3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Về công tác quản lý hàng tồn kho
Qua một thời gian tìm hiểu về công tác quản lý hàng tồn kho cũng như quy trình luân chuyển chứng từ tại Nhà hàng. Tôi nhận thấy tất cả đều được tổ chức quản lý khá chặt chẽ, có hệ thống, có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các khâu và có sự phối hợp rất tốt. Thứ nhất, tính quản lý chặt chẽ được thể hiện ở chỗ: khi hàng được nhập kho đều được thủ kho ghi chép, theo dõi cẩn thận về tình trạng nhập kho của chúng. Chẳng hạn như: ngày nhập, số lượng, chất lượng… Nhờ sự theo dõi chặt chẽ như vậy thủ kho có thể xác định được chính xác chất lượng của từng lô hàng nguyên liệu để điều động xuất sản xuất cho phù hợp .Thứ hai, tính hệ thống thể hiện ở chỗ: hàng hóa trong kho được xếp theo trình tự nhất định, phân biệt rõ ràng giữa các loại hàng khác nhau. Hàng nhập trước sẽ được xuất trước làm cho vòng quay hàng tồn kho diễn ra đều đặn, tránh được sự kéo dài thời gian lưu kho của một loại hàng nào đó gây ảnh hưởng không tốt đến chất lượng của sản phẩm mà nhà hàng cung cấp. Thứ ba, phân công phân nhiệm và phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu được thể hiện: qua từng khâu của quy trình đều có cán bộ phụ trách xem xét lại cẩn thận, mỗi người một việc được phân định rõ ràng, không chồng chéo lên nhau. Chẳng hạn:
Tổ kiểm tra chất lượng là các nhân viên sẽ chịu trách nhiệm xem hàng và quyết định giá, kiểm tra lại khi lên hàng. Trong quá trình sản xuất cũng do các nhân viên này kiểm tra chất lượng. Việc xem cân nặng, sắp xếp nhập kho, điều động xuất kho là nhiệm vụ của thủ kho. Kế toán chịu trách nhiệm ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh, số lượng nhập xuất trong ngày do thủ kho báo để lập các chứng từ có liên quan. Kết hợp với thủ kho để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng, đối chiếu lại hàng
ngày số liệu ghi chép giữa phiếu nhập kho của mình với sổ theo dõi của thủ kho để ghi vào thẻ kho .Việc thu chi tiền là trách nhiệm của thủ quỹ. Ở đây có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, không có sự kiêm nhiệm (dễ thấy nhất là tách biệt giữa chức năng bảo quản tài sản của thủ quỹ với chức năng kế toán). Điều này là rất tốt giúp các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng kịp thời. Đồng thời giảm cơ hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và giấu diếm những sai phạm của mình. Chính các yếu tố này đã góp phần vào nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hàng tồn kho tại Nhà hàng, chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đáp ứng giao hàng cho khách hàng đúng lúc. Tuy nhiên vẫn còn một số khiếm khuyết nhỏ đã nêu ở trên cần được khắc phục như: Chỉ dựa vào cảm quan để xem hàng .Vẫn còn một số trường hợp hàng được chất xếp không đúng quy định. Các loại nguyên liệu khác nhau không được chất xếp riêng mà để chung một chỗ. Các yếu tố này sẽ góp phần nhỏ không tốt đến chất lượng hàng tồn kho.
Về thiết lập mô hình quản trị hàng tồn kho
Thực tế công tác quản lý hàng tồn kho tại Nhà hàng đã khá tốt. Tuy nhiên bao nhiêu đó chưa thể thấy hết mặt hiệu quả của nó. Đó chỉ mới là tốt về mặt định tính, còn định lượng thì chưa biết được. Bởi hiện tại Nhà hàng chưa áp dụng một mô hình tồn kho nào vào công tác thu mua để xác định xem nên triển khai mỗi lần mua vào là bao nhiêu. Vì vậy, về mặt quản trị hàng tồn kho tại Nhà hàng có đôi nét cần phải được cải thiện nhất là trong khâu tổ chức thu mua. Nên triển khai mua theo sản lượng như đã tính toán ở trên không những sẽ tiết kiệm được chi phí tồn kho mà còn đáp ứng được nhu cầu, giảm bớt được thời gian lưu kho, chất lượng sản phẩm được đảm bảo hơn. Và điều quan trọng là tạo cho Nhà hàng một thế chủ động. Có nghĩa là với nhu cầu dự kiến là như thế thì sẽ thu mua như thế nào, bao
nhiêu là đủ chứ không phải có bao nhiêu thì mua bấy nhiêu như trước đây. Từ đó cho thấy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho vào điều kiện kinh doanh thực tế tại Nhà hàng là rất cần thiết.