ảnh biểu thị cách căn chỉnh. Sau ñó ta chọn cách căn: ñỉnh, ñáy, trái, phải, ....sao cho vừa ý.
2.5.2.Trộn thư (Mail Merge)
Trong một số trường hợp muốn in các văn bản có nội dung giống nhau chỉ khác nhau một số chi tiết như họ tên, ñịa chỉ, … Ví dụ: như thư mời họp, giấy báo thi, giấy chứng nhận,… Thì việc sử dụng Mail Merge là phù hợp nhất. Các dạng thư gồm:
− Form Letters (mẫu thư tín): các văn bản ñược in ra thông qua thao tác trộn tập
tin dữ liệu
− Mailing Labels (nhãn): ñịa chỉ của các nhãn ñể dán bì thư
− Envelopes (bì thư): ñịa chỉ trên bì thư
Để tạo Form Letters ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tạo một tập tin dữ liệu (Data Source): là tập tin danh sách chứa các
trường (fields) là các thành phần thay ñổi trong văn bản. Ví dụ: Họ tên, Cơ quan, Chức vụ,…
Bước 2: Tạo tập tin chính: Tập tin chứa nội dung những phần giống nhau của các
văn bản: mẫu giấy mời, mẫu thông báo,…
Bước 3: Vào Menu Tools | chọn Letters and Mailings | chọn Mail Merge… ,
hiển thị hộp thoại Mail Merge bên phải màn hình làm việc
Bước 4: Nhấn vào dòng Next: Start Docement, tiếp tục nhấn vào Next: Select recipients, tiếp tục nhấn Next: Write your letter xuất hiện hộp thoại lấy tập tin
Bước 5: Nhấn Next: Write your letter, tiếp tục nhấn tiếp vào Next: Preview your letters, Next: Complete the merge
Bước 6: Vào menu Tools | chọn Letters and Mailings | chọn Show Mail merge Toolbars
Bước 7: Từ tập tin chính, Vào thanh công cụ Mail Merge nhấn vào biểu tượng Insert Merge Fields chèn các trường tương ứng với các dòng trong tập tin chính.
Chương 3 MICROSOFT EXCEL 3.1.Tổng quan về MICROSOFT EXCEL 3.1.Tổng quan về MICROSOFT EXCEL
3.1.1.Giới thiệu
Microsoft Excel (gọi tắt: Excel) là một loại bảng tính ñiện tử ñược dùng ñể tổ chức, tính toán bằng những công thức (Formulas), phân tích và tổng hợp số liệụ Các nhiệm vụ mà bạn có thể thực hiện với Excel từ việc viết một hóa ñơn tới việc tạo biểu ñồ 3-D hoặc quản lý sổ kế toán cho doanh nghiệp.
3.1.2.Khởi ñộng và thoát khỏi Excel
Khởi ñộng:
Cách 1: Chọn lệnh Start/Programs/Microsoft Excel
Cách 2: Click ñôi chuột trái vào biểu tượng Microsoft Excel trong màn hình nền (Desktop).
Cách 3: Click ñôi chuột trái lên tập tin Excel có sẵn trong máỵ
Thoát:
Cách 1: Click vào nút Close .
Cách 2: Chọn lệnh File | Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. 3.1.3.Màn hình giao tiếp Excel
Các thanh công cụ: ngoài các thanh công cụ tương tự như của Word, Excel có thêm
thanh công thức (Formula Bar) dùng ñể nhập dữ liệu, công thức vào ô hiện hành. Bật/ tắt thanh này, vào menu View | Formula Bar
3.1.4.Cấu trúc bảng tính
Một tập tin của Excel ñược gọi là một Workbook và có phần mở rộng mặc nhiên .XLS. Một Workbook ñược xem như là một tài liệu gồm nhiều bảng tính.
Mỗi Workbook có tối ña 255 Sheet, mặc nhiên chỉ có 3 Sheet. Các Sheet ñược ñặt theo tên mặc nhiên là: Sheet1, Sheet2, ...
Cấu trúc của một Sheet
Mỗi một sheet ñược xem như là một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột.