại, chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê bốc vác vận chuyển hàng hóa đi tiêu thụ….
+ Sổ chi tiết 64218 – Chi phí khác bằng tiền khác - phản ánh các khoản chi phí liên quan đến chi phí giới thiệu sản phẩm, chi phí chào hàng, chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng…
- Sổ chi tiết 6422- phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp nên chia ra thành các sổ như sau:
+ Sổ chi tiết 64221- Chi phí nhân viên quản lý: phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho nhân viên ở bộ phận quản lý như phòng kế toán, phòng hành chính, phòng kinh doanh
+ Sổ chi tiết 64222 – chi phí vật liệu quản lý như giấy, bút, văn phòng phẩm…
+ Sổ chi tiết 64223 – Chi phí đồ dùng văn phòng + Sổ chi tiết 64224 – Chi phí khấu hao TSCĐ Sinh viên thực hiện: Khắc Thị Ánh 32
+ Sổ chi tiết 64225 – Thuế, phí và lệ phí như phí chuyển tiền, thuế môn bài, phí quản lý tài khoản tại ngân hàng
+ Sổ chi tiết 64227 – chi phí dịch vụ mua ngoài + sổ chi tiết 64228 – chi phí băng tiền khác
Để tăng sức cạnh tranh của công ty nhằm thu hút khách hàng, công ty nên có các chính sách chiết khấu, giảm giá đối với những khách hàng mua hàng với số lượng lớn hay giảm giá cho khách hàng mua hàng nếu tổng giá trị trên hóa đơn lớn hơn một con số nhất định nào đó… Vì trong quý 1 không phát sinh các khoản giảm trừ này và trong những năm gần đây cũng ít khi phát sinh các trường hợp này nên công ty cũng chỉ có sổ cái các tài khoản 5211 “ chiết khấu thương mại”, 5212 “ hàng bán bị trả lại”, 5213 “ giảm giá hàng bán”. Công ty chi tiết từng sổ cho từng loại mặt hàng như hàng hóa hay dịch vụ, ví dụ như sổ chi tiết 52111” chiết khấu thương mại đối với hàng hóa”, sổ chi tiết 52112 “ chiết khấu thương mại đối với dịch vụ”…