Sơ đồ 2-1: KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán bán hàng Kế toán ngân hàng + tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tại Kho Kế toán tại 76 nguyễn trãi Kế toán tại 35 hai ba trưng Kế toán tổng hợp công ty KT tại 173 xuân thủy Kt tại 229 tây sơn Kt tại 324 tây sơn
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Hiện nay phòng kế toán của công ty có 5 người:
* Kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty với nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trước giám đốc và pháp luật Nhà nước.
+ Chỉ đạo, quản lý về hoạt động sử dụng vốn, chỉ đạo giao vốn cho các siêu thị, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của các siêu thị.
+ Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của công ty (Giao chỉ tiêu kế hoạch cho các siêu thị , hướng dẫn các siêu thị xây dựng kế hoạch, chỉ đạo kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch của các siêu thị).
+ Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến các siêu thị, theo dõi các khoản chi phí và đôn đốc các siêu thị nộp các chỉ tiêu pháp lệnh về công ty.
+ Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt
+ Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
* Kế toán tổng hợp toàn công ty
+ Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảng tổng kết tài sản toàn công ty.
+ Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định * Kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng
Có nhiệm vụ kế toán tiền lương bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng và các khoản vay ngân hàng theo dõi công nợ và việc chuyển tiền bán hàng của các siêu thị.
Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt vào sổ quỹ hàng ngày. * Kế toán bán hàng
Viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá thanh toán với người mua lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
* HÌNH THỨC SỔ SÁCH, BÁO CÁO MÀ CÔNG TY ĐANG SỬ DỤNG
Hiện nay Công ty cổ phần Pico áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, hệ thống sổ sách bao gồm:
- Các sổ Nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có các tài khoản. Công ty sử dụng các NKCT số 1,2,3,5,7,8,9,10.
- Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái, sổ cái tài khoản 156, 632, 511, 641, sổ cái tổng hợp 911…
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần hạch toán chi tiết.
- Bảng kê: kế toán của công ty mở các bảng kê số 8 để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn của hàng hoá và bảng kê số 11 để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua
Trình tự kế toán như sau: