Đ â y là lo ạ i d ịc h v ụ m ớ i c ủ a T r u n g tâ m . H iệ n n a y T r u n g tâ m c ó 2 p h ò n g m á y đ ê p h ụ c v ụ lo ạ i d ịc h v ụ n à y v ớ i tổ n g số m á y là 5 0 . N h ữ n g n ă m trư ớ c , T r u n g tâ m tô c h ứ c d ịc h v ụ n à y m iề n p h í c h o N D T . N h ư n g đ ế n n ă m h ọ c 2 0 0 3 - 2 0 0 4 , d o y ê u c ầ u th u p h í c ủ a v iệ n c ô n g n e h ệ Đ H Q G H N n ê n d ịc h v ụ n à y c ủ a T r u n g tâ m đ ã th u tiề n v ớ i c iá 1 .0 0 0 đ /l c iờ s ứ d ụ n c . D ịc h v ụ n à y c u n g c ấ p c h o N D T n h ìn m t h ô n g t in trê n m ạ n ẹ In te ra n e t h a y m ạ n ẹ In te r n e t. Q u a c ô n<2
/ 3 9 5 0 d ê tr u y n h ậ p v à o n h ừ n ii th ô n ỉi tin c u a c á c th ư v iệ n lớ n trê n th ế u ió 'i h o ặ c c ó th ể sư d ụ n g E - m a il đ ê tra o đ ô i th ô n g t in . Đ ố i tư ợ n g p h ụ c v ụ c u a d ịc h v ụ n à y là c á n b ộ , h ọ c s in h , s in h v iê n Đ H Q G H N . S o n g , h iệ n n a y d ịc h v ụ n à y c h u y ế u p h ụ c v ụ s in h v iê n , s ổ lư ợ t N D T đ ế n sư d ụ n g d ịc h v ụ n à y từ 100 - 150 n g ư ờ i/ ln g à y . M ặ c d ù d ịc h v ụ n à y c ó rấ t n h iề u tiệ n lợ i, c â n th iê t c h o v iệ c tìm k iế m , tr a o đ ổ i th ô n e t in p h ụ c v ụ c h o h ọ c tậ p v à n g h iê n c ứ u k h o a h ọ c c ủ a
n Sĩ ười d ù n g tin, n h ư n g bên cạ n h đ ó d ị c h vụ n à v c ò n rất nh i ề u hạn chê vì
n h ữ n g th ô n g tin đ ư a lê n m ạ n g k h ô n s đ ư ợ c k iê m s o á t, c ò n n h iề u th ô n g tin k h ô n g là n h m ạ n h . D o v ậ y , đ ể n g ă n c h ặ n n g ư ờ i d ù n g t in t r u y n h ậ p v à o n h ữ n g tra n g th ô n g t in x ấ u , m ộ t m ặ t T r u n g tâ m đ ã k ế t h ợ p v ớ i V iệ n C ô n g n g h ệ Đ H Q G H N x â y d ự n g b ứ c tư ờ n g lử a , m ặ t k h á c c á n b ộ th ư v iệ n p h ả i th ư ờ n g x u y ê n k iể m tra , n h ắ c n h ở n g ă n c h ặ n k h ô n g c h o n g ư ờ i d ù n g t in v i p h ạ m .
2.3.4 Dịch vụ trao đổi thông tin
* Dịch vụ hỏi - đáp thông tin
H ỏ i - đ á p th ô n g t in là m ộ t d ịc h v ụ đ ư ợ c th ự c h iệ n n h ằ m đ á p ứ n g n h u c ầ u th ô n íỉ t in c ủ a n g ư ờ i d ù n g t in tạ i T r u n g tâ m . H iệ n n a y , d ịc h v ụ n à y m ớ i c h ỉ d ừ n g lạ i ở v iệ c h ư ớ n g d ẫ n tra c ứ u th ô n g tin . C á n b ộ th ư v iệ n tạ i c á c p h ò n g p h ụ c v ụ b ạ n đ ọ c là n g ư ờ i trự c tiế p trả lờ i c á c c â u h ỏ i c ủ a n g ư ờ i d ù n g tin . C á c c â u h ỏ i th ư ờ n g là :
- H ỏ i v ề c á c h tra tìm tà i liệ u trê n m á y tín h , t r o n g h ệ th ố n g m ụ c lụ c - T à i liệ u c ụ th ể h ọ c ầ n c ó k h ô n g ? - H ỏ i v ề c á c sản p h ẩ m v à d ịc h v ụ th ô n g t in th ư v iệ n - H ỏ i v ề m ộ t d ữ k iệ n n à o đ ó - T i m c á c b à i b á o , tạ p c h í v ề m ộ t c h ủ đ ề n à o đ ó m à n e ư ờ i d ù n g t in c la n s q u a n tâ m . X u ấ t p h á t từ n h ữ n s y ê u c ầ u c ụ th ê c ủ a n g ư ờ i d ù n g tin T r u n g tâ m th ư ờ n ? tô c h ứ c cá c lớ p .s iớ i th iệ u v ề th ô n g tin - th ư v iệ n , h ư ớ n g d ẫ n c á c h s irc ? I c c c
dụnSĩ thư viện, cách tra cửu tìm tin truvền thông và tự độns hoá. Những lớp học này đã giúp cho người dùng tin đến thư viện bớt bỡ ngỡ và rút ngan thời iiian tìm kiếm thông tin.
• Hội nghị bạn đọc
Dịch vụ n à y theo kê hoạch các p h ò n g phục vụ b ạn đọc phải tô chức 1 kỳ một lần. Song trong thực tế, kế hoạch này chưa được tồ chức thường xuyên và đầv đủ. Đ ố i tượng chú yếu của hoạt động n à y là học viên cao học và sinh viên. Họ là lực lượng người dùng tin đông đao nhất của Trung tâm, quan tâm nhiều đến các hoạt độne cua thư viện, đên các sản phấm và dịch vụ thông tin hiện có.
Hiện nay, hoạt độnơ này thường được tô chức nhân các ngày lễ trong năm như ngày Quốc tế phụ nữ 8/3, ngày thành lập Đảng 3/2, ngày giải phóng Thủ đô 10/10, ngày Sinh nhật Bác 19/5. Mục đích của hoạt động này là tạo cơ hội để đông đảo người dùng tin tiếp xúc trực tiếp với các nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ, các nhà hoạt đ ộ n s tronơ lĩnh vực văn hoá nghệ thuật. Tạo cơ hội để họ có thể trao đổi thông tin cho nhau hoặc thực hiện mục đích phổ biến thông tin, c á c thành tựu mới trong khoa h ọc và c ô n g n g h ệ, các vấn đề kinh tế xã hội, văn hoá, n g h ệ thuật.
Mặt khác, cũng qua hội nghị này, cán bộ thư viện có điều kiện tiếp xúc
trực tiếp với người dùng tin, lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ về tất
cả các khâu trong hoạt động thông tin thư viện như bô sung tài liệu, hệ thong tra cứu, chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thôiiR tin - thư viện, thái độ phục vụ của cán bộ thư viện. Qua đó Trung tâm có những giải pháp để cải tiến không ngừng nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động thôn" tin thư viện, đáp ửnsz yêu cầu ngày càn2 cao của người dùng tin trong ĐHQGHN.
Hiện tại, Trung tâm chưa có đôi ngù các công tác viên cho hoạt đôngc • o o cr này nên mồi lân tô chức hội nchị. khó khăn lớn nhât đôi với các nhà tô chức
là tìm các diễn thuyết sao cho phù hợp với nhu câu cua người dùng tin trong ĐHQCỈHN, có đủ trình độ đế giai đáp được các vấn đề mà người dung tin đưa
ra. Hội ntỊhị bạn đọc là hình thức hoạt động phô biên không chỉ đôi với Trung
tâm T h ôn? tin - Thư viện ĐHQCÌHN mà còn đối với các Trung tâm thông tin - thư viện khác. Hội nghị này nham mang đến cho người dùng tin những thông till có liên quan tới các vấn đề thời sự nóng hổi đang được họ quan tâm.
2.3.5.Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu đặt trước
Đây là loại dịch vụ CUP." câp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định từ trước một cách chủ động và định kỳ tới người dùng tin. Tại Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHQGHN, d ịc h vụ này do phòng Thôns tin- Nghiệp vụ thực hiện. Mục đích giúp người dùng tin nẳm bắt nhanh chóng , đầy đủ và toàn diện những thông tin mới nhất trong lĩnh vực người dùng tin quan tâm.
Bản chất của dịch vụ là trên cơ sở một diện nhu cầu đã được người dùng tin xác lập trước, p h ò n o T h ôn g tin - N g h iệ p vụ của Trung tâm triến khai các hoạt động nhằm cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với nhu cầu của họ.
Đại học quốc gia Hà nội là một tron? những trung tâm nghiên cứu khoa học hàng đầu của cả nước. Trong nhừng năm qua, cán bộ ĐHQGHN đã chú trì nhiều đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước, cấp ĐHQGHN. Đây chính là những người dùng tin có nhu cầu tin tiềm tàng mà Trung tâm cần đáp ứng. Đã có một số chủ đề tài đến đặt hàng cung cấp thông tin, tài liệu cho đề tài. Trung tâm đã phục vụ theo phương thức cung cấp thôns tin theo yêu cầu đặt trước. Một hình thức đơn sơ của p h ư ơ n ơ thức cung cấp thông tin có chọn lọc. Thông till tư liệu cun» cấp cho các đề tài là các thư mục tóm tắt bài báo, sách, bản sao tài liệu sốc, các dữ kiện, các văn bản pháp quy...
T ro n g nhĩrns năm qua, Phòns Thông tin- Nghiệp vụ cua Trung tâm đã
phục vụ thông tin tư liệu cho nhiều đề tài nghiên cứu khoa hục trong ĐHQGHN với hùng ngàn thư mục và hàng ngàn trang tài liệu sao từ ban gôc trong kho tư liệu của Tru ne tâm và các cơ quan thông tin thư viện khác . Trong những đê tài được cung câp tài liệu có n hiều đề tài cấp Nhà nước, câp ĐHQGHN về khoa học tự nhiên , khoa học xã hội & nhân văn, khoa học giáo dục.
Ưu điẽm cua dịch vụ này là phục vụ các yêu cầu tương đối ôn định, liên tực, đồng thời thu thập được thường xuyên các thông tin phản hồi từ phía người dùng tin nhàm điều chinh và cải tiến chất lượng hoạt độno thông tin thư viện tại Trung tâm góp phần nâng cao chất lượng các sản phấm & dich vụ thông tin thư viện.
Dịch vụ này có giá trị gia tăng cao, được nhiều người dùnơ tin là cán bộ ưa thích .K ết quá điều tra c h o thấy c ó tới 50,0% cán bộ quán lý, 35,2% cán bộ nghiên cứu và ^iáo viên dùng dich vụ này ( bảng 7).
2.3.6. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhàm mục đích cung cấp cho người dùng tin những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có thông qua các công cụ dùng để tra cứu như kho tra cứu, hệ thống mục lục, các bản tra cứu được hiên soạn kèm theo các tài liệu, các cơ sở dữ liệu.
Dịch vụ tra cứu thông tin và bộ máy tra cứu tin của Trung tâm Thône tin - Thư viện ĐHQGHN được tổ chức tương đổi khoa học và đang từng bước được hiện đại hoá. Dịch vụ này đã hồ trợ tích cực cho việc học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học cua người dùng tin trong ĐHQGHN. Đen Trung tâm
Thông tin - Thư viện ĐHQGHN, người dùng tin có thế tra cứu thông tin theo
hai hình thức:
- Tra cửu truyền thôn" - Tra cứu tự độ 112 hoá
Tra cứu tin truyên thông lức là nu ười dùng tin lìm tin qua các phương tiện như hệ th ông m ụ c lục phiêu, các danh mục, cá c thư m ục, qua các tài liệu tra cứu. Tôc độ tìm tin phụ thuộc khône chi vào mức độ phức tạp của các biêu thức phán ánh mà còn phụ thuộc vào cách thức tô chức, lưu trừ cũng như kha năng tra cứu thông tin của các phương tiên được sử dụng. Ví dụ như cách săp
xếp hệ th ống m ụ c lục, n g u y ê n tắc sắp xếp các biếu ghi thư m ục và hệ thống bảng tra cứu hồ trợ của nó.
Tra cứu tự độns hoá là người dùng tin sử dụng máy tính đê tìm kiếm các th ô n s tin đ ư ợ c tô c h ứ c dưới hình thức CO' s ở dừ liệu và đươc lưu trữ trên bộ nhớ của m áy tính. Đ è đáp ứng nhu cầu của n gư ời d ùng tin, Trung tâm đã trang bị hệ th ố n g m áy tính tại các phòn g phục vụ bạn đ ọ c đê người dùng tin tra cứu. Việc tra cứu theo kiêu tự động hoá đang chiếm ưu thế hơn tra cứu truyền thống. Kết quả điều tra nhu cầu tin cho thấy có tới 81,9% sứ dụng máy tính đế tra cứ u th ông tin. Trong khi đó s ố người d ù n g tin sử dụng hệ thống mục lục là 57,6%, tài liệu tra cứu là 40,9%, thư mục là 29,5,5%, danh mục 1Ù39,3%... (xem bảng 9).
B ả n g 9: C ôn g cụ m à N D T th ư ờ n g s ử d ụ n g đ ê tìm tin
tạ i T rung tâm Thông tin - Thu viện Đ H Q G H N
s t t C ô n g c ụ t ì m t i n n g ư ờ i d ù n g t i n s ứ d ụ n g n--- —T' r*-* * A 1 Ông SÔ C B q u ả n l ý , l ã n h đ ạ o C B N C , g i á o v i ê n N C S , C H , S i n h v i ê n S L % S L % S L % S L % 1 Máy tính 1 0 8 8 1 , 8 6 1 0 0 34 100 68 51,5 2 Các mục lục 76 57,6 0 0 I 1 32,5 65 70,6 3 Danh mục 52 39,3 1 16,6 6 17,6 45 48,9
4 Tra cứu tài liệu 54 40,9 3 50,0 20 58,2 31 33,6
i 5
1
Thư mục 39 29,5 1 16,6 8 23,5 30 32,6
Cũnsĩ g iố n g như các thư viên khác, tai Trung tâm T h ô n g tin - Thư việno o o • o c Đ H Q G H N , dịch vụ tra cừu tin vần e iữ một vai trò v ô c ù n g quan trọng, giúp II u ười dù nu tin nhanh c h ó n g tìm đư ợc các thông tin cần thiết phục vụ cho học tập, giáng dạy và nghiên cứu khoa học. Qua đợt thăm dò nhu cầu tin của NDT trong ĐHQGHN tháng 4/2005 cho thấy: với 132 người được hoi đã có K8 nsười sư dụng dịch vụ này, chiếm 66,6%.(bảng 7)
2.3.7 Triển lãm sách
Dịch vụ này được tổ chức thường xuyên tại các phòng phục vụ bạn đ ọ c của Trung tâm nhằm trưng bầy, giới thiệu sách mới tới người dùng tin, g iú p họ nắm bắt kịp thời về những tài liệu mới đ ư ợ c bổ sun g về Trung tâm . Nhưng do diện tích ở các phòng đọc rất chặt hẹp nên trong cùng một thời đ iể m k h ô n g thể g iớ i thiệu được tất cả những sách m ới nhập về. Vì dịch vụ này được tổ chức tại các phòng đọc nên chỉ phục vụ cho những người đến sử dụng thư viện mà thôi.
Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức triến lãm sách theo chuyên đề nhân các ngày lế lớn trong năm như ngày sinh nhật Bác, ngày thành lập Đảng...Hoạt động này đã thu hút đôn ơ đ ả o người dùng tin tham gia.
2.4. N hận x é t th ự c trạn g chất lư ợn g các sản p h ẩ m và dịch vụ th ôn g tin -
th ư viện cùa Trung tâm Thông tín - Thư viện Đ H Q G H N
Đe có thề nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan nhữns điêm mạnh và điểm yếu của các loại hình sản phâm và dịch vụ thông tin - thư viện của Trung tâm T h ô n s tin - Thư viện Đ H Q G H N , cần phải nắm rõ những thuận lọi và khó khăn củ a Trung tâm trons giai đoạn hiện nay.
2.4.1. N h ũ n g thuận lọ i và khó khăn cứa Trung tâm T hông tin - T h ư viện
Đ H Q G H N
* Thu ân loi• •
vụ đăc lực cho công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học, có con dâu và tài khoản riêng và là đơn vị dự toán cap III. Hàng năm Trung tâm lập kế hoạch, dụ trù ngân sách, bảo vệ và nhận kế hoạch trước Giám đốc ĐHQGHN. Trung tâm được hoạt độn2 trong một cơ chế mang tính chất tự chu cao, chưa một thư viện trường đại học thành viên nào trước kia có được. Đây là một trong những điều kiện thuận lợi manơ tính chất quyết định cho quá trình tô chức, xây dựng các sản phâm và dịch vụ thôns tin - thư viện của Trune tâm.
- v ề cơ sở vật chất, trang thiết bị đã được đầu tư, xây dựng. Đặc biệt là qua Dự án giáo dục Đại học, Trung tâm đã có được một cơ sở vật chất và trang thiết bị tương đổi hiện đại.
- Do được trang bị tốt cơ sở hạ tầng và phần mềm quản trị thư viện tích hợp nên trong những năm qua, Trung tâm đã nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu xử lý nghiệp vụ cũng như các khâu quán lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, đã xây dựng, tổ chức được nhiều sản phẩm và dịch vụ thôno tin mới được người dùng tin đánh giá cao. Như dịch vụ đọc taị chỗ theo hình thức kho mở, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến, dịch vụ mượn trá tài liệu tự động với công nghệ mã vạch, CSDL tích hợp tài liệu
- Các nơuồn tài liệu bổ sung cho các phòng phục vụ bạn đọc cùng tăng lên đáng kể. Việc thu thập tài liệu như luận án, luận văn sau đại học, các đề tài nghiên cứu khoa học cơ bản đi vào nề nếp, có quy định chặt chẽ. Điều này đảm bảo tính đầy đủ cho kho tài liệu của Trung tâm.
- Đội ngũ cán bộ của Trung tâm tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng, có thê đảm nhận được nhiều nhiệm vụ mới của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay. Trình độ cán bộ quản lý cũng như cán bộ chuyên môn đã được nâim cao rõ rệt. Hầu hết cán bô của Trung tâm đã làm chu đươc các công nghệ mới. Cán bộ các p hòn LI đã quen với việc sứ dụng máy tính trong công việc hàng ngày. Tại các phò ne chuyên môn nshiệp vụ cán bộ đã thôim thạo
trong việc xư lý tài liệu, xây đựnu, cập nhật CSDL mới.
Thông qua các đôi tác, cán hộ phòng máy tính đã năm vừng các công nghệ mạng, công nghệ xây dựng Web. Việc quản trị hộ thống máy tính trong Trung tâm đã do cán bộ phone máy tính đảm nhận, mặc dù số cán bộ này khôn? được đào tạo chính quy về công nghệ thông tin.
- Công tác đào tạo, h ư ớ n g dần nơưòi dùng tin tại Trung tâm đã được chú trọn°. Hàng năm Trung tâm đều tô chức các lớp học hướng dần sử dụng thư viện cho sinh viên năm thứ nhất. Giúp họ nhanh chóng làm quen với thư viện, tiết kiệm thời gian tra tìm thông tin phục vụ học tập.
- Tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ thư viện tương đối tốt. Qua điều tra tháng 4/2005 cho thấy có 70% số người được hởi đánh giá tinh thần thái