8. Sổ đăng ký chứng từ (Mẫu số S02b DN) Mục đích:
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân 1 Những tồn tạ
3.1.2.1. Những tồn tại
Nhìn chung công tác kế toán các khoản phải thanh toán với người lao động tại công ty cổ phần Siêu thị cây cảnh Hapro cũng đạt được những thành tích nhất định tuy nhiên bên cạnh đó cũng còn một số tồn tại sau:
- Về chứng từ:
• Hiện nay, đơn vị sử dụng mẫu bảng chấm công theo quyết định số 15/2006. Mặt khác việc chấm công làm thêm giờ ở đơn vị được gộp chung với bảng chấm công.Vì vậy, nếu công nhân làm thêm 3.5h đến 4h sẽ được tính thêm một công, đôi khi thời gian làm việc thêm giờ của NLĐ dưới 3.5h cũng được tính thêm một công. Việc gộp chung bảng chấm công làm với bảng chấm công làm thêm giờ như thói quen hiện nay của đơn vị đôi khi gây bất tiện cho người chấm công và làm cho thời gian làm thêm thực tế của NLĐ trở nen không chính xác.
Mặt khác, việc chấm công cần được rõ ràng hơn, phải phản ánh chính xác những người đi muộn, về sớm ( tránh tâm lý nể nang, ngại va chạm làm ảnh hưởng đến việc chấm công), tạo sự công bằng cho mọi người.
• Đơn vị không lập bảng kê trích nộp các khoản theo lương, chứng từ này cũng là cơ sở để ghi sổ kế toán các khoản trích theo lương và ghi sổ kế toán các khoản phải trả NLĐ.
Do việc cập nhật các chứng từ vẫn còn chậm hơn nữa sự giám sát của các văn phòng vẫn còn buông lỏng do vậy các chứng từ về tiền lương , BHXH. . . .đôi khi cũng chưa thật chính xác và hợp lý. Do vậy công ty cần có chính sách quản lý tốt hơn nữa.
- Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: mặc dù đã được phân chia một cách rõ ràng, có một nhân viên chuyên chịu trách nhiệm về phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Tuy nhiên trên thực tế các nhân viên kế toán thường
làm chồng chéo nhiệm vụ của nhau, chính việc này sẽ tạo ra những sai sót trong quá trình hạch toán ghi sổ.
- Về hình thức trả lương:
Đơn vị áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với cả bô phận trực tiếp và lao động gián tiếp. Hình thức này tuy có ưu điểm là đơn giản xong chưa gắn kết được thu nhập với kết quả của NLĐ nên ở một chừng mực nào đó không khuyến khích NLĐ làm việc với tinh thần trách nhiệm và ý thức cao.
- Về quyết toán quỹ lương và quỹ BHXH
Theo quy định hiện hành, hàng năm đơn vị phải xây dựng quỹ lương kế hoạch và quyết toán quỹ lương thực hiện theo các chỉ tiêu quy định tại Thông tư số 07/2005/TT- BLDTBXH. Mặc dù vây đơn vị lại không thực hiện quyết toán quỹ lương
Việc chi trả các loại bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế hay các loại trợ cấp cho người lao động còn nhiều rắc rối. Thủ tục còn rườm rà mất nhiều thời gian và cần nhiều loại giấy tờ xác minh của người lao động. Việc này đôi khi sẽ tạo tâm lý không tốt với người lao động.
Quy chế về quỹ thi đua khen thưởng và lương nghỉ phép cho công nhân viên vẫn chưa được rõ ràng. Do đặc thù kinh doanh của công ty, trong một số ngày nghỉ lễ các CBCNV vẫn phải duy trì hoạt động phân xưởng tuy nhiên lương trong những ngày này chỉ tính như ngày bình thường. Áp dụng các chế độ thưởng phạt tính vào lương nhân viên chỉ thông qua các ý kiến chủ quan, mà không có bất cứ loại giấy tờ nào phản ánh điều đó.
Các quỹ bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân chưa được kế toán chú trọng hơn nữa quan điểm của bản thân những người lao động về những khoản mục này cũng không được coi trọng dẫn đến tình trạng khi xảy ra sự việc các kế toán và bản thân người lao động cũng không biết xử lý thích hợp.