Triển khai ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam Vinasoy

3. Xây dựng giải pháp ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam – Vinasoy

3.2 Triển khai ERP cho Công ty sữa đậu nành Việt Nam Vinasoy

Ý tưởng ERP

• Trong môi trường cạnh tranh hiện đại, với áp lực cạnh tranh ngày càng một gia tăng, doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp quản lý phù hợp nhằm bắt kịp thời

và chính xác tình hình SXKD, dễ dàng tiếp cận thông tin và đưa ra quyết định có cơ sở. Quản lý hiệu quả các nguồn nhân lực, vật lực, tài lực và công nghệ để đạt mục tiêu giảm chi phí, tăng lợi nhuận và phát triển bền vững.

• Để vươn đến mục tiêu này, năm 2006 Lãnh đạo Công ty CP Đường Quảng Ngãi đã quyết định đưa vào ứng dụng thí điểm hệ thống ERP tại Vinasoy, đây là giải pháp ứng dụng CNTT giúp doanh nghiệp quản trị hoạt động một cách toàn diện.

• Tuy nhiên, các doanh nghiệp thường băn khoăn, khó lựa chọn giải pháp ERP nào cho phù hợp với mô hình và túi tiền của mình. Cụ thể:

ERP nhập ngoại với nhiều lo ngại: Một là, doanh nghiệp rất khó thẩm định tính năng đẩy đủ của giải pháp ngoại trừ một số giải pháp mang tính toàn cầu như SAP, Oracle nhưng chi phí đầu tư, triển khai, bản quyền và bảo trì lại khá tốn kém. Hai là, việc thuê tư vấn quốc tế sẽ tạo cơ hội học hỏi tích lũy kinh nghiệm, tuy nhiên chi phí là khá đắt đỏ và khi đã xác lập xong yêu cầu thì việc chỉnh sửa, bổ xung sẽ là một trở ngại không nhỏ. Mặt khác, bất cứ hệ thống ERP chuẩn nào cũng không thể đưa vào áp dụng ngay chho doanh nghiệp Việt Nam do hệ thống tài chính kế toán đặc thù của Việt Nam hay những đặc thù khác khiến thời gian triển khai kéo dài, chi phí phát sinh lớn

ERP nội thì sao: Nhà cung cấp dịch vụ ERP trong nước sẽ hiểu thấu đáo hơn vấn đề của doanh nghiệp, dễ dàng trong việc sửa đổi và phát triển giải pháp. Thêm nữa, có nhiều ưu điểm hơn về tính năng giúp đỡ, cảnh báo lỗi và kiểm soát quy trình. Các tài liệu kỹ thuật và mã nguồn ERP luôn luôn được cập nhật, tạo điều kiện nhân rộng mô hình cho các đơn vị thành viên. Cuối cùng, việc lựa chọn nhà cung cấp nội có nhiều thuận lợi về chi phí đầu tư ban đầu cũng như duy trì hệ thống sau này, theo đó khả năng thành công của dự án sẽ cao hơn

Áp dụng ERP cho Vinasoy, cần thực hiện được những yêu cầu sau:

a) Giải pháp đưa ra cần quản lý thành hệ thống thông tin thống nhất trong toàn bộ công ty bao gồm tất cả các phòng ban chức năng, các xí nghiệp thành viên, các xưởng sản xuất…

b) Giải pháp phải đảm bảo tính tự động hoá cao, tích hợp được quy trình sản xuất kinh doanh tối ưu. Tính toán chi phí sản xuất, vật liệu, đầu ra cho sản phẩm hợp lý. Đồng thời hệ thống cần linh hoạt trong tối ưu quy trình thiết kế, quy trình sản xuất, thống kê được năng lực sản xuất, năng lực máy móc,

tiêu hao nguyên phụ liệu, nhân công để luôn đảm bảo tiến độ, chất lượng và yêu cầu cho sản phẩm

c) Giải pháp cần có tính linh hoạt và tính mở rất cao, tốc độ xử lý nhanh, mềm dẻo trong nhiều trường hợp

d) Giải pháp ERP đề ra phải giải quyết được tối ưu các bài toán chức năng quản lý như: bảo hiểm y tế, tính lương, thưởng, quản lý sản xuất, đóng thùng, cân đối đồng bộ vật tư, giá thành sản phẩm theo từng công đoạn và chi tiết theo nhiều khoản mục, tồn kho, công nợ, kế hoạch, quản lý tiến độ dự án công việc, tối ưu hoá năng lực máy móc…

Áp dụng ERP vào thực tiễn

Dự án ERP cho Vinasoy có 10 phân hệ (module) như sau: 1. Quản trị mua hàng (Purchase Order PO)

2. Quản trị kho (Inventory IN) và Hoạch định nhu cầu dự trữ vật liệu tối ưu (MRP)

3. Quản trị SX (Manufacturing MA)

4. Kiểm soát chất lượng (Quality Control QC)

5. Bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (Maintenance Repair MR) 6. Điều phối bán hàng (Order Processing OP)

7. Kế toán tài chính và Kế toán quản trị (Financial Accounting FA) 8. Quản trị hệ thống phân phối (Distributor Management DM) 9. Quản trị nguồn nhân lực (Human Resources HR)

10.Quản trị văn phòng (eOffice EO)

Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP cho một doanh nghiệp nói chung và Vinasoy nói riêng. Để đáp ứng được nhu cầu quản lý đặt hàng của Vinasoy giải pháp đề ra giải quyết các chức năng chính sau đây:

a) Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị yêu cầu mua, tính toán các đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : các thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử của các giao dịch mua hàng và quản lý giao nhận hàng

b) Quản lý nhà cung cấp với từ điển nhà cung cấp với các thông tin nhà cung cấp và địa điểm nhà cung cấp, công nợ phải trả cho nhà cung cấp

Module quản trị đặt hàng trong giải pháp ERP có mối quan hệ ràng buộc với các module khác như quản trị kho, quản trị sản xuất, quản trị nhân sự, quản trị tài sản cố định và quản trị tài chính kế toán

Các chính sách marketing

o Chính sách sản phẩm

 Chất lượng, chủng loại sản phẩm: Việc cải tiến chất lượng sản phẩm là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công trong chính sách sản phẩm của công ty. Công ty cần phải tiếp tục đa dạng hóa mẫu mã chủng loại sản phẩm,… cho phù hợp với từng phân khúc thị trường, đồng thời thực hiện một số cải tiến về bao bì của sản phẩm nhằm tạo sự khác biệt và thu hút sự chú ý của khách hàng. Việc cải tiến bao bì đặc biệt chú trọng đến kiểu dáng và màu sắc của bao bì sản phẩm

 Đối với dịch vụ sau khi bán: Công ty cần nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ sau khi bán đối với khách hàng. Công ty cần xây dựng một đường dây nóng để khách hàng có thể phản ánh về chất lượng sản phẩm bất cứ lức nào.

 Phát triển sản phẩm mới: Vinasoy có thể phát triển mở rộng sản phẩm mới của mình theo xu hướng như sau:

Vinasoy có thể lựa chọn một số ý tưởng mới sau:

 Đối với sữa đậu nành nước( đóng gói trong bịch giấy, hộp giấy): Sữa đậu nành khoai môn; Sữa đậu nành đậu xanh; Sữa đậu nành đậu phụng; Sữa đầu nành hạt sen.

 Sữa đậu nành bột giàu dinh dưỡng, hương vị truyền thống: Trên quan điểm rằng những người tiêu dùng khác nhau sẽ thích sử dụng sữa đậu nành với mức độ đậm đặc khác nhau và đậu nành bột còn có thể là nguyên liệu để chế biến bánh, kẹo.

 Định hướng truyền thông đối với dòng sản phẩm sữa đậu nành bột: Sản phẩm mới này sẽ được định hướng truyền thông như là một sản phẩm vì cộng đồng “Mang sữa đến mọi nhà”.

 Đa dạng hóa bao bì: Kiểu dáng, mẫu mã bao bì của sản phẩm là hình thức và dáng vẻ bên ngoài mà người mua cảm nhận được. VỚi VinaSoy, bao bì chính là một trong những công cụ hỗ trợ tích cực cho việc thực hiện định vị sản phẩm. Vì vậy, VinaSoy cần phải cá biệt hóa bao bì của mình cho phù hợp với định lượng tiêu dùng theo từng đối tượng, hoàn cảnh tiêu dùng khác nhau.

Chính sách giá

* Căn cứ định giá sản phẩm:

- Đối với sản phẩm VinaSoy: Công ty định giá cao hơn các đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên, Công ty cần định giá thấp hơn một chút hoặc bằng giá sản phẩm sữa đậu nành tương ứng với Vinamilk – một đối thủ lớn, ngăn không cho đối thủ chiếm thị trường mục tiêu.

- Đối với sản phẩm sữa đậu nành Mè đen: Công ty cần định giá sản phẩm này theo giá trị cảm nhận của người tiêu dùng. Giá của sản phẩm này sẽ cao hơn hẳn các sản phẩm cùng chủng loại.

* Về sự điều chỉnh giá: Công ty cần có những chính sách giá áp dụng cho các khu vực địa lý khác nhau.

* Về chính sách tín dụng: Công ty nên kéo dài thời hạn thanh toán cho khách hàng và tăng mức chiết khấu cho khách hàng thanh toán sớm. Ngoài ra, Công ty cũng cần mở rộng phạm vi những khách hàng được hưởng chiết khấu thanh toán thay vì chỉ áp dụng hình thức chiết khấu này cho một số khách hàng quen như hiện nay.

* Về thay đổi giá: Kho có sự thay đổi về giá, Công ty phải thông báo cho cửa hàng trung tâm, cửa hàng này có trách nhiệm báo cho các nhà phân phối để nhà phân phối thay đổi giá bán và đồng thời cũng giải thích cho khách hàng về sự thay đổi của Công ty.

Chính sách phân phối: Việc thiết kế kênh phân phối của Công ty hiện nay tương đối hiệu quả và thuận lợi cho việc quản lý. Vấn đề đặt ra là phải thực hiện quản trị kênh phân phối một cách tốt nhất nhằm đảm bảo sản phẩm của Công ty đến tay khách hàng mục tiêu một cách thuận lợi. Để làm được điều này đòi hỏi Công ty phải chú trọng các công tác về tuyển chọn các trung gian phân phooisl tổ chức quản lý; xây dựng các biện pháp để kích thích các thành viên cũng như đánh giá hiện quả hoạt động của các thành viên trong kênh.

Chính sách truyền thông cổ động

* Đối tượng cổ động: Bên cạnh tập trung vào khách hàng mục tiêu thì Công ty phải hướng đến người mua tiềm tàng, người sử dụng hiện thời,…

* Mục tiêu đề ra của giải pháp: Nhằm khuyếch trương hình ảnh Công ty và cung cấp thông tin tới các khách hàng mục tiêu.

- Đối với khách hàng là nhà phân phối cấp I

- Đối với khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng

Kết luận:

Xây dựng chiến lược marketing tại các doanh nghiệp trong xu thế hiện nay là vấn đề quan trọng và cấp thiết. Trên cơ sở nền tảng lý thuyết và tiếp cận với tình hình thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác xây dựng chiến lược marketing của Công ty Sữa đậu nành Việt Nam (VinaSoy), ngoài những thành công đã đạt được của các chính sách marketing hiện tại thì công tác này vẫn còn bộc lộ nhiều thiếu sót. Do đó, nhằm giúp Công ty đối phó với sự cạnh tranh, gia tăng thị phần và ngày càng khẳng định được vị trí của sản phẩm trong tâm trí khách hàng; luận văn đã thực hiện việc xây dựng chiến lược marketing cho Công ty một cách có căn cứ khoa học với những đóng góp cụ thể như sau:

Khái quát và hệ thống hóa những vấn đề lý luận về chiến lược và chiến lược

marketing trong hoạt động doanh nghiệp và vận dụng vào điều kiện của Công ty Sữa đậu nành Việt Nam (VinaSoy).

Phân tích đầy đủ và chính xác hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình chiến lược marketing của Công ty trong thời gian qua. Qua đó, luận văn cũng đã chỉ ra những thành công cũng như những tồn tại trong công tác xây dựng chiến lược marketing tại Công ty.

Căn cứ vào việc nghiên cứu lý luận; phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh, phân tích chiến lược kinh doanh và lợi thế cạnh tranh của Công ty để tiến hành định vị sản phẩm; nghiên cứu hành vi người tiêu dùng;… để từ đó làm căn cứ tiến hành xây dựng chiến lược marketing của Công ty theo những bước đi cụ thể và khoa học.

Với chiến lược marketing như vậy, sẽ đưa công ty Sữa đậu nành Việt Nam (VinaSoy) vươn cao, vươn xa hơn nữa, tiến gần đến viện cảnh “Dẫn đầu tại Việt Nam về các sản phẩm chế biến từ đậu nành”

Giải pháp sản xuất

• Bước 1:Chọn nguyên liệu

Lựa chọn đậu nành thỏa mãn các yêu cầu sau: Có nguồn góc xuất sứ rõ ràng

Được cấp bởi các nhà cung cấp có uy tín

Đảm bảo các yên cầu vệ sinh thực phẩm

• Bước 2: Làm sạch

Đậu nành hạt trước khi chế biến phải qua hệ thống làm sạch và phân loại để thu được những hạt đậu đồng đều về kích thước,đạt chất lượng tốt

Tách tạp chất nhẹ như vỏ,rác hạt vỡ bằng quạt thổi và cyclon Tách kim loại nhiễm từ bằng nam trâm

Lựa chọn và phân loại hạt bằng sàng lọc cỡ hạt

• Bước 3: Nghiềm

Qua 2 giai đoạn nghiền thô và nghiền tinh với nước nóng đậu nành hạt chuyển thành dạng dịch các chất dinh dưỡng được hòa tan

Hệ thông ly tâm sẽ chích ly tối đa các thành phần dinh dưỡng có trong đậu nành

• Bước 4: Trích ly

giai đoạn nghiền thô và nghiền tinh với nước nóng đậu nành hạt chuyển thành dạng dịch các chất dinh dưỡng được hòa tan

Hệ thông ly tâm sẽ chích ly tối đa các thành phần dinh dưỡng có trong đậu nành

• Bước 5:Khử hoạt tính

Khâu xử lý nhiệt và bài khí trong giai đoạn này sẽ tạo ra mùi vị đặc trưng tự nhiên của dịch đậu nành các Enzyne không có lợi cho sản phẩn như Enzyne lipoxygenase và anti_tripsin được loại bỏ hoàn toàn

• Bước 6:Hòa trộn (nước, đường, phụ gia, hương)

Dung dịch đậu nành nguyên chất là thành phần chính được kết hợp để tạo ra lợi ích cốt lõi của sản phẩm

Để tăng thêm giá trị sử dụng cho sản phẩm ,các thành phần dinh dưỡng khác được thêm vào

Đây là quá trình tạo cho sản phẩm có thành phần dinh dưỡng cân đối khác được thêm vào tạo cảm giác ngon miệng và khác biệt

• Bước 7 :đồng hóa

Dưới áp suất cao các thành phần dinh dưỡng trong sản phẩm được phân tán đồng nhất Chế độ sử lý tiệt trùng UHT vừa đảm bảo tiệt trùng hoàn toàn vi sinh vật vừa đảm bảo toàn hương vị và thành phần dinh dưỡng có trong đậu nành

• Bước 8:Tiệt trùng

Dưới áp suất cao các thành phần dinh dưỡng trong sản phẩm được phân tán đồng nhất

Chế độ sử lý tiệt trùng UHT vừa đảm bảo tiệt trùng hoàn toàn vi sinh vật vừa đảm bảo toàn hương vị và thành phần dinh dưỡng có trong đậu nành

• Bước 9:Trữ lạnh

Dưới áp suất cao các thành phần dinh dưỡng trong sản phẩm được phân tán đồng nhất Chế độ sử lý tiệt trùng UHT vừa đảm bảo tiệt trùng hoàn toàn vi sinh vật vừa đảm bảo toàn hương vị và thành phần dinh dưỡng có trong đậu nành

• Bước 10:Đóng gói vô trùng

Sản phẩm được đóng gói trong bao bì được tiệt trùng, đây là loại bao bì có cậu tạo đặc biệt phù hợp với tiêu chuẩn an toàn vệ sinh thực phẩm và duy trì sự ổn định chất lượng sản phẩm trong suốt thời gian sử dụng

Sản phẩm được đóng gói trong bao bì hộp giấy đã được tiệt trùng,bao bì được kiểm định và đảm bảo chất lượng về an toàn thực phẩm

• Bước 12:lưu kho

Sản phẩm hoàn thành các công đoạn trên sẽ được chuyển vào kho và bảo quản theo tiêu chuẩn

Quản trị Sản Xuất(Manufacturing MA)

Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc tổ chức quản lý sản xuất tốt là vấn đề rất quan trọng nhưng rất nan giải. Tổ chức quản lý sản xuất tốt sẽ giúp kiểm soát chi phí phí, hạ giá thành sản phẩm, đồng thời có thể chủ động được nguồn lực (nguyên liệu, nhân công,…) và thời gian sản xuất.

Quản lý kế hoạch sản xuất

Kế hoạch sản xuất tổng thể theo Năm/Quý/Tháng Kế hoạch sản xuất chi tiết theo ngày.

Kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất.

Quản lý nguồn lực sản xuất

Thiết lập định mức

Định mức nguyên vật liệu. Định mức chi phí nhân công. Định mức năng suất máy/nhà máy Định mức năng suất nhân công Hoạch định nguồn lực

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: Tính lượng NVL cần thiết của một lệnh sản xuất. Tạo tự

Động yêu cầu mua vật tư nếu NVL dự trữ còn thiếu . Hoạch định thời gian sản xuất (theo lệnh sản xuất)

Lợi ích sau khi ứng dụng ERP vào VINASOY:

Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp. Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả không dễ dàng chút nào. Có thể khái quát một số thay đổi cơ bản mà ERP mang lại cho VinaSoy như sau:

• Ứng dụng ERP, nghĩa là Vinasoy phải rà soát lại toàn bộ để chuẩn hóa các