VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY.
Tuy nhiên bên cạnh những ưu điển trên, công tác kế toán vật liệu tại công ty còn có một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện. Với góc độ là sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn nêu một vài ý kiến nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại công ty.
Thứ nhất : Về phân loại, đánh giá vật liệu
- Phân loại vật liệu
Để khai thác một số công trình phải sử dụng một khối lượng lớn vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng thành phần lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau. Do vậy muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý.
Hiện nay, công ty đang xếp hầu hết các vật liệu vào một loại và được coi là nguyên vật liệu chính, gây khó khăn không ít cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Công ty tiến hành phân loại vật liệu theo giá trị và công dụng của chúng thành các nhóm chủ yếu sau:
+Nguyên vật liệu chính +Vật liệu phụ
+Vật liệu khác
Nguyên vật liệu chính gồm những thành phần cấu thành lên sản phẩm . Dầu mazut, dầu diezel, dầu mỡ khai thác, xăng, sắt, thép, xi măng, cát sỏi…
Vật liệu phụ : nhiên liệu, dầu mỡ phục vụ máy thi công, sơn, vôi ve
Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu được tốt hơn cần mở sổ danh điểm vật liệu. Việc lập sổ danh điểm vật liệu có thể tiến hành bằng cách trong mỗi loại vật liệu nhóm vật liệu cần sử dụng một ký hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu. Đồng thời mỗi loại vật liệu nên sử dụng một số trang trong sổ danh
chức năng, đảm bảo tính khoa học chặt chẽ và hợp lý phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của công ty, góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của loại thứ vật liệu. Trong sổ danh điểm vật liệu.
- 4 chữ số đầu quy định loại vật liệu chính, vật liệu phụ
- 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu chẳng hạn là nhóm xi măng sắt thép - 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách vật liệu.
-Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu
1521: thể hiện vật liệu thuộc loại vật liệu chính. 1521.01: Vật liệu thuộc nhóm xi măng.
1521.01.01:Vật liệu là xi măng trắng.
Mẫu số danh điểm vật liệu được xây dụng như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU(Bảng 3-1)
Loại nguyên vật liệu chính
Ký hiệu
Tên, nãn hiệu, quy cách
vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú
Nhóm Danh điểm V.L
21.01 Xi măng Tên
1521.01.01.01 Xi măng trắng Hải Phòng 1521.01.01.02 Xi măng trắng Trung Quốc 1521.01.02.01 Xi măng bao Hoàng Thạch 1521.01.02.02 Xi măng bao Bỉm Sơn 1521.01.02.03 Xi măng bao Sông Đà
….. 21.02 thép Kg 1521.02.01.01 Thép tròn Φ 1 1521.02.01.02 Thép tròn Φ 1 ….. 1521.02.02.01 Thép soắn Φ 8
21.03 Dầu Lít 1521.03.01.01 Dầu diezel
1521.03.01.02 Dầu CN 90 1521.03.02.01 Dầu mỡ khác
kho xuất vật liệu, số lần xuất kho vật liệu diễn ra nhiều lần, tùy theo yêu cầu công việc, nhưng số lần nhập, xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều. Kế toán công ty chỉ có thể kiểm tra trên sổ sách, chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất vật liệu với các đợn giá tương ứng.
Thứ hai:
Kế toán chi tiết vật liệu là công việc không thể thiếu được của công tác hạch toán kế toán. Công ty hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Tuy nhiên giữa thủ kho và kế toán chưa có kiểm tra, giám sát lẫn nhau, lưu chuyển chứng từ chậm dẫn đến công việc thường dồn vào cuối tháng. Trong tháng thủ kho xuất kho đáp ứng nhu cầu khai thác nhưng thường đến cuối tháng mới ghi các phiếu xuất gửi lên công ty để ghi sổ chi tiết, việc quản lý kinh tế tập chung ở khâu đội do đó phiếu nhập kho, xuất kho gửi về phòng kế toán để ghi sổ mang tính hình thức hơn nội dung. Qua nghiên cứu hạch toán chi tiết thấy nhiều loại vật liệu phụ còn được ghi chung một tờ sổ thẻ, do vậy gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu. Báo cáo vật tư các kho của các đội lại do kế toán căn cứ vào các chứng từ chi tiết để lập, do đó chưa phản ánh đúng tình hình thực tế sử dụng vật liệu, số lần nhập, xuất kho nhiều nhưng chỉ được thể hiện trên một số phiếu xuất kho nên số xuất kho là không chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại chưa sử dụng hết vẫn để lại trong kho dẫn đến không trùng khớp với sổ sách thực tế.Kế toán vật liệu nên đề nghị thủ kho vào cuối tháng tiến hành kiểm kê kho xác định số thực xuất, thực tồn trong kho để lập báo cáo tồn kho và chỉ ghi số lượng và tách riêng số lượng vật liệu nhập (tồn )do dùng không hết đưa lên công ty, tại đây kế toán căn cứ vào giá trị thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật tư, như vậy sẽ thuận tiện hơn cho việc đối chiếu số liệu với kế toán.
Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng trong tháng Tồn cuối tháng Xuất Thực dụng Nhập lại 1. sắt thép Kg Sắt Φ 6 400 400 250 150 150 Sắt Φ 8 Sắt Φ 10 300 300 300 ….. 2.dầu Lít 5000 16000 Dầu diesel 2500 12500 12000 11000 1000 4000 Dầu CN 90 1000 2000 2500 2000 500 1000 …… 3Xăng Lít 3500 xăng 90 1000 12000 10000 8.500 1.500 4500 …..
Việc lập báo cáo tồn kho này dẽ áp dụng cho các loại vật liệu có thể cân đong, đo đếm như :xi măng, sắt thép…