P.GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KẾ TOÁN KHÁCH PHÒNG HÀNG PHÒNG DỊCH VỤ CỐ VẤN DỊCH VỤ KẾ TOÁN THU NGÂN DỊCH VỤ KINH DOANH PHỤ TÙNG BỘ PHẬN SỬA CHỮA PHỤ TÙNG NỘI BỘ
Xí nghiệp Toyota Hoàn Kiếm gồm có : Giám đốc Nguyễn Minh Hồng, và Phó giám đốc Hoàng Trọng Hùng chịu trách nhiệm quản lý chung thông qua các trưởng phòng, đề ra các chiến lược, kế hoạch, mục tiêu cho toàn xí nghiệp.
- Phòng kinh doanh: không có trưởng phòng mà có 2 phó phòng, 4 trưởng nhóm và 21 nhân viên. Các phó phòng giao chỉ tiêu bán hàng cho các nhân viên. Ví dụ chỉ tiêu bán xe là một nhân viên bán được 5 xe 1 tháng.
- Phòng kế toán: gồm trưởng phòng và 3 nhân viên có nhiệm vụ thu ngân cho khách hàng mua xe, nhận tiền từ kế toán thu ngân của phòng dịch vụ, cân đối sổ sách thu chi, lập sổ lương cho toàn xí nghiệp.
- Phòng khách hàng: gồm trưởng phòng và 3 nhân viên. Nhiệm vụ của phòng khách hàng là theo dõi tình hình sử dụng xe của khách hàng sau khi bán, kiểm tra độ hài lòng của khách hàng về chất lượng xe, độ an toàn, ghi nhận í kiến khách hàng, chăm sóc khách hàng khi có chương trình khuyến mại.
- Phòng dịch vụ: chiếm nhiều nhân sự nhất trong xí nghiệp bao gồm bộ phận cố vấn dịch vụ, bộ phận kế toán thu ngân dịch vụ, bộ phận kinh doanh phụ tùng, bộ phận phụ tùng nội bộ, bộ phận trực tiếp sửa chữa bảo dưỡng bao gồm các kĩ thuật viên và đốc công. Trưởng phòng sẽ quản lý chung thông qua các trưởng bộ phận.
+ Bộ phận cố vấn dịch vụ gồm cố vấn dịch vụ trưởng và 5 cố vấn dịch vụ viên, cố vấn dịch vụ trưởng có nhiệm vụ điều hành các cố vấn dịch vụ viên tư vấn cho khách hàng khi khách hàng đưa xe đến sửa chữa bảo dưỡng tại xưởng của Toyota Hoàn Kiếm, giao nhiệm vụ cho các đốc công để sửa chữa xe. Khi sửa chữa xong, cố vấn dịch vụ sẽ hướng dẫn khách hàng thanh toán và giao xe cho khách. Sau đó cố vấn dịch vụ sẽ gọi điện cho khách hàng để hỏi ý kiến khách hàng có hài lòng về chất lượng
dịch vụ không và nhắc nhở khách hàng đưa xe đến bảo dưỡng lần tiếp theo khi đến hạn để đảm bảo độ bền cho xe.
+ Bộ phận kinh doanh phụ tùng có trưởng bộ phận và 4 nhân viên kinh doanh phụ tụng. Có nhiệm vụ giới thiệu và bán phụ tùng, phụ kiện chính hãng của Toyota, kết hợp với phòng bán hàng để bán phụ kiện cho khách hàng mua xe mới. Tuỳ theo từng thời điểm và theo chiến dịch mà trưởng bộ phận giao chỉ tiêu cho các nhân viên. Ví dụ: trong thời điểm bình thường, bình quân 1 nhân viên phải đạt được mức doanh thu khoảng 300trd/ tháng.
+ Bộ phận phụ tùng nội bộ gồm 2 nhân viên kho phụ tùng và 2 nhân viên phụ tùng nội bộ hỗ trợ cho việ bảo dưỡng sửa chữa.
+ Bộ phận kế toán thu ngân dịch vụ thu tiền sửa chữa bảo dưỡng của khách hàng tại phòng dịch vụ và nộp lại cho phòng kế toán, đồng thời có trách nhiệm phát tiền lương và thưởng cho nhân viên phòng dịch vụ.