TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN 5.1 Mục tiêu và trình tự tổ chức công tác kiể m toán
5.2.Chuẩn bị kiểm toán
Chuẩn bị là bước công việc đầu tiên của tổ chức công tác kiểm toán nhằm tạo ra tất cả tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng kiểm toán.
Các tiền đề và điều kiện cụ thể cần tạo ra trong giai đoạn này:
- Xác định mục tiêu phạm vi kiểm toán: mục tiêu là đích cần đạt tới đồng thời là thước đo kết quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung của kiểm toán cần phải gắn chặt với mục tiêu yêu cầu của quản lý. Vì vậy, trước hết mục tiêu của kiểm toán phải tuỳ thuộc vào quan hệ giữa chủ thể với khách thể kiểm toán, tuỳ thuộc vào loại hình kiểm toán.
Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán. Với một khách thể kiểm toán cần xác định rõ đối tượng cụ thể của kiểm toán: bảng cân đối tài sản hay toàn bộ các bảng khai tài chính, tất cả các loại nghiệp vụ hay chỉ nghiệp vụ về kho, về két, về thù lao, thậm chí phải chỉ rõ két nào, khi nào hoặc thanh toán lương ở đơn vị cụ thể nào…
- Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán và chuẩn bị điều kiện vật chất cơ bản.
- Thu thập thông tin: cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu sẵn có song khi cần thiết vẫn phải có những biện pháp điều tra bổ sung. Các tài liệu đã có thường bao gồm:
+ Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của đơn vị được kiểm toán + Các văn bản có liên quan đến đối tượng và khách thể kiểm toán
+ Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan
+ Các báo cáo kiểm toán lần trước, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử lý các vụ đã xẩy ra trong kì kiểm toán.
+ Các tài liệu khác có liên quan
- Lập kế hoạch kiểm toán: Kế hoạchh kiểm toán là quá trình cân đối giữa nhu cầu và nguồn lực đã có. Trong kiểm toán kế hoạch chung này gọi là kế hoạch chiến lược. Việc xác
định nhu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc cụ thể hoá mục tiêu và phạm vi kiểm toán đã dự kiến.
Dựa trên cơ sở xem xét các quan hệ trên cần xác định số người, kiểm tra các phương tiện và xác định thời hạn thực hiện công tác kiểm toán.
Số người tham gia cần được xem xét về tổng số và cơ cấu. Tổng số người phải tương xứng với quy mô kiểm toán, cơ cấu của nhóm công tác phải thích ứng với từng việc cụ thể đã chính xác hoá mục tiêu, phạm vi ở phần xác định nhu cầu.
Ví dụ: công việc kiểm tra chứng từ cần cân đối với số kiểm toán viên có kinh nghiệm nhất định tương xứng với mức độ đầy đủ và tính phức tạp của nguồn tài liệu đã có, công việc kiểm kê cần có đủ người hiểu biết các đối tượng cụ thể của kiểm kê như lương thực, thực phẩm, xăng dầu, vải sợi…Các thiết bị đo lường đã chuẩn bị cần được kiểm tra về chất lượng và cân đối lại số lượng và chủng loại.
Trên cơ sở tính toán cụ thể số người, phương tiện, thời gian kiểm toán cần xác định kinh phí cần thiết cho từng cuộc kiểm toán.
Kế hoạch sau khi dự kiến cần được thảo luận thu thập ý kiến của các chuyên gia, của những người điều hành và trực tiếp thực hiện công việc.
- Xây dựng chương trình kiểm toán: Do mỗi phần hành kiểm toán có vị trí, đặc điểm khác nhau nên phạm vi, loại hình kiểm toán cũng khác nhau dẫn đến số lượng và thứ tự các bước kiểm toán khác nhau.
Ví dụ: các nghiệp vụ về tiền mặt thường biến động lớn, tiền là phương tiện thanh toán gọn nhẹ, dễ di chuyển, dễ bảo quản, dự trữ. Do đó khả năng gian lận sai sót nhiều. Nên nghiệp vụ tiền mặt là đối tượng thường xuyên và trực tiếp của kiểm toán.
Trong khi đó các loại tài sản khác như vật tư, TSCĐ..lại có khối lượng lớn với nhiều chủng loại được bảo quản trên nhiều kho bãi khác nhau nên nội dung và trình tự kiểm toán không giống như đối với tiền mặt. Nên cần xây dựng qui trình kiểm toán riêng cho từng loại nghiệp vụ.
Mặt khác sự khác nhau giữa các loại hình kiểm toán như kiểm toán tài chính, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán nghiệp vụ dẫn đến trình tự kiểm toán khác nhau.
Ví dụ: các NV về tiền mặt có vị trí quan trọng nên trong kiểm toán nội bộ thường được kiểm toán toàn diện và theo trình tự từ khi phát sinh đến khi lập báo cáo quỹ.
Trong khi đó kiểm toán tài chính lại đi từ xem xét khoản mục tiền mặt trên bảng cân đối tài sản, đánh giá các thủ tục kiểm soát đối với các số dư.