I. Quá trình hình thành, phát triển công ty TNHH Coca-Cola Việt Nam
2.2. Sơ lợc sự hình thành công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam
Sản phẩm Coca_Cola đã đợc giới thiệu tại Việt Nam từ năm 1960. Tuy nhiên, thời gian đó Coca_Cola vẫn cha có điều kiện để tiếp cận thị trờng Việt Nam một cách rộng rãi và cha xây dựng đợc nhà máy tại Việt Nam.Tới tháng t năm 1994 Coca_Cola trở lại Việt Nam chỉ một ngày sau khi lệnh cấm vận Việt Nam của chính phủ Mỹ đợc bãi bỏ. Điều này chứng tỏ rằng công ty Coca_Cola đã nhìn thấy tiềm năng phát triển của Coca_Cola tại Việt Nam và họ đã kịp thời xây dựng thơng hiệu và uy tín của mình trên thị trờng này.
• Tháng tám năm 1995, liên doanh đầu tiên giữa công ty Coca_Cola tại Đông Dơng và Vinafimex_ trực thuộc bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn_ đợc chính phủ đồng ý cho thành lập với tỷ lệ vốn là công ty Coca_Cola 70% vốn và Vinafimex 30%. Châu á Trung Quốc Nam TBD và Hàn Quốc - Australia - Indonesia - New Zealand Philippin Nhật Bản Bắc và Đông á Đông Dơng - Thái Lan - Sri Lanka - Singapo - Malaysia ấn Độ
• Với bớc khởi đầu thuân lợi, Coca_Cola tiếp tục thành lập các liên doanh với các đối tác Việt Nam . Đó là:
*Công ty Coca_Cola Chơng Dơng là kết quả liên doanh giữa chi nhánh Coca_Cola tại Đông Dơng và công ty nớc uống Chơng Dơng đợc thành lập vào tháng 9 năm 1997
*Tại miền trung, Coca_Cola cũng thành lập liên doanh đó là liên doanh đuợc thành lập vào tháng 1 năm 1998. Liên doanh mang tên công ty Coca_Cola Non Nớc và là liên doanh giữa công ty nớc uống Đà Nẵng và chi nhánh công ty Coca_Cola tại Đông Dơng.
• Với sự thay đổi của thị trờng cũng nh trong hoạt động sản xuất kinh doanh thì tới năm 1999 các công ty liên doanh trình chính phủ xem xét để chuyển đổi thành các công ty 100% vốn nớc ngoài. Với sự chấp thuận của chính phủ nớc ta các công ty liên doanh tại ba miền lần lợt chuyển đổi thành các công ty 100% vốn nớc ngoài.
• Tuy đã trở thành các Công ty 100% vốn nớc ngoài song các công ty của Coca_Cola tại Việt Nam vẫn hoạt động độc lập và ít có mối liên kết trên thực tế mà quan hệ cạnh tranh là chủ đạo do đó hạn chế rất nhiều đến hiệu qủa hoạt động. Điều này đòi hỏi một thay đổi trong cơ cấu hoạt động của các công ty này, do đó công ty Coca_Cola đã trình chính phủ xét sát nhập ba công ty này lại. Tháng 6 năm 2001, chính phủ đồng ý cho ba công ty Coca_Cola tại Việt Nam hợp nhất thành công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam. Công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam có trụ sở chính tại km17, cao tốc Hà Nội, Linh Trung, Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh. Đồng thời công ty có chi nhánh tại miền trung và miền bắc. Chi nhánh miền bắc đóng tại km 17 quốc lộ 1A, Duyên Thái, Thờng Tín, Hà Tây, điện thoại 034853723. Chi nhánh tại miền bắc là sự thành lập của công ty liên doanh Coca_Cola Ngọc Hồi.
II. Sơ lợc cơ cấu tổ chức và hoạt động của bộ phận bán hàng
1. Cơ cấu tổ chức và hoạt động của công ty TNHH Coca-Cola Việt Nam
1.1.Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam
Cũng giống nh hệ thống các công ty Coca_Cola trên thế giới, công ty Coca_Cola tại Việt Nam bao gồm hai hệ thống là công ty Coca_Cola và nhà
máy đóng chai. Công ty Coca_Cola đặt trụ sở chính tại Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh và tại miền bắc, có nhà máy đóng chai tại Thờng Tín, Hà Tây. Hoạt động của hai hệ thống này là song song và hỗ trợ lẫn nhau, ví dụ nh vấn đề nhân sự trong hai hệ thống này luôn có sự luân chuyển cho phù hợp và tơng thích với nhau.
Đối với công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam, hoạt động của công ty chịu sự giám sát và công ty báo cáo trực tiếp cho trụ sở chính tại Thái Lan.
Công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam phân thành sáu bộ phận chính đó là:
• Bộ phận tài chính và kế toán
• Bộ phận marketting
• Bộ phận sản xuất
• Bộ phận bán hàng
• Bộ phận công nghệ thông tin
• Bộ phận nhân sự
Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về các lĩnh vực khác nhau song đều vì mục tiêu phát triển công ty
• Bộ phận tài chính kế toán:
Bộ phận này có nhiệm vụ là phân tích tình hình tài chính của công ty, nhận định về những cơ hội thách thức kinh doanh. Đồng thời còn một nhiệm vụ quan trọng là tiết kiệm chi phí của từng thơng hiệu trên thị trờng, đảm bảo tất cả các hoạt động tài chính diễn ra đúng quy định của chính phủ và cơ quan thuế.
• Bộ phận marketting
Với nhiệm vụ lập các chiến lợc về xây dựng thơng hiệu trên thị trờng, bộ phận này sẽ thiết lập các chơng trình nh quảng cáo, khuyến mãi, quảng bá sản phẩm, nghiên cứu thị trờng.
Bộ phận này bao gồm các bộ phận nhỏ trực thuộc nh sau
Bộ phận mua hàng: chịu trách nhiệm giao dịch trực tiếp với các nhà phân phối trong việc mua bán, nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, bao bì.
Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch nhập nguyên vật liệu từ đó tạo thuận lợi cho bộ phận sản xuất.
Bộ phận kỹ thuật: chức năng chính của bộ phận này là lên kế hoạch, thiết kế, lắp đặt, vận hành và bảo trì toàn bộ thiết bị máy móc trong dây truyền sản xuất của nhà máy.
Bộ phận phân phối: Nhận đơn đặt hàng và phân phối đến khách hàng theo đúng yêu cầu về số lợng, chất lợng và thời gian yêu cầu của khách hàng. Bộ phận này là đờng dây quan trọng đảm bảo cho việc lu chuyển hàng đến đúng yêu cầu và đáp ứng kịp thời yêu cầu đó.
Bộ phận quản lý chất l ợng: đảm bảo sản phẩm đạt đúng tiêu chuẩn quốc tế về công thức chế tạo của công ty. Điều này mang tính then chốt đảm bảo uy tín của thơng hiệu cũng nh là cơ sở quan trọng để phát triển sản phẩm và tạo lòng tin ở ngời tiêu dùng.
Bộ phận sản xuất: chịu trách nhiệm sản xuất, đa sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lợng của sản phẩm khi sản xuất đồng thời bộ phận này còn phải đảm bảo an toàn trong lao động nhằm tránh những tai nạn lao động có thể xảy ra do môi trờng làm việc trong điều kiện máy móc hiện đại.
• Bộ phận bán hàng:
Bộ phận này chịu trách nhiệm thực hiện các chiến lợc của công ty về tiếp thị, bán hàng, doanh số, phân phối sản phẩm, giá cả sản phẩm và trng bày sản phẩm. Đây là bộ phận tác động tới doanh số của công ty một các mạnh mẽ thông qua việc tác động tới doanh số của công ty đồng thời còn chịu trách nhiệm đảm bảo các chiến lợc của công ty đợc thành công trên phơng diện triển khai thực tế.
• Bộ phận công nghệ thông tin:
Với điều kiện công ty có chi nhánh ở cả ba miền đồng thời còn phải liên lạc thờng xuyên với các chi nhánh ở các nớc cũng nh báo cáo liên tục về trụ sở chính tại Thái Lan thì mạng thông tin một cách chủ động và bảo mật là vô cùng quan trọng. Do vậy bộ phận công nghệ thông tin nhận trách nhiệm quản lý hệ thống mạng thông tin liên lạc trong công ty, đảm bảo mọi thông tin
đợc thông tin đợc lu thông kịp thời và đảm bảo sự bảo mật trong thông tin cũng nh cung cấp các thông tin của công ty trên mạng internet một cách rõ ràng, chính xác.
• Bộ phận nhân sự:
Chịu trách nhiệm về chính sách, lơng bổng, tuyển dụng, đào tạo cho toàn thể nhân viên trong công ty. Đồng thời, khi có yêu cầu đào tạo nhân viên mới ở bất kỳ lĩnh vực hoặc bộ phận nào thì bộ phận này chịu trách nhiệm liên kết để đào tạo với bộ phận đó. Phụ trách vấn đề nhân sự đợc coi là lĩnh vực khá nhạy cảm đối với công ty đặc biệt là đối với một công ty nớc ngoài do đó bộ phận này thờng xuyên có sự tiếp xúc với những yêu cầu cũng nh thắc mắc của ngời lao động. Trong vấn đề nhân sự, bộ phận này luôn có sự liên kết chặt chẽ với tất cả các bộ phận khác trong công ty nhắm thực hiện một cách tốt nhất chính sách nhân sự của công ty và đa ra các sáng kiến về vấn đề nhân sự.
1.2.Hoạt động trên thị trờng thế giới và Việt Nam
Công ty TNHH Coca_Cola Việt Nam sau một thời gian hoạt động đã có những thành tích đáng kể về việc phát triển thị trờng tại Việt Nam và trong lĩnh vực hoạt động xã hội. Hiện nay công ty có 900 nhân viên chính thức và tuỳ theo yêu cầu của hoạt động mùa vụ mà số lợng nhân viên hợp đồng cũng tăng lên trong ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu của công ty. Theo đánh giá của thị trờng lao động thì công ty là môi trờng rèn luyện khả năng làm việc tốt cũng nh có mức u đãi tơng đối cao đồng thời công ty thực hiện đóng thuế thu nhập cho toàn bộ nhân viên hàng tháng và thực hiện quyết toán thuế thu nhập hằng năm vào tháng hai của năm sau.Trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự, lần đầu tiên trong mời năm có mặt tại Việt Nam công ty đa ra chơng trình tuyển dụng các vị trí quản lý nhằm thay thế trong tơng lai. Chơng trình tuyển dụng những sinh viên đạt kết quả học tập từ khá trở lên tại các trờng đại học uy tín và có khả năng đáp ứng các yêu cầu của công ty sẽ đợc đào tạo trong môi tr- ờng làm việc thực tế nhằm trang bị cơ sở làm việc từ đó phát triển năng lực của mình. Chơng trình có ba giai đoạn:
• Giai đoạn 1: thực tập và tìm hiểu công ty, đặc biệt là bộ phận làm việc trong tơng lai
• Giai đoạn 2: quản trị viên tập sự trong thời gian sáu tháng tới một năm nhằm thử thách khả năng trong vai trò quản lý cấp cơ sở
• Giai đoạn 3: Bổ nhiệm vị trí quản lý mà công ty đang thiếu và trở thành nhân viên chính thức của công ty.
Từ năm 1994 tới nay công ty Coca_Cola đã đầu t vào Việt Nam 600000 đôla cho hoạt động xã hội và đào tạo. Hiện nay, có hơn 40 trung tâm đào tạo của Coca_Cola đợc thành lập tại 33 tỉnh và thành phố trong cả nớc. Từ năm 2002, 40 trung tâm này đã đợc kết nôí thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng internet từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các trung tâm này.
Đối với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty Coca_Cola Việt Nam, mục tiêu mà công ty đa ra là trở thành công ty nớc giải khát hàng đầu ở thị trờng Việt Nam đồng thời là cơ sở quan trọng để mở rộng thị trờng ra ba n- ớc Đông Dơng. Tại Việt Nam, công ty Coca_Cola chiếm 55% thị phần nớc giải khát và tại miền bắc chỉ số này là hơn 90%. Nh vậy mục tiêu của công ty trong thời gian tới là không ngừng phát triển để duy trì mức tăng trởng nh trong thời gian qua. Với các nhà máy đóng chai tại cả ba miền thì trong mỗi năm công ty nhập khẩu khoảng 10 triệu đôla nguyên liệu thô nhằm phục vụ cho quá trình pha chế sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của thị trờng.
Hiện nay trên thị trờng tạị Việt Nam, công ty đã có các sản phẩm đáp ứng với nhu cầu đa dạng của thị trờng từ sản phẩm nớc uống có ga tới sản phẩm nớc tăng lực. Đồng thời công ty cũng xác định một số sản phẩm mang tính trọng điểm và là thế mạnh của công ty. Những sản phẩm này là sản phẩm truyền thống của công ty đồng thời cũng là những sản phẩm đã có một thời gian thử nghiệm của ngời tiêu dùng và một chính sách quảng bá sản phẩm rộng rãi. Đó là các sản phẩm tiêu biểu sau:
Giátrị dinh dỡng (kcal) Chất béo (gam ) Đạ m (g am) Carbonhydrade (gam) Coca_ Cola 42 0 0 11 Fanta Fanta cam 54 0 0 13 Fanta chanh 50 0 0 12 Fanta dâu 55 0 0 14
Sprite 46 0 0 11 Schwep
pes 54 0 0 13
Crush 48 0 0 12
Ngoài một số sản phẩm trên, công ty Coca_Cola Việt Nam còn một số sản phẩm khá quen thuộc đối với ngời tiêu dùng Việt Nam nh sản phẩm nớc uống tăng lực samurai, nớc tinh khiết joy, bột cam sunfill, sản phẩm coca dành cho ngời ăn kiêng (diet coke)....
Với hệ thống các sản phẩm đa dạng và phong phú nh trên công ty có các hình thức bao bì sản phẩm nh sau:
• Chai thuỷ tinh thu hồi lại( rgb)
• Chai nhựa Pet
• Dạng đóng lon
• Và hình thức đóng túi dạng bột
Do nhu cầu thị trờng nớc uống là khác nhau và biến đổi theo từng mùa vụ đặc biệt là ở những nớc có điều kiện khí hậu nh ở nớc ta mà sản lợng của công ty là có sự biến đổi cho phù hợp. Tuy nhiên, các sản phẩm của Coca_Cola Việt Nam có sức tiêu thụ tơng đối ổn định và các sản phẩm sản xuất ra đều do các thiết bị công nghệ hiện đại với thời hạn sử dụng tơng độí ổn định. Công ty Coca_Cola Việt Nam có 14 dòng sản phẩm với sức sản xuất nh sau:
• 14 loại chai thuỷ tinh thu hồi, sản lợng 300 chai một phút
• 2 loại lon với sản lợng 200 lon một phút
• 6 loại bột với sản lợng 20gói một phút
Với sức sản xuất nh vậy công ty Coca_Cola Việt Nam có đủ điều kiện để đáp ứng yêu cầu thị trơng Việt Nam.
2.Bộ phận bán hàng 2.1 Cơ cấu tổ chức
Tại chi nhánh miền bắc- công ty TNHH Coca_Cola Hà Nội- bộ phận bán hàng và marketing đợc sắp xếp là một nhằm đảm bảo sự linh hoạt trong tổ chức và sự gọn nhẹ hiệu quả. Mặt khác, tại chi nhánh miền bắc thì lĩnh vực marketing chủ yếu là thực hiện những chiến lợc marketing của công ty Coca_Cola đã đợc xây dựng trên toàn quốc do đó bộ phận này cũng không đòi hỏi tổ chức phức tạp. Sự kết hợp hai bộ phận bán hàng và marketing tạo nên sự hợp tác chặt chẽ trong hoạt động cũng nh phối hợp tốt và bổ sung cho nhau.
Một nhiệm vụ không kém phần quan trọng đối với bộ phận bán hàng và marketing là nhiệm vụ thu hồi và thực hiện công việc đảm bảo sự quay vòng của vỏ chai. Khâu này mang tính chất vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của công ty cũng nh mang tính quyết định tới lợi ích thu đợc từ việc bán sản phẩm.
Để đảm bảo khả năng phân phối sản phẩm một cách tối u và đa sản phẩm đến tận tay ngời tiêu dùng trong trạng thái tốt nhất, bộ phận bán hàng có hai kênh phân phối là trực tiếp và gián tiếp. Kênh bán hàng trực tiếp là kênh bán hàng trong đó sản phẩm đợc đa đến tay ngời tiêu dùng thông qua những ngời bán hàng còn kênh bán hàng gián tiếp đợc thực hiện nhằm đa sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng thông qua các nhà phân phối nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển. Do sự khác biệt tơng đối của hai kênh bán hàng này mà cơ cấu của bộ phận bán hàng cũng đợc thiết kế cho phù hợp và phát huy tính u việt của hai kênh bán hàng này.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ phận bán hàng miền Bắc
Giám đốc bán hàng Quản lý khu vực Hà Nội Quản lý khu vực miền núi Quản lý khu
Kênh trực tiếp Kênh gián tiếp
2.2.Hệ thống quản lý nhân viên bán hàng
Mỗi nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về khách hàng trong khu vực tuyến phố của mình và chỉ tiêu cụ thể phụ thuộc vào từng địa điểm, thời gian nhng trung bình khoảng 150 két /ngày. Lợng bán hàng cũng nh chỉ tiêu yêu