3.2. Nhận xét về hình thức kế toán áp dụng tại Công ty và các hình thức kế toán còn lại kế toán còn lại
3.2.1. Hình thức kế toán tại Công ty
Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô sản xuất kinh danh của đơn vị, đảm bảo nguyên tắc hạch toán theo pháp lệnh của Nhà nước.
Ưu điểm
Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên. Công ty lựa chọn hình thức kế toán - Kế toán trên máy vi tính với chương trình kế toán KTVN 9.09 chạy trên nềnVisual foxpro làm giảm tải phần lớn khối lượng ghi chép sổ sách cho nhân viên kế toán từng phần hành và giảm sai sót. Kế toán chỉ cần nhập số liệu từ chứng từ gốc ban đầu, các loại sổ sách kế toán được phần mềm truy xuất số liệu từ các dữ liệu do kế toán nhập liệu. Số liệu truy xuất của phần mềm mang tính chính xác cao và ổn định. Cuối kỳ kế toán chỉ cần thực hiện lệnh in các loại sổ sách kế toán và đóng tập để lưu trữ theo quy định. Việc áp dụng kế toán trên máy vi tính như vậy đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, ghi chép, phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời các nhiệm vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, đồng thời giảm thiểu lượng nhân viên phòng Kế toán.
Nhược điểm
Tuy nhiên việc ghi sổ theo hình thức này cũng có một số nhược điểm như: Việc ghi chép trùng lặp, tốn nhiều thời gian và phải sử dụng nhiều sổ sách. Hơn nữa, việc sử dụng hình thức này đòi hỏi các kế toán phải có trình độ để có thể xử lý số liệu một cách chính xác và cần có sự phân công công tác kế toán. Hình thức này không có sự phân loại giữa các chứng từ cùng loại hoặc có nội dung kinh tế tương tự, điều này làm cho việc lên sổ Cái các TK gặp khó khăn, dễ gây ra thiếu sót trong khi hạch toán các nghiệp vụ lên Sổ Cái.
Hệ thống kế toán hiện hành còn có nhiều hình thức ghi sổ kế toán khác cũng có thể áp dụng như: Hình thức ‘‘Nhật ký chung’’, hình thức “Nhật ký - Sổ Cái’’.
3.2.2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc điểm của hình thức này là tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ để ghi vào hai sổ kế toán tổng hợp sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
Ưu điểm
Ưu điểm của hình thức là rõ ràng dễ hiểu, mẫu đơn giản rất thuận lợi cho việc phân công tổ chức kế toán.
Hơn nữa, hiện nay các doanh nghiệp đều có xu hướng áp dụng phần mềm kế toán nên việc sử dụng loại sổ đơn giản sẽ làm cho quá trình lên máy đạt hiệu quả cao hơn.
Nhược điểm
Nhược điểm rất lớn của hình thức này trong quá trình ghi chép còn phát sinh trùng lặp nếu không xác định rõ căn cứ chứng từ gốc để lập định khoản khi ghi vào Nhật ký chung.
Khối lượng ghi chép nhiều, công việc kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng tới thời hạn lập và gửi báo cáo kết quả kinh danh.
3.2.2.2. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái
Kết hợp trình ghi sổ theo trật tự thời gian với trình tự ghi sổ theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào một số kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký - Sổ Cái.
Ưu điểm
Hình thức này rất đơn giản, số lượng sổ ít, số liệu kế toán tập trung, cho biết cả hai chi tiêu: Thời gian và phân loại đối tượng
Cuối tháng, cuối quý không cần lập bảng cân đối TK để kiểm tra tính chính xác của việc phản ánh các nghiệp kinh tế, tài chính trong kỳ vì có thể kiểm tra ngay tại dòng tổng cộng cuối tháng, cuối quý của Nhật ký - Sổ Cái.
Ghi trùng trên một dòng ghi: Tổng số, số tiền đối ứng ghi trên các TK quan hệ đối ứng.
TK đặc biệt kê ngang sổ nên khuôn cồng kềnh, khó bảo quản trong niên độ , số lượng sổ tổng hợp chỉ có, một nên khó khăn trong việt phân công lao động kế toán trong mục đích kiểm soát nội bộ.