Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi kế toán tiến hành phân loại từng khoản nợ của từng đối tượng khách hàng theo tuổi nợ. Kế toán có thể phân loại tuổi nợ như sau:
•Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết thì Công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
•Nợ phải thu quá hạn thanh toán.
Trên cơ sở đó, có chính sách thu hồi nợ hợp lý và lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Để quán triệt nguyên tắc thận trọng - một trong những nguyên tắc cơ bản của kế toán, Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khó đòi (TK 139). Theo thông tư 228/2009 Bộ tài chính hướng dẫn việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập:
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
Ngoài phương pháp trên, Công ty có thể dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để lập dự phòng.
Xử lý các khoản dự phòng này, kế toán cho vào chi phí quản lý doanh nghiệp, chứ không chia thành nếu số dự phòng phải trích thấp hơn số dư khoản dự phòng thì cho vào thu nhập khác như thông tư 13.
- Công ty nên thực hiện làm bên bản chốt công nợ giữa các bên để xác định chính xác các khoản công nợ phải thu và phải trả
- Công ty phải đánh giá chênh lệch tỷ giá các khoản có gốc ngoại tệ và hạch toán vào TK 413 để xác định lỗ lãi
Đối với khoản mục chi phí, Công ty cần có quy chế tài chính rõ ràng hơn về công tác phí của nhân viên, hoặc khi nhân viên làm thêm giờ, ngoài giờ thì có chính sách thưởng rõ ràng hơn, điều này giúp tạo ra sự cân bằng, đồng thời còn giúp cho nhân viên có tinh thần làm việc hăng say hơn, có trách nhiệm hơn với Công ty. Đồng thời, công tác quản lý kế toán có phần chặt chẽ hơn nữa, có một hiện tượng đang tồn tại là một số kế toán viên vì công việc làm kế toán cho các khách hàng là đến doanh nghiệp đó để làm, có những khách hàng ở xa Hà Nội, việc quản lý số ngày thực tế của nhân viên ở chỗ những khách hàng này còn lỏng lẻo. Do đó, phòng kế toán cần phải kết hợp chặt chẽ hơn vơi phòng kế hoạch để đưa ra bảng công việc với thời gian hoàn thành công việc sát sao và hợp lý hơn, tránh lãng phí nhân lực.
Đối với giá vốn hàng hoà công ty phải tập hợp hết các chi phí mua hàng vào giá vốn theo quy định .