Hội đồng quản trị Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng đầu t phát triển Phòng kinh doanh Các cửa hàng xăng dầu và gas Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Phòng tổng hợp Nhà máy thiết bị điện tử X ởng cơ khí Cửa hàng xăng dầu số 4 X ởng cơ điện Đội xây lắp I và II
* Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:
-Hội đồng quản trị : Thay mặt cho Đại hội đồng cổ đông để xây dựng chiến lợc kinh doanh, định hớng chiến lợc kinh doanh và giám sát quá trình kinh doanh của Công ty thông qua Giám đốc và các bộ phận khác.
- Giám đốc công ty : là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật và Hội đồng quản trị về mọi hoạt đông của công ty.
- Phòng Tổ chức hành chính: nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp, đề xuất phơng án tuyển dụng cán bộ . . .
- Phòng Đầu t phát triển: Đầu t, nghiên cứu thị trờng, xây dựng thiết kế và chế thử sản phẩm mới, làm mẫu và hớng dẫn kỹ thuật trong quá trình sản xuất sản phẩm mới đông thời quản lý và chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật.
- Phòng tài chính kế toán ( TCKT): là phòng nghiệp vụ, tham mu giúp giám đốc Công ty trong lĩnh vực quản lý nói chung và TCKT nói riêng, xây dựng kế hoạch tài chính năm, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh, tổ chức hệ thống kế toán, hình thức kế toán, mở tài khoản . . .
1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Với đặc điểm địa bàn hoạt động khá rộng, lại không tập trung các đơn vị trực thuộc nên Công ty CPTBXD Petrolimex chọn hình thức tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán.
Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và Xí nghiệp cơ khí và xây lắp xăng dầu do có đủ điều kiện về tổ chức quản lý và kinh doanh một cách tự chủ nên đợc Công ty giao vốn, nhiệm vụ kinh doanh cũng nh quyền quản lý điều hành. Hai chi nhánh này tổ chức bộ máy kế toán riêng và thực hiện toàn bộ khối lợng kế toán tại đơn vị cho đến khâu lập báo cáo, kế toán Công ty chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của hai xí nghiệp này.
Còn các cửa hàng và chi nhánh do kinh doanh ở qui mô nhỏ, cha có đủ điều kiện vốn để kinh doanh và tự chủ trong quản lý thì Công ty không phân cấp quản lý Toàn bộ khối lợng thực hiện ở phòng kế toán Công ty, các cửa hàng và chi nhánh trực thuộc này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu theo báo sổ. Với chức năng và nhiệm vụ nh đã đề cập Phòng TCKT của Công ty có 06 nhân viên:
+ Kế toán trởng: phụ trách quản lý chung công việc kế toán của phòng và trực tiếp làm công tác tài chính.
+ Kế toán hàng tồn kho
+ Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng + Kế toán thuế
+ Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định và kế toán công nợ Bộ máy kế toán Công ty có thể khái quát theo sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty CPTBXD Petrolimex
33 Kế toán tr ởng Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ, công nợ kế toán hàng tồn kho kế toán tiền gửi ngân hành kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền l ơng kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền l ơng
Đơn vị kế toán tại hai
chi nhánh Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cửa hàng và chi nhánh
- Hình thức kế toán áp dụng: Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế toán.
Qui trình ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ của Công ty đợc thể hiện qua sơ đồ 2.3
Sơ đồ 2.3. Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ của công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Để đảm bảo xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời? Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex đã áp dụng phần mềm kế toán Esoft.
* Giới thiệu phần mềm kế toán Esoft công ty đang sử dụng: Esoft là phần mềm: Chứng từ kế toán ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Số thẻ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
+ Hỗ trợ nhiều cơ sở dữ liệu( CSDL) khác nhau tùy thuộc vào điều kiện và mô hình của doanh nghiệp: Từ các hệ CSDL quan hệ lớn nh Oracle, MS SQL đến các CSDL nhỏ nh MS Access.
+ Có khả năng hỗ trợ khối lợng dữ liệu lớn hàng triệu bản ghi/ năm, hỗ trợ dữ liệu trong nhiều năm trên cùng một CSDL.
+ Hỗ trợ các chế độ kế toán thông dụng: Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung.
+ Hệ thống chứng từ, sổ sách tuân theo chuẩn mới nhất do Bộ Tài Chính quy định theo quyết định 1141, có sửa đổi theo các thông tu và quyết định 167, 158, 82, 89...
+ Theo dõi công nợ theo từng chi tiết phát sinh, theo dõi tuổi nợ, đánh giá tình hình công nợ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Theo dõi các khoản vay, cho vay, tính lãi vay theo nhiều phơng pháp và theo dõi nợ quá hạn.
+ Quản trị hợp đồng mua hàng, bán hàng, theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng.
+ Tính giá thành theo công đoạn và không theo công đoạn, tính giá thành cho nhiều đối tợng tính giá thành cùng lúc theo nhiều ph- ơng pháp khác nhau. Quy trình tính giá thành khép kín từ tập hợp, kết chuyển chi phí, phân bổ chi phí, tính giá thành, áp lại giá vốn hàng nhập kho. tính giá vốn hàng xuất kho, xác định lãi lỗ.
+ Có tính linh động cao trong các màn hình cập nhật đầu vào, có thể thêm bớt các chỉ tiêu cập nhật, thay đổi tiêu đề các chỉ tiêu.
+ Có tính linh động cao trong việc khai báo, sử đổi các thông tin đầu vào và các báo cáo đầu ra, có thể kết xuất thông tin ra nhiều hình thức khác nhau nh: Word, Excel, Text, PDF
+ Tự thay đổi các báo cáo tài chính mà không cần có sự hỗ trợ của ngời làm tin học, đáp ứng đợc những thay đổi của chế độ kế toán.
+ Tự xây dựng các sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và quản trị đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tự xây dựng các sồ sách chi tiết theo yêu cầu của nghiệp vụ
+ Cho phép truy cập ngợc số liệu từ các sổ tổng hợp về các sổ chi tiết, từ các báo cáo tài chính về các sổ chi tiết.
+ Có khả năng phân quyền bảo mật chi tiết đền từng chức năng của hệ thống và đến mức theo từng loại chứng từ và tùng tài khoản.
Các phân hệ chính của phần mềm kế toán Esoft: Esoft có 14 phân hệ chính:
+ Danh mục
+ Kế toán tiền mặt và ngân hàng + Kế toán công nợ phải thu và phải trả + Kế toán tiền vay và lãi suất công nợ.
+ Kế toán hàng hóa, nguyên vật liệu và công cụ lao động. + Theo dõi hợp đồng và đơn hàng.
+ Kế toán tài sản cố định.
+ Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm. + Kế toán tổng hợp.
+ Sổ sách kế toán. + Tổng hợp số liệu.
+ Kết xuất báo cáo trên Website. + Các chức năng quản trị.
+ Hệ thống trợ giúp.
* Hệ thống sổ sách kể toán đã đợc Esoft thiết kế và định sẵn, về cơ bản vẫn đảm bảo đúng mẩu biểu và cách ghi chép theo nhé độ kế toán hiện hành.
* Qui trình xử lý hệ thống hóa thông tin trong hệ thống kế toán tự động của phần mềm Esoft đợc thực hiện nh sau:
( Ví dụ quy trình thực hiện của Esoft với phần hành kế toán bán hàng nh sau:
Vào màn hình Hàng hóa -> Xuất bán hàng hóa
Làm chứng từ mới:
- Kích nút Thêm trên thanh công cụ để làm chứng từ mới.
- Gõ vào các thông tin liên quan đến chứng từ: thông tin ptnx, kho, ngời mua,. . . .
- Phần chi tiết từng mặt hàng, cách làm giống nh nhập từng định khoản. Dùng phải chuột để thêm, xóa dòng.
Mục định khoản: 37 Chứng từ gốc Nhập dữ liệu vào máy Xử lý phần mềm kế toán máy Các sổ báo cáo kế toán
* Tài khoản giá vốn, thông thờng là tài khoản 156 (chi tiết cho từng dòng)
* Tài khoản doanh thu, thông thờng là tài khoản 5111,5112 (chi tiết cho từng dòng)
* Tài khoản nợ tiền hàng: nếu mua qua công nợ thì là 131, nếu bán thu tiền ngay là 111. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
* Tài khoản nợ thuế VAT cũng giống tài khoản có tiền hàng. * Tài khoản nợ giá vốn hàng bán thờng là 632.
- Sau khi xong kích nút Lu để ghi lại.
Giá vốn hàng bán
- Nếu tính giá vốn theo phơng pháp bình quân gia quyền, tại thời điểm
làm chứng từ sẽ không có giá vốn. Cuối tháng khi dùng chức năng Tính giá vốn bình quân thì chơng trình sẽ tự động ghi giá vốn.
- Nếu tính giá vốn theo phơng pháp Đích danh thì khi vào mục
Số lợng, chơng trình sẽ tự hiện các lô hàng để chọn giá vốn.
- Nếu tính giá vốn theo phơng pháp NTXT, Bình quản tức thời thì ch- ơng trình sẽ tự tính giá vốn ngay khi làm chứng từ.
Sửa chứng từ
Kích nút Tìm trên thanh công cụ để mở ra màn hình tìm kiếm.
- Gõ từ ngày, đến ngày (nếu muốn thì gõ thêm các thông số khảo rồi kích nút Tìm.
- Trong các chúng từ hiện ra, chọn lên chứng tù cần xem và kích nút
Chọn.
Kê khai thuế GTGT
- Khi làm chứng từ, gõ đủ các thông số về số hóa đơn, ngày hóa đơn, loại thuế, tài khoản nợ có của thuế GTGT thì chơng trình sẽ tự động cập nhật phân kê khai thuế để lên bảng kê.
Xem báo cáo bán hàng
- Vào Báo cáo -> Sổ bán hàng.
- Chọn Báo cáo bán hàng và lịch nút Xem. Khi xem cần chọn Kỳ báo cáo
- Trong hộp thoại Danh mục, chọn Phơng thức nhập xuất.
- Trong cái danh sách các phơng thức nhập xuất vừa hiện ra, chọn ptnx là Xuất bán, nhập hàng bán trả lại để đa sang danh sách chọn bên phải.
- Kích nút Xem để xem và in ra.
2. Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex.
2.1 Phơng thức bán hàng và phơng thức thanh toán. 2.1.l Phơng thức bán hàng.
Hiện nay công ty áp dụng phơng thức bán hàng chủ yếu là: bỏn hàng theo phơng thức bán hàng trực tiếp, cụ thể là: bán trực tiếp cho ngời mua tại kho hay tại các phân xởng kho qua kho, khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Khách hàng chủ yếu là các Công ty xăng dầu trong ngành, các cửa hàng xăng dầu, ngời tiêu dùng.
2.1.2 Phơng thức thanh toán.
Để đẩy mạnh tiêu thủ sản phẩm đồng thời cũng để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng. Công ty đã đa dạng hóa các phơng thức thanh toán để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng. Các phơng thức bán hàng chủ yếu của công ty là: bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm.
Bán hàng thu tiền ngay áp dụng đối với trờng hợp bán lẻ, khách hàng mua với số lợng ít và có quan hệ không thờng xuyên với Công ty. Tiền thu đợc có thể là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng . . .
Bán hàng trả chậm áp dụng đối với khách hàng có quan hệ th- ờng xuyên và có độ tin cậy ở Công ty, mua hàng với số lợng lớn nh các Công ty xăng dầu. . .Khi nhận đợc hàng, khách hàng cha trả hoặc trả một phần tiền hàng và ghi nợ.
2..2 Các đối tợng quản lý liên quan đến phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Các đối tợng quản lý liên quan đến phần hành này tại Công ty cổ phần thiết bị xăng dầu Petrolimex gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Danh mục chứng từ gồm: hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có . . - Danh mục tài khoản : TK1568 ( Vật t, thiết bị, hàng hóa ), TK 131 TK 51118 ( Doanh thu bán vật t, thiết bị , hàng hóa ), TK 632118( Giá vốn vật t thiết bị hàng hóa), TK64118( Chi phí bán vật t thiết bị hàng hóa), TK 1331, TK 33311, TK 911.
- Danh mục hàng hóa, sản phẩm: Danh mục này quản lý cả vật t, thiết bị, hàng hóa của Công ty. Cáe loại vật t thiết bị này do Phòng kinh
doanh mã hóa. Ví dụ nh: 600000 - Linh kiện cột bơm, 600001 - Vỏ cột bơm PEC03 đơn VN, 600055 Motor 400W1380V+ then Nhật.
- Danh mục khách hàng: Khách hàng chủ yếu của Công ty là các Công ty xăng dầu trong ngành, ngoài ra còn các khách hàng khác đợc mã hóa bởi phòng tính doanh.
Ví dụ nh: 04BD01- Bu điện thành phố Hà Nội, 04CH17 – Cửa hàng số 4 Sài Đồng. Danh mục khách hàng cùng với danh mục các nhà cung cấp, cán bộ công nhân viên, các phòng ban nằm trong danh mục đối tợng pháp nhân trong Esoft.
- Danh mục nhập xuất: ví dụ nh X100 - Xuất xăng dầu, X58 – Xuất bảo hành, N01 - Nhập khẩu hàng hóa, N15 - Nhập Gas, phụ kiện.
Danh mục đơn vị tính: Cập nhật đơn vị tính cho từng loại vật t hàng hóa sử dụng trong đơn vị.
- Danh mục kho hàng: Khai báo các kho hàng trong đơn vị
Mà
3 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
* Chứng từ sử dụng: Chứng từ gốc chủ yếu sử dụng trong doanh thu tiêu thụ
là hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. .
- Hóa đơn GTGT. Công ty cổ phần thiết bị xăng dâu Petroliemex là doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, do đó chứng từ gốc đợc sử dụng chủ yếu trong phần hành kế toán này là hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT đợc sử dụng làm căn cứ lập bảng kê hàng hóa xuất bán, bảng kê tổng hợp kế toán hàng hóa xuất và các sổ kế toán liên quan và đợc sử dụng làm phiếu xuất kho làm căn cứ hạch toán đồng thời cũng là chứng từ cho khách hàng vận chuyển trên đờng, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng,và ghi sổ kế toán liên quan. Hóa đơn GTGT do kế toán tiêu thụ lập và chia làm ba liên: một liên là khách hàng giữ, một liên đợc lu giữ tại quyển gốc của cửa hàng, còn lại một liên gửi phòng kế toán
* Tài khoản sử dụng: để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng
các tài khoản sau:
+ TK 511: “ Doanh thu bán hàng”. TK này có 3 tiểu khoản: + TK 5111: “ Doanh thu bản hàng hóa”. TK này có 3 tiểu khoản: + TK 51111: “ Doanh thu bán xăng dầu”.
+ TK 51112: “Doanh thu ban dầu mỡ nhờn”.
+ TK 51115; “ Doanh thu bán gas, bếp gas, phụ kiện”. + TK 51118: “ Doanh thu ban vật t thiết bị hàng hóa”.
+ TK 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. TK này có 4 tiểu khoản: + TK 5113 2: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ khác”.
+ TK 51133: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ cho thuê TSCĐ”. + TK 51134: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ kỹ thuật”.
+ TK 51135: “ Doanh thu cung cấp dịch vụ hàng giữ hộ Tổng công ty”. + TK 5117: “Doanh thu b ất động sản đầu t”.
Và một số tài khoản liên quan khác nh: TK 131,TK 111, TK112